Einführung eines unternehmensweiten Dokumenten Management Systems für die Rostocker Straßenbahn AG

Rostocker Straßenbahn AG

Die RSAG erwartet vom Bieter, Lieferung und Implementierung eines revisionssicheren unternehmensweiten Dokumenten-managementsystems DMS nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bzw. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). Die DMS-Software sollte zertifiziert sein. Es sollte eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern in der Entwicklung und für die Projektumsetzung zur Verfügung stehen. Weiterhin erwartet die RSAG vom Bieter, alle Leistungen aus einer Hand (Lizenzen, Softwareinstallation, Einführung, Customizing, Programmierung – falls Anpassungen notwendig, Schulung und Support). Die RSAG beabsichtigt innerhalb von ca. 2 Jahren die unternehmensweite Einführung eines DMS ausgehend von den folgenden vier Schwerpunktbereichen:
— Digitale Kunden- und Vorgangsakte für ca. 30 000 Kunden (Abteilung Marketing/Vertrieb),
— Digitale Technische Dokumentation und Betriebsleiterbüro (Abteilungen Technischer Service und Betriebsanlagen sowie Instandhaltung Fahrzeuge),
— Digitale Personalakte mit ca. 700 Personalakten (Abteilung Personalwirtschaft),
— Automatisierter Rechnungsdurchlauf für ca. 8 800 Rechnungen p. a. (Abteilung Finanzen und Controlling).
Im Zusammenhang mit diesen Funktionspaketen sind führende IT-Systeme in das DMS zu integrieren:
— Digitale Kunden- und Vorgangsakte – Patris Office (Lufthansa Systems GmbH (Oracle DB), Schnittstelle ist vom Bieter abzustimmen und zu spezifizieren,
— Digitale Personalakte – SAP HR (Oracle DB), SAP zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink nach Spezifikation BC-AL 6.40 oder aktueller gefordert),
— Automatisierter Rechnungsdurchlauf – SAP – FI/MM (Oracle DB), SAP zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink nach Spezifikation BC-AL 6.40 oder aktueller gefordert),
— Techn. Dokumentation und Betriebsleiterbüro – Instandhaltungssoftware FAKOS der IGF Chemnitz (Access DB), Schnittstelle ist vom Bieter abzustimmen und zu spezifizieren, MS Office Dokumente.
Im Mittelpunkt der DMS-Einführung stehen Prozesse und Funktionalitäten, die unternehmensweit einsetzbar sind.
1. Digitale Abteilungs- und Themenakte.
2. Dokumenteneingang, Dokumentenausgang.
3. Themenkorbbearbeitung.
4. Digitaler Sitzungs- und Terminmanager.
5. Ad-hoc-Workflows und Regelbasierte Workflows.
6. Dokumentenzugriff und Auswertungen.
7. Elektronische Archivierung zur Entlastung führender Systeme.
8. Berechtigungskonzept.
9. Mobiler Zugriff.
Ggf. sind Funktionalität und Archivbestand der vorhandenen E-Mailarchivierung/Vertragsmanagement –(Produkte der EASY Software AG) zu migrieren.
Die RSAG erwartet vom Bieter:
— prägnante, aussagefähige, verbale Darstellungen (max. 10 Seiten), aus denen hervorgeht, wie der Bieter die zukünftigen Prozesse zu den geforderten Leistungen mit Hilfe der angebotenen Lösungen und Systeme umsetzen würde. Diese Darstellungen sollten mindestens die angesprochenen Funktionspakete und gut übertragbare Basisfunktionen (inkl. E-Mailarchivierung und Vertragsmanagement) umfassen. Ergänzend werden grafische Darstellungen inkl. Erläuterungen erwartet, die umfassend das technische Zusammenspiel der einzelnen angebotenen Systembestandteile für die Realisierung der geforderten Funktionalitäten aufzeigen.
— Bereitstellung von Best Practice- oder Pilotlösungen für jedes Funktionspaket,
— Permanente Einbeziehung der Abteilungen für die Einführung der jeweiligen Funktionspakete,
— Iterative Erarbeitung eines Feinkonzeptes durch Workshops und Anpassung der Best Practice- oder Pilotlösung,
— Falls nur eine Auswahl von betroffenen Abteilungen in die iterative Erarbeitung des Feinkonzeptes einbezogen wird, erfolgt mindestens vor Freigabe des Feinkonzeptes eine praktische Vorführung am System und eine Einbeziehung von zukünftigen Key Usern der anderen Abteilungen.
— Eigenständiges Projektmanagement, Projektleitung.
Das System muss im Endausbau für max. 300 Nutzer zur Verfügung stehen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-11-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-10-23.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2014-10-23 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2014-10-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Rostocker Straßenbahn AG
Postanschrift: Hamburger Straße 115
Postleitzahl: 18069
Postort: Rostock
Kontakt
Internetadresse: http://www.rsag-online.de 🌏
E-Mail: m.neuwardt@rsag-online.de 📧
Telefon: +49 3818021297 📞
Fax: +49 3818022261 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-10-23 📅
Einreichungsfrist: 2014-11-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-10-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 207-367644
ABl. S-Ausgabe: 207
Zusätzliche Informationen
1) Die RSAG beabsichtigt max. 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern (voraussichtlich 11.12.2014). Aufgefordert werden nach den vergaberechtlichen Anforderungen nur fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen. Die Auswahl zwischen den fachkundigen, leistungsfähigen und zuverlässigen Unternehmen erfolgt nach der Aussagekraft und Qualität der vorgelegten Referenzen, wobei insbesondere ihre Vergleichbarkeit mit den ausgeschriebenen Leistungen und – wenn und soweit bekannt – mögliche Erfahrungen anderer Auftraggeber mit dem Bewerber qualitativ anhand der eingereichten Unterlagen berücksichtigt werden. Bei gleicher Eignung mehrerer Bewerber entscheidet das Zufallsprinzip. 2) Wenn und soweit sich ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft auf die Leistungen von Nachunternehmern berufen möchte, ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung vorzulegen, nach der der benannte Nachunternehmer sich grundsätzlich zur Erbringung der Leistungen bereit erklärt.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 7
Kurze Beschreibung:
Die RSAG erwartet vom Bieter, Lieferung und Implementierung eines revisionssicheren unternehmensweiten Dokumenten-managementsystems DMS nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bzw. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). Die DMS-Software sollte zertifiziert sein. Es sollte eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern in der Entwicklung und für die Projektumsetzung zur Verfügung stehen. Weiterhin erwartet die RSAG vom Bieter, alle Leistungen aus einer Hand (Lizenzen, Softwareinstallation, Einführung, Customizing, Programmierung – falls Anpassungen notwendig, Schulung und Support). Die RSAG beabsichtigt innerhalb von ca. 2 Jahren die unternehmensweite Einführung eines DMS ausgehend von den folgenden vier Schwerpunktbereichen:
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— Digitale Kunden- und Vorgangsakte für ca. 30 000 Kunden (Abteilung Marketing/Vertrieb),
— Digitale Technische Dokumentation und Betriebsleiterbüro (Abteilungen Technischer Service und Betriebsanlagen sowie Instandhaltung Fahrzeuge),
— Digitale Personalakte mit ca. 700 Personalakten (Abteilung Personalwirtschaft),
— Automatisierter Rechnungsdurchlauf für ca. 8 800 Rechnungen p. a. (Abteilung Finanzen und Controlling).
Im Zusammenhang mit diesen Funktionspaketen sind führende IT-Systeme in das DMS zu integrieren:
— Digitale Kunden- und Vorgangsakte – Patris Office (Lufthansa Systems GmbH (Oracle DB), Schnittstelle ist vom Bieter abzustimmen und zu spezifizieren,
— Digitale Personalakte – SAP HR (Oracle DB), SAP zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink nach Spezifikation BC-AL 6.40 oder aktueller gefordert),
— Automatisierter Rechnungsdurchlauf – SAP – FI/MM (Oracle DB), SAP zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink nach Spezifikation BC-AL 6.40 oder aktueller gefordert),
— Techn. Dokumentation und Betriebsleiterbüro – Instandhaltungssoftware FAKOS der IGF Chemnitz (Access DB), Schnittstelle ist vom Bieter abzustimmen und zu spezifizieren, MS Office Dokumente.
Im Mittelpunkt der DMS-Einführung stehen Prozesse und Funktionalitäten, die unternehmensweit einsetzbar sind.
1. Digitale Abteilungs- und Themenakte.
2. Dokumenteneingang, Dokumentenausgang.
3. Themenkorbbearbeitung.
4. Digitaler Sitzungs- und Terminmanager.
5. Ad-hoc-Workflows und Regelbasierte Workflows.
6. Dokumentenzugriff und Auswertungen.
7. Elektronische Archivierung zur Entlastung führender Systeme.
8. Berechtigungskonzept.
9. Mobiler Zugriff.
Ggf. sind Funktionalität und Archivbestand der vorhandenen E-Mailarchivierung/Vertragsmanagement –(Produkte der EASY Software AG) zu migrieren.
Die RSAG erwartet vom Bieter:
— prägnante, aussagefähige, verbale Darstellungen (max. 10 Seiten), aus denen hervorgeht, wie der Bieter die zukünftigen Prozesse zu den geforderten Leistungen mit Hilfe der angebotenen Lösungen und Systeme umsetzen würde. Diese Darstellungen sollten mindestens die angesprochenen Funktionspakete und gut übertragbare Basisfunktionen (inkl. E-Mailarchivierung und Vertragsmanagement) umfassen. Ergänzend werden grafische Darstellungen inkl. Erläuterungen erwartet, die umfassend das technische Zusammenspiel der einzelnen angebotenen Systembestandteile für die Realisierung der geforderten Funktionalitäten aufzeigen.
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— Bereitstellung von Best Practice- oder Pilotlösungen für jedes Funktionspaket,
— Permanente Einbeziehung der Abteilungen für die Einführung der jeweiligen Funktionspakete,
— Iterative Erarbeitung eines Feinkonzeptes durch Workshops und Anpassung der Best Practice- oder Pilotlösung,
— Falls nur eine Auswahl von betroffenen Abteilungen in die iterative Erarbeitung des Feinkonzeptes einbezogen wird, erfolgt mindestens vor Freigabe des Feinkonzeptes eine praktische Vorführung am System und eine Einbeziehung von zukünftigen Key Usern der anderen Abteilungen.
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— Eigenständiges Projektmanagement, Projektleitung.
Das System muss im Endausbau für max. 300 Nutzer zur Verfügung stehen.
Referenznummer: 14-07-01-L
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hansestadt Rostock.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. Leistungsportfolio (max. 4 DIN-A4-Seiten).
2. Kennblatt des Unternehmens mit Angabe Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Tel.- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmensstandort, Umsatzsteueridentifikationsnummer und Bankverbindung.
3. Erklärung, dass keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen werden und die Wirksamkeit unternehmenseigener allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) keine Wirkung erlangt.
4. Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 21 SektVO.
5. Nachweis über den Eintrag ins Berufs- und/oder Handelsregister.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
6. Der Bewerber/die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft haben genaue Angaben über die Rechtsform und den Sitz ihres Unternehmens/ihrer Unternehmen zu machen.
— Wenn und sowie Bewerber oder Bewerbergemeinschaften sich auf die Qualifikationen von Nachunternehmen berufen möchten, sind diese als Nachunternehmen zu benennen. Nachunternehmer haben eine Verpflichtungserklärung beizufügen, nach der sie zur Erbringung der Leistungen im Auftragsfall bereit sind.
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— Bewerbergemeinschaften haben darauf hinzuweisen, dass sie als Bewerbergemeinschaft auftreten und sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sind zu benennen.
7. Der Bewerber/die Mitglieder haben folgende Nachweise zu erbringen:
— Vollständige Angaben über Inhaber und Gesellschafter sowie verbundene Unternehmen und Beteiligungsgesellschaften (Eigenerklärung ausreichend).
— Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre, sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist.
— Nachweis, dass das Unternehmen seinen steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommt.
— Nachweis über Sach- und Vermögensschadens- Versicherung mit Angabe zur Deckungssumme.
— Nachweis des Bewerbers, dass er sich nicht in einem Insolvenzverfahren befindet und die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht beantragt worden ist.
— Nachweis der Krankenkasse, dass die SV-Beiträge ordnungsgemäß abgeführt wurden.
— Vorlage einer Creditreform-Auskunft oder einer vergleichbaren Auskunftei.
— Bankerklärung zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
— Nachweis zur Berufsgenossenschaft.
8. Mitarbeiterzahl der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Eigenerklärung ausreichend).
9. Zum Nachweis ihrer fachlichen Eignung müssen die Bewerber/Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft/Nachunternehmer:
— Mitarbeiterzahl der letzten 3 Jahre, sowie jahresdurchschnittliche Anzahl beschäftigter Arbeitskräfte, die ausschließlich für den Bereich DMS in folgenden Aufgabengebieten wie z. B. Lizenzen, Implementierung, Consulting, ggf. Programmierung, Schulung, Support tätig waren.
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— Erklärung, dass die deutsche Sprache sowohl Unternehmens- (für die Beratung und den Support zum DMS) als auch Systemsprache (für die Bedienung, die Hilfe und die Dokumentation des DMS) ist.
— Nachweis, dass derzeit im Unternehmen beschäftige
Mitarbeiter mit Projekterfahrungen für die Ausprägung von Standardfunktionalitäten im DMS, wie z. B. Digitale Abteilungs- und Themenakte, Dokumentenein- und -ausgang, Themenkorbbearbeitung, Ad-hoc-Workflows, Regelbasierte Workflows, Dokumentenzugriff und Auswertungen, ausreichend vorhanden sind.
Mitarbeiter mit Projekterfahrungen in der Office- und E-Mail-Integration mit dem DMS, inklusive der Umsetzung eines Digitalen Sitzungs- und Terminmanagers, ausreichend vorhanden sind.
Mitarbeiter mit SAP-Projekterfahrungen bezüglich der Umsetzung einer Automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung und einer Digitale Personalakte ausreichend vorhanden sind. Dabei sollen permanent zugreifende Nutzer mit der SAP- Oberfläche arbeiten können. Des Weiteren soll eine SAP-zertifizierte Lösung, die die SAP-Daten und Strukturen (inkl. Berechtigungen) direkt verwendet, zum Einsatz kommen. Temporär zugreifende Nutzer, z.B. für Freigaben, benötigen keine SAP-Oberfläche.
Mitarbeiten mit weiteren Projekterfahrungen, u. a. zu Themen, wie z. B. Scannen, OCR, Berechtigungskonzepte, Ausprägung und Steuerung der Archivierung (inklusive Langzeitarchiven), ausreichend vorhanden sind.
— Erklärung zum vorgesehenen Projektteam mit vorgesehenen Rollen (u. a. Projektmanagement) im Projekt sowie deren Namen, Standort/Niederlassung, Ausbildung, Zertifikate und Kernkompetenzen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
10. Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität.
Die unter III .2.1)-III.2.3) geforderten Nachweise/Erklärungen und dgl. sind dem Teilnahmeantrag in der nummerischen Reihenfolge beizufügen.
Bei fehlenden bzw. nicht vollständig eingereichten Unterlagen erfolgt ein Ausschluss aus der Wertung der Teilnahmeanträge.
Weitergehende Unterlagen werden im ersten Verfahrensschritt Teilnahmewettbewerb) nicht versendet.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Siehe Ausschreibungsunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Ausschreibungsunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Michael Neuwardt

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern bei dem Wirtschaftsministerium Mecklenburg-Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3855885814 📞
Fax: +49 3855885847 📠
Name: Siehe VI. 4.1)
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird darauf hingewiesen, dass die Möglichkeit besteht, bei der unter Ziffer VI.4.1) bezeichneten Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren gemäß den §§ 107 f. GWB einzuleiten.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn erkannte oder erkennbare Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht binnen 14 Kalendertagen, gegenüber der RSAG gerügt werden. Ohne Rüge kann ein Bieter oder Bewerber sich auf diesen Verstoß nicht mehr berufen. Ebenfalls ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der RSAG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. VI.4.3) Stelle, bei der Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen.
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Quelle: OJS 2014/S 207-367644 (2014-10-23)