Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagement- und Bearbeitungssystems (eAkte)
InvestitionsBank des Landes Brandenburg
Gegenstand der Ausschreibung ist die institutsweite Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements- und Bearbeitungssystems (eAkte) auf Basis des Ablage- und Archivsystems Ceyoniq nscale in der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB). Das Projekt umfasst sämtlichen Schriftwechsel (intern und extern) und sämtliche Akten der ILB. Die eAkte ist bis zum 31.12.2015 schrittweise in allen Struktureinheiten der ILB erfolgreich einzuführen. Im Wesentlichen sind folgende Leistungen zu erbringen:
— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,
— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,
— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,
— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,
— Konfiguration des nscale -Basissystems,
— — Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,
— — Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,
— — Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen, Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),
— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,
— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector, IBM Websphere,
— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,
— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,
— Testmanagement,
— — Vorschläge für methodisches Vorgehen,
— — Testkoordination,
— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,
— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern,
— — Erstellung von Schulungsmaterial,
— — Koordination und Durchführung von Schulungen,
— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,
— Begleitendes Change Management,
— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche Verwaltung gültigen Standard,
— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des Gesamtsystems abzurufen.
Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte Funktionalität des Systems.
Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:
— Lieferung von Hardware,
— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,
— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,
— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten.
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-03-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-01-29.
Wer? Wie? Wo?| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2014-01-29 | Auftragsbekanntmachung |
| 2014-02-06 | Ergänzende Angaben |
| 2014-09-16 | Ergänzende Angaben |
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vertragliche Systemanalyse und Programmierung
Menge oder Umfang:
“Ca. 2 700 000.002 700 000”
Gesamtwert des Auftrags: 2 700 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Vertragliche Systemanalyse und Programmierung 📦
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitionsbank des Landes Brandenburg
Postanschrift: Steinstr. 104-106
Postleitzahl: 14480
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.ilb.de 🌏
E-Mail: eakte@ilb.de 📧
Fax: +49 3316601555 📠
Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-01-29 📅
Einreichungsfrist: 2014-03-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 022-034455
ABl. S-Ausgabe: 22
Zusätzliche Informationen
“Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Bewerber sind zunächst auf der Grundlage dieser Bekanntmachung...”
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Ausschreibung ist die institutsweite Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements- und Bearbeitungssystems (eAkte) auf Basis des...”
“— Gesamtprojektleitung und -management nach etablierter Methodik,”
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“— Funktionale Anforderungsaufnahme, Prozessberatung und -design, Entwickeln eines Daten- und Ablagemodells unter Weiterentwicklung des ILB-Bebauungsplans,”
“— Ableitung des notwendigen Systemdesigns,”
“— Erweitern und Anpassen der bestehenden Kofax Capture Infrastruktur,”
“— Konfiguration des nscale -Basissystems,”
“— — Konzeption und Realisierung von Aktenstrukturen,”
“— — Konzeption und Realisierung von Postkorbstrukturen,”
“— — Konzepton und Realisierung von Gestaltungselementen, Berechtigungen, Workflows und erweiterten Funktionen (Volltext, Rendition u. a.),”
“— Programmierung ggf. benötigter Funktionalitäten, die nicht im Standard von nscale vorhanden sind,”
“— Design und Aufbau von Schnittstellen auf Seiten nscale zu relevanten IT-Systemen mit Hilfe von nscale API, nscale Pipeliner, nscale Xternale Connector,...”
“— Identifikation des Ausbaubedarfs der vorhandenen Infrastruktur und Empfehlungen,”
“— Erstellung der System- und Anwenderdokumentation,”
“— Testmanagement,”
“— — Vorschläge für methodisches Vorgehen,”
“— — Testkoordination,”
“— Planung und Koordination der sukzessiven Einführung der eAkte in den Struktureinheiten/Referaten,”
“— Schulung von Poststelle, Sachbearbeitern und KeyUsern,”
“— — Erstellung von Schulungsmaterial,”
“— — Koordination und Durchführung von Schulungen,”
“— Begleitung der Produktivsetzung und Unterstützung bei der Anwendungsbetreuung in der Anlaufphase,”
“— Begleitendes Change Management,”
“— Sicherstellung und Bereitstellung notwendiger Ergebnisse für eine Zertifizierung des Gesamtsystems nach einem für Kreditinstitute und die öffentliche...”
“— die Vergabestelle behält sich vor, während der angegebenen Vertragslaufzeit optional zusätzliche Leistungen zur Weiterentwicklung und Konsolidierung des...”
“Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen eines Werkvertrages die Erfolgsverantwortung für die termingerechte Betriebsbereitschaft und die vereinbarte...”
“Nicht erbringen muss der Auftragnehmer:”
“— Lieferung von Hardware,”
“— Anpassen der übrigen technischen Infrastuktur,”
“— Einräumung von Lizenzen und Nutzungsrechten, soweit sie nicht eigene Entwicklungen im Rahmen des Projekts betreffen,”
“— Scannen von Dokumenten aus Bestandsakten.”
“Ca. 2 700 000.00”
Beschreibung der Optionen:
“Siehe II.1.5.”
Referenznummer: ILB-Verg-eAkte
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Hinweise:”
“— Für die nachfolgend unter III.2.1 bis III.2.3 angeführten Anlagen und Nachweise übergibt der Auftraggeber keine Formblätter. Die Anlagen sind in...”
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“— Soweit unter III.2.1 bis III.2.3 lediglich Angaben/Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich die Vergabestelle das Recht vor, zur Behebung von...”
“— Bei Bewerbergemeinschaften sind die unter III.2.1 bis III.2.3 geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, deren vorgesehener Leistungsbereich...”
“Folgende Erklärungen/Nachweise sind mit der Bewerbung zu erbringen:”
“— — Vollständiger und unterschriebener Antrag mit unterzeichneten Erklärungen (siehe auch Ziffer VI.3 – Zusätzliche Angaben).”
“— — Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angaben zur Unternehmensorganisation, zum Leistungsspektrum und den Schwerpunkten der Geschäftstätigkeit...”
“— — Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bewerbers.”
“— — Eigenerklärung, dass beim Bewerber keine Ausschlussgründe gemäß § 6 EG Abs. 4 VOL/A und gemäß § 6 EG Abs. 6 VOL/A vorliegen.”
“— — ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung nach III.1.3.”
“— — ggf. Verpflichtungserklärung Dritter (s.o.).”
“Eigenerklärung zum Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.”
“Eigenerklärung zum Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu erbringenden Leistungen in diesem...”
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“Jahresabschlüsse für die letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahre (2011 und 2012) sowie geeigneter Nachweis für das laufende Geschäftsjahr (z. B. aktuelle BWA).”
“Nachweis über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit Versicherungssummen, wie in III.1.1 beziffert. Sollten die Versicherungssummen niedriger als...”
“Eine Beschreibung des vorgesehenen Projektteams unterteilt in „Projektleitung und -management“, „Systemdesign“ und „Umsetzung“ einschließlich Übersendung...”
“Angaben zur grundsätzlichen personellen Ausstattung beim Bewerber/der Bewerbergemeinschaft, insbesondere Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen...”
Mindeststandards:
“Mindeststandard sind Erfahrungen und Referenzen in:”
“— nscale-Beratung (Anforderungsanalyse, Erstellung fachlicher Konzepte, Anforderungsmanagement),”
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“— nscale-Entwicklung (nscale Cockpit, nscale Advanced Connector),”
“— nscale-Anwendungsbetreuung,”
“— Entwicklung- und Administration Kofax Capture,”
“— Projektmanagement und Projektleitung.”
“Als Nachweis hierüber sind jeweils mindestens 2 Referenzen mit Darstellung des Auftragsinhalts unter Nennung der Auftraggeber sowie eines Ansprechpartners...”
“Die Bewerber müssen über verantwortliche Erfahrungen in der Begleitung von eAkte-Projekten bei Kreditinstituten sowie bei der öffentlichen Verwaltung...”
“Außerdem werden nur Bewerber mit einer Zertifizierung des Qualitätsmanagements (ISO) sowie mit einem nscale-Partner-Level von mindestens „Ceyoniq Certified...”
Geforderte Kautionen und Garantien:
“Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber mit Vertragsschluss eine gültige Haftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 4 Mio. EUR für...”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Die Zahlungsbedingungen werden Bestandteil des noch zu verhandelnden Werkvertrages sein.”
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluß und die Durchführung des Vertrags. Bewerbergemeinschaften...”
Sonstige besondere Bedingungen:
“Die Anforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz müssen beachtet werden.”
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅
Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 01
Höchstzahl der Bewerber: 05
Objective criteria for selection:
“Die Vergabestelle prüft zunächst die Teilnahmeanträge auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf vergaberechtliche Ausschlussgründe. Bei den nach...”
Languages
Language: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: jens.mueller@ilb.de
Internetadresse: www.ilb.de 🌏
Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-05-15 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Reference number attributed by the contracting authority: ILB-Verg-eAkte
Zusätzliche Informationen
“Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt.”
“Die Bewerber sind zunächst auf der Grundlage dieser Bekanntmachung zur Einreichung ihrer Teilnahmeanträge aufgefordert (1. Stufe). Die nach III.2.1 bis...”
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“Die ausgewählten Bewerber erhalten von der Vergabestelle dann die Vergabeunterlagen per E-Mail und Post zugeschickt (2. Stufe).”
“Anfragen sind frühzeitig und ausschließlich schriftlich – per Telefax oder per E-Mail – an die unter I.1 genannte Kontaktstelle zu richten.”
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@mwe.brandenburg.de 📧
Telefon: +49 3318661617 📞
Internetadresse: http://mwe.brandenburg.de 🌏
Fax: +49 3318661652 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013 (BGBl. I.S. 1750, zuletzt...”
“1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen die Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,”
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“2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten...”
“3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten...”
“4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.”
“Nach § 107 GWB ist demnach ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn er nicht fristgerecht nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht...”
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-02-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 029-046583
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 22-034455
ABl. S-Ausgabe: 29
Quelle: OJS 2014/S 029-046583 (2014-02-06)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 179-316235
ABl. S-Ausgabe: 179
Quelle: OJS 2014/S 179-316235 (2014-09-16)
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