Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Bearbeitungssystems (eAkte)
Gegenstand der Ausschreibung ist die institutsweite Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements- und Bearbeitungssystems (eAkte) auf Basis des Ablage- und Archivsystems Ceyoniq nscale in der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB). Das Projekt umfasst sämtlichen Schriftwechsel (intern und extern) in Bezug auf das Förder- und Darlehensgeschäft der ILB sowie die diesbezüglichen Akten („Förderakten“). Die eAkte ist bis zum 31.12.2015 schrittweise in allen Struktureinheiten der ILB erfolgreich einzuführen. Im Wesentlichen sind folgende Leistungen zu erbringen:
— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,
— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,
— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,
— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,
— Konfiguration des nscale -Basissystems,
– Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,
– Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,
– Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen,
Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),
— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,
— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector, IBM Websphere,
— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,
— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,
— Testmanagement.
– Vorschläge für methodisches Vorgehen,
– Testkoordination.
— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,
— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern.
– Erstellung von Schulungsmaterial,
– Koordination und Durchführung von Schulungen.
— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,
— Begleitendes Change Management,
— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche Verwaltung gültigen Standard,
— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des Gesamtsystems abzurufen.
Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte Funktionalität des Systems.
Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:
— Lieferung von Hardware,
— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,
— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,
— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten,
— den Schriftwechsel und die Aktenführung der ILB bezüglich der Geschäftsfälle der ILB außerhalb ihres Förder- und Darlehensgeschäfts („Verwaltungsakten“).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-11-21.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-10-21.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-10-21
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Auftragsbekanntmachung
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