Beschaffung eines Tischsystems zur Möblierung eines Konferenzbereichs

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V.

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) (nachfolgend: Auftraggeber) ist der Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Er nimmt die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder wahr und fördert deren Aufgaben zum Wohl der Versicherten und der Unternehmen. Der Verband vertritt die gesetzliche Unfallversicherung gegenüber Politik, Bundes-, Landes-, europäischen und sonstigen nationalen und internationalen Institutionen sowie Sozialpartnern.
Gegenstand des hier vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Lieferung und Montage des Tischsystems Walter Knoll „Frame Lite“ Modell 4800 für 188 Personen.
Die Festlegung des konkret vorgegebenen Tischsystems erfolgte im Rahmen des Leistungsbestimmungsrechtes insbesondere wegen gestalterischer und technischer Anforderungen sowie auf Grund des besonderen Nutzungskonzeptes des Sitzungsbereiches. Der Auftraggeber hat seine Entscheidung auf sach- und auftragsbezogene Gründe gestützt. Im Wesentlichen haben dabei folgende exemplarische Aspekte zu der konkreten Produktfestlegung geführt:
Im Zusammenhang mit dem Bau eines neuen Verwaltungsgebäudes wird ein neuer großer Konferenzbereich errichtet.
Der Konferenzbereich im Erdgeschoss gliedert sich in zwei Bereiche, in einen großen Konferenzsaal für die Sitzungen der Gremien des Auftraggebers und zwei Besprechungsräume zu beiden Seiten eines kleinen Foyers. Die beiden Bereiche stehen in einem direkten funktionalen Zusammenhang und sollen eine gestalterische Einheit bilden.
Der große Konferenzsaal ist der Ort für die jährlich zweimal stattfindende Mitgliederversammlung und der zentrale Tagungsort für die 28 Träger der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.
Den Kern der mehrtägigen Mitgliederversammlung bilden zwei Sitzungen der Vollversammlung und – zeitlich dazwischen geschaltet – Parallel-Beratungen der Delegierten in geschlossenen Gruppen. Für die erste Sitzung der Vollversammlung werden Plätze für 160 Teilnehmer in parlamentarischer Sitzungordnung benötigt. Für die anschließenden Gruppenberatungen werden drei Räume für zweimal 48 und einmal 36 Personen benötigt.
Für die Gruppenberatungen wird der große Konferenzsaal mittels verfahrbarer Wände in drei Räume unterteilt. Die parlamentarische Sitzungordnung wird aufgehoben und das vorhandene Mobiliar in drei Tischanlagen in Karreeform umgebaut. Dafür steht eine Zeit von 60, maximal 75 Minuten zur Verfügung.
Nach dem Ende der Gruppenberatungen ist ein erneuter Umbau erforderlich. Die Raumtrennung wird aufgehoben und wieder die parlamentarische Bestuhlung für 160 Personen hergestellt. Sie dient der zweiten Vollversammlung in der beschlussfassenden Sitzung am Morgen des nächsten Tages. Für diesen Umbau steht je nach Ende der Gruppenberatungen ein größeres Zeitfenster von drei oder vier Stunden zur Verfügung.
Im unmittelbaren Vorfeld und Nachgang zu diesen zentralen Sitzungen werden in der Woche der Mitgliederversammlung weitere Gremienssitzungen und Beratungen durchgeführt. Sie finden in den drei geteilten Räumen sowie in den beiden kleineren Besprechungsräumen im Erdgeschoss statt. Dabei variieren die Anforderungen an die jeweiligen Bestuhlungsszenarien und erfordern Umbaumaßnahmen in einem ebenfalls zeitlich eng begrenzeten Rahmen.
Unterjährig werden in den drei geteilten Räumen des großen Konferenzsaales verschieden große Besprechungssituationen mit weiteren Bestuhlungsszenarien zur Verfügung gestellt.
Benötigt wird ein Tischsystem, das den besonderen funktionalen und repräsentativen Anforderungen an diese Räume gerecht wird und sich in das übergeordente Form- und Materialkonzept des Architekten einfügt.
Das vorgegebene Tischsystem wurde aufgrund der Besonderheiten der Gestaltung und der verschiedenen Nutzungsszenarien des Konferenzbereichs ausgewählt. Bei der Gestaltung des Konferenzbereichs handelt es sich in Verbindung mit dem Bauwerk insgesamt und in Verbindung mit den Materialitäten und gestalterischen Umsetzungen sowie weiteren Möblierungskomponenten um ein architektonisches Gesamtkunstwerk. Das System entspricht dabei auch formal der Wichtigkeit der Veranstaltung und hat dabei eine repräsentative Qualität. Das Volumen der Tische steht in einem angemessenen Verhältnis zu der Größe der Räumlichkeiten und passt zu der strengen Geometrie des Raumes mit seiner Lamellenstruktur an den Seitenwänden und an der Decke als dem prägenden architektonischen Gestaltungsansatz. Auch die Materialität und Farbe des Tischsystems passt exakt zu den Marterialien und Farben des Gebäudes. Zudem ist das System schnell demontier- und umbaubar ohne den Eindruck einer mobilen Klapp- oder Mehrzweckmöblierung zu erwecken. Bei dem System besteht stets die Anmutung einer fest installierten, für den jeweiligen Raum konzipierten Konferenzanlage.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-07-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-05-26.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: