Beschaffung einer Beschaffungssoftware nebst Implementierungsdienstleistung und Softwarepflege

Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH

Zur Optimierung der operativen Beschaffungstätigkeiten für die Teilprozesse Bedarfsmeldungs-, Bestell-, Lager- und Katalogprozess plant der Auftraggeber die Einführung einer Standard-Beschaffungssoftware. Unterstützend soll in diesem Rahmen ein Materialmanagement-System eingeführt werden.
Weiterhin steht die Optimierung der Zusammenarbeit zwischen der Beschaffungsstelle und der Finanzbuchhaltung im Mittelpunkt der Prozessoptimierung. Insbesondere die Themen Rechnungseingang/Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung sollen mittels einer elektronischen Unterstützung (Verarbeitung eingescannter Rechnungen und elektronischer Rechnungsfreigabeworkflow) transparenter und einfacher gestaltet werden.
Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung der notwendigen Softwarelizenzen für die Beschafffungssoftware sowie eine erfolgreiche Implementierung des Systems (inkl. der Schnittstellen) bis Q1 2016.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-12-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-11-13.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2014-11-13 Auftragsbekanntmachung
2014-11-25 Ergänzende Angaben
2015-12-29 Ergänzende Angaben
Auftragsbekanntmachung (2014-11-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Beschaffungswesen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Beschaffungswesen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH
Postanschrift: Lurgiallee 5
Postleitzahl: 60439
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutsche-finanzagentur.de 🌏
E-Mail: vergabe@deutsche-finanzagentur.de 📧
Telefon: +49 69256160 📞
Fax: +49 69256161439 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-11-13 📅
Einreichungsfrist: 2014-12-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-11-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 221-390403
ABl. S-Ausgabe: 221
Zusätzliche Informationen

“1) Zur Angebotsabgabe sind alle in den Teilnahmeunterlagen geforderten Angebotsunterlagen in Papierform per Post an die unter Nr. I.1) genannte...”    Mehr anzeigen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Zur Optimierung der operativen Beschaffungstätigkeiten für die Teilprozesse Bedarfsmeldungs-, Bestell-, Lager- und Katalogprozess plant der Auftraggeber die...”    Mehr anzeigen

“Weiterhin steht die Optimierung der Zusammenarbeit zwischen der Beschaffungsstelle und der Finanzbuchhaltung im Mittelpunkt der Prozessoptimierung....”    Mehr anzeigen
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“Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung der notwendigen Softwarelizenzen für die Beschafffungssoftware sowie eine erfolgreiche Implementierung des...”    Mehr anzeigen
Referenznummer: F-RB 2120-01/14
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Frankfurt am Main.”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“— Eigenerklärung, dass keiner der in § 6 EG Absatz 4 und Absatz 6 VOL/A genannten Ausschlussgründe vorliegt, weder für das Bieter-Unternehmen noch für ggf....”    Mehr anzeigen

“— Vorlage eines Handelsregisterauszugs.”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
“— Angabe zu der aktuellen Mitarbeiteranzahl.”

“— Angabe zum Umsatz im Geschäftsfeld „Procurement Solutions“ in den letzten 3 Jahren.”
Mindeststandards:
“— Mindestumsatz 1 000 000 EUR (netto) im Geschäftsfeld „Procurement Solutions“ in den letzten 3 Jahren.”
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“— Angabe von Referenzprojekten gemäß Teilnahmeunterlagen;”

“— Angabe zur fachlichen Projektleitung zur Implementierung einer Beschaffungssoftware in den letzten 3 Jahren;”
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“— Angabe zu Vorlaufzeiten bis zum Projektbeginn nach Auftragserteilung;”

“— Angabe, ob Software eine Standard-Lösung mit vordefinierten Prozessen ist, die nur kundenspezifisch angepasst wird;”

“— Angabe, ob Bieter SP zertifierter Vertragspartner ist;”

“— Angabe, ob Bieter Microsoft zertifizierter Vertragspartner ist;”

“— Angabe zu anwendungsspezifischen Anforderungen gemäß Teilnahmeunterlagen.”
Mindeststandards:
“— Mindestens 2 Referenzen aus den letzten 3 Jahren, in denen die Implementierung einer Standard-Beschaffungssoftware mit den beiden Schnittstellen SAP-FI/CO...”    Mehr anzeigen

“— Sicherstellung, dass 3 feste Ansprechpartner während der gesamten Projektlaufzeit (Bis Q I 2016) zur Verfügung stehen;”
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“— Software ist Standardlösung mit vordefinierten Prozessen, die nur kundenspezifisch angepasst wird;”

“— Bieter ist zertifizierter SAP Vertragspartner;”

“— Bieter ist zertifizierter Microsoft Vertragspartner.”

“Software erfüllt die Anforderungen:”

“— Erfüllung der generellen Anforderungen der deutschen Gesetze und Normen für Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung;”

“— Zertifiziert nach: ISO/IEC 25010:2011, ISO/IEC20000-1:2011;”

“— Das System ermöglicht 2 beschaffende Stellen, die unabhängig voneinander Beschaffungsvorgänge bearbeiten können. Aus Datenschutzgründen hat die...”    Mehr anzeigen

“— Abbildung eines Rollenkonzepts mit mindestens 5 verschiedenen User-Rollen Typen;”

“— Cockpit-Übersichtsliste „Bedarfsabstimmung“ mit allen zu prüfenden Warenkörben;”

“— Mehrstufige Genehmigungsworkflows mit Kommentarfunktion;”

“— Genehmigungsworkflows mit optional (ad-hoc) auszuwählenden Genehmigungsinstanzen;”

“— Benachrichtigungsfunktion bei Statusveränderungen;”

“— Abbildung von Bestellungen auf Basis integrierter externer Kataloge (Import-/Exportfunktion) oder über Freitextformulare;”

“— Abbildung einer Warengruppensystematik bspw. auf Basis von „eClass“;”

“— Anzeige des Bearbeitungsstatus und eindeutige Zuordnung der Bearbeiter;”

“— Lagerplatzverwaltung (IT-Equipment, Möbel) mittels Materialmanagement-Modul und Anbindung an SAP FI Bestandsverwaltung;”

“— Buchung von Wareneingängen/Leistungserfassungen im System;”

“— Möglichkeit der Anzeige von optischen Belegen in PDF Format aus dem Archiv System (EMC Centera);”

“— Möglichkeit der Anbindung digitalisierter Belege über die Scann Erkennungssoftware Smart FIX (Insiders Technologies);”

“— Automatische Vorerfassung und Prüfung von Rechnungen im System (Gesetzliche,- Mengen-, und Wertabweichungen);”

“— Abbildung von sich unterscheidenden Bestell- und Rechnungsadressen von Lieferanten im SAP FI oder mit Schnittstelle zu SAP FI;”

“— Reportingfunktion zur Auswertung von Beschaffungsvorgängen (z. B. Preis, Laufzeit etc.);”

“— Abbildung und Pflege von verschiedenen Währungen;”

“— Abbildung und Pflege von Steuersätzen in SAP FI oder mit Schnittstelle in SAP FI;”

“— Upload-Funktion von mehreren Begleit-Dokumenten im Bestellprozess;”

“— Historisierung von Datenänderungen (Nachvollziehbarkeit);”

“— Durchführung einer Plausibilitätsprüfung von Feldinhalten;”

“— Differenzierung zwischen Pflicht- und Kann-Eingabefeldern;”

“— Filterfunktion und Volltextsuchfunktion;”

“— Export von Listenübersichten und halbautomatischer Import zur Pflege von Massendaten (z. B. in Excel);”

“— OnPremise Betrieb;”

“— Softwarepflegevertrag für Releasewechsel, Einspielung von Upgrades, Updates, Patches, Hotfixes;”

“— Second-Level-Support in deutscher Sprache;”

“— BackUp- und Desaster-Recovery-Fähigkeit;”

“— Einhaltung des Grundschutzes des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik;”

“— Protokollierung über Log-Files;”

“— Integration von Online-Katalogen über das Internet via Firewall-Freischaltung;”

“— HTTPS und SSL-Zertifikate;”

“— Aufsatz als Produktiv- und Testsystemumgebung (mindestens 2 Instanzen);”

“— Anbindung an Microsoft Active Directories: Windows Server 2008 und Windows Server 2012;”

“— Datenbanklösung: Datenbankserver: Oracle 11.2.0.3.1 oder höher mit dem Betriebssystem Solaris oder Microsoft MySQL für Windows Server 2008/2012;”

“— Virtualisierung der Systeme ist auf Basis von Microsoft VM-Ware und/oder Oracle mit Solaris Zones umsetzbar;”

“— Client Betriebssystem: Windows 7 in der 64bit Variante, Notebooks und Ultrabooks Windows 8;”

“— Browser: Internet Explorer 9 oder höher;”

“— Zeichensatz: UniCode;”

“— Zentrale Softwareverteilung über LANDesk für die Installation von Addins auf Clients;”

“— Anbindung per Single-Sign-On-Verfahren;”

“— Authentifizierung und Übertragung der Nutzerstammdaten im Sinne eines Zentralen Nutzermanagements über MS AD oder SAP.”
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
“— Vorlage einer Versicherungsbestätigung, dass eine Betriebshaftpflicht, die auch IT-Haftpflichtschäden abdeckt, besteht.”

“Der Haftpflichttarif muss hierbei mindestens eine Grunddeckung in Höhe von pauschal 3 000 000 EUR für Sach- und Personenschäden und 1 000 000 EUR für...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:
“Gemäß Matrix aus den Teilnahmeunterlagen.”
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Internetadresse: www.deutsche-finanzagentur.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: F-RB 2120-01/14
Zusätzliche Informationen

“1) Zur Angebotsabgabe sind alle in den Teilnahmeunterlagen geforderten Angebotsunterlagen in Papierform per Post an die unter Nr. I.1) genannte...”    Mehr anzeigen

“2) Bei Nichteinreichen der kompletten Unterlagen und/oder bei unvollständigen Angaben behält sich der Auftraggeber eine Nachfrage/Nachforderung vor.”
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“3) Die vom Bewerber eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland -Finanzagentur GmbH über.”

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gemäß § 107 Absatz 3 Nr. 1-3 GWB wird hingewiesen. Es ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist,...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2014/S 221-390403 (2014-11-13)
Ergänzende Angaben (2014-11-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-11-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-11-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 229-403769
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 221-390403
ABl. S-Ausgabe: 229
Quelle: OJS 2014/S 229-403769 (2014-11-25)
Ergänzende Angaben (2015-12-29)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 253-462560
ABl. S-Ausgabe: 253
Quelle: OJS 2015/S 253-462560 (2015-12-29)