ERP-Softwaresystem

Menge oder Umfang

Allgemeine AnforderungenDer Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke (ZMW) liefert Wasser sowohl an Endkunden als auch Weiterverteilende Kommunen. Daneben betreibt er die Betriebs- und Geschäftsführung für 7 Verbände (Abwasser- und Wasserverbände) und einen Eigenbetrieb. Jede dieser Betriebsführungen hat einen eigenen Rechnungslegungskreis und es wird jeweils ein eigener Jahresabschluss und Wirtschaftplan aufgestellt. Neben dem ZMW hat nur ein weiterer Verband eine Kostenrechnung; für den Eigenbetrieb ist die Einführung einer solchen vorgesehen. Die Software soll benutzerfreundlich und, soweit möglich, intuitiv bedienbar sein. Reports sollen auch von ZMW Mitarbeitern kreiert und verwaltet werden können. Migration und Schulungen sollen in dem Angebot enthalten sein sowie Wartung und Servicehotline. Eine stufenweise Einführung muss möglich sein, in dem Sinn dass in einem ersten Schritt Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung umgestellt werden; im Anschluss die technischen Module sowie der Einkauf inklusive Materialwirtschaft und die Verbrauchsabrechnung.Anzahl Mitarbeiter ZMW 155/Anzahl Mitarbeiter betreute Unternehmen 51Ausschreibungsgegenstand:Vollintegriertes ERP-System für die Wasserversorgung mit der Möglichkeit Betriebsführungen in getrennten Mandanten/Rechnungskreisen abzubilden.Mindestens folgende Inhalte:1. Rechnungswesen inkl. Auszahlungsmanagement/Zahlungsverkehr (SEPA fähig); Einzel- und Stapelbuchungen müssen möglich sein. Kontenrahmen muss an den bestehenden Kontenrahmen anpassbar sein. Möglichkeit der offenen Postenbildung zum Stichtag.Die Software muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Dies muss von fachkundiger Seite nachgewiesen werden.2. Anlagenbuchhaltung. Anzahl Anlagegüter: ZMW 10 900 und 2 070 Zuschüsse, weitere 8 Unternehmen mit insgesamt ca. 7 420 Anlagegütern.3. Kostenrechnung.4. Option digitaler Rechnungslauf mit Einbindung des DMS- Systems Optimal Systems inkl. Freigabestufen und Rechnungsverfolgung sowie Aufruf der Rechnung aus Buchhaltung und Kostenrechnungskonten mit „Doppelklick“.5. Einkauf.6. Lagerhaltung/Materialwirtschaft.7. Auftragsmanagement für die Arbeitsvorbereitung (inkl. wiederkehrender Jahresaufträge) zur Abwicklung von Zählerwechseln, Wassersperrungen, Verlegung von Hausanschlüssen; Instandhaltungsmanagement (derzeit ca. 40 000 Objekte), Bauwerksverwaltung.8. Stundenerfassung und Verarbeitung zur Weiterberechnung sowie Aktivierung v. Eigenleistungen.9. Auftragsverfolgung mit Vergleich von Budget mit Summe (gebucht/bestellt/noch zu erwarten – falls möglich: manuell eintragbar) auf Jahres und Projektbasis bezogen auf insbesondere Baumaßnahmen (Anlagen im Bau).10. Paralleler Rechnungskreis (Steuerbilanz/E-Bilanz).11. Wirtschaftsplanerstellung und Verfolgung (Vergleich GuV- und Bilanzkonten bzgl. Plan inkl. Nachträge/Ist).12. Verbrauchsabrechnung mit der Möglichkeit die gesplittete Abwassergebühr zu verwalten (ohne Liegenschaftskataster), SEPA fähig, Berechnung von Stundungszinsen, Ratenzahlungen, Grundgebühren (abhängig von der Zählergröße), Säumniszuschlägen, autom. Mahnlauf, Wassersperrungen, Mahngebühren (verschiedene Stufen – abhängig Vom Forderungsbetrag), Standrohrabrechnung (mit Datenaustausch Lager), Möglichkeit Sondervertragskunden mit verschiedenen Preisen und Mindestabnahmemengen sowie Preisvergünstigungen bei Übersteigen einer bestimmten Wassermenge abzurechnen. Zusammenstellung der Verbräuche einzelner Verbrauchsgruppen zur Interpretation von Volumenflüssen in verschiedenen Netzbereichen. Möglichkeit der Darstellung von Abzugs- und Zuschlagszählern.29.098 Wasserzähler Endkunden ZMW (zusätzlich 492 Zähler welche nicht abgerechnet, sondern nur abgelesen werden), weitere 8 Unternehmen mit insgesamt ca. 18 717 „Zählern“ Abwasser und 4 825 Zählern Wasser (daneben 1 713 Abzugs/Zuschlagszähler als private Zählerbei Endkunden).In dem ERP-System integrierte, alle Unternehmensbereiche umfassende Kunden- und Lieferantendaten. Die Kundendaten der Verbrauchsabrechnung müssen jedoch getrennt abfragbar sein (z. B. hinsichtlich Forderungen/Verbindlichkeiten/Einzügen/Auszahlungen, etc).Von Vorteil wären folgende Inhalte:— Fuhrparkmanagement ca. 60 Fahrzeugen.