Druck, Verpackung, Auslieferung von Prüfungsheften (Staatsexamina) bundesweit

Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) schreibt einen Rahmenvertrag zur Produktion von Prüfungsunterlagen aus. Im Rahmen der schriftlichen Staatsprüfungen ist das IMPP für die Fächer Medizin, Pharmazie und Psychotherapie in Bezug auf die Erstellung, Bereitstellung und Auswertung der Prüfungsunterlagen deutschlandweit zuständig. Der ausgeschriebene Rahmenvertrag umfasst die Druckproduktion, Konfektionierung und bundesweite Auslieferung der Prüfungsunterlagen. Darüber hinaus beinhaltet die Ausschreibung den Druck von Vorlagen (z. B. Zeugnisse, Bescheide, Antwortbelege…).
Die Produktion der Prüfungsunterlagen umfasst den Druck von Prüfungsheften. Für jeden Prüfungstag werden zwei Prüfungshefte (Auflage A und B) im Umfang von ca. 48-64 Seiten (Schwarz-Weiß + farbiger Umschlag) und optional eine farbige Bildbeilage (ca. 12-20 Seiten) produziert. Folgende Prüfungsabschnitte müssen hierbei berücksichtigt werden:
1. Erster Abschnitt Pharmazie (P1):
— Vier Prüfungstage (Acht Prüfungshefte aufgrund der zwei Auflagen),
— Eine Bildbeilage.
2. Erster Abschnitt Medizin (M1):
— Zwei Prüfungstage (Vier Prüfungshefte aufgrund der zwei Auflagen),
— Eine Bildbeilage.
3. Zweiter Abschnitt Medizin (M2):
— Drei Prüfungstage (Sechs Prüfungshefte aufgrund der zwei Auflagen),
— Drei Bildbeilagen.
4. Psychologische Psychotherapeuten (PP):
— Ein Prüfungstag (Ein Prüfungsheft – nur eine Auflage).
5. Kinder- und Jugendpsychotherapeuten (KJP):
— Ein Prüfungstag (Ein Prüfungsheft – nur eine Auflage).
Es finden für die o. g. Abschnitte zweimal im Jahr Prüfungen statt. Die beiden ersten Abschnitte Pharmazie und Medizin sowie die Prüfungen für Psychotherapeuten finden zeitgleich im März und August statt. Mit einem Abstand von ca. 4 Wochen findet der zweite Abschnitt Medizin statt (April/Oktober).Datenanlieferung.
Das IMPP stellt die Druckdaten als PDF Datei zur Verfügung. Die Anlieferung erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Die gesicherte Kommunikation muss in beide Richtungen (IMPP -> Druckerei -> IMPP) erfolgen können.
Die Druckerei stellt ein dokumentiertes Verfahren zur Verfügung. Dabei müssen die Art und der Grad der Sicherheit dokumentiert sein.
Die Datenanlieferung erfolgt ca. sechs Monate vor Druckbeginn.
Datenkontrolle:
Die Druckerei prüft die Druckdaten unverzüglich nach Eingang. Über die sichere Kommunikationsschnittstelle werden Prüfbericht und etwaige Anpassungsbedarfe dem IMPP zur Verfügung gestellt.
Die Druckerei erstellt anhand der Druckdaten einen Proof/Plot in der späteren Druckqualität. Der Proof/Plot wird durch das IMPP kontrolliert und freigegeben. Die gesamte Datenkontrolle wird protokolliert.
Produktion:
Die Produktion der Prüfungsunterlagen startet ca. 4-8 Wochen vor dem jeweiligen Prüfungstermin. Zu diesem Zeitpunkt teilt das IMPP der Druckerei die genaue Auflagenhöhe mit. Die Produktion unterliegt strengster Geheimhaltung. Alle Störungen während der Produktion sind vollständig zu dokumentieren und dem IMPP mitzuteilen. Dies kann in Form eines Druckprotokolls erfolgen (Prüfungsart, Zählerstände, Art der Störung, beteiligte Personen, ergriffene Maßnahmen). Die jeweilige Tagesproduktion, die Gesamtproduktion sowie nicht sofort vernichtete Makulatur müssen bis zum Versand einbruchssicher gelagert werden.
Konfektionierung:
Zum Zeitpunkt des Produktionsstartes stellt das IMPP einen Verteilungsschlüssel zur Verfügung. Die Prüfungsunterlagen werden auf die verschiedenen Landesprüfungsämter verteilt. Jedem Landesprüfungsamt sind mehrere Prüfungssäle zugeordnet. Für jeden Prüfungssaal werden gemäß Verteilliste die Prüfungsunterlagen inkl. Begleitschein verpackt und in Folie verschweißt. Die Pakete für die Prüfungssäle werden wiederum zu einer Lieferung an das zuständige Landesprüfungsamt zusammengefasst und eingeschweißt.
Auslieferung:
Die Druckerei bzw. die angeschlossene Spedition übernimmt die Auslieferung der Prüfungsunterlagen an die Landesprüfungsämter.
Notfallexamen:
Sollte der Einsatz eines Notfallexamens notwendig sein, so ist die Produktion von Prüfungsunterlagen innerhalb eines kurzen Zeitfensters (idealerweise ≤ 5 Werktage) notwendig. Auch bei der Produktion eines Notfallexamens gelten dieselben Anforderungen wie im regulären Examen (inkl. Konfektionierung und Auslieferung).

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-08-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-06-11.

Wer?

• • Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

Wie?

• • Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes › Druckereidienste
• • Dienstleistungen des Druckgewerbes › Dienstleistungen im Bereich Druck und Lieferung
• • Dienstleistungen des Druckgewerbes › Druckerei- und Verteilerdienste

Wo?

• • Deutschland