Deutsches Museum München. Sanierung, Umbau sowie brandschutztechnische Ertüchtigung des Sammlungsbaus und der Verbindungsbauten in mehreren Realisierungsabschnitten. Anschaffung, Implementierung und Betrieb eines Projektmanagementsystems – PKMS

Deutsches Museum, vertreten durch Herrn Prof. Dr. rer. nat. Wolfgang Heckl

Ziel dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag für die Bereitstellung und den Betrieb eines Projektkommunikationssystems (Initialisierung/Betrieb/Schulung/Pflege/Archivierung).
Mit dem Einsatz eines Projektkommunikationssystems werden generell folgende Ziele verfolgt:
— Optimierung der Kommunikation der Projektbeteiligten,
— strukturierte Verwaltung aller anfallenden Dokumente mit umfassender Prozessdokumentation,
— Reduzierung der Gesamtkosten bei der Projektabwicklung.
Mit dem Einsatz der Komponente Planmanagement des Projektkommunikationssystems werden folgende Ziele verfolgt:
— Reduzierung des Zeitraumes ab PlanersteIlung bis zum ausführungsreifen Plan durch Einsatz moderner Telekommunikationstechnik,
— nachvollziehbare und dokumentierte digitale Korrektur der Pläne („Redlining“),
— Sicherstellung, dass von allen Projektbeteiligten mit der jeweils aktuellen Planversion gearbeitet wird,
— sofortige Übersicht, bei welcher am Planmanagementprozess beteiligten Stelle sich ein Plandokument befindet,
— digitale Archivierung der Plan- und Zusatzinformationen.
Auftraggeber ist das Deutsche Museum von Meisterwerken der Naturwissenschaft und Technik (AdöR).
Der Auftragnehmer stellt den Projektraum innerhalb 6 Wochen nach Auftragserteilung bereit.
Grundleistung des Auftragnehmers ist die erstmalige Einrichtung (je Beauftragung), die Administration und der Betrieb des Projektkommunikationssystems inkl. einer Hotline. Dabei ist jeweils die zum Zeitpunkt der Einrichtung aktuelle Version zu verwenden.
Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung: 1.3.2015 bis 31.12.2025.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-12-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-11-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Conclude GmbH

Wer?

• Deutsches Museum, vertreten durch Herrn Prof. Dr. rer. nat. Wolfgang Heckl

Wie?

• Server › Computerserver
• Server › Webserver

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-11-04	Auftragsbekanntmachung
2015-02-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-11-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Menge oder Umfang:

Ziel dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag für die Bereitstellung und den Betrieb eines Projektkommunikationssystems (Initialisierung/Betrieb/Schulung/Pflege/Archivierung).Mit dem Einsatz eines Projektkommunikationssystems werden generell folgende Ziele verfolgt:— Optimierung der Kommunikation der Projektbeteiligten,— strukturierte Verwaltung aller anfallenden Dokumente mit umfassender Prozessdokumentation,— Reduzierung der Gesamtkosten bei der Projektabwicklung.Mit dem Einsatz der Komponente Planmanagement des Projektkommunikationssystems werden folgende Ziele verfolgt:— Reduzierung des Zeitraumes ab PlanersteIlung bis zum ausführungsreifen Plan durch Einsatz moderner Telekommunikationstechnik,— nachvollziehbare und dokumentierte digitale Korrektur der Pläne („Redlining“),— Sicherstellung, dass von allen Projektbeteiligten mit der jeweils aktuellen Planversion gearbeitet wird,— sofortige Übersicht, bei welcher am Planmanagementprozess beteiligten Stelle sich ein Plandokument befindet,— digitale Archivierung der Plan- und Zusatzinformationen.Auftraggeber ist das Deutsche Museum von Meisterwerken der Naturwissenschaft und Technik (AdöR).Der Auftragnehmer stellt den Projektraum innerhalb 6 Wochen nach Auftragserteilung bereit.Grundleistung des Auftragnehmers ist die erstmalige Einrichtung (je Beauftragung), die Administration und der Betrieb des Projektkommunikationssystems inkl. einer Hotline. Dabei ist jeweils die zum Zeitpunkt der Einrichtung aktuelle Version zu verwenden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Museum, vertreten durch Herrn Prof. Dr. rer. nat. Wolfgang Heckl
Postanschrift: Museumsinsel 1
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutsches-museum.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-11-04 📅
Einreichungsfrist: 2014-12-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-11-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 215-380385
ABl. S-Ausgabe: 215
Zusätzliche Informationen

Unternehmen, die an einer Teilnahme am Vergabeverfahren interessiert sind, obliegt es, ihr Interesse bei Hitzler Ingenieure per E-Mail anzuzeigen (vergabestelle@hitzler-ingenieure.de) sowie (kostenfrei) die Teilnahme- bzw. Angebotsunterlagen anzufordern. Im Zuge der Interessensbekundung bzw. Anforderung des Teilnahme bzw. Angebotsunterlagen wird der Interessent gebeten, eine E-Mail-Adresse anzugeben, über die die gesamte Korrespondenz im Vergabeverfahren (z. B. Mitteilungen der Vergabestelle zu Änderungen oder Ergänzungen des Verfahrens oder seiner Bestimmungen sowie Antworten auf Bieterfragen) abgewickelt wird. Die Teilnahme- bzw. Angebotsunterlagen müssen zum genannten Schlusstermin, in einem verschlossenen Umschlag mit beiliegendem Aufkleber mit der sichtbaren Kennzeichnung „Angebot zum Vergabeverfahren PKMS“, beim Deutschen Museum vorliegen. Die Bewerbungsunterlagen sind termingerecht entweder auf dem Postweg oder persönlich, in einem verschlossenen Umschlag beim Deutschen Museum, Zentralabteilung des Deutschen Museums, Bau 1 – Bauprojekte Zukunftsinitiative, zu Hd. Herrn Sorgenfrei, Museumsinsel 1, 80538 München einzureichen. Nach 18:00 Uhr können Unterlagen auch persönlich an der Hauptpforte des Bibliotheksgebäudes abgegeben werden. Für den rechtzeitigen Eingang sind die Bewerber verantwortlich. Nichtrechtzeitig eingegangene Teilnahme- bzw. Angebotsunterlagen werden ausgeschlossen. Das Angebot ist in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abzugeben. Anderssprachigen Erklärungen und Nachweisen ist eine beglaubigte deutsche Übersetzung von einem vereidigten oder öffentlich bestellten Übersetzer beizufügen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag für die Bereitstellung und den Betrieb eines Projektkommunikationssystems (Initialisierung/Betrieb/Schulung/Pflege/Archivierung).

Mit dem Einsatz eines Projektkommunikationssystems werden generell folgende Ziele verfolgt:

— Optimierung der Kommunikation der Projektbeteiligten,

— strukturierte Verwaltung aller anfallenden Dokumente mit umfassender Prozessdokumentation,

— Reduzierung der Gesamtkosten bei der Projektabwicklung.

Mit dem Einsatz der Komponente Planmanagement des Projektkommunikationssystems werden folgende Ziele verfolgt:

— Reduzierung des Zeitraumes ab PlanersteIlung bis zum ausführungsreifen Plan durch Einsatz moderner Telekommunikationstechnik,

— nachvollziehbare und dokumentierte digitale Korrektur der Pläne („Redlining“),

— Sicherstellung, dass von allen Projektbeteiligten mit der jeweils aktuellen Planversion gearbeitet wird,

— sofortige Übersicht, bei welcher am Planmanagementprozess beteiligten Stelle sich ein Plandokument befindet,

— digitale Archivierung der Plan- und Zusatzinformationen.

Auftraggeber ist das Deutsche Museum von Meisterwerken der Naturwissenschaft und Technik (AdöR).

Der Auftragnehmer stellt den Projektraum innerhalb 6 Wochen nach Auftragserteilung bereit.

Grundleistung des Auftragnehmers ist die erstmalige Einrichtung (je Beauftragung), die Administration und der Betrieb des Projektkommunikationssystems inkl. einer Hotline. Dabei ist jeweils die zum Zeitpunkt der Einrichtung aktuelle Version zu verwenden.

Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung: 1.3.2015 bis 31.12.2025.

Menge oder Umfang:

Ziel dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag für die Bereitstellung und den Betrieb eines Projektkommunikationssystems (Initialisierung/Betrieb/Schulung/Pflege/Archivierung).

Mit dem Einsatz eines Projektkommunikationssystems werden generell folgende Ziele verfolgt:

— Optimierung der Kommunikation der Projektbeteiligten,

— strukturierte Verwaltung aller anfallenden Dokumente mit umfassender Prozessdokumentation,

— Reduzierung der Gesamtkosten bei der Projektabwicklung.

Mit dem Einsatz der Komponente Planmanagement des Projektkommunikationssystems werden folgende Ziele verfolgt:

— Reduzierung des Zeitraumes ab PlanersteIlung bis zum ausführungsreifen Plan durch Einsatz moderner Telekommunikationstechnik,

— nachvollziehbare und dokumentierte digitale Korrektur der Pläne („Redlining“),

— Sicherstellung, dass von allen Projektbeteiligten mit der jeweils aktuellen Planversion gearbeitet wird,

— sofortige Übersicht, bei welcher am Planmanagementprozess beteiligten Stelle sich ein Plandokument befindet,

— digitale Archivierung der Plan- und Zusatzinformationen.

Auftraggeber ist das Deutsche Museum von Meisterwerken der Naturwissenschaft und Technik (AdöR).

Der Auftragnehmer stellt den Projektraum innerhalb 6 Wochen nach Auftragserteilung bereit.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Technische und berufliche Fähigkeiten:

A) Nachweise und Erklärungen (Gewichtung: 12 % ≙ 12 Punkte)

Folgende Nachweise bzw. Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen bzw. darzustellen:

a) Nachweis über Markterfahrung und Referenzen, Beispiele der konkreten Anwendungen. Der Nachweis ist dem Angebot als Anlage 1 beizufügen.

b) Technische Sicherheitsstandards des Projektraumes (Firewall, Verschlüsselung etc.). Der Nachweis ist dem Angebot als Anlage 2 beizufügen.

c) Technische Schritte für die Inbetriebnahme der Plattform. Die Darstellung ist dem Angebot als Anlage 3 beizufügen.

d) Darstellung des durchschnittlichen Schulungsaufwands pro Nutzer (Bauherr/Planer/Firma). Die Darstellung ist dem Angebot als Anlage 4 beizufügen.

Je Unterkriterium (hier a) bis d)) können maximal 3 Punkte erreicht werden. In Summe sind somit maximal 12 Punkte im Kriterium „A) Nachweise und Erklärungen“ zu erreichen (4 x 3 = 12 Punkte).

Die Bewertung wird wie folgt ermittelt:

— 3 Punkte: Das Kriterium wird gut bis sehr gut erfüllt.

— 2 Punkte: Das Kriterium wird befriedigend bis ausreichend erfüllt.

— 1 Punkt: Das Kriterium wird mangelhaft bis ungenügend erfüllt.

B) Basisanforderungen:

Folgende Anforderungen werden als Mindestanforderungen an das Projektkommunikationssystem gestellt. Die Erfüllung der entsprechenden Anforderungen ist jeweils einzeln und abschließend mittels Unterschrift des Bieters zu bestätigen.

a) Internet- und Intranet-basierte Nutzung (kein FTP-Server). Das Projektkommunikationssystem muss über einen PC mit Internetanbindung ohne Installation von Zusatzsoftware nutzbar sein. Keinesfalls darf zusätzliche für den Auftraggeber kostenpflichtige Software zur Nutzung des Projektraumes erforderlich sein. Erforderliche Software ist im Angebot mit anzugeben.

b) Projektplattform auf dem Server des Auftragnehmers. Die Projektplattform muss auf dem Server des Auftragnehmer oder eines Dienstleisters des Auftragnehmers liegen. Keinesfalls ist die Einrichtung der Projektplattform auf dem Server des Auftraggebers möglich.

c) Regelungen/Rechtevergabe für den Zugriff durch externe und interne Nutzer. Die differenzierte Vergabe der Rechte und Rollen für den Zugriff auf Ordnerstrukturen, Dokumente, und ggf. Workflow muss möglich sein.

d) Systemzugriff jederzeit (24/7) und von überall möglich. Der Systemzugriff muss für alle Benutzer jederzeit (d. h. 24 Stunden am Tag, an 7 Tagen pro Woche) sowie von überall möglich sein.

e) Kompatibilität mit MS-Welt und Apple-Welt. Die Nutzung des VPR muss unabhängig von den Programmen, mit denen Dokumente erstellt werden, möglich sein. Eine Kompatibilität mit MS-Welt (Microsoft) und Apple-Welt muss gegeben sein.

f) Unterstützung aller gängiger Internet-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari). Die Nutzung des Projektraums erfolgt über die jeweils aktuellen Versionen der gängigen Webbrowser.

g) Dateiformate: alle gängigen Formate für Bearbeitung von CAD, Plot, Grafik, Office. Das Projektkommunikationssystem muss alle gängigen Office- und CAD-Dateiformate verarbeiten (i. d. R. jpg, png, pdf, plt, dwg, doc/docx, ppt/pptx, xls/xlsx, mpp/mppx).

h) CAD- und PDF-Viewer integriert. Der Datei-Viewer des Auftragnehmers muss mindestens die folgenden Funktionen unterstützen:

— Öffnen und Schließen von Dokumenten,

— Vergrößern und Verkleinern von Dokumenten,

— Blättern,

— Sichtbarkeit von Ebenen ein- und ausschalten,

— Hintergrundfarbe einstellen,

— Einfarbmodus,

— drehen und spiegeln,

— Blöcke an- und abschalten,

— Wechsel zwischen Papier- und Modellbereich,

— Messen von Entfernungen und Flächen,

— lokaler Druck mit Wasserzeichen,

— Vergleichen von CAD-2D-Dateien mit Anzeige des Unterschiedes (Differenzviewer).

i) OCR-Funktion vorhanden.

j) Möglichkeit der Einzel- und Gruppen-Accounts. Ein Rechte- und Rollenkonzept im PKMS muss projektspezifische Benutzergruppen und Objektrechte unterstützen. Hier können Nutzer vom Administrator zu Gruppen zusammengefasst werden. Beispiele für solche Gruppen in Bauprojekten sind Architekten, Jour-Fixe-Gruppe, Bauherr oder genehmigende Behörden. Objekte sind z. B. Dokumente. Ein Projektteilnehmer kann eigene Objekte erzeugen (z. B. einen CAD-Plan im PKMS ablegen) und anderen Teilnehmern oder Benutzergruppen Objektrechte darauf vergeben oder vergeben lassen. Beim Ausscheiden eines Projektteilnehmers können Ob-jektrechte an andere Projektteilnehmer vererbt werden, so dass ein reibungsloser Projektfortlauf gewährleistet ist.

Die Benutzer müssen neben zentral vorgegebenen Verteilergruppen auch eigene Verteilergruppen definieren können, an deren Mitglieder eine Benachrichtigung über ein eingestelltes Dokument versandt wird.

Die Verteilergruppen müssen für jeden Benachrichtigungsvorgang einzeln selektiert und angepasst werden können.

k) Technischer Support (Hotline) mindestens von 7 bis 22 Uhr, Reaktionszeit maximal 1 Stunde. Ein technischer Support in Form einer Hotline steht mindestens in der Zeit von 7 bis 22 Uhr zur Verfügung. Zudem wird eine Reaktionszeit von maximal einer Stunde gewährleistet.

l) Möglichkeit der individuellen Konfiguration der Ansicht, Priorisierung der Ei-genschaften/Anordnung. Eine individuelle Konfiguration der Ansicht bzw. Priorisierung der Eigenschaften/Anordnungen muss für jeden User möglich sein.

m) Kontinuierliche Aktualisierung der Soft- und Hardware auf Basis des jeweils aktuellen Stands der Technik.

n) Windows-Analogie + Drag & Drop. Die Programmoberfläche und die Bedienung sollten möglichst nahe am Windows-Standard angelehnt sein. Es wird eine einfache und intuitive Bedienbarkeit (Look & Feel) vorausgesetzt.

Die Basisanforderungen verstehen sich als Mindestanforderungen und müssen zwingend erfüllt werden. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, wird das Angebot bei der Bewertung nicht weiter berücksichtigt.

C) Kommunikation (Gewichtung: 6 % ≙ 6 Punkte).

An die Kommunikation werden folgende Anforderungen gestellt:

a) Nachvollziehbare und nicht manipulierbare Kommunikation, u. a. mittels folgender Merkmale:

— eindeutiger Adressat/Absender,

— Gewährleistung der Nachrichtenzustellung,

— Automatische Kennzeichnung der gelesenen Nachrichten,

— Historie mit Nachrichten (Art Dialogaufzeichnung, Thread),

— Kennzeichnung der Ergänzungen/Antworten (durch Schriftart/-farbe),

— Archivierung der Nachrichten nach Abschluss des Projektes für alle Nutzer Bauherr/Planer/Firma.

b) Unterscheidung zwischen Nachrichten und Dokumentversand.

c) Integration von E-Mail-Software (insb. MS Outlook, Mozilla Thunderbird) in Projektraum.

— für Nachrichtenempfang und -versand. E-Mail-Kommunikation zwischen den Nutzern des Projektraumes und Externen sollte über das PKMS in beiden Richtungen (senden/empfangen) möglich sein. Der Mailverkehr erfolgt an die E-Mail-Accounts der Projektbeteiligten.

— für Dokumentenempfang und -versand. Dokumente aus dem PKMS sollten dem Mailverkehr angefügt werden können.

— für Planempfang und -versand. Dokumente aus dem PKMS sollten dem Mailverkehr angefügt werden können.

— für Kontakte (Verteiler, automatische Aktualisierung, Import/Export der Kontaktdaten).

d) Vorlagen/Anschreiben.

— Muster des Auftragnehmers für Vorlagen und Anschreiben.

— Einrichtung benutzerspezifischer Vorlagen möglich.

Je Unterkriterium (hier a) bis d)) können bei der Beantwortung mit „ja“ 1,5 Punkte erreicht werden.

Bei mehreren Anforderungen (d. h. mehreren Spiegelstrichen) je Unterkriterium verteilt sich die Bepunktung (hier: 1,5 Punkte je Unterkriterium) gleichmäßig auf die einzelnen Spiegelstriche (Bsp.: Ein Unterkriterium umfasst 3 Spiegelstriche. Hiervon können 2 Anforderungen mit „ja“ beantwortet werden. Hieraus resultiert eine Bewertung mit 1 Punkten (= 1,5 x 2/3)). In Summe können im Kriterium „C) Kommunikation“ somit maximal 6 Punkte erreicht werden (4 x 1,5 Punkte = 6 Punkte).

D) Dokumentenmanagement (Gewichtung: 7 % ≙ 7 Punkte).

An das Dokumentenmanagement werden folgende Anforderungen gestellt:

a) Systematik der Ablage.

— mit fester Unterordnerstruktur/festem Verzeichnis. Für alle Benutzer eines Projektraumes gilt die gleiche Ablagestruktur.

— als Datenbank.

b) Benachrichtigung für Empfänger. Mit dem Einstellen von Dokumenten werden alle vordefinierten Benutzer automatisiert darüber informiert. Die Benachrichtigung erfolgt mit E-Mail. Alle eingegangenen Dokumente sollten direkt nach dem Einloggen in den Projektraum sichtbar und zur Bearbeitung verfügbar sein.

c) Suchfunktion.

— nach Wahl: nur über Name und/oder Volltextsuche einschließlich Texterkennung von gescannten Dateien. Eine Suchfunktion (inkl. Volltextsuche) über alle Dokumente (nach Verfasser, Format, Bearbeitungszeitpunkt, ...) sollte zur Verfügung stehen. Eine differenzierte Suche nach allen Objekttypen sollte unterstützt werden.

— modulübergreifend. Eine Suche über Einzelprojektraumgrenzen hinweg sollte möglich sein.

— projektübergreifend. Eine Suche über Einzelprojektraumgrenzen hinweg sollte möglich sein.

d) Filterfunktion. Verschiedene Sortierungen (Sichten) sollten möglich sein (z. B. nach Eigentümer, Datum, Dokumententyp).

d) frei definierbare Pflichtfelder (Listboxen) als beschreibende Attribute zur besseren Suche. Die Definition von Kategorien, vor allem für die Suchfunktion (Dokumentenart, Eigentümer etc.) sollte möglich sein.

e) Hilfsfunktion zur korrekten Benennung/Verschlagwortung (vgl. Excel-Funktionssyntax).

g) Import von Massendaten (CD, USB, etc.). Multifunktionen (z. B: Up- und Download ganzer Strukturen) sollten möglich sein.

h) Hochladen und Herunterladen von einzelnen und von mehreren Dokumenten.

i) Verteilen von einzelnen und von mehreren Dokumenten. Erstellen von individuellen Mappen aus verknüpften Dokumenten, die im Falle des Versandes als Kopie verschickt werden, sollte möglich sein (z. B. für Rechtsstreit oder Gutachter).

j) Automatische Online-Komprimierung während des Hoch- und Herunterladens. Bei der Datenübertragung sollten die Daten sowohl im Upload als auch im Download komprimiert übermittelt werden.

k) Versionsmanagement zur Vermeidung von Redundanzen. Das Versionsmanagement sollte gewährleisten, dass immer nur die aktuell gültige Version angezeigt wird; alte Versionen bleiben trotzdem über eine Historie im Zugriff.

l) Dokumentation – Transaktionshistorie. Die Dokumentation sollte durch die Ausgabe von Berichten und Protokollen gewährleisten, dass Vorgänge im Projektraum nachvollzogen werden können. Die Berichte und Protokolle sollten sich durch den Projektverantwortlichen individuell zusammenstellen und nach Spalten sortieren lassen. (Beispiele für Berichte: Wer hat Dokumente wann eingestellt, freigegeben oder aufgerufen? Welches Datenvolumen haben diese Daten? Welche Dokumente wurden wann abgeholt? Wer wurde wann benachrichtigt? Wer hat welche Rechte?) Planverzeichnisse im jeweiligen Status des Workflows sollten als Reports in Excel oder Word darstellbar sein. Der Zugriff auf die Berichte sollte über die Rechtezuordnung gesteuert werden können. Erzeugte Berichtsvorlagen sollten sich zur wiederkehrenden Verwendung speichern lassen.

m) Flexibles Rechte- und Rollenkonzept.

— manuelle Einschränkung der Zugriffsrechte (z. B. für gesicherte Ablage von „sensiblen“ Daten). Die Funktionalitäten des PKMS sollten individuell einstellbar sein (z. B. die Dokumentenfreigabe).

n) Nach Projektabschluss: Archivierung sämtlicher Daten in elektronischer Form auf einem Datenträger und Übergabe an den Auftraggeber. Die strukturierten Daten werden nach Projektende, Vertragsende oder auf Anforderung vor Projektphasen ohne Nutzung inkl. Metadaten an den Auftraggeber übergeben.

Je Unterkriterium (hier a) bis n)) können bei der Beantwortung mit „ja“ 0,5 Punkte erreicht werden. Bei mehreren Anforderungen (d. h. mehreren Spiegelstrichen) je Unterkriterium verteilt sich die Bepunktung (hier: 0,5 Punkte je Unterkriterium) gleichmäßig auf die einzelnen Spiegelstriche (Bsp.: Ein Unterkriterium umfasst 3 Spiegelstriche. Hiervon können 2 Anforderungen mit „ja“ beantwortet werden. Hieraus resultiert eine Bewertung mit 0,33 Punkten (= 0,5 x 2/3)). In Summe können im Kriterium „D) Dokumentenmanagement“ somit maximal 7 Punkte erreicht werden (14 x 0,5 Punkte = 7 Punkte).

E) Planmanagement (Gewichtung: 9 % ≙ 9 Punkte).

An das Planmanagement werden folgende Anforderungen gestellt:

a) Systematik der Ablage mit Unterordnerstruktur/Verzeichnis als Datenbank.

c) Suchfunktion:

e) frei definierbare Pflichtfelder (Listboxen) als beschreibende Attribute zur besseren Suche. Die Definition von Kategorien, vor allem für die Suchfunktion (Dokumentenart, Eigentümer etc.) sollte möglich sein.

f) Hilfsfunktion zur korrekten Verschlagwortung (vgl. Excel-Funktionssyntax).

h) Hochladen und Herunterladen von einzelnen und von mehreren Plänen.

i) Verteilen von einzelnen und von mehreren Plänen. Erstellen von individuellen Mappen aus verknüpften Dokumenten, die im Falle des Versandes als Kopie verschickt werden, sollte möglich sein (z. B. für Rechtsstreit oder Gutachter).

j) Automatische Online-Komprimierung während des Hoch- und Herunterladens. Bei der Datenübertragung sollten die Daten sowohl im Upload als auch im Down-load komprimiert übermittelt werden.

k) Erstellung von dynamischen Sichten (Definition bevorzugter Ansichten anhand Kategorisierung).

l) Versionsmanagement zur Vermeidung von Redundanzen. Das Versionsmanagement sollte gewährleisten, dass immer nur die aktuell gültige Version angezeigt wird; alte Versionen bleiben trotzdem über eine Historie im Zugriff. Eine automatische Indexverwaltung auf der Basis des Workflows sollte integriert sein, d. h. dem Planer wird im PKMS vorgegeben, welcher neue Index zulässig ist bzw. eingegeben werden muss. Eine Eingabe von anderen Indexnummern als der vom Workflow vorgeschlagene Index sollte unterbunden werden.

m) Ablagehistorie vorhanden.

n) Flexibles Rechte- und Rollenkonzept.

o) Nach Projektabschluss: Archivierung sämtlicher Daten in elektronischer Form auf einem Datenträger und Übergabe an den Auftraggeber. Die strukturierten Daten werden nach Projektende, Vertragsende oder auf Anforderung vor Projektphasen ohne Nutzung inkl. Metadaten an den Auftraggeber übergeben.

p) Planlauf-/Planstatusverwaltung. Die Planläufe sollten flexibel gestaltbar und beliebig erweiterbar sein, d. h. z. B. Sonderläufe von Dokumenten sowie unterschiedliche Standorte, Abteilungen und Aufgabensteilungen der prüfenden Stellen sollten jederzeit in den Planlauf integriert werden können.

q) Digitale Planverteilung und Reproaufträge, u. a..

— anbieterunabhängiger Versand der Reproaufträge. Die Möglichkeit der Weiterleitung an Druckereien zur Plotausgabe sollte bestehen.

— Möglichkeit zur Erstellung der Versandvorlage (Bestellformular: Qualität und Vervielfältigung).

— Bestätigungsmeldung.

r) Redlining. Berechtigte Benutzer sollten in Dokumenten in „ihren“ Farben Anmerkungen machen (z. B. Texte, Freihandzeichnungen und geometrische Formen) und diese abspeichern können. Das Redlining sollte automatisiert ermöglicht werden, ohne dass zusätzliche Eingaben wie z. B. Dateinamen oder Zuordnungen zu Plänen erforderlich sind. Durch Redlinings dürfen die Original-Dateiformate des Planerstellers (z. B. Plotfile) nicht verändert werden, d. h. Redlining und Originaldokument sollten EDV-technisch getrennt vorliegen und im Projektraum abgespeichert werden. Der Viewer sollte jedoch eine gemeinsame Darstellung ermöglichen, so dass die Änderungswünsche der prüfenden Stellen sofort am Bildschirm ersichtlich sind bzw. beim Drucken I Plotten dargestellt werden. Hierdurch wird gewährleistet, dass durch die Erzeugung von Redlinings keine Konvertierung des Originalplanes notwendig wird und somit keine Datenverluste auftreten können. Nach einem parallelen Workflow-Abschnitt sollten alle separat eingegebenen Redlinings auf einem Plan darstellbar sein bzw. im weiteren Verlauf des Workflows immer zusammen angezeigt werden. Die Änderungen werden für andere erst nach Abschluss der Prüfung im Workflow sichtbar.

Der Viewer sollte ermöglichen, dass Informationen aus dem PKMS (z. B. aktueller Status des Dokumentes, aktueller Plan lauf, Status in Bezug auf Prüfeintragungen des Auftraggebers, bereits erfolgte Übernahme von Prüfeintragungen mit Darstellung des Unterzeichnernamens und Datums) automatisch sowohl am Bildschirm als auch beim Plotten auf dem Plan dargestellt werden. Hiermit wird gewährleistet, dass auch ohne Benutzung des Projektraums durch die damit erzeugten Papierdokumente sofort ersichtlich wird, in welchem Status sich das vorliegende Dokument befindet.

Der Viewer sollte auch mehrseitige Dokumente (z. B. Statiken, Prüfberichte) per Redlining/Markupfunktion verwalten können. Hierbei sollte im PKMS sofort er-sichtlich sein, auf welchen Seiten Eintragungen durchgeführt wurden.

Je Unterkriterium (hier a) bis r)) können bei der Beantwortung mit „ja“ 0,5 Punkte erreicht werden.

Bei mehreren Anforderungen (d. h. mehreren Spiegelstrichen) je Unterkriterium verteilt sich die Bepunktung (hier: 0,5 Punkte je Unterkriterium) gleichmäßig auf die einzelnen Spiegelstriche (Bsp.: Ein Unterkriterium umfasst 3 Spiegelstriche. Hiervon können 2 Anforderungen mit „ja“ beantwortet werden. Hieraus resultiert eine Bewertung mit 0,33 Punkten (= 0,5 x 2/3)). In Summe können im Krite-rium „E) Planmanagement“ somit maximal 9 Punkte erreicht werden (18 x 0,5 Punkte = 9 Punkte).

F) Workflows (Gewichtung: 5 % ≙ 5 Punkte).

a) Vorkonfigurierte Standardprozesse:

— Planprüfung, -freigabe und -versand.

— Rechnungslauf.

— Nachtragsmanagement.

— Änderungsmanagement.

— Behinderungsanzeige.

b) Übersichtsfunktion zu angelegten Workflows.

c) Darstellung des angelegten Workflows (z. B. als Flussdiagramm)/Übersicht des Vorgangs. Der vom Auftraggeber vordefinierte Planlauf (Workflow) sollte im PKMS darstellbar sein. Hierbei sollte der Gesamtprozess automatisiert abgebildet werden, was zur Folge hat, dass je Aufgabe/Prozess im Workflow keine manuellen Tätigkeiten wie z. B. Versenden von Mailnachrichten oder ähnliches an die nächste beteiligte Stelle erforderlich sind.

d) Fristverfolgung mit Erinnerungsfunktion.

e) Automatische Nummerierung des Workflows (z. B. Nachtrag Nr. …). Der Workflow generiert und druckt an definierten Stellen eine eindeutige Kennzeichnung für die aktuell gültigen Dokumente (aktueller Planstand, Planstatus, Versionsverwaltung) auch Zustandsbeschreibung, z. B. Dokument freigegeben.

Je Unterkriterium (hier a) bis e)) können bei der Beantwortung mit „ja“ 1 Punkte erreicht werden. Bei mehreren Anforderungen (d. h. mehreren Spiegelstrichen) je Unterkriterium verteilt sich die Bepunktung (hier: 1 Punkte je Unterkriterium) gleichmäßig auf die einzelnen Spiegelstriche (Bsp.: Ein Unterkriterium umfasst 5 Spiegelstriche. Hiervon können 2 Anforderungen mit „ja“ beantwortet werden. Hieraus resultiert eine Bewertung mit 0,40 Punkten (= 1 x 2 / 5)). In Summe können im Kriterium „F) Workflows“ somit maximal 5 Punkte erreicht werden (5 x 1 Punkte = 5 Punkte).

G) Berichte/Reporting (Gewichtung: 6 % ≙ 6 Punkte).

a) Historienbericht.

b) Planlisten.

c) Planverteillisten (für Reproaufträge).

Je Unterkriterium (hier a) bis c)) können bei der Beantwortung mit „ja“ 2 Punkte erreicht werden. In Summe können im Kriterium „G) Berichte/Reporting“ somit maximal 3 Punkte erreicht werden (3 x 2 Punkte = 6 Punkte).

H) Administration (Gewichtung: 5 % ≙ 5 Punkte).

a) Administration auch durch den Auftraggeber möglich. Die Administration durch den Auftragnehmer ist Grundleistung. Der Auftraggeber kann die Administration von Rechten, Rollen und Workflow-Funktionen im Projektraum selbst übernehmen.

Eine Leistungsabgrenzung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist festzulegen für:

Inhaltliche Projektraumkoordination:

— Benutzerverwaltung,

— Administration der Zugriffsrechte,

— Administration der Rollen und Verteiler,

— Vorgaben und Pflege der Systemkonfiguration (z. B. Kategorien, Namens-konventionen, Verzeichnisstruktur, Berichtswesen).

b) Anpassen von Berechtigungen jederzeit möglich.

c) Umbenennung der Accounts durch den Auftraggeber.

d) Graphische Ausgabe der Rechtematrix.

e) Einrichtung von Stellvertretern für Abwesenheit.

Je Unterkriterium (hier a) bis e)) können bei der Beantwortung mit „ja“ 1 Punkte erreicht werden. In Summe können im Kriterium „H) Administration“ somit maximal 5 Punkte erreicht werden (5 x 1 Punkte = 5 Punkte).

I) Angebot (Gewichtung: 50 %).

Kalkulationsgrundlagen:

a) Laufzeit: 1.3.2015 bis 31.12.2025.

b) Rahmenvereinbarung.

c) Die Anzahl der einzurichtenden Nutzer wird derzeitig mit 100 Usern angenommen.

d) Speicherplatz unbeschränkt und unbegrenzt erweiterbar.

I.1) Projektstart.

— Benutzerverwaltung abstimmen und erstellen,

— Verzeichnishierarchie und Ablagekonzept abstimmen und erstellen,

— Zugriffsberechtigungen (lesend/schreibend) abstimmen und erstellen,

— Initiale Einrichtung der Projektplattform,

— Konfiguration nach den Vorgaben des AG,

— Bereitstellung der Zugangsdaten an alle eingerichteten Projektbeteiligten,

— Zugang für alle Projektbeteiligten (voraussichtlich 100 User).

I.2) Schulung.

Auf Anforderung übernimmt der Auftragnehmer die Schulung des Nutzerkreises (Benutzer und Administratoren). Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Know-how-Aufbau über die systematischen Vorgehensweisen und PKMS-Funktionalitäten.

Im Rahmen der Projektinitialisierung werden Mitarbeiter des Auftraggebers in der Projektraumkoordination (bis hin zur Administratorschulung) ausgebildet. Die Schulungen sollten von einem erfahrenen Trainer durchgeführt werden. Schulung für Standardnutzer Inhalte: Einstellen, Lesen, Herunterladen, Bearbeiten, Suchen, Filtern.

Administratorenschulung Inhalte: Benutzerverwaltung, Rollen, Verteiler, Planmanagement und Workflow, Integration von (Bestands-) Daten, Pflege der Systemkonfiguration, Erstellen von individuellen Abfragen, Auswertungen, Listen und Berichten, Fragen zu organisatorischen Themen und inhaltlichen Festlegungen

— Durchführung von 6 Schulungen in den ersten 6 Monaten (max. 15 Teilnehmer pro Schulung),

— Danach je 2 Schulungen pro Jahr für neu hinzugekommene Projektbeteiligte (max. 15 Teilnehmer pro Schulung),

— Die Schulungsräume werden durch den AG bereitgestellt,

— Vermittlung der grundsätzlichen Funktions- und Arbeitsweise,

— Einweisung neuer Projektmitarbeiter (Telefonisch oder über Internet).

I.3) Betrieb des PKMS.

Dauer der Bereitstellung durch den AN: 130 Monate (1.3.2015-31.12.2025).

— Zugang für alle Projektbeteiligten mittels Zugangskontrolle,

— Garantie des Datenschutzes und der Verfügbarkeit,

— Administration durch den Auftragnehmer: Pflege der Daten und regelmäßige Ergänzung der dynamischen Projektstruktur unter Einhaltung des Rechte- und Rollensystems,

— Aktualisierung der Soft- und Hardware auf Basis des jeweils aktuellen Stands der Technik (regelmäßige Updates),

— Technischer Support,

— kostenfreie Telefonhotline.

I.4) Aktualisierung der Projektplattform

Kontinuierliche Aktualisierung der Soft- und Hardware auf Basis des jeweils aktuellen Stands der Technik bis 31.12.2025.

I.5) Hosting des PKMS bei Projektunterbrechung:

— Mietkosten für das Betreiben des PKMS bei Projektunterbrechung,

— Es sind 12 Monate Stillstand im Zeitraum zu Punkt 11.3. einzukalkulieren.

I.6) Projektabschluss:

— Archivierung der Daten und Übergabe auf einem geeigneten Datenträger an den AG,

— Revisionssichere Verfügbarkeit der Daten nach Projektende muss gegeben sein,

— Ordnerstruktur gemäß dem Plan- und Dokumentenmanagement.

Die Bewertung des Angebotes (I)) errechnet sich wie folgt:

— Das im Vergleich günstigste Angebot erhält 50 Punkte.

— Angebote, die ≥ 100 % höher als das wirtschaftlich günstigste Angebot liegen erhalten 0 Punkte.

— dazwischenliegende Angebote werden auf zwei Kommastellen genau linear interpoliert.

Mindeststandards:

Die Basisanforderungen (unter Punkte B)) verstehen sich als Mindestanforderungen und müssen zwingend erfüllt werden. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, wird das Angebot bei der Bewertung nicht weiter berücksichtigt.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Der Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 18.1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird vereinbart.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-01-21 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2014-12-22 📅
Öffnungsort:

Deutsches Museum, z. Hd. Herrn Rainer Sorgenfrei, Bau 1 – Bauprojekte Zukunftsinitiative, Museumsinsel 1, 80538 München.

Ort des Eröffnungstermins: Deutsches Museum, z. Hd. Herrn Rainer Sorgenfrei, Bau 1 – Bauprojekte Zukunftsinitiative, Museumsinsel 1, 80538 München.
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Angebot (50)
2. Nachweise und Erklärungen (12)
3. Planmanagement (9)
4. Dokumentenmanagement (7)
5. Kommunikation (6)
6. Berichte/Reporting (6)
7. Workflows (5)
8. Administration (5)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Deutsches Museum/Bau 1 – Bauprojekte Zukunftsinitiative
Herrn Dipl.-Ing. Rainer Sorgenfrei, Architekt
Name: Hitzler Ingenieure
Postanschrift: Ehrenbreitsteiner Straße 28
Postleitzahl: 80993
Kontaktperson: Herrn Baumgartner
E-Mail: vergabestelle@hitzler-ingenieure.de 📧
URL für weitere Informationen: http://www.hitzler-ingenieure.de 🌏
URL der Dokumente: http://www.hitzler-ingenieure.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-03-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahme- bzw. Angebotsunterlagen müssen zum genannten Schlusstermin, in einem verschlossenen Umschlag mit beiliegendem Aufkleber mit der sichtbaren Kennzeichnung „Angebot zum Vergabeverfahren PKMS“, beim Deutschen Museum vorliegen. Die Bewerbungsunterlagen sind termingerecht entweder auf dem Postweg oder persönlich, in einem verschlossenen Umschlag beim Deutschen Museum, Zentralabteilung des Deutschen Museums, Bau 1 – Bauprojekte Zukunftsinitiative, zu Hd. Herrn Sorgenfrei, Museumsinsel 1, 80538 München einzureichen. Nach 18:00 Uhr können Unterlagen auch persönlich an der Hauptpforte des Bibliotheksgebäudes abgegeben werden.

Für den rechtzeitigen Eingang sind die Bewerber verantwortlich. Nichtrechtzeitig eingegangene Teilnahme- bzw. Angebotsunterlagen werden ausgeschlossen.

Das Angebot ist in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abzugeben. Anderssprachigen Erklärungen und Nachweisen ist eine beglaubigte deutsche Übersetzung von einem vereidigten oder öffentlich bestellten Übersetzer beizufügen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 89217622411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsantrag nur auf Antrag ein.

Antragsbefugt ist jedes Unternehmen,das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 7 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist unzulässig, soweit:

a) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Als unverzüglich gelten Rügen, die der Vergabestelle nicht später als 14 Kalendertage nach Kenntnis des Antragstellers von dem Vergaberechtsverstoß zugehen;

b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die in der Bekanntmachung und/oder im Bewerbungsbogen erkennbar sind und nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Bewerbungsfrist gerügt werden;

c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind und nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen benannten Frist zur Angebotsabgabe gerügt werden;

d) Wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsches Museum
Postanschrift: Museumsinsel 1
Quelle: OJS 2014/S 215-380385 (2014-11-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-02-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 85 530 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-02-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-02-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 025-041494
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 215-380385
ABl. S-Ausgabe: 25

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Nachweise und Erklärungen (12)
2. Kommunikation (6)
3. Dokumentenmanagement (7)
4. Planmanagement (9)
5. Workflows (5)
7. Administration (5)
8. Angebot (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-02-02 📅
Name: Conclude GmbH
Postanschrift: Ohligsmühle 7
Postort: Wuppertal
Postleitzahl: 42103
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: +49 8921762411 📞
Quelle: OJS 2015/S 025-041494 (2015-02-03)

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