Externes Controlling für die Zukunftsinitative Deutsches Museum

Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst

1. Allgemeines.
Das Bayerische Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst (Auftraggeber) beabsichtigt die Vergabe eines externen Controlling für die Zukunftsinitiative Deutsches Museum.
Das Deutsche Museum (DM) ist mit 73 000 m² Ausstellungsgelände eines der größten naturwissenschaftlich-technischen Museen weltweit und mit 1,4 Millionen Besuchern im Jahr das meistbesuchte Einzelmuseum in der Bundesrepublik Deutschland.
Aufgrund von gravierenden Mängeln an den Gebäuden und deren Infrastruktur, einem erheblichen Aktualisierungsbedarf bei den Ausstellungen und zur Schaffung einer zentralen Schausammlung erarbeitete das DM im Jahr 2010 einen Masterplan zur Zukunftsinitiative, der das Sanierungs- und Modernisierungsprogramm umriss, die Realisierungszeiträume darstellte, eine Abschätzung der Kosten vornahm und einen ersten Mittelabrufplan entwarf. In diesem Masterplan ging man von Gesamtkosten i.H.V. 400,0 Mio. EUR aus.
Im Rahmen der Zukunftsinitiative Deutsches Museum haben sich Bund und Freistaat Bayern darauf verständigt, die Zukunftsinitiative für den Zeitraum von 2009 bis 2025 mit jeweils 180 Mio. EUR zu fördern. Der Gründerkreis, eine Initiative hochrangiger Repräsentanten aus Industrie und Wirtschaft sowie des Freundes- und Förderkreises des Deutschen Museums unterstützt die Zukunftsinitiative mit mäzenatischen Spenden in Höhe von 40 Mio. EUR.
Der Zukunftsinitiative Deutsches Museum liegt seit 2014 folgende Organisationsstruktur zugrunde:
Im DM verantwortet ein Generalbevollmächtigter Bau die erfolgreiche Umsetzung der Zukunftsinitiative Deutsches Museum. Bei der Wahrnehmung der Bauherrenaufgaben bedient er sich für jedes Teilprojekt professioneller externer Projektsteuerer. Er wird von einer übergeordneten externen Projektsteuerung unterstützt, die vom Deutschen Museum beauftragt ist und diesem gegenüber weisungsabhängig und verantwortlich ist.
Hauptaufgabe des Externen Controllings, dem das DM keine Weisungen erteilen kann, ist die Prüfung der Einhaltung der Projektziele und der Projektkosten für den Auftraggeber.
2. Umfang des externen Controlling:
Das externe Controlling soll nach Zuschlagserteilung, möglichst zum 1.1.2015 beginnen. Beauftragt werden vier Jahre mit einer einmaligen Option zur Verlängerung des Vertragsverhältnisses um 2 Jahre.
Das Externe Controlling hat gegenüber dem Auftraggeber die Verpflichtung zur umfassenden Prüfung, Bewertung und Kontrolle der Zukunftsinitiative und liefert die verbindlichen Grundlagen für die Entscheidungen des Zuwendungsgebers. Dies erfordert öffentlich rechtliche, administrative, betriebswirtschaftliche und baufachliche Kompetenz. Das Externe Controlling bildet eine Schnittstelle zwischen dem Deutschen Museum und den Zuwendungsgebern Bund und Freistaat Bayern und erfüllt eine wichtige Servicefunktion.
Innerhalb des Controllings obliegt die gesamte baufachliche Prüfung entsprechend den haushaltsrechtlichen Vorgaben der Regierung von Oberbayern.
Allgemeine Darstellung des Aufgabenkatalogs des externen Controlling:
Gesucht wird ein Externes Controlling, das für den Auftraggeber die Einhaltung der Projektziele und die Projektkosten prüft. Dabei sind folgende Schwerpunkte zu berücksichtigen:
— Organisation und Management der Zukunftsinitiative,
— Ausmaß der Zielerreichung,
— Feststellung von Abweichungen,
— Bewerten der Konsequenzen,
— Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen,
— Bewertung der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.
Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfolgt auf der Basis der in der DIN 69901 genannten Methoden oder auf der Basis anderer geeigneter Methoden.
Das Externe Controlling unterstützt die Projektverantwortlichen beim Erreichen der Projektziele. Dabei wird die Effektivität und Effizienz der Projektplanung geprüft. Da die Finanzierung der Zukunftsinitiative vorrangig aus öffentlichen Mitteln erfolgt, liegt ein Schwerpunkt auf der Überwachung der zuwendungsrechtlichen Vorgaben, insbesondere hinsichtlich der wirtschaftlichen und zweckentsprechenden Mittelverwendung und der Einhaltung der Vorgaben und spezifischen Anforderungen der Teilprojekte.
Ziel des Externen Controllings ist es, für den Auftraggeber und in Zusammenarbeit mit dem DM den effizienten Verlauf der Zukunftsinitiative unter Verwendung anerkannter betriebswirtschaftlicher Methoden des Projektmonitorings und des Projektcontrollings zu verfolgen. Das Externe Controlling hat insbesondere die Kosten- und Terminpläne des Projekts zu überwachen und die damit verbundenen Risiken einzuschätzen sowie Instrumente für eine begleitende Kosten- und Terminkontrolle zu erstellen.
Das Externe Controlling berät den Auftraggeberauf der Basis seiner aus dem Controlling gewonnenen Erkenntnisse und gibt Empfehlungen zur Steuerung und Weiterentwicklung des Projekts und dessen Management. Erwartet werden eine regelmäßige Prognosefortschreibung und eine Überprüfung des Risikomanagements.
Das Externe Controlling berichtet sowohl dem Lenkungsausschuss gegenüber als auch direkt den Zuwendungsgebern. Auch soll regelmäßig dem Verwaltungsrat des Deutschen Museums berichtet werden.
Das Externe Controlling wird von den Projektverantwortlichen und vom internen Controlling im Deutschen Museum informiert. Weitere Informationsquellen sind die übergeordnete externe Projektsteuerung und die Teilprojektsteuerungen. Das Externe Controlling hat umfassende Einsichtsmöglichkeiten und Teilnahmemöglichkeiten an Sitzungen.
Das Externe Controlling wird in sämtliche finanzwirksamen Maßnahmen (Ausschreibungen etc.) eingebunden.
Weitere Informationen liefern die baufachlichen Prüfungen der Regierung von Oberbayern und die museumsfachlichen Prüfungen der Landesstelle für nichtstaatliche Museen. Für diese Prüfungen gilt vereinbarungsgemäß das bayerische Haushaltsrecht, insbesondere die Art. 23 und 44 BayHO sowie die entsprechenden Verwaltungsvorschriften, die Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen für Zuwendungen (BayZBau) und die Baufachlichen Nebenbestimmungen (NBest-Bau). Die entsprechenden Prüfungsergebnisse werden dem Externen Controlling vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
Die Mitarbeiter des Externen Controllings sind durchschnittlich an 8 Tagen im Monat beim DM vor Ort und an einem Tag pro Monat beim Auftraggeber präsent.
Zur groben Orientierung kann davon ausgegangen werden, dass folgende vier Aufgabengruppen in den Aufwand des Externen Controllings einfließen:
Informationsgewinnung inklusive Sichtung von Unterlagen
Prüfung, Bewertung und Verdichtung der Informationen sowie Ausarbeitung von Handlungsempfehlungen
Berichterstattung und Präsentation an den Auftraggeber inklusive Ortstermine beim Auftraggeber
Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung und die Einhaltung der Vorgaben aus den Zuwendungsbescheiden, auch im Hinblick auf die spätere Unterstützung bei der Zwischen- und Verwendungsnachweisprüfung, Controlling und Aufbau der Strukturen.
Die Amts- und Arbeitssprache ist Deutsch.
Hierbei handelt es sich um eine kurze Beschreibung des Auftrags. Änderungen sind noch möglich. Die für die Angebotserstellung verbindliche und umfassende Leistungsbeschreibung wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mit den Vergabeunterlagen übermittelt.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-08-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-07-08.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Ernst & Young Real Estate GmbH

• • Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst

• • Beratung im Bereich Forschung und Entwicklung › Beratung im Bereich Forschung
• • Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen › Rechnungslegung und -prüfung
• • Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste › Dienstleistungen im Bereich Unternehmensleitung

• • Deutschland › Bayern