Eventdienstleistungen – Messebau

Westdeutscher Rundfunk Köln

Der WDR setzt jährlich über 600 Veranstaltungen unterschiedlichster Form und Größe um. Bei den Events handelt es sich um Beteiligungen und Präsentationen bei Fremdveranstaltungen, Kooperationsveranstaltungen sowie um eigene vom WDR initiierte Veranstaltungen, die sich je nach Kommunikationsziel und angesprochener Zielgruppe unterscheiden. Inhaltlich reichen diese Veranstaltungen von Konzertpräsentationen und verschiedenen Party-Formaten zur Markenstärkung der Wellen, über Informationsstände bei Kulturpartnern bis hin zu Karnevalsveranstaltungen und großen Events wie Multiplikatoren- und Publikumsveranstaltungen z. B. „1LIVE Krone“ oder der Veranstaltungsreihe „Ein Tag live“ . Die Veranstaltungen präsentieren alle Marken im Hörfunk und im Fernsehen sowie das Unternehmen und die Dachmarke WDR.
Nachdem die Grundlagenarbeit inzwischen abgeschlossen wurde, geht es in dieser Ausschreibung um eine professionelle Umsetzung der definierten Vorgaben und Standards. Dies betrifft die fachgerechte Umsetzung der nachfolgend beschriebenen messebaulichen Leistungen durch einen externen Dienstleister
— Beschaffung, Produktion und/oder leihweisen Gestellung von analogen Branding-Materialien und -Systemen sowie messebaulichen Elementen und temporärer Architektur,
— Lagerhaltung, Lagerverwaltung, Instandhaltung und Disposition des aktuellen und zukünftigen WDR-Bestands an analogen Branding-Materialien und -Systemen sowie
— Planung, Steuerung und Umsetzung von Messebauleistungen.
Die Leistung Messebau reicht dabei von der reinen Hängung und Montage von Bannern bei Eigen- oder auch Fremdveranstaltungen bis hin zur ganzheitlichen Ausstattung mit Eigen- und/oder Leih-Material sowie dem entsprechenden Aufbau bei kleinen, mittleren und großen Veranstaltungen in Zusammenarbeit und Abstimmung mit einem vom WDR definierten Ansprechpartner.
Die Vergabe erfolgt nach Prüfung der von den Bietern eingereichten Angeboten in Form eines Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung über 2 Jahre mit 2-maliger Option auf Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr.
Geplanter Vertragsbeginn 1.9.2014.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-06-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-05-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• setcon Event & Expodesign GmbH

Wer?

• Westdeutscher Rundfunk Köln

Wie?

• Dienstleistung in Verbindung mit Speicherung und Nachweis › Lagerung
• Lagerung und Lagerhaltung › Lagerhaltung
• Messeeinrichtungen › Messestände
• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Organisation von Messen und Ausstellungen

Wo?

• Deutschland › Nordrhein-Westfalen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-05-14	Auftragsbekanntmachung
2014-09-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-05-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Organisation von Messen und Ausstellungen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Organisation von Messen und Ausstellungen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Westdeutscher Rundfunk Köln
Postanschrift: Zentraler Einkauf, Appellhofplatz 1
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.wdr.de 🌏
E-Mail: zentraler.einkauf-210@wdr.de 📧
Telefon: +49 2212202176 📞
Fax: +49 2212205870 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-05-14 📅
Einreichungsfrist: 2014-06-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-05-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 094-164965
ABl. S-Ausgabe: 94

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Nachdem die Grundlagenarbeit inzwischen abgeschlossen wurde, geht es in dieser Ausschreibung um eine professionelle Umsetzung der definierten Vorgaben und Standards. Dies betrifft die fachgerechte Umsetzung der nachfolgend beschriebenen messebaulichen Leistungen durch einen externen Dienstleister

— Beschaffung, Produktion und/oder leihweisen Gestellung von analogen Branding-Materialien und -Systemen sowie messebaulichen Elementen und temporärer Architektur,

— Lagerhaltung, Lagerverwaltung, Instandhaltung und Disposition des aktuellen und zukünftigen WDR-Bestands an analogen Branding-Materialien und -Systemen sowie

— Planung, Steuerung und Umsetzung von Messebauleistungen.

Die Leistung Messebau reicht dabei von der reinen Hängung und Montage von Bannern bei Eigen- oder auch Fremdveranstaltungen bis hin zur ganzheitlichen Ausstattung mit Eigen- und/oder Leih-Material sowie dem entsprechenden Aufbau bei kleinen, mittleren und großen Veranstaltungen in Zusammenarbeit und Abstimmung mit einem vom WDR definierten Ansprechpartner.

Die Vergabe erfolgt nach Prüfung der von den Bietern eingereichten Angeboten in Form eines Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung über 2 Jahre mit 2-maliger Option auf Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr.

Geplanter Vertragsbeginn 1.9.2014.

Referenznummer: ZE-210-08/13
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln und in NRW.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit der Abgabe des Angebotes hat der Bieter zu erklären,

— dass er in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist,

— dass gemäß § 6 EG Abs. 6 VOL/A über sein Vermögen weder ein Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

— dass sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

— dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt,

— dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und zur Berufsgenossenschaft ordnungsgemäß erfüllt hat,

— dass ihm keine strafrechtlichen Verurteilungen seiner verantwortlichen Mitarbeiter wegen eines der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A aufgezählten Tatbestände bekannt sind,

— dass er im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf seine Eignung abgegeben hat,

— dass gegen den Bieter keine Eintragung im Gewerbezentralregister bzw. bei ausländischen Bietern in ihrem Mitgliedstaat geführten vergleichbaren Register vorliegt.

Nachweise auf separate Aufforderung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Umsatz des Bieters.

Eigenerklärungen (mit Angebotsabgabe).

Im Angebotsvordruck sind vom Bieter der Gesamtumsatz des Unternehmens sowie der Umsatz aus Leistungen anzugeben, die mit der zu vergebenden Gesamtleistung oder Teilen dieser Leistung vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Geschäftsjahre 2011, 2012, 2013 bzw., sofern die Umsätze für das Jahr 2013 noch nicht bilanziert wurden, für die Geschäftsjahre 2010, 2011, 2012).

Bei Bietergemeinschaften ist der Umsatz für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft anzugeben.

Jahresabschlüsse (nach separater Aufforderung).

Der WDR behält sich vor, den Bieter, der nach Abschluss der Angebotsprüfung den Zuschlag erhalten soll, aufzufordern, Jahresabschlüsse bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vorzulegen.

Betriebshaftpflichtversicherung.

Erklärung, dass der Bieter eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindest-Deckungssummen hat:

— Personenschäden 2 000 000 EUR.

— Sachschäden 1 000 000 EUR.

— allgemeine Vermögensschäden 100 000 EUR.

Weiter ist zu erklären, dass die v. g. Mindest-Deckungssummen mit jeweils mindestens einer 2-fachen Maximierung pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.

Versicherungsnachweis (nach separater Aufforderung).

Der WDR behält sich vor, den Bieter, der nach Abschluss der Angebotsprüfung den Zuschlag erhalten soll, aufzufordern, einen Versicherungsnachweis in der Form einer Bestätigung des Versicherungsunternehmens mit mindestens den zuvor genannten Deckungssummen vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Angaben über die Unternehmensstruktur/Betriebsstätte.

Der Bieter hat Angaben über seine Unternehmensstruktur/Betriebsstätte zu machen. Dies umfasst mindestens:

— Anschrift,

— Organisationsstruktur,

— Umfang der Dienstleistungspalette,

— Anzahl der Mitarbeiter/innen,

— Anzahl der Mitarbeiter/innen der Betriebsstätte, welche die Leistung ausführt.

Die Erläuterung ist auf einem gesonderten, selbst zu erstellenden Beiblatt als Anlage zum Angebotsvordruck beizufügen.

Referenzen.

Dem Angebot sind zu den nachfolgend aufgeführten Leistungen jeweils zu jedem Leistungsbereich mindestens 2 Referenzen vergleichbarer Leistungen aus den letzten 3 Jahren beizufügen.

— Beschaffung und Produktion,

— Lagerhaltung, Lagerverwaltung und Instandhaltung,

— Umsetzung von Messebauleistungen.

Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:

— Name und Anschrift des Auftraggebers,

— Branche des Auftraggebers,

— Auftragswert/Projektumsatz in TEUR,

— Auftragszeitraum,

— Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages, Beschreibung der Tätigkeiten für den Auftraggeber (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/ Nachunternehmereinsatz),

— Angaben zum jeweiligen Projektteam mit Benennung der entsprechenden Verantwortungs- und Aufgabenbereiche sowie Kenntlichmachung der Team-Hierarchie.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Gemäß Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Gemäß Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-11-15 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Christiane Kolb

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: ZE-210-08/13

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473116 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag nur zulässig ist, soweit:

1. der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem WDR unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem WDR gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem WDR gerügt werden,

4. der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Weitere Einzelheiten können § 107 GWB entnommen werden.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe Ziffer I.1)
Quelle: OJS 2014/S 094-164965 (2014-05-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-09-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-09-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 169-300819
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 94-164965
ABl. S-Ausgabe: 169

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (60)
2. Qualität (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-08-29 📅
Name: setcon Event & Expodesign GmbH
Postanschrift: Max-Planck-Straße 5
Postort: Hünxe
Postleitzahl: 46569
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: stephan.schmidt@setcon.de 📧
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.de 📧
Quelle: OJS 2014/S 169-300819 (2014-09-02)

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