Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs (Scandienstleistung, Transport, Lagerung/Verwahrung, Vernichtung)

Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr

Es soll langfristig das gesamte Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen digitalisiert und als PDF/A-2u-Datei (MRC-Komprimierung mit dem LuraTech PDF Compressor) gespeichert werden.
Die Digitalisierung der Bauakten soll über einen Zeitraum von 20 Jahren verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/20 des Aktenbestandes von ca. 6,4 km Akten zu digitalisieren.
Siehe Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen).
Es erfolgt keine losweise Vergabe.
Es liegt ein Beschaffungsgegenstand vor, der nach vernünftigen Erwägungen gar nicht in Lose aufgeteilt werden kann. Wollte man beispielsweise die Abholung der Akten von der Lagerung oder der Scandienstleistung trennen, würde man sich weit vom marktüblichen Vorgehen entfernen, dass man – nur um der Losbildung gerecht zu werden – keine vernünftige und damit wirtschaftliche Beschaffung mehr tätigen könnte (siehe im Detail unten). Das Vergaberecht, das nicht nur Bieterrechte begründet, sondern vor allem auch einer wirtschaftlichen Beschaffung dient, würde unvernünftiger Weise unterlaufen. Zudem bestünden bei einer solchen Trennung unverhältnismäßige rechtliche Risiken (wie Haftung etc.) auf Seiten des Auftraggebers, da im Falle bspw. einer Beschädigung von Akten das Verschulden der jeweiligen Vertragspartner schwer zu klären wäre. Zudem ist angesichts des Beschaffungsgegenstandes und der Volumens die Möglichkeit der Beteiligung mittelständischer Unternehmen gewährleistet.
Im Rahmen der Vorbereitung des Projektes „Digitalisierung des Bauaktenarchivs“ wurden verschiedene Szenarien entwickelt. Dabei stellte sich das Verfahren des Scan on Demand aufgrund der Größe unseres Archivs als einzig mögliche heraus. Dies bedingt, das aufgrund der Wasserschäden in unseren Archiven, alle Akten sofort ausgelagert werden und zu einem späteren Zeitpunkt (on Demand) digitalisiert werden.
Um ein reibungsloses Scan on Demand – Verfahren zu ermöglichen, ist es zwingend erforderlich, dass die Aktenanlieferung aus dem Lager und das Scan-Verfahren genauestens aufeinander abgestimmt sind. Die Akten müssen für den allgemeinen Betrieb nicht nur innerhalb von 48 Stunden auf dem Server bereitgestellt sein, sondern es ist außerdem notwendig, dass sie in Eilfällen (Gefahrenabwehr) innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung stehen. Um diesen Zugriff garantieren zu können, ist es notwendig, dass die Verantwortung bei einem Auftragnehmer liegt. Zudem müssen die Akten nach dem Scannen für die Qualitätskontrolle wieder eingelagert werden, was eine erneute Schnittstelle darstellen würde.
Da die Lagerung und das Scan-Verfahren in diesem Auftrag streng ineinander greifen, widerspricht es der Natur der Sache, die beiden Aufgaben nach Losen auszuschreiben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-07-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-06-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rosenberger GmbH & Co. KG

Wer?

• Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr

Wie?

Wo?

• Deutschland › Bremen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-06-06	Auftragsbekanntmachung
2014-07-18	Ergänzende Angaben
2014-09-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-06-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr
Postanschrift: Ansgaritorstraße 2
Postleitzahl: 28195
Postort: Bremen
Kontakt
E-Mail: dataportvergabe2548@dataport.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-06-06 📅
Einreichungsfrist: 2014-07-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-06-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 110-194527
ABl. S-Ausgabe: 110
Zusätzliche Informationen

Bei der Abforderung der Vergabeunterlagen unter der angegebenen Kontaktadresse sind unbedingt der Name des Unternehmens, die entsprechende Anschrift sowie eine Telefonnummer anzugeben. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Fehler/Unklarheiten/Widersprüche oder Ähnliches, so hat der Bieter unverzüglich darauf hinzuweisen. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt (Schluss des Frageforums) an die oben genannte E-Mail-Adresse zu richten. Fragen, die sich im Rahmen der möglichen Ortsbesichtigung (siehe hierzu Vergabeunterlagen) ergeben, können auch noch nach dem genannten Termin gestellt werden, auf § 12 EG Abs. 8 VOL/A wird verwiesen. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen Bietern, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, unaufgefordert an dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt zur Kenntnis gegeben. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Terminversenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Auskünfte im Sinne von § 12 EG Abs. 8 VOL/A darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet. Die Entscheidungen trifft der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Digitalisierung der Bauakten soll über einen Zeitraum von 20 Jahren verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/20 des Aktenbestandes von ca. 6,4 km Akten zu digitalisieren.

Siehe Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen).

Es erfolgt keine losweise Vergabe.

Es liegt ein Beschaffungsgegenstand vor, der nach vernünftigen Erwägungen gar nicht in Lose aufgeteilt werden kann. Wollte man beispielsweise die Abholung der Akten von der Lagerung oder der Scandienstleistung trennen, würde man sich weit vom marktüblichen Vorgehen entfernen, dass man – nur um der Losbildung gerecht zu werden – keine vernünftige und damit wirtschaftliche Beschaffung mehr tätigen könnte (siehe im Detail unten). Das Vergaberecht, das nicht nur Bieterrechte begründet, sondern vor allem auch einer wirtschaftlichen Beschaffung dient, würde unvernünftiger Weise unterlaufen. Zudem bestünden bei einer solchen Trennung unverhältnismäßige rechtliche Risiken (wie Haftung etc.) auf Seiten des Auftraggebers, da im Falle bspw. einer Beschädigung von Akten das Verschulden der jeweiligen Vertragspartner schwer zu klären wäre. Zudem ist angesichts des Beschaffungsgegenstandes und der Volumens die Möglichkeit der Beteiligung mittelständischer Unternehmen gewährleistet.

Im Rahmen der Vorbereitung des Projektes „Digitalisierung des Bauaktenarchivs“ wurden verschiedene Szenarien entwickelt. Dabei stellte sich das Verfahren des Scan on Demand aufgrund der Größe unseres Archivs als einzig mögliche heraus. Dies bedingt, das aufgrund der Wasserschäden in unseren Archiven, alle Akten sofort ausgelagert werden und zu einem späteren Zeitpunkt (on Demand) digitalisiert werden.

Um ein reibungsloses Scan on Demand – Verfahren zu ermöglichen, ist es zwingend erforderlich, dass die Aktenanlieferung aus dem Lager und das Scan-Verfahren genauestens aufeinander abgestimmt sind. Die Akten müssen für den allgemeinen Betrieb nicht nur innerhalb von 48 Stunden auf dem Server bereitgestellt sein, sondern es ist außerdem notwendig, dass sie in Eilfällen (Gefahrenabwehr) innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung stehen. Um diesen Zugriff garantieren zu können, ist es notwendig, dass die Verantwortung bei einem Auftragnehmer liegt. Zudem müssen die Akten nach dem Scannen für die Qualitätskontrolle wieder eingelagert werden, was eine erneute Schnittstelle darstellen würde.

Da die Lagerung und das Scan-Verfahren in diesem Auftrag streng ineinander greifen, widerspricht es der Natur der Sache, die beiden Aufgaben nach Losen auszuschreiben.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 24 Monate
Dauer: 60 Monate
Referenznummer: OV RE2/2548/14
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bremen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Projektsprache Deutsch,

— Scientology-Erklärung,

— Eigenerklärung über Nichtausschluss von öffentlichen Aufträgen,

— Eigenerklärung zu Ausschlussgründen,

— Unternehmensbeschreibung,

— Liste privilegierter Nachunternehmer,

— Nachunternehmererklärung,

— Erklärung Bietergemeinschaft,

— Erklärung zu Tarif- und Mindestlöhnen.

Details siehe Vergabeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Referenzliste.

Details siehe Vergabeunterlagen.

Unternehmen, die geforderte Nachweise noch nicht oder nicht vollständig erbringen können (z. B. neugegründete Unternehmen), haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z. B. Konzepte, Unternehmensplanungen, Ausbildungsnachweise) vorzulegen, die eine Beurteilung in fachlicher und technischer Hinsicht zulassen.

Mindeststandards:

Als Mindestkriterium für die Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber die Gewähr eines Bieters festgelegt, im Kontakt zum Auftraggeber bei der Leistungserbringung nur Personal einzusetzen, das in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügt.

Ein Bieter gilt in diesem Verfahren zudem nur dann als leistungsfähig, wenn er in einer Nutzwertanalyse zumindest einen Punktwert von 3 (von 5) bei dem Kriterium „Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes“ erreicht. Hierzu wird die Referenzliste ausgewertet. Bei dieser Auswertung werden folgende Unterkriterien angewandt:

1. Erfahrung mit einem vergleichbaren Auftraggeber 10 %,

2. Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände 40 %,

3. Erfahrungen bei der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer Aktenbestände und damit verbundener Vorkehrungen zum Schutz gegen Zerstörung, Beschädigung, Verlust etc. 15 %,

4. Erfahrungen mit einer Überleitung auf einen anderen Vertragspartner nach Ablauf der Zusammenarbeit 5 %,

5. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der Digitalisierung (wie in Teil B beschrieben: Scan-on-demand und Eilfälle) 30 %.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Keine besondere Rechtsform; BGB-Gesellschaften haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung zu verpflichten. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffenen Bietergemeinschaften im weiteren Verfahren.

Angebote von Bietergemeinschaften sind vom Vergabeverfahren auszuschließen, wenn die Vereinbarung über die Bildung einer Bietergemeinschaft zugleich eine wettbewerbsbeschränkende Abrede im Sinne von § 1 GWB darstellt. Denn eine solche Vereinbarung kann die Marktverhältnisse durch Beschränkung des Wettbewerbs spürbar einschränken.

Anlass für eine Überprüfung der Bildung von Bietergemeinschaften besteht für den öffentlichen Auftraggeber insbesondere dann, wenn sich Unternehmen zusammenschließen, die auch als Einzelbieter den Auftrag (allein) ausführen könnten. Die unternehmerischen Entscheidungen der beteiligten Unternehmen für die Bildung einer Bietergemeinschaft müssen nach wirtschaftlichen und kaufmännischen Gesichtspunkten nachvollziehbar sein. Dazu wertet der Auftraggeber die entsprechenden Angaben in einer vom Bieter einzureichenden Anlage aus. Erscheint demgemäß die Bildung der Bietergemeinschaft als wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännisch vernünftige Entscheidung vertretbar, so wird die Bietergemeinschaft zugelassen.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-10-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2014-07-22 📅
Öffnungsort: Sonstige Stelle gemäß Anhang A.III.
Ort des Eröffnungstermins: Sonstige Stelle gemäß Anhang A.III.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Name: Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Billstraße 82
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Kontaktperson: Geschäftszimmer 310, Submissionsstelle

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: OV RE2/2548/14
Zusätzliche Informationen

Bei der Abforderung der Vergabeunterlagen unter der angegebenen Kontaktadresse sind unbedingt der Name des Unternehmens, die entsprechende Anschrift sowie eine Telefonnummer anzugeben.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Fehler/Unklarheiten/Widersprüche oder Ähnliches, so hat der Bieter unverzüglich darauf hinzuweisen. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt (Schluss des Frageforums) an die oben genannte E-Mail-Adresse zu richten. Fragen, die sich im Rahmen der möglichen Ortsbesichtigung (siehe hierzu Vergabeunterlagen) ergeben, können auch noch nach dem genannten Termin gestellt werden, auf § 12 EG Abs. 8 VOL/A wird verwiesen. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen Bietern, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, unaufgefordert an dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt zur Kenntnis gegeben. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Terminversenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Auskünfte im Sinne von § 12 EG Abs. 8 VOL/A darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet. Die Entscheidungen trifft der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der freien Hansestadt Bremen beim Senator für (Umwelt, Bau und Verkehr)
Postanschrift: Ansgaritorstraße 2
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber weist auf § 107 GWB hin. Dieser lautet:

„§ 107 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

Darüber hinaus bittet der Auftraggeber, Rügen an die in Ziffer I.1) genannte Kontaktadresse per E-Mail zu senden.

Quelle: OJS 2014/S 110-194527 (2014-06-06)

Ergänzende Angaben (2014-07-18)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-07-18 📅
Einreichungsfrist: 2014-07-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-07-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 139-249568
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 110-194527
ABl. S-Ausgabe: 139
Quelle: OJS 2014/S 139-249568 (2014-07-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-09-29)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-10-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 188-332511
ABl. S-Ausgabe: 188
Zusätzliche Informationen

Bei der Abforderung der Vergabeunterlagen unter der angegebenen Kontaktadresse sind unbedingt der Namedes Unternehmens, die entsprechende Anschrift sowie eine Telefonnummer anzugeben. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Fehler/Unklarheiten/Widersprüche oder Ähnliches, so hat der Bieter unverzüglich darauf hinzuweisen. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt (Schluss des Frageforums) an die oben genannte E-Mail-Adresse zu richten. Fragen, die sich im Rahmen der möglichen Ortsbesichtigung (siehe hierzu Vergabeunterlagen) ergeben, können auch noch nach dem genannten Termin gestellt werden, auf § 12 EG Abs. 8 VOL/A wird verwiesen.Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen Bietern, die die Vergabeunterlagen angefordert haben,unaufgefordert an dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt zur Kenntnis gegeben. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Terminversenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Auskünfte im Sinne von § 12 EG Abs. 8 VOL/A darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet. Die Entscheidungen trifft der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bremen

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-08-25 📅
Name: Rosenberger GmbH & Co. KG
Postanschrift: Ravensberger Straße 7
Postort: Bielefeld
Postleitzahl: 33602
Land: Deutschland 🇩🇪

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2014/S 139-249568

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt“.

Quelle: OJS 2014/S 188-332511 (2014-09-29)

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