Einführung und Betrieb von Personalsoftware (SaaS-Lösung)

WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Die WIRO beabsichtigt eine neue Softwarelösung für den Personalbereich als Mietlösung einzuführen. Die Ausschreibung erfolgt in 2 getrennten Losen (HRM-Software und Lohn- und Gehaltssoftware). Neben einer neuen Lohn- und Gehaltssoftware sollen mit der HRM-Software weitere, zusätzliche Module beschafft und eingeführt werden. Diese Module sind:
— Basissystem/Stammdaten
— Digitale Personalakte
— Personaleinsatzplanung
— Arbeitszeiterfassung
— Bewerbermanagement
— Mitarbeiterportal (Selfservice)
— Abwesenheitsmodul (Urlaub, Krankheit, Dienstreise)
— Reisekosten und Spesenabrechnung
— Reporting
Die Ausschreibung umfasst neben der Software, die Implementierung, den Service, die Wartung, Beratung und Anpassung auch den Endusersupport. Die neue Software soll über eine SaaS-Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten. Über offene Schnittstellen hat der Datenaustausch zwischen der HRM-Software, Lohn-und Gehaltssoftware, Finanzbuchhaltung sowie Finanzämtern, Krankenkassen, Rententräger und öffentlichen Stellen zu erfolgen. Die Einführung der HRM-Software ist zum 1.8.2014. Die Lohn- und Gehaltssoftware soll zum 1.1.2015 eingeführt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-04-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-02-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Exact Software Deutschland GmbH
• rexx systems GmbH

Wer?

• WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Wo?

• Mecklenburg-Vorpommern › Rostock, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-02-07	Auftragsbekanntmachung
2014-06-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-02-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Menge oder Umfang: Der Gesamtauftragswert wird auf 305 000 bis 473 000 EUR für 4 Jahre geschätzt.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH
Postanschrift: Lange Str. 38
Postleitzahl: 18055
Postort: Rostock
Kontakt
Internetadresse: http://www.wiro.de 🌏
E-Mail: kczajkowski@wiro.de 📧
Fax: +49 38145672126 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-07 📅
Einreichungsfrist: 2014-04-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-02-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 030-048446
ABl. S-Ausgabe: 30
Zusätzliche Informationen

1.) Anfragen werden nur beantwortet, wenn sie mindestens 10 Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist schriftlich per E-Mail beim Auftraggeber eingehen. 2.) Die Vordrucke für die Eigenerklärung und für die Eignungskriterien können unter www.wiro.de/Ausschreibungen/aktuelle downloads LE-SL-1-2014 angefordert/eingesehen werden. 3.) Die Angebotserstellung und -abgabe hat je Los zu erfolgen. Ein Anbieter kann sich auf beide Lose mit jeweils einem getrennten Angebot bewerben. 4.) Die Angebotsunterlagen sind rechtsverbindlich zu unterschreiben. 5.) Die Angebotsunterlagen inkl. aller Nachweise und Angaben sind in einem fest verschlossenen Umschlag und deutlich mit beigelegtem Versandaufkleber „Angebot – Bitte nicht öffnen“ gekennzeichnet einzureichen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Basissystem/Stammdaten

— Digitale Personalakte

— Personaleinsatzplanung

— Arbeitszeiterfassung

— Bewerbermanagement

— Mitarbeiterportal (Selfservice)

— Abwesenheitsmodul (Urlaub, Krankheit, Dienstreise)

— Reisekosten und Spesenabrechnung

— Reporting

Die Ausschreibung umfasst neben der Software, die Implementierung, den Service, die Wartung, Beratung und Anpassung auch den Endusersupport. Die neue Software soll über eine SaaS-Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten. Über offene Schnittstellen hat der Datenaustausch zwischen der HRM-Software, Lohn-und Gehaltssoftware, Finanzbuchhaltung sowie Finanzämtern, Krankenkassen, Rententräger und öffentlichen Stellen zu erfolgen. Die Einführung der HRM-Software ist zum 1.8.2014. Die Lohn- und Gehaltssoftware soll zum 1.1.2015 eingeführt werden.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: HRM-Software
Kurze Beschreibung:

Zur Optimierung unserer internen Prozesse möchten wir in der Personalabteilung zum 1.8.2014 eine neue HRM-Software einführen. Ein HR-System bzw. eine dedizierte HRM-Software (Personalmanagement-Software) existiert in diesem Sinne nicht. Die Stammdatenverwaltung, die Statistiken etc. erfolgt in MS EXCEL (aktuelle Version 2003). Die HRM-Software soll folgen Funktionen/Module abbilden bzw.…

… umfassenDiese Module sind:— Basissystem/Stammdaten— Digitale Personalakte— Personaleinsatzplanung— Arbeitszeiterfassung— Bewerbermanagement— Mitarbeiterportal (Selfservice)— Abwesenheitsmodul (Urlaub, Krankheit, Dienstreise)— Reisekosten und Spesenabrechnung— ReportingDie Ausschreibung umfasst neben der Software, die Implementierung, den Service, die Wartung, Beratung und Anpassung auch den Endusersupport. Die neue HRM-Software soll über eine SaaS–Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten.Mit der Ersteinführung einer HRM-Software (als Ergebnis von Los 1) soll eine einheitliche Datenbasis geschaffen werden, um einzelne Aufgabenbereiche zu strukturieren und bestehende Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus müssen offene Schnittstellen zum automatischen Datenaustausch vorhandenen sein.

… umfassen

Diese Module sind:

Die Ausschreibung umfasst neben der Software, die Implementierung, den Service, die Wartung, Beratung und Anpassung auch den Endusersupport. Die neue HRM-Software soll über eine SaaS–Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten.

Mit der Ersteinführung einer HRM-Software (als Ergebnis von Los 1) soll eine einheitliche Datenbasis geschaffen werden, um einzelne Aufgabenbereiche zu strukturieren und bestehende Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus müssen offene Schnittstellen zum automatischen Datenaustausch vorhandenen sein.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 230 000 💰
355 000 💰
Dauer: 48 Monate
Zusätzliche Angaben zu den Losen:

Die Angebotserstellung und -abgabe hat je Los zu erfolgen. Ein Anbieter kann sich auf beide Lose mit jeweils einem getrennten Angebot…

… bewerben.Vor dem geplanten Produktivstart für HRM-Software (1.8.2014) ist das Implementierungsprojekt (Analyse, Konzeption, Beratung, Einrichtung, ggfs. Anpassungen) entsprechend dem im Angebot vorgeschlagenem und abgestimmten Zeit- und Terminplan des Anbieters umzusetzen. Die Ein- und Anbindung der aktuellen und der zukünftigen Lohn-und Gehaltssoftware (ab 1.1.2015) ist dabei zu berücksichtigen.

… bewerben.

Vor dem geplanten Produktivstart für HRM-Software (1.8.2014) ist das Implementierungsprojekt (Analyse, Konzeption, Beratung, Einrichtung, ggfs. Anpassungen) entsprechend dem im Angebot vorgeschlagenem und abgestimmten Zeit- und Terminplan des Anbieters umzusetzen. Die Ein- und Anbindung der aktuellen und der zukünftigen Lohn-und Gehaltssoftware (ab 1.1.2015) ist dabei zu berücksichtigen.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Lohn-und Gehaltssoftware
Kurze Beschreibung:

Zur Optimierung unserer internen Prozesse möchten wir in der Personalabteilung zum 1.1.2015 eine neue Lohn- und Gehaltssoftware einführen. Ein HRM-System bzw. dedizierte HRM-Software (Personalmanagement-Software) existiert in diesem Sinne nicht. Die Stammdatenverwaltung, die Statistiken etc. erfolgt in MS EXCEL (aktuelle Version 2003). Die Ausschreibung umfasst neben der Software, die Implementierung, den Service, die Wartung, Beratung und Anpassung auch den Endusersupport. Die neue Lohn- und Gehaltssoftware soll über eine SaaS–Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten. Mit der vorherigen Ersteinführung einer HRM-Software (als Ergebnis von Los 1) wurde eine einheitliche Datenbasis geschaffen werden, um einzelne Aufgabenbereiche zu strukturieren und bestehende Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus müssen offene Schnittstellen zum automatischen Datenaustausch vorhandenen sein.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 75 000 💰
118 000 💰
Zusätzliche Angaben zu den Losen:

Die Angebotserstellung und -abgabe hat je Los zu erfolgen. Ein Anbieter kann sich auf beide Lose mit jeweils einem getrennten Angebot bewerben.Vor dem geplanten Produktivstart für Lohn- und Gehaltssoftware (1.1.2015) ist das Implementierungsprojekt (Analyse, Konzeption, Beratung, Einrichtung, ggfs. Anpassungen) entsprechend dem im Angebot vorgeschlagenem und abgestimmten Zeit- und Terminplan des Anbieters umzusetzen. Die vorhandene HRM-Software ist dabei zu berücksichtigen.

Vor dem geplanten Produktivstart für Lohn- und Gehaltssoftware (1.1.2015) ist das Implementierungsprojekt (Analyse, Konzeption, Beratung, Einrichtung, ggfs. Anpassungen) entsprechend dem im Angebot vorgeschlagenem und abgestimmten Zeit- und Terminplan des Anbieters umzusetzen. Die vorhandene HRM-Software ist dabei zu berücksichtigen.

Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag verlängert sich bei Nichtkündigung und somit in Abhängigkeit der Qualität der Leistung des Auftragnehmers um jeweils 12 Monate.

Referenznummer: LE-SL-1-2014
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Rostock

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1.) Aktueller Auszug bzw. Kopie aus dem Handelsregister, nicht älter als 6 Monate

2.) Rechtsverbindlich unterschriebene Eigenerklärungen nach §7 EG Abs 1. der VOL/A (siehe Vordruck auf www.wiro/Ausschreibungen/aktuelle downloads LE-SL-1-2014.de).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

3.) Umsatz der letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahre (GJ) für den Bereich HRM-Software (für Los 1) bzw. für den Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung (für Los 2) mit folgenden Leistungen wie z.B. Implementierung, Consulting, SaaS, Support.

4.) Jahresdurchschnittliche Anzahl beschäftigter Arbeitskräfte im letzten abgeschlossenem Geschäftsjahr für den Bereich HRM-Software (für Los 1) bzw. für den Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung (für Los 2) in folgenden Aufgabengebieten wie z.B. Implementierung, Consulting, SaaS, Support.

5.) Erklärung, wo sich der Stammsitz des Unternehmens befindet.

Mindeststandards:

Der angesetzte Bewertungsmaßstab für die Antworten kann unter www.wiro.de/Ausschreibungen/aktuelle downloads LE-SL-1-2014 eingesehen werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

6.) Erklärung, wie lange das Unternehmen besteht.

7.) Erklärung, seit wievielen Jahren das Unternehmen im Marktsegment HRM-Software (für Los 1) bzw. Lohn- und Gehaltsabrechnung (für Los 2) tätig ist.

8.) Ausführung von vergleichbaren Projekten und Leistungen (Unternehmen vergleichbarer Mitarbeiterzahl in KMU und/oder Unternehmen in der Wohnungswirtschaft) innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre mit detaillierter Beschreibung des Projektumfanges, Projektdauer und Nennung eines Ansprechpartners des Auftraggebers.

9.) Nachweis eines geeigneten Service-, Qualitäts- oder Sicherheitsmanagements durch Vorlage von mindestens einer anerkannten, aktuellen Zertifizierung (z.B. DIN, ISO).

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen.

Verfahren
Zahlungsweise für die Unterlagen:

Empfänger: WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

IBAN: DE06 1304 0000 0103 7191 00

BIC: COBADEFFXXX

Verwendungszweck: Ausschreibung LE-SL-1-2014

Die Vergabeunterlagen werden nur versandt, wenn der Nachweis über die Zahlung vorliegt.

Das eingezahlte Entgelt wird nicht erstattet.

Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-06-06 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Zielerreichung der Leistungen/Anforderungen (60)
2. Gesamtpreis des Angebotes (40)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Katharina Czajkowski

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: LE-SL-1-2014
Zusätzliche Informationen

1.) Anfragen werden nur beantwortet, wenn sie mindestens 10 Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist schriftlich per E-Mail beim Auftraggeber eingehen.

2.) Die Vordrucke für die Eigenerklärung und für die Eignungskriterien können unter www.wiro.de/Ausschreibungen/aktuelle downloads LE-SL-1-2014 angefordert/eingesehen werden.

3.) Die Angebotserstellung und -abgabe hat je Los zu erfolgen. Ein Anbieter kann sich auf beide Lose mit jeweils einem getrennten Angebot bewerben.

4.) Die Angebotsunterlagen sind rechtsverbindlich zu unterschreiben.

5.) Die Angebotsunterlagen inkl. aller Nachweise und Angaben sind in einem fest verschlossenen Umschlag und deutlich mit beigelegtem Versandaufkleber „Angebot – Bitte nicht öffnen“ gekennzeichnet einzureichen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg Vorpommern - Vergabekollegium
Postanschrift: Johannes-Stelling-Str. 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2014/S 030-048446 (2014-02-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-06-26)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: http://www.WIRO.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-06-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-06-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 122-217805
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 30-048446
ABl. S-Ausgabe: 122
Zusätzliche Informationen

1) Anfragen werden nur beantwortet, wenn sie mindestens 10 Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist schriftlich per E-Mail beim Auftraggeber eingehen. 2) Die Vordrucke für die Eigenerklärung und für die Eignungskriterien können unter www.WIRO.de/Ausschreibungen/aktuelle downloads LE-SL-1-2014 angefordert/eingesehen werden. 3) Die Angebotserstellung und -abgabe hat je Los zu erfolgen. Ein Anbieter kann sich auf beide Lose mit jeweils einem getrennten Angebot bewerben. 4) Die Angebotsunterlagen sind rechtsverbindlich zu unterschreiben. 5) Die Angebotsunterlagen inkl. aller Nachweise und Angaben sind in einem fest verschlossenen Umschlag und deutlich mit beigelegtem Versandaufkleber „Angebot – Bitte nicht öffnen“ gekennzeichnet einzureichen.

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Rostock.

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-05-12 📅
Name: rexx systems GmbH
Postanschrift: Süderstr. 75-79
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland 🇩🇪

2️⃣
Name: Exact Software Deutschland GmbH
Postanschrift: Ch.-Wehling-Weg 21d
Postort: Elmshorn
Postleitzahl: 25335

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg Vorpommern – Vergabekollegium
Quelle: OJS 2014/S 122-217805 (2014-06-26)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe (5)

Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung (3)

Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) (1)