Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und elektronischem Postkorb/Workflow
Die Kommunale Datenzentrale (KDZ) Westfalen-Süd mit Sitz in Siegen ist seit 40 Jahren der IT-Dienstleister für die Kommunalverwaltungen in den Kreisen Siegen-Wittgenstein und Olpe. Sie unterstützt die 18 Städte und Gemeinden, sowie zwei Landkreise von der IT-Konzeption bis zur Beschaffung und Installation. Diverse Fachverfahren werden in einem modernen Rechenzentrum gehostet und über ein eigenes Richtfunknetz an über 4 000 Arbeitsplätzen vor Ort zur Verfügung gestellt. Daneben bedient die KDZ auch Kunden außerhalb des Verbandsgebietes mit Leistungen aus ihrem Produktportfolio. Die Kommunale Datenzentrale wurde 1969 als Servicebetrieb der Informationstechnologie gegründet. Seit dem 1.1.2001 tritt sie als Zweckverband Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd auf.
Die KDZ Westfalen Süd plant ab 2015 die Einführung eines Dokumenten-Management Systems (DMS) inkl. elektronischer Archiv- und Postkorb-/Workflowfunktionen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse der eigenen und angeschlossenen Verwaltungen. Das DMS wird für die angeschlossenen Verwaltungen bei der KDZ Westfalen Süd gehostet und betrieben.
Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für ca. 100 Anwender aus den unterschiedlichen Zweckverbandsverwaltungen und Ämtern eine DMS-Ausstattung erfolgen.
Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen und Installations-, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support der Gesamtlösung beinhalten.
Die Einführung des Dokumenten-Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung mandantenfähig in die EDV-Infrastruktur des KDZ Westfalen Süd integriert wird. Zusätzlich sind etliche Integrationen in bestehende Fachverfahren notwendig, die u. a. über Terminallösungen (Citrix) betrieben werden. Das DMS stellt eine zentrale, komplexe HOSTING-Lösung dar. Zusätzliche Anbindungen an bestehende Datenbank-Systeme und SAN-Speicherlösungen beim KDZ sind zwingend notwendig. Der Bieter muss daher bereits über ausgeprägte Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen.
Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren möglichst alle Verbandsmitglieder an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 4 Jahren geschlossen werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-08-04.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-06-27.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2014-06-27
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Auftragsbekanntmachung
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