Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs (Scandienstleistung, Transport, Lagerung/Verwahrung, Vernichtung)

Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr

Es soll langfristig das gesamte Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen digitalisiert und als PDF/A-2u-Datei (MRC-Komprimierung mit dem LuraTech PDF Compressor) gespeichert werden.
Die Digitalisierung der Bauakten soll über einen Zeitraum von 20 Jahren verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/20 des Aktenbestandes von ca. 6,4 km Akten zu digitalisieren.
Siehe Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen).
Es erfolgt keine losweise Vergabe.
Es liegt ein Beschaffungsgegenstand vor, der nach vernünftigen Erwägungen gar nicht in Lose aufgeteilt werden kann. Wollte man beispielsweise die Abholung der Akten von der Lagerung oder der Scandienstleistung trennen, würde man sich weit vom marktüblichen Vorgehen entfernen, dass man – nur um der Losbildung gerecht zu werden – keine vernünftige und damit wirtschaftliche Beschaffung mehr tätigen könnte (siehe im Detail unten). Das Vergaberecht, das nicht nur Bieterrechte begründet, sondern vor allem auch einer wirtschaftlichen Beschaffung dient, würde unvernünftiger Weise unterlaufen. Zudem bestünden bei einer solchen Trennung unverhältnismäßige rechtliche Risiken (wie Haftung etc.) auf Seiten des Auftraggebers, da im Falle bspw. einer Beschädigung von Akten das Verschulden der jeweiligen Vertragspartner schwer zu klären wäre. Zudem ist angesichts des Beschaffungsgegenstandes und der Volumens die Möglichkeit der Beteiligung mittelständischer Unternehmen gewährleistet.
Im Rahmen der Vorbereitung des Projektes „Digitalisierung des Bauaktenarchivs“ wurden verschiedene Szenarien entwickelt. Dabei stellte sich das Verfahren des Scan on Demand aufgrund der Größe unseres Archivs als einzig mögliche heraus. Dies bedingt, das aufgrund der Wasserschäden in unseren Archiven, alle Akten sofort ausgelagert werden und zu einem späteren Zeitpunkt (on Demand) digitalisiert werden.
Um ein reibungsloses Scan on Demand – Verfahren zu ermöglichen, ist es zwingend erforderlich, dass die Aktenanlieferung aus dem Lager und das Scan-Verfahren genauestens aufeinander abgestimmt sind. Die Akten müssen für den allgemeinen Betrieb nicht nur innerhalb von 48 Stunden auf dem Server bereitgestellt sein, sondern es ist außerdem notwendig, dass sie in Eilfällen (Gefahrenabwehr) innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung stehen. Um diesen Zugriff garantieren zu können, ist es notwendig, dass die Verantwortung bei einem Auftragnehmer liegt. Zudem müssen die Akten nach dem Scannen für die Qualitätskontrolle wieder eingelagert werden, was eine erneute Schnittstelle darstellen würde.
Da die Lagerung und das Scan-Verfahren in diesem Auftrag streng ineinander greifen, widerspricht es der Natur der Sache, die beiden Aufgaben nach Losen auszuschreiben.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-07-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-06-06.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Rosenberger GmbH & Co. KG

Wer?

• • Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr

Wie?

• • Datenverarbeitungsdienste › Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste
• • Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung › Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

Wo?

• • Deutschland › Bremen