Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Bearbeitungssystems (eAkte)

InvestitionsBank des Landes Brandenburg

Gegenstand der Ausschreibung ist die institutsweite Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements- und Bearbeitungssystems (eAkte) auf Basis des Ablage- und Archivsystems Ceyoniq nscale in der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB). Das Projekt umfasst sämtlichen Schriftwechsel (intern und extern) und sämtliche Akten der ILB. Die eAkte ist bis zum 31.12.2015 schrittweise in allen Struktureinheiten der ILB erfolgreich einzuführen. Im Wesentlichen sind folgende Leistungen zu erbringen:
— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,
— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,
— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,
— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,
— Konfiguration des nscale -Basissystems,
— — Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,
— — Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,
— — Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen, Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),
— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,
— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector, IBM Websphere,
— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,
— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,
— Testmanagement,
— — Vorschläge für methodisches Vorgehen,
— — Testkoordination,
— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,
— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern,
— — Erstellung von Schulungsmaterial,
— — Koordination und Durchführung von Schulungen,
— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,
— Begleitendes Change Management,
— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche Verwaltung gültigen Standard,
— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des Gesamtsystems abzurufen.
Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte Funktionalität des Systems.
Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:
— Lieferung von Hardware,
— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,
— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,
— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-03-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-01-29.

Wer?

• InvestitionsBank des Landes Brandenburg

Wie?

• Systemanalyse und Programmierung › Vertragliche Systemanalyse und Programmierung

Wo?

• Deutschland › Brandenburg
• Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-01-29	Auftragsbekanntmachung
2014-02-06	Ergänzende Angaben
2014-09-16	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2014-01-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vertragliche Systemanalyse und Programmierung
Menge oder Umfang: Ca. 2 700 000.002 700 000
Gesamtwert des Auftrags: 2 700 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Vertragliche Systemanalyse und Programmierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitionsbank des Landes Brandenburg
Postanschrift: Steinstr. 104-106
Postleitzahl: 14480
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.ilb.de 🌏
E-Mail: eakte@ilb.de 📧
Fax: +49 3316601555 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-01-29 📅
Einreichungsfrist: 2014-03-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 022-034455
ABl. S-Ausgabe: 22
Zusätzliche Informationen

Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Bewerber sind zunächst auf der Grundlage dieser Bekanntmachung zur Einreichung ihrer Teilnahmeanträge aufgefordert (1. Stufe). Die nach III.2.1 bis III.2.3 vorzulegenden Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist in schriftlicher Form unmittelbar dem Auftraggeber (siehe Abschnitt 1) vorzulegen, sofern sie nicht als erst auf Anforderung vorzulegen benannt sind. Die Teilnahmeanträge sind unterschrieben nebst Anlagen in einem verschlossenen Umschlag mit entsprechender Kennzeichnung beim Auftraggeber auf dem Postweg oder direkt einzureichen. Es werden maximal 5 Bewerber aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die ausgewählten Bewerber erhalten von der Vergabestelle dann die Vergabeunterlagen per E-Mail und Post zugeschickt (2. Stufe). Anfragen sind frühzeitig und ausschließlich schriftlich – per Telefax oder per E-Mail – an die unter I.1 genannte Kontaktstelle zu richten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,

— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,

— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,

— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,

— Konfiguration des nscale -Basissystems,

— — Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,

— — Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,

— — Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen, Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),

— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,

— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector, IBM Websphere,

— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,

— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,

— Testmanagement,

— — Vorschläge für methodisches Vorgehen,

— — Testkoordination,

— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,

— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern,

— — Erstellung von Schulungsmaterial,

— — Koordination und Durchführung von Schulungen,

— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,

— Begleitendes Change Management,

— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche Verwaltung gültigen Standard,

— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des Gesamtsystems abzurufen.

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte Funktionalität des Systems.

Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:

— Lieferung von Hardware,

— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,

— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,

— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten.

Menge oder Umfang: Ca. 2 700 000.00
Beschreibung der Optionen: Siehe II.1.5.
Referenznummer: ILB-Verg-eAkte

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Hinweise:

— Für die nachfolgend unter III.2.1 bis III.2.3 angeführten Anlagen und Nachweise übergibt der Auftraggeber keine Formblätter. Die Anlagen sind in entsprechender Reihenfolge dem Antrag formlos beizufügen.

— Soweit unter III.2.1 bis III.2.3 lediglich Angaben/Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich die Vergabestelle das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln auch nach dem Teilnahmewettbewerb entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise im Original oder als Kopie nachzufordern. Eingereichte Nachweise müssen gültig und aktuell sein (bei Ablauf der Teilnahmeantragsfrist nicht älter als 1 Jahr, soweit aus Inhalt und Zweck des Nachweises nichts anderes folgt, z. B. Prüfungszeugnisse).

— Bei Bewerbergemeinschaften sind die unter III.2.1 bis III.2.3 geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, deren vorgesehener Leistungsbereich von der jeweiligen Anforderung betroffen ist, die Aufteilung der Leistungsbereiche ist anzugeben. Will ein Bewerber – auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft sich auf die Leistungsfähigkeit Dritter berufen, z. B: Nachunternehmer, Gesellschafter etc., so ist der Nachweis zu führen, dass dem Bewerber die Leistungsfähigkeit des Dritten zur Verfügung steht, z. B. durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Dritten; in diesem Fall sind auch für den Dritten die für Bewerber erforderlichen Erklärungen bzw. Nachweise vorzulegen. Alle Erklärungen und Nachweise, egal ob vom Bewerber, Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft oder Dritter, müssen in jedem Fall die vg. wesentlichen Leistungsbereiche abdecken.

Folgende Erklärungen/Nachweise sind mit der Bewerbung zu erbringen:

— — Vollständiger und unterschriebener Antrag mit unterzeichneten Erklärungen (siehe auch Ziffer VI.3 – Zusätzliche Angaben).

— — Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angaben zur Unternehmensorganisation, zum Leistungsspektrum und den Schwerpunkten der Geschäftstätigkeit (Bieterdarstellung).

— — Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bewerbers.

— — Eigenerklärung, dass beim Bewerber keine Ausschlussgründe gemäß § 6 EG Abs. 4 VOL/A und gemäß § 6 EG Abs. 6 VOL/A vorliegen.

— — ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung nach III.1.3.

— — ggf. Verpflichtungserklärung Dritter (s.o.).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Eigenerklärung zum Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Eigenerklärung zum Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu erbringenden Leistungen in diesem Ausschreibungsverfahren vergleichbar sind.

Jahresabschlüsse für die letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahre (2011 und 2012) sowie geeigneter Nachweis für das laufende Geschäftsjahr (z. B. aktuelle BWA).

Nachweis über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit Versicherungssummen, wie in III.1.1 beziffert. Sollten die Versicherungssummen niedriger als in III.1.1 ausgeführt sein, so ist eine Bereitstellungserklärung der Versicherung über die verlangten Versicherungssummen vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eine Beschreibung des vorgesehenen Projektteams unterteilt in „Projektleitung und -management“, „Systemdesign“ und „Umsetzung“ einschließlich Übersendung der Lebensläufe, aus denen die Qualifikation und die beruflichen Erfahrungen der Mitarbeiter hervorgehen.

Angaben zur grundsätzlichen personellen Ausstattung beim Bewerber/der Bewerbergemeinschaft, insbesondere Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich beschäftigten Kräfte, gegliedert nach beruflicher Qualifikation.

Mindeststandards:

Mindeststandard sind Erfahrungen und Referenzen in:

— nscale-Beratung (Anforderungsanalyse, Erstellung fachlicher Konzepte, Anforderungsmanagement),

— nscale-Entwicklung (nscale Cockpit, nscale Advanced Connector),

— nscale-Anwendungsbetreuung,

— Entwicklung- und Administration Kofax Capture,

— Projektmanagement und Projektleitung.

Als Nachweis hierüber sind jeweils mindestens 2 Referenzen mit Darstellung des Auftragsinhalts unter Nennung der Auftraggeber sowie eines Ansprechpartners des Auftraggebers, der jeweiligen Auftragssumme und Auftragsdauer und Beschreibung des eingesetzten Personals vorzulegen.

Die Bewerber müssen über verantwortliche Erfahrungen in der Begleitung von eAkte-Projekten bei Kreditinstituten sowie bei der öffentlichen Verwaltung verfügen (nicht zwingend mit Ceyoniq nscale). Als Nachweis hierüber ist mindestens eine Referenz mit Darstellung des Auftragsinhalts unter Nennung des/der Auftraggeber/s sowie eines Ansprechpartners des Auftraggebers, der jeweiligen Auftragssumme und Auftragsdauer und Beschreibung des eingesetzten Personals vorzulegen.

Außerdem werden nur Bewerber mit einer Zertifizierung des Qualitätsmanagements (ISO) sowie mit einem nscale-Partner-Level von mindestens „Ceyoniq Certified Partner“ berücksichtigt. Hierüber ist eine Eigenerklärung vorzulegen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber mit Vertragsschluss eine gültige Haftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 4 Mio. EUR für Personenschäden sowie für Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Diese Versicherungssummen müssen mindestens für 2 Haftungsfälle im Jahr zur Verfügung stehen (2-fache Maximierung).

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Zahlungsbedingungen werden Bestandteil des noch zu verhandelnden Werkvertrages sein.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluß und die Durchführung des Vertrags. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der bevollmächtigte Vertreter aufgezeigt ist, der die Mitglieder gegenüber der Vergabestelle rechtsverbindlich vertritt. Mehrfachbenennungen einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffener Bewerbergemeinschaften im weiteren Verfahren. Die nachträgliche Bildung von Bewerbergemeinschaften ist unzulässig.

Sonstige besondere Bedingungen:

Die Anforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz müssen beachtet werden.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 01
Höchstzahl der Bewerber: 05
Objektive Auswahlkriterien:

Die Vergabestelle prüft zunächst die Teilnahmeanträge auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf vergaberechtliche Ausschlussgründe. Bei den nach dieser Prüfung verbleibenden Bewerbern wird in einem zweiten Schritt geprüft, ob sie die unter III.2.3 aufgeführten Mindeststandards (Mindestbedingungen) erfüllen. Bewerber, die diese nicht erfüllen, scheiden aus. Unter den dann noch verbleibenden Bewerbern findet eine Bewertung in der Weise statt, dass die Vergabestelle aus der Gesamtheit aller Angaben und Unterlagen des Bewerbers bewertet, ob sie den Bewerber für fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig hält. Bewerben sich mehr als 5 geeignete Unternehmen, so erfolgt die Auswahl von 5 geeigneten Bewerbern unter Verwendung sämtlicher in Nummer III.2.1 bis III.2.3 verlangter Angaben.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: jens.mueller@ilb.de
Internetadresse: www.ilb.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-05-15 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: ILB-Verg-eAkte
Zusätzliche Informationen

Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt.

Die Bewerber sind zunächst auf der Grundlage dieser Bekanntmachung zur Einreichung ihrer Teilnahmeanträge aufgefordert (1. Stufe). Die nach III.2.1 bis III.2.3 vorzulegenden Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist in schriftlicher Form unmittelbar dem Auftraggeber (siehe Abschnitt 1) vorzulegen, sofern sie nicht als erst auf Anforderung vorzulegen benannt sind. Die Teilnahmeanträge sind unterschrieben nebst Anlagen in einem verschlossenen Umschlag mit entsprechender Kennzeichnung beim Auftraggeber auf dem Postweg oder direkt einzureichen. Es werden maximal 5 Bewerber aufgefordert, ein Angebot abzugeben.

Die ausgewählten Bewerber erhalten von der Vergabestelle dann die Vergabeunterlagen per E-Mail und Post zugeschickt (2. Stufe).

Anfragen sind frühzeitig und ausschließlich schriftlich – per Telefax oder per E-Mail – an die unter I.1 genannte Kontaktstelle zu richten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@mwe.brandenburg.de 📧
Telefon: +49 3318661617 📞
Internetadresse: http://mwe.brandenburg.de 🌏
Fax: +49 3318661652 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013 (BGBl. I.S. 1750, zuletzt geändert durch Art. 2 Abs. 78 des Gesetzes vom 7.8.2013 (BGBl. I.S. 3154) Anwendung. Hiernach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen die Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Fristen zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Fristen zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Nach § 107 GWB ist demnach ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn er nicht fristgerecht nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingelegt wird. Unverzüglich i.S.v. § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB wird eine Rüge nur dann erhoben, wenn sie spätestens 7 Tage nach Kenntnis des Vergaberechtsverstoßes bei der Vergabestelle eingeht. Die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach § 107 Abs. 3 GWB sind zwingend zu beachten.

Quelle: OJS 2014/S 022-034455 (2014-01-29)

Ergänzende Angaben (2014-02-06)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-02-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 029-046583
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 22-034455
ABl. S-Ausgabe: 29
Quelle: OJS 2014/S 029-046583 (2014-02-06)

Ergänzende Angaben (2014-09-16)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 179-316235
ABl. S-Ausgabe: 179
Quelle: OJS 2014/S 179-316235 (2014-09-16)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Softwareprogrammierung und -beratung (>20)

Systemanalyse und Programmierung (3)