Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Bearbeitungssystems (eAkte)

InvestitionsBank des Landes Brandenburg

Gegenstand der Ausschreibung ist die institutsweite Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements- und Bearbeitungssystems (eAkte) auf Basis des Ablage- und Archivsystems Ceyoniq nscale in der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB). Das Projekt umfasst sämtlichen Schriftwechsel (intern und extern) und sämtliche Akten der ILB. Die eAkte ist bis zum 31.12.2015 schrittweise in allen Struktureinheiten der ILB erfolgreich einzuführen. Im Wesentlichen sind folgende Leistungen zu erbringen:
— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,
— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,
— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,
— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,
— Konfiguration des nscale -Basissystems,
— — Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,
— — Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,
— — Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen, Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),
— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,
— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector, IBM Websphere,
— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,
— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,
— Testmanagement,
— — Vorschläge für methodisches Vorgehen,
— — Testkoordination,
— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,
— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern,
— — Erstellung von Schulungsmaterial,
— — Koordination und Durchführung von Schulungen,
— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,
— Begleitendes Change Management,
— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche Verwaltung gültigen Standard,
— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des Gesamtsystems abzurufen.
Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte Funktionalität des Systems.
Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:
— Lieferung von Hardware,
— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,
— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,
— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-03-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-01-29.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2014-01-29 Auftragsbekanntmachung
2014-02-06 Ergänzende Angaben
2014-09-16 Ergänzende Angaben
Auftragsbekanntmachung (2014-01-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vertragliche Systemanalyse und Programmierung
Menge oder Umfang:
“Ca. 2 700 000.002 700 000”
Gesamtwert des Auftrags: 2 700 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Vertragliche Systemanalyse und Programmierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitionsbank des Landes Brandenburg
Postanschrift: Steinstr. 104-106
Postleitzahl: 14480
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.ilb.de 🌏
E-Mail: eakte@ilb.de 📧
Fax: +49 3316601555 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-01-29 📅
Einreichungsfrist: 2014-03-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 022-034455
ABl. S-Ausgabe: 22
Zusätzliche Informationen

“Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Bewerber sind zunächst auf der Grundlage dieser Bekanntmachung...”    Mehr anzeigen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Ausschreibung ist die institutsweite Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements- und Bearbeitungssystems (eAkte) auf Basis des...”    Mehr anzeigen

“— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,”
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“— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,”

“— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,”

“— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,”

“— Konfiguration des nscale -Basissystems,”

“— — Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,”

“— — Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,”

“— — Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen, Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),”

“— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,”

“— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector,...”    Mehr anzeigen

“— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,”

“— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,”

“— Testmanagement,”

“— — Vorschläge für methodisches Vorgehen,”

“— — Testkoordination,”

“— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,”

“— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern,”

“— — Erstellung von Schulungsmaterial,”

“— — Koordination und Durchführung von Schulungen,”

“— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,”

“— Begleitendes Change Management,”

“— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche...”    Mehr anzeigen

“— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des...”    Mehr anzeigen

“Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte...”    Mehr anzeigen

“Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:”

“— Lieferung von Hardware,”

“— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,”

“— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,”

“— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten.”
Menge oder Umfang:
“Ca. 2 700 000.00”
Beschreibung der Optionen:
“Siehe II.1.5.”
Referenznummer: ILB-Verg-eAkte

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Hinweise:”

“— Für die nachfolgend unter III.2.1 bis III.2.3 angeführten Anlagen und Nachweise übergibt der Auftraggeber keine Formblätter. Die Anlagen sind in...”    Mehr anzeigen
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“— Soweit unter III.2.1 bis III.2.3 lediglich Angaben/Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich die Vergabestelle das Recht vor, zur Behebung von...”    Mehr anzeigen

“— Bei Bewerbergemeinschaften sind die unter III.2.1 bis III.2.3 geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, deren vorgesehener Leistungsbereich...”    Mehr anzeigen

“Folgende Erklärungen/Nachweise sind mit der Bewerbung zu erbringen:”

“— — Vollständiger und unterschriebener Antrag mit unterzeichneten Erklärungen (siehe auch Ziffer VI.3 – Zusätzliche Angaben).”

“— — Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angaben zur Unternehmensorganisation, zum Leistungsspektrum und den Schwerpunkten der Geschäftstätigkeit...”    Mehr anzeigen

“— — Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bewerbers.”

“— — Eigenerklärung, dass beim Bewerber keine Ausschlussgründe gemäß § 6 EG Abs. 4 VOL/A und gemäß § 6 EG Abs. 6 VOL/A vorliegen.”

“— — ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung nach III.1.3.”

“— — ggf. Verpflichtungserklärung Dritter (s.o.).”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
“Eigenerklärung zum Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.”

“Eigenerklärung zum Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu erbringenden Leistungen in diesem...”    Mehr anzeigen
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“Jahresabschlüsse für die letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahre (2011 und 2012) sowie geeigneter Nachweis für das laufende Geschäftsjahr (z. B. aktuelle BWA).”    Mehr anzeigen

“Nachweis über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit Versicherungssummen, wie in III.1.1 beziffert. Sollten die Versicherungssummen niedriger als...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Eine Beschreibung des vorgesehenen Projektteams unterteilt in „Projektleitung und -management“, „Systemdesign“ und „Umsetzung“ einschließlich Übersendung...”    Mehr anzeigen

“Angaben zur grundsätzlichen personellen Ausstattung beim Bewerber/der Bewerbergemeinschaft, insbesondere Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen...”    Mehr anzeigen
Mindeststandards:
“Mindeststandard sind Erfahrungen und Referenzen in:”

“— nscale-Beratung (Anforderungsanalyse, Erstellung fachlicher Konzepte, Anforderungsmanagement),”
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“— nscale-Entwicklung (nscale Cockpit, nscale Advanced Connector),”

“— nscale-Anwendungsbetreuung,”

“— Entwicklung- und Administration Kofax Capture,”

“— Projektmanagement und Projektleitung.”

“Als Nachweis hierüber sind jeweils mindestens 2 Referenzen mit Darstellung des Auftragsinhalts unter Nennung der Auftraggeber sowie eines Ansprechpartners...”    Mehr anzeigen

“Die Bewerber müssen über verantwortliche Erfahrungen in der Begleitung von eAkte-Projekten bei Kreditinstituten sowie bei der öffentlichen Verwaltung...”    Mehr anzeigen

“Außerdem werden nur Bewerber mit einer Zertifizierung des Qualitätsmanagements (ISO) sowie mit einem nscale-Partner-Level von mindestens „Ceyoniq Certified...”    Mehr anzeigen
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
“Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber mit Vertragsschluss eine gültige Haftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 4 Mio. EUR für...”    Mehr anzeigen
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Die Zahlungsbedingungen werden Bestandteil des noch zu verhandelnden Werkvertrages sein.”
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluß und die Durchführung des Vertrags. Bewerbergemeinschaften...”    Mehr anzeigen
Sonstige besondere Bedingungen:
“Die Anforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz müssen beachtet werden.”
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 01
Höchstzahl der Bewerber: 05
Objective criteria for selection:
“Die Vergabestelle prüft zunächst die Teilnahmeanträge auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf vergaberechtliche Ausschlussgründe. Bei den nach...”    Mehr anzeigen
Languages
Language: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: jens.mueller@ilb.de
Internetadresse: www.ilb.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-05-15 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Reference number attributed by the contracting authority: ILB-Verg-eAkte
Zusätzliche Informationen

“Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt.”

“Die Bewerber sind zunächst auf der Grundlage dieser Bekanntmachung zur Einreichung ihrer Teilnahmeanträge aufgefordert (1. Stufe). Die nach III.2.1 bis...”    Mehr anzeigen
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“Die ausgewählten Bewerber erhalten von der Vergabestelle dann die Vergabeunterlagen per E-Mail und Post zugeschickt (2. Stufe).”

“Anfragen sind frühzeitig und ausschließlich schriftlich – per Telefax oder per E-Mail – an die unter I.1 genannte Kontaktstelle zu richten.”

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@mwe.brandenburg.de 📧
Telefon: +49 3318661617 📞
Internetadresse: http://mwe.brandenburg.de 🌏
Fax: +49 3318661652 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013 (BGBl. I.S. 1750, zuletzt...”    Mehr anzeigen

“1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen die Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,”    Mehr anzeigen
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“2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten...”    Mehr anzeigen

“3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten...”    Mehr anzeigen

“4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.”

“Nach § 107 GWB ist demnach ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn er nicht fristgerecht nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2014/S 022-034455 (2014-01-29)
Ergänzende Angaben (2014-02-06)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-02-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 029-046583
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 22-034455
ABl. S-Ausgabe: 29
Quelle: OJS 2014/S 029-046583 (2014-02-06)
Ergänzende Angaben (2014-09-16)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 179-316235
ABl. S-Ausgabe: 179
Quelle: OJS 2014/S 179-316235 (2014-09-16)