Dienstleistungskonzession für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses

Tourismus-Service Grömitz

Projektbeschreibung und Bedingungen zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses und die Erhebung von Vermieterdaten im OstseeFerienLand
Ausgangssituation:
Die Tourismus-Betriebe der Ostseebäder Dahme, Grömitz und Kellenhusen sowie der Gemeinden Grube und Lensahn sind seit dem Jahr 2005 zu einer Marketingkooperation, dem „OstseeFerienLand“, zusammengeschlossen. Seitdem wird für diese Urlaubsregion ein gemeinsames Gastgeberverzeichnis als Printkatalog produziert und herausgegeben. Seit dem Jahr 2009 geht der Gastgeberkatalog einher mit einer webbasierten Gastgeberdatenbank, die auf den touristischen Internetseiten der Orte www.dahme.com, www.groemitz.de, ww.kellenhusen.de, www.gemeinde-grube.de www.lensahn.de sowie auf der gemeinsamen Internetseite aller Orte www.ostseeferienland.de ausgegeben wird. Die Gastgeberdaten werden für beide Medien gleichzeitig akquiriert und weiterverarbeitet. Für das Gastgeberverzeichnis 2015 soll in diesem Jahr eine Dienstleistungskonzession vergeben werden. Gleichzeitig verpflichten sich die 5 Orte, auf die Herausgabe eines eigenen Gastgeberverzeichnisses zu verzichten. Das OstseeFerienLand ist eine Kooperationsgemeinschaft und führt keine Rechtsform. Somit treten alle Orte als Einzelauftraggeber in einer Gruppe öffentlicher Auftrag- bzw. Konzessionsgeber auf.
Die Auftrags- bzw. Konzessionsgeber sind nachfolgend einzeln benannt:
Kurbetrieb Dahme
Ubbo Voss
Seestraße 50
23747 Dahme
Tourismus-Service Grömitz
Olaf Dose-Miekley
Neuer Markt 1
23743 Grömitz
Kurverwaltung Kellenhusen
Martin Riedel
Strandpromenade
23746 Kellenhusen
Gemeinde Grube
Kirstin Rehmet
Wenddorf 1
23749 Grube
Amt Lensahn
Petra Rathje
Eutiner Straße 2
23738 Lensahn
Anforderungen an den Dienstleistungskonzessionsnehmer für die Produktion und Herausgabe eines
Gastgeberverzeichnisses und die Erhebung von Vermieterdaten im OstseeFerienLand:
1. Allgemeines
1.1. Herausgeberschaft des jährlichen Printproduktes und die Erhebung von jährlich aktualisierten Vermieterdaten zur Weiterverarbeitung in eigenem Namen und auf eigene Rechnung und Risiko. Die angeschlossenen Orte Dahme, Grömitz, Kellenhusen, Grube und Lensahn verzichten auf die Herausgabe eigener Gastgeberverzeichnisse. Der Herausgeber/Konzessionsnehmer zahlt den Orten des OstseeFerienLandes dafür eine Gestattungspauschale bzw. Konzessionsabgabe. Diese wird in ihrer Höhe der Gruppe der öffentlichen Auftraggeber bei Abgabe der Bewerbung und des Durchführungskonzeptes durch den Herausgeber/Konzessionsnehmer vorgeschlagen.
Eine plausible Herleitung aus dem Gesamtvolumen der zu erzielenden Umsätze und der gegenzusetzenden Aufwendungen für das Gesamtprojekt ist vorzulegen. Es soll eine Konzession für die Herausgabe des Gastgeberverzeichnisses und der Gastgeberdaten für das Jahr 2015 mit der Option auf eine zweijährige Verlängerung ausgesprochen werden.
Dienstleistungskonzession für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses
1.2. Die Gestattungspauschale wird durch die Tourismus-Betriebe in drei Abschlägen zum 15.10.2015, zum 15.11.2015 und zum 15.12.2015 in Rechnung gestellt. Die Rechnungstellung erfolgt gemäß des jeweiligen Anzeigenaufkommens der beteiligten Orte.
1.3. Der Herausgeber ist alleiniger Vertragspartner und Verantwortlicher gegenüber den Inserenten.
1.4. Vertretung des Urheberrechtes gegenüber Dritten durch den Herausgeber.
1.5. Das durchführende Unternehmen hat eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes vorzulegen. Es gilt das deutsche Recht. Ferner gelten die Bestimmungen unter Punkt III.2.3) dieser Bekanntmachung.
2. Akquisition
2.1. Erstellung der Akquisitions- und Vertragsunterlagen für Katalog- und Interneteintrag und Versand an alle bisherigen und neuen Inserenten. Größe und Gestaltung der Anzeigen sowie der Abgabetermin sind mit dem OstseeFerienLand ebenso abzustimmen, wie die Inhalte des Kundenanschreibens und des Auftragsformulars. Muster können unter Tel. +49 4562256263 oder per Mail unter assistenz@groemitz.de bei Frau Janina Kononov angefordert werden.
Den Pressebericht für die regionale Information übernimmt das OstseeFerienLand.
2.2. Das ausführende Unternehmen ist während der Akquisitions- und Korrekturphase in den Orten Dahme, Grömitz und Kellenhusen jeweils mindestens zweimal wöchentlich für mindestens 2 Stunden für die persönliche Betreuung der inserierenden Gastgeber anwesend. Räumlichkeiten werden von den Tourismus-Betrieben entsprechend zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch der Gastgeber sind individuelle Vororttermine zu vereinbaren.
2.3. Wöchentlich aktuelle Auswertung des Status zur Akquisition der Inserenten an die Tourismusbetriebe.
2.4. Die Anzeigenpreise und Zahlungsmodalitäten für die Inserenten sind in Anlehnung an die vergangenen Jahre festzulegen. Eine Erhöhung über dem Verbraucherpreisindex ist nur nach Freigabe durch die OstseeFerienLand Orte möglich.
2.5. Die durch den Konzessionsnehmer erhobenen Vermieterdaten für die Produktion des Kataloges und für die Gastgeberdatenbank im Internet („Optimale Präsentation“) sind ausschließlich für diesen Zweck bestimmt und dürfen nicht durch den Herausgeber/Konzessionsnehmer für andere Produkte/Dienstleistungen verwendet oder gar an Dritte weitergegeben werden.
2.6. Die erhobenen Daten gehen nach abschließender Verarbeitung jeweils bis zum 31.12. in das Eigentum der Orte des OstseeFerienLandes über und sind zusätzlich als offene Datei auf einem Datenträger den Konzessionsgebern kostenfrei mit sämtlichen Rechten zu überlassen.
3. Katalog
3.1. Das Gastgeberverzeichnis besteht aus 6 Seiten Umschlag, ca. 320 Seiten Innenteil und einem nach Art und Umfang vorjahresidentischen Faltplan. Die Seitenanzahl kann je nach Anzeigenaufkommen abweichen (Siehe Musterprospekt „OstseeFerienLand 2014“).
3.2. Der Innenteil ist gegliedert in einen allgemeinen Imageteil, die jeweiligen Gastgeberseiten der Orte mit vorgelagertem, individuellen Imageteil und einen Serviceteil. Alle Teile sind durch ein an der Katalogseite gestanztes Register deutlich zu machen (Siehe Musterprospekt „OstseeFerienLand 2014“).
3.3. In den Katalog wird ein ca. 10 Seiten umfassendes Inhaltsverzeichnis der Gastgeber zugeordnet zu den jeweiligen Ortsseiten integriert.
3.4. Auflage: 80 000 Stück.
3.5. Es sind mindestens 600 Gastgeberanzeigen aus der OstseeFerienLand-Region analog der Vorjahre zu akquirieren. Bei Abweichung von mehr als 5 % sind die Konzessionsgeber rechtzeitig zu informieren.
3.6. Anzeigen in Katalog und Internet sind nur in Kombination durch die Inserenten zu beauftragen. Es ist nicht möglich, nur eines der beiden Medien zu belegen. Der Akquisiteur hat dieses sicherzustellen. Es ist für die Inserenten ausgeschlossen, nur eines der beiden Medien zu belegen.
3.7. Qualität und Verarbeitung sollen dem Gastgeberverzeichnis 2014 entsprechen. Belegexemplare können unter Tel. +49 4562256263 oder per Mail unter assistenz@groemitz.de bei Frau Janina Kononov angefordert werden.
3.8. Das für das Gastgeberverzeichnis bereits entwickelte Layout für den Titel und für die Imageseiten wird durch die Tourismus-Betriebe des OstseeFerienLandes/die Konzessionsgeber vorgegeben. Der Titel, die allgemeinen und ortsbezogenen Imageseiten (allg. OstseeFerienLand ca. 56 Seiten und jeweils 16 Ortsseiten), der Serviceteil sowie der Faltplan mit Ortsplänen und A-Z Teil werden als fertige, druckfähige PDF-Dateien durch das OstseeFerienLand geliefert (Siehe Musterprospekt
„OstseeFerienLand 2014“). Diese hier beschriebenen Seiten sind vom Konzessionsnehmer in die Produktion mit einzubeziehen und ohne Berechnung für den Konzessionsgeber zu veröffentlichen/zu drucken.
3.9. Die Gastgeberseiten sind durch den Herausgeber im Rahmen des OstseeFerienLand-Layouts zu setzen.
3.10. Der Gastgeberkatalog muss bis spätestens Oktober eines jeden Jahres an die 5 OstseeFerienLand-Orte ausgeliefert werden.
3.11. Anlieferung auf Palette, je 10 Kataloge als Einheiten in Folie verpackt.
Dienstleistungskonzession für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses
3.12. Das OstseeFerienLand ist verantwortlich für den Vertrieb des Kataloges vor Ort, auf Messen, im Internet und auf dem Postwege. Die OstseeFerienLand Orte verpflichten sich zur Distribution der Kataloge inklusive etwaiger Porto- und Werbungskosten.
3.13. Der Gastgeberkatalog ist dem OstseeFerienLand als PDF-Datei in der Auflösung 150dpi sowie als Webversion in 72dpi zur freien Nutzung zur Verfügung zu stellen.
4. Druckvorstufe und Druck
4.1. Datenbankgestützte Organisation der Inserentendaten, Anzeigen und Tabellen, u. a. für die selektive Abfrage der Orte von gespeicherten Daten.
4.2. Übernahme und Prüfung der Layout- und Reinzeichnungsseiten von der Agentur oder dem verantwortlichen Projektleiter des OstseeFerienLandes.
4.3. In Abstimmung mit und auf Anforderung der Druckerei Anpassung der Daten an das Druckverfahren und an das zu bedruckende Papier.
4.4. Verisproofs im Euro-Offset-Standard mit Fograkeil für die Imageseiten, Epson-Proofs mit Fograkeil für die Anzeigenseiten.
4.5. Verantwortung für das Lektorat des Gesamtobjektes, also für Umschlag, Image- und Anzeigenteil sowie Faltplan.
4.6. Ausschreibung des Druckauftrages sowie Auswahl und Beauftragung der Druckerei und der Weiterverarbeitung gemeinsam mit dem verantwortlichen Vertreter des OstseeFerienLandes.
4.7. Erstellung von Dummies, bezogen auf die Fertigung seitlich angebrachter Register.
4.8. Verantwortung für die Druckabnahme aller Seiten auf dem Originalpapier und Drucküberwachung gegenüber der Druckerei.
4.9. Gesamtverantwortung für die einwandfreie Qualitäts- und Terminüberwachung liegt beim Herausgeber.
5. Gastgeberdatenbank Internet
5.1. Alle 5 Orte des OstseeFerienLandes arbeiten im Bereich der Gastgeberdarstellung auf ihren Internetseiten mit dem System „Optimale Präsentation“ der Firma SECRA GmbH in Neustadt in Holstein. Diese bildet den zentralen gemeinsamen Datenpool für das gesamte OstseeFerienLand. Der Konzessionsnehmer/Herausgeber hat im Rahmen seiner Dienstleistungskonzession die neu erhobenen Daten für das Jahr 2015 zu aktualisieren bzw. neue Gastgebereinträge einzustellen. Es ist darauf zu achten, dass die erhobenen Daten in Art und Umfang den Ansprüchen der „Optimalen Präsentation“ entsprechen. Es gelten die aktualisierten Erhebungsmuster des Vorjahres. Belegexemplare können unter Tel. +49 4562256263 oder per Mail unter assistenz@groemitz.de bei Frau Janina Kononov angefordert werden. Das OstseeFerienLand sichert dem Herausgeber/Konzessionsnehmer den erforderlichen Zugriff auf die Datenbank „Optimale Präsentation“ zu.
5.2. Anzeigen in Katalog und Internet sind nur in Kombination durch die Inserenten zu beauftragen.
Es ist nicht möglich, nur eines der beiden Medien zu belegen. Der Akquisiteur hat dieses sicherzustellen. Es ist für die Inserenten ausgeschlossen, nur eines der beiden Medien zu belegen.
5.3. Die Aktualisierung der Gastgebereinträge für die Internetdatenbank ist bis 15. November erines jeden Jahres abzuschließen.
5.4. Das OstseeFerienLand sichert dem Herausgeber/Konzessionsnehmer die Darstellung der gebuchten Gastgebereinträge auf den Internetseiten der Orte www.dahme.com, www.groemitz.de, www.kellenhusen.de, www.gemeinde-grube.de und www.lensahn.de sowie der gemeinsamen Internetseite www.ostseeferienland.de bis zum 31.12. eines jeden Jahren zu. Somit wird der Leistungsverpflichtung des Konzessionsnehmers gegenüber der Vermieterschaft Rechnung getragen.
6. Finanzen
6.1. Bezüglich der den Orten des OstseeFerienLandes zustehenden „Gestattungsgebühr“ verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Vorlage einer rechtsverbindlich einlösbaren „Sicherheit“, wie z. B. einer Ausfallbürgschaft bzw. Erfüllungsbürgschaft in Höhe des Gesamtkostenvolumens des Projektes.
Interessenten geben ihr Angebot in Form eines Kurzkonzeptes inklusive aller oben geforderten Nachweise zur Übernahme der angebotenen Dienstleistungskonzession der Orte des OstseeFerienLandes bis zur genannten Frist schriftlich an die koordinierende Stelle:
Tourismus-Service Grömitz
Janina Kononov
Neuer Markt 1
23743 Grömitz.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-05-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-04-03.

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