Einführung eines unternehmensweiten Dokumenten Management Systems für die Rostocker Straßenbahn AG
Die RSAG erwartet vom Bieter, Lieferung und Implementierung eines revisionssicheren unternehmensweiten Dokumenten-managementsystems DMS nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bzw. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). Die DMS-Software sollte zertifiziert sein. Es sollte eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern in der Entwicklung und für die Projektumsetzung zur Verfügung stehen. Weiterhin erwartet die RSAG vom Bieter, alle Leistungen aus einer Hand (Lizenzen, Softwareinstallation, Einführung, Customizing, Programmierung – falls Anpassungen notwendig, Schulung und Support). Die RSAG beabsichtigt innerhalb von ca. 2 Jahren die unternehmensweite Einführung eines DMS ausgehend von den folgenden vier Schwerpunktbereichen:
— Digitale Kunden- und Vorgangsakte für ca. 30 000 Kunden (Abteilung Marketing/Vertrieb),
— Digitale Technische Dokumentation und Betriebsleiterbüro (Abteilungen Technischer Service und Betriebsanlagen sowie Instandhaltung Fahrzeuge),
— Digitale Personalakte mit ca. 700 Personalakten (Abteilung Personalwirtschaft),
— Automatisierter Rechnungsdurchlauf für ca. 8 800 Rechnungen p. a. (Abteilung Finanzen und Controlling).
Im Zusammenhang mit diesen Funktionspaketen sind führende IT-Systeme in das DMS zu integrieren:
— Digitale Kunden- und Vorgangsakte – Patris Office (Lufthansa Systems GmbH (Oracle DB), Schnittstelle ist vom Bieter abzustimmen und zu spezifizieren,
— Digitale Personalakte – SAP HR (Oracle DB), SAP zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink nach Spezifikation BC-AL 6.40 oder aktueller gefordert),
— Automatisierter Rechnungsdurchlauf – SAP – FI/MM (Oracle DB), SAP zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink nach Spezifikation BC-AL 6.40 oder aktueller gefordert),
— Techn. Dokumentation und Betriebsleiterbüro – Instandhaltungssoftware FAKOS der IGF Chemnitz (Access DB), Schnittstelle ist vom Bieter abzustimmen und zu spezifizieren, MS Office Dokumente.
Im Mittelpunkt der DMS-Einführung stehen Prozesse und Funktionalitäten, die unternehmensweit einsetzbar sind.
1. Digitale Abteilungs- und Themenakte.
2. Dokumenteneingang, Dokumentenausgang.
3. Themenkorbbearbeitung.
4. Digitaler Sitzungs- und Terminmanager.
5. Ad-hoc-Workflows und Regelbasierte Workflows.
6. Dokumentenzugriff und Auswertungen.
7. Elektronische Archivierung zur Entlastung führender Systeme.
8. Berechtigungskonzept.
9. Mobiler Zugriff.
Ggf. sind Funktionalität und Archivbestand der vorhandenen E-Mailarchivierung/Vertragsmanagement –(Produkte der EASY Software AG) zu migrieren.
Die RSAG erwartet vom Bieter:
— prägnante, aussagefähige, verbale Darstellungen (max. 10 Seiten), aus denen hervorgeht, wie der Bieter die zukünftigen Prozesse zu den geforderten Leistungen mit Hilfe der angebotenen Lösungen und Systeme umsetzen würde. Diese Darstellungen sollten mindestens die angesprochenen Funktionspakete und gut übertragbare Basisfunktionen (inkl. E-Mailarchivierung und Vertragsmanagement) umfassen. Ergänzend werden grafische Darstellungen inkl. Erläuterungen erwartet, die umfassend das technische Zusammenspiel der einzelnen angebotenen Systembestandteile für die Realisierung der geforderten Funktionalitäten aufzeigen.
— Bereitstellung von Best Practice- oder Pilotlösungen für jedes Funktionspaket,
— Permanente Einbeziehung der Abteilungen für die Einführung der jeweiligen Funktionspakete,
— Iterative Erarbeitung eines Feinkonzeptes durch Workshops und Anpassung der Best Practice- oder Pilotlösung,
— Falls nur eine Auswahl von betroffenen Abteilungen in die iterative Erarbeitung des Feinkonzeptes einbezogen wird, erfolgt mindestens vor Freigabe des Feinkonzeptes eine praktische Vorführung am System und eine Einbeziehung von zukünftigen Key Usern der anderen Abteilungen.
— Eigenständiges Projektmanagement, Projektleitung.
Das System muss im Endausbau für max. 300 Nutzer zur Verfügung stehen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-11-12.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-10-23.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2014-10-23
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Auftragsbekanntmachung
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