ERP-Softwaresystem

Menge oder Umfang

Allgemeine AnforderungenDer Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke (ZMW) liefert Wasser sowohl an Endkunden als auch Weiterverteilende Kommunen. Daneben betreibt er die Betriebs- und Geschäftsführung für 7 Verbände (Abwasser- und Wasserverbände) und einen Eigenbetrieb. Jede dieser Betriebsführungen hat einen eigenen Rechnungslegungskreis und es wird jeweils ein eigener Jahresabschluss und Wirtschaftplan aufgestellt. Neben dem ZMW hat nur ein weiterer Verband eine Kostenrechnung; für den Eigenbetrieb ist die Einführung einer solchen vorgesehen. Die Software soll benutzerfreundlich und, soweit möglich, intuitiv bedienbar sein. Reports sollen auch von ZMW Mitarbeitern kreiert und verwaltet werden können. Migration und Schulungen sollen in dem Angebot enthalten sein sowie Wartung und Servicehotline. Eine stufenweise Einführung muss möglich sein, in dem Sinn dass in einem ersten Schritt Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung umgestellt werden; im Anschluss die technischen Module sowie der Einkauf inklusive Materialwirtschaft und die Verbrauchsabrechnung.Anzahl Mitarbeiter ZMW 155/Anzahl Mitarbeiter betreute Unternehmen 51Ausschreibungsgegenstand:Vollintegriertes ERP-System für die Wasserversorgung mit der Möglichkeit Betriebsführungen in getrennten Mandanten/Rechnungskreisen abzubilden.Mindestens folgende Inhalte:1. Rechnungswesen inkl. Auszahlungsmanagement/Zahlungsverkehr (SEPA fähig); Einzel- und Stapelbuchungen müssen möglich sein. Kontenrahmen muss an den bestehenden Kontenrahmen anpassbar sein. Möglichkeit der offenen Postenbildung zum Stichtag.Die Software muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Dies muss von fachkundiger Seite nachgewiesen werden.2. Anlagenbuchhaltung. Anzahl Anlagegüter: ZMW 10 900 und 2 070 Zuschüsse, weitere 8 Unternehmen mit insgesamt ca. 7 420 Anlagegütern.3. Kostenrechnung.4. Option digitaler Rechnungslauf mit Einbindung des DMS- Systems Optimal Systems inkl. Freigabestufen und Rechnungsverfolgung sowie Aufruf der Rechnung aus Buchhaltung und Kostenrechnungskonten mit „Doppelklick“.5. Einkauf.6. Lagerhaltung/Materialwirtschaft.7. Auftragsmanagement für die Arbeitsvorbereitung (inkl. wiederkehrender Jahresaufträge) zur Abwicklung von Zählerwechseln, Wassersperrungen, Verlegung von Hausanschlüssen; Instandhaltungsmanagement (derzeit ca. 40 000 Objekte), Bauwerksverwaltung.8. Stundenerfassung und Verarbeitung zur Weiterberechnung sowie Aktivierung v. Eigenleistungen.9. Auftragsverfolgung mit Vergleich von Budget mit Summe (gebucht/bestellt/noch zu erwarten – falls möglich: manuell eintragbar) auf Jahres und Projektbasis bezogen auf insbesondere Baumaßnahmen (Anlagen im Bau).10. Paralleler Rechnungskreis (Steuerbilanz/E-Bilanz).11. Wirtschaftsplanerstellung und Verfolgung (Vergleich GuV- und Bilanzkonten bzgl. Plan inkl. Nachträge/Ist).12. Verbrauchsabrechnung mit der Möglichkeit die gesplittete Abwassergebühr zu verwalten (ohne Liegenschaftskataster), SEPA fähig, Berechnung von Stundungszinsen, Ratenzahlungen, Grundgebühren (abhängig von der Zählergröße), Säumniszuschlägen, autom. Mahnlauf, Wassersperrungen, Mahngebühren (verschiedene Stufen – abhängig Vom Forderungsbetrag), Standrohrabrechnung (mit Datenaustausch Lager), Möglichkeit Sondervertragskunden mit verschiedenen Preisen und Mindestabnahmemengen sowie Preisvergünstigungen bei Übersteigen einer bestimmten Wassermenge abzurechnen. Zusammenstellung der Verbräuche einzelner Verbrauchsgruppen zur Interpretation von Volumenflüssen in verschiedenen Netzbereichen. Möglichkeit der Darstellung von Abzugs- und Zuschlagszählern.29.098 Wasserzähler Endkunden ZMW (zusätzlich 492 Zähler welche nicht abgerechnet, sondern nur abgelesen werden), weitere 8 Unternehmen mit insgesamt ca. 18 717 „Zählern“ Abwasser und 4 825 Zählern Wasser (daneben 1 713 Abzugs/Zuschlagszähler als private Zählerbei Endkunden).In dem ERP-System integrierte, alle Unternehmensbereiche umfassende Kunden- und Lieferantendaten. Die Kundendaten der Verbrauchsabrechnung müssen jedoch getrennt abfragbar sein (z. B. hinsichtlich Forderungen/Verbindlichkeiten/Einzügen/Auszahlungen, etc).Von Vorteil wären folgende Inhalte:— Fuhrparkmanagement ca. 60 Fahrzeugen.

Zusätzliche Informationen

Vergabekammer: Vergabekammern des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt

Wilhelminenstraße 1-3

64283 Darmstadt

Deutschland

nachr. HAD-Ref. : 16/91

nachr. V-Nr/AKZ : ZMW14-003-88065

Kurze Beschreibung

Einführung eines vollintegrierten ERP-Systems für die Wasserversorgung mit der Möglichkeit Betriebsführungen in getrennten Mandanten/Rechnungskreisen abzubilden.

Menge oder Umfang

Der Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke (ZMW) liefert Wasser sowohl an Endkunden als auch Weiterverteilende Kommunen. Daneben betreibt er die Betriebs- und Geschäftsführung für 7 Verbände (Abwasser- und Wasserverbände) und einen Eigenbetrieb. Jede dieser Betriebsführungen hat einen eigenen Rechnungslegungskreis und es wird jeweils ein eigener Jahresabschluss und Wirtschaftplan aufgestellt. Neben dem ZMW hat nur ein weiterer Verband eine Kostenrechnung; für den Eigenbetrieb ist die Einführung einer solchen vorgesehen. Die Software soll benutzerfreundlich und, soweit möglich, intuitiv bedienbar sein. Reports sollen auch von ZMW Mitarbeitern kreiert und verwaltet werden können. Migration und Schulungen sollen in dem Angebot enthalten sein sowie Wartung und Servicehotline. Eine stufenweise Einführung muss möglich sein, in dem Sinn dass in einem ersten Schritt Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung umgestellt werden; im Anschluss die technischen Module sowie der Einkauf inklusive Materialwirtschaft und die Verbrauchsabrechnung.

Befähigung zur Berufsausübung

Um als Teilnehmer zugelassen zu werden, hat der Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und jeder Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag die nachfolgenden Eigenerklärungen abzugeben und die Richtigkeit der Angaben zu versichern.

Befähigung zur Berufsausübung

1. Über das Vermögen des Unternehmens ist kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden. Ein ausländischer Bewerber befindet sich nicht in Verhältnissen, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den im vorgehenden Satz genannten Verfahren vergleichbar sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten

1. Angaben zum Leistungsspektrum und -schwerpunkt des Unternehmens. Darstellung des Produktportfolios mit Beschreibung der jeweiligen Anteile sowie Darstellung der Umsatz- und Weiterentwicklungsschwerpunkte.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerber-/Bietergemeinschaften sind zugelassen. Der Teilnahmeantrag ist von allen namentlich anzugebenden Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich zu unterschreiben. Es ist ein bevollmächtigtes Mitglied zu benennen, das die Bewerber-/Bietergemeinschaft und ihre Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Die interne Aufgabenverteilung bei der Leistungserbringung ist anzugeben. Eine bestimmte Rechtsform der Bewerber-/Bietergemeinschaft ist nicht vorgegeben, es muss nur eine gesamtschuldnerische Haftung für den Auftrag bestehen. Zudem ist ein deutschsprachiger Ansprechpartner im Teilnahmeantrag zu benennen, der vertretungsberechtigt ist. Eine Änderung der Zusammensetzung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft nach Ablauf der Teilnahmeantragsfrist ist grundsätzlich unzulässig.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Lediglich Änderungen der Zusammensetzung aus wichtigem Grund können noch zugelassen werden. Diese Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich und unter Angabe der Gründe schriftlich mitzuteilen und darzulegen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch eines Mitglieds der Bewerber-/Bietergemeinschaft die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig verändert wird. Die vorgenannten Ausführungen gelten betreffend einen etwaigen Austausch benannter Nachauftragnehmer, auf deren Referenzen sich ein Bewerber/Bieter zum Nachweis seiner technischen, wirtschaftlichen oder finanziellen Leistungsfähigkeit beruft, entsprechend.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 107 III S. 1 Nr. 4 GWB).