Beschaffung eines iCAFM-Systems zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Bereich Facility-Management
Aufgrund der wachsenden Bedeutung der Immobilien als Wirtschaftsfaktor für das Land Sachsen-Anhalt ist die Optimierung des Immobilienbestandes eine wesentliche Aufgabe der Vermögensverwaltung. Dazu gehört, die Immobilien möglichst sinnvoll und effizient zu nutzen, verstärkt wirtschaftliche Gesichtspunkte zu beachten und nach kaufmännischen Methoden bzw. Ansätzen zu bewirtschaften. Im Mittelpunkt steht die Qualifizierung des Immobilienmanagements zu einem wirtschaftlich ausgerichteten Dienstleister des Landes. Mit der Gründung der Organisationseinheit „Landesbetrieb BLSA“ in 2012 wurden die verantwortlichen Zuständigkeiten (LIMSA und Landesbetrieb Bau) unter einem Dach zusammengefasst. Der Landesbetrieb BLSA untersteht der Fachaufsicht des Ministeriums der Finanzen (MF) und sorgt neben der Wahrnehmung der klassischen staatlichen Hochbaumaßnahmen für die zweckmäßige, bedarfsgerechte und wirtschaftliche Unterbringung der Behörden und Einrichtungen des Landes. Des Weiteren nimmt der Landesbetrieb Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt im Wege der Organleihe die Aufgaben des staatlichen Hochbaus für den Bund wahr. Aufgrund der Neuausrichtung in dem Bereich Facility-Management wurde seitens des Landesbetriebes zur Unterstützung der Geschäftsprozesse in dem Bereich sowie im Zuge der verabschiedeten IT-Gesamtstrategie entschieden, ein integriertes CAFM einzuführen.
Mit der Einführung des integrierten CAFM Systems werden die vorhandenen Immobiliendatenbanken (ALLFA/ALLPLAN, LIDAB/LINFOS, SAP, EMIS) konsolidert. Während die Datenbanken ALLFA/ALLPLAN und LIDAB/LINFOS die Liegenschafts- und Gebäudeinformationen abbilden, und abgelöst werden sollen, wird SAP für die Abbildung der kaufmännischen Prozesse beibehalten, ebenso EMIS für die Energieverbrauchsauswertung.
Das System muss folgende Kernfunktionalitäten umfassen:
1. Unterstützung der klassischen Prozesse im kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Facility-Management;
2. Abbildung der vertraglichen Strukturen im kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Facility-Management, mit dem Ziel einer einheitlichen Dienstleistersteuerung;
3. Möglichkeiten zur Integration in eine IT-Infrastruktur (SAP System, Baumanagementsystem und weitere) auf Basis von bereits vorhandenen Standardschnittstellen;
4. Flexible Möglichkeiten zur Erweiterung des Funktionsumfangs ohne die notwendige Anpassung von Kernfunktionalitäten (Baukastenprinzip). Ziel ist die Nutzung der Standardsystemausprägungen;
5. Abbildung der graphischen und alphanummerischen Datenbasis eines umfassenden kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Facility-Managements.
Gegenstand dieses hier vorliegenden Vergabeverfahrens ist
— die Beschaffung einer funktionstüchtigen und die Funktionalitäten abbildenden CAFM Software (z. Zt. 300 Anwender) auf Basis der organisatorischen und prozessualen Vorgaben des Auftraggebers
— Implementierung der Software beim Auftraggeber (Customizing),
— Schulung der Anwender,
— die Migration von (ausgewählten) Bestandsdaten,
— Dienstleistungen zur Anpassung von Schnittstellen und Reports,
— Pflege, Wartung und Support und
— die auftraggeberspezifische Weiterentwicklung nach Abnahme.
Die CAFM Software soll die Prozesse im Facility Management maßgeblich in der Dienstleistersteuerung, der Datentransparenz (Kosten/Leistungen) über das bewirtschaftete Immobilienportfolio sowie bei der Nutzung von Prozesseffizienzen unterstützen. Für das Baukostencontrolling kommt ein separates System zum Einsatz. Die kaufmännischen Prozesse werden über SAP als führendes System abgebildet. Energieverbräuche werden in der Datenbank EMIS erfasst und ausgewertet.
Funktionalitäten der CAFM Software:
— Kaufmännisches Facility Management (Liegenschaftsmanagement, Vertragsmanagement/Verbrauchserfassung, Budgetierung und Berichtswesen/Steuerungsinstrumente);
— Infrastrukturelles Facility Management (Raumbuch, CAD, Flächenmanagement, Steuerungsinstrumente, Reinigungsmanagement, Schliessmanagement, Umzugsmanagement, Fuhrparkmanagement und Verkehrssicherung);
— Technisches Facility Management (Gebäude(-leit)technik, Störmeldemanagement, Gewährleistungsmanagement, Energiemanagement, Brandschutz, Steuerungsinstrumente und CAD);
— Optional: Dokumentenmanagement (übergreifend für alle Bereiche);
— Optional: Ressourcenmanagement (übergreifend für alle Bereiche);
— Berücksichtigung von folgenden Schnittstellen: SAP (FI, MM AA, CO, RE-FX), EMIS, ARRIBA (ARRIBA planen), ZEUS (Zeiterfassungssystem), Baumanagementsystem, Infrastruktursysteme und eVergabe (RIB);
— Berücksichtigung relevanter gesetzlicher Vorschriften/Richtlinien (RBBau, RLBau, VOL, VOF, VOB und RÜV).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-04-28.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-03-26.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-03-26
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-03-31
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Ergänzende Angaben
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| 2014-12-10
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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