Dokumentenmanagementsystem
In der Stadtverwaltung Königswinter wird an insgesamt sieben verschiedenen Standorten, mit circa 300 Clients gearbeitet. Mit der Einführung eines DMS soll daher insbesondere der zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente und Akten möglich sein, um aufwendige Botengänge zu verringern bzw. einzusparen.
Darüber hinaus ist es der Stadt Königswinter wichtig, dass die redundante Erfassung und Verwaltung von Informationen mit Hilfe eines DMS verringert wird. Unnötige Speicherplatz- und Lagerungskosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten (z.B. in Aktenschränken und Hängeregistraturen, auf den E-Mail-Servern
oder auf Bereichs- und Benutzerlaufwerken) entstehen, soll es zukünftig nicht mehr geben.
Weiterhin sind die fachübergreifende Informationsverfügbarkeit, die Verringerung von Recherche- und Suchzeiten und die Sicherstellung von gesetzlichen Anforderungen wichtige Ziele.
Aber auch die nachfolgenden Aspekte sollen mit Hilfe der Einführung eines DMS erreicht werden:
— Integration von Fachverfahren;
— Erhöhung wertsteigender Bearbeitungszeit;
— Etablierung standardisierter Prozesse;
— Treffen von schnellen Entscheidungen;
— Strukturierte Terminüberwachung;
— Revisionssicherheit und Datenschutzsicherheit.
In einem ersten Schritt wurden zwei Pilotbereiche für die Einführung des DMS ausgewählt. Es handelt sich um die Bereiche Jugendamt sowie Organisation und IT. Im weiteren Verlauf sollen in den nächsten vier Jahre rund 225 Beschäftigte mit dem DMS arbeiten.
Das vorliegende Vergabeverfahren dient der Beschaffung der notwendigen DMS-Softwarelizenzen inkl. Pflege sowie Dienstleistungen für Konzeption, Konfiguration, Entwicklung und Schulungen.
Die Vertragslaufzeit liegt bei 48 Monaten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-01-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-11-06.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2014-11-06
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Auftragsbekanntmachung
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