Externes Gutachten und Umsetzungsprojektleitung zu Optimierungsmöglichkeiten von Strukturen und Prozessen für das Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich (ZIB)

Landeshauptstadt München, Direktorium-HA II/ Vergabestelle 1, Abt. 2

Im Rahmen eines externen Gutachtens soll festgestellt werden, wie die bestehende Organisations- und die an ITIL ausgerichtete Prozessstruktur des ZIB (Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich) im Referat für Bildung und Sport der Landeshauptstadt München an die Vorgaben des gesamtstädtischen Programms MIT-KonkreT angepasst werden kann. Zugleich soll der Veränderungsprozess verantwortlich begleitet (Projektleitung) und bis Ende 2016 umgesetzt werden.
Ausgehend von einer Ist-Analyse (Stärken-Schwächen-Analyse) und einer Gesamtbewertung der derzeitigen Service- und Supportstruktur, gemessen an den Anforderungsprofilen der heterogenen Kunden, soll die Erstellung eines Aufbauorganisationskonzeptes unter Beachtung der städtischen Vorgaben gemäß dem 3-Häuserkonzept (Vorgaben des Programmes MIT-KonkreT, Beschluss vom 27.1.2010) erfolgen.
Zudem ist eine Sollkonzeption zur künftigen Aufgabenverteilung nach MIT-KonkreT mit Darstellung, welche Services der Servicelandkarte stadtintern (it@M, dIKA - dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement) oder extern (Rahmenvertrag) zu erbringen sind, zu erstellen.
Das ZIB ist der zentrale IT-Dienstleister für die Münchener Schulen und Kindertagesstätten sowie für die Verwaltung des Referates für Bildung und Sport. Es ist organisatorisch der Zentralen Verwaltung des Referats für Bildung und Sport (RBS) zugeordnet.
Das ZIB betreut ca. 340 städtische und staatliche Schulen sowie über 400 Kindertageseinrichtungen an über 700 Standorten der Landeshauptstadt München. Hinzu kommt die Betreuung der IT-Arbeitsplätze im Zentralverwaltungsbereich. Die Infrastruktur der Betreuungsbereiche umfasst ca. 35 000 IT-Arbeitsplätze inklusive der zugehörigen Peripherie.
Gegenwärtig sind ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Dienstleistungen befasst. Der Aufgabenumfang umfasst einen breitgefächerten Servicekatalog. Unterstützt wird ZIB bei seiner Aufgabenerfüllung durch den internen IT-Dienstleister „it@M“ sowie durch einen externen Dienstleister, dessen Leistungsspektrum in einer umfassenden Leistungsbeschreibung festgehalten ist.
Das ZIB ist – wie alle anderen dezentralen städtischen IT-Einheiten – der Neuordnung der städtischen IT im Rahmen des Programms „Münchner IT-Konkrete Umsetzung und Top-Priorities (MIT-KonkreT)“ unterworfen. Aufgrund der Ausrichtung des Programms soll die weitgehend dezentralisierte ITK-Infrastruktur sowie der zugehörigen ITK-Services im Rahmen einer Kernkompetenzfokussierung in den zentralen städtischen IT-Dienstleister (it@M) integriert werden.
ZIB genießt derzeit aufgrund der Größe und Komplexität seiner Betreuungsbereiche laut Stadtratsbeschluss von 27.1.2010 noch einen Sonderstatus. Der Stadtrat hat jedoch
beschlossen, dass ZIB möglichst bis Ende des Jahres 2015 in die gesamtstädtische IT-Organisation eingegliedert werden soll. Der Termin ist zeitkritisch, es wird eine Umsetzung bis 2017 angestrebt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-02-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-01-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ernst & Young GmbH

Wer?

• Landeshauptstadt München, Direktorium-HA II/ Vergabestelle 1, Abt. 2

Wie?

• Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit › Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-01-03	Auftragsbekanntmachung
2014-01-08	Ergänzende Angaben
2014-09-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-01-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Menge oder Umfang: Es wird ein Umfang von ca. 510 Beratertagen geschätzt.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt München, Direktorium-HA II/ Vergabestelle 1, Abt. 2
Postanschrift: Birkerstr. 18
Postleitzahl: 80636
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.muenchen.de 🌏
E-Mail: abteilung2.vergabestelle1@muenchen.de 📧
Telefon: +49 8923330431 📞
Fax: +49 8923330409 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-01-03 📅
Einreichungsfrist: 2014-02-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 003-002859
ABl. S-Ausgabe: 3
Zusätzliche Informationen

Interessierte Unternehmen können sich in diesem Öffentlichen Teilnahmewettbewerb um die Teilnahme für die Auftragsvergabe bewerben. Hierzu ist ein formloser Teilnahmeantrag mit den unter III.2) aufgeführten Unterlagen einzureichen. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im verschlossenen Umschlag einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich zu kennzeichnen mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Gutachten ZIB“. Die Vergabeunterlagen werden an die ausgewählten Teilnehmer voraussichtlich im März 2014 versendet. Die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise behält sich die Landeshauptstadt München vor. Nach gesonderter Aufforderung sind in den Eigenerklärungen genannte Angaben nachzuweisen. Die Kommunikation zwischen der Landeshauptstadt München und den Bewerbern erfolgt i.d.R. per Telefon, Fax und E-Mail. In der Bewerbung ist daher ein Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten zu nennen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgehend von einer Ist-Analyse (Stärken-Schwächen-Analyse) und einer Gesamtbewertung der derzeitigen Service- und Supportstruktur, gemessen an den Anforderungsprofilen der heterogenen Kunden, soll die Erstellung eines Aufbauorganisationskonzeptes unter Beachtung der städtischen Vorgaben gemäß dem 3-Häuserkonzept (Vorgaben des Programmes MIT-KonkreT, Beschluss vom 27.1.2010) erfolgen.

Zudem ist eine Sollkonzeption zur künftigen Aufgabenverteilung nach MIT-KonkreT mit Darstellung, welche Services der Servicelandkarte stadtintern (it@M, dIKA - dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement) oder extern (Rahmenvertrag) zu erbringen sind, zu erstellen.

Das ZIB ist der zentrale IT-Dienstleister für die Münchener Schulen und Kindertagesstätten sowie für die Verwaltung des Referates für Bildung und Sport. Es ist organisatorisch der Zentralen Verwaltung des Referats für Bildung und Sport (RBS) zugeordnet.

Das ZIB betreut ca. 340 städtische und staatliche Schulen sowie über 400 Kindertageseinrichtungen an über 700 Standorten der Landeshauptstadt München. Hinzu kommt die Betreuung der IT-Arbeitsplätze im Zentralverwaltungsbereich. Die Infrastruktur der Betreuungsbereiche umfasst ca. 35 000 IT-Arbeitsplätze inklusive der zugehörigen Peripherie.

Gegenwärtig sind ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Dienstleistungen befasst. Der Aufgabenumfang umfasst einen breitgefächerten Servicekatalog. Unterstützt wird ZIB bei seiner Aufgabenerfüllung durch den internen IT-Dienstleister „it@M“ sowie durch einen externen Dienstleister, dessen Leistungsspektrum in einer umfassenden Leistungsbeschreibung festgehalten ist.

Das ZIB ist – wie alle anderen dezentralen städtischen IT-Einheiten – der Neuordnung der städtischen IT im Rahmen des Programms „Münchner IT-Konkrete Umsetzung und Top-Priorities (MIT-KonkreT)“ unterworfen. Aufgrund der Ausrichtung des Programms soll die weitgehend dezentralisierte ITK-Infrastruktur sowie der zugehörigen ITK-Services im Rahmen einer Kernkompetenzfokussierung in den zentralen städtischen IT-Dienstleister (it@M) integriert werden.

ZIB genießt derzeit aufgrund der Größe und Komplexität seiner Betreuungsbereiche laut Stadtratsbeschluss von 27.1.2010 noch einen Sonderstatus. Der Stadtrat hat jedoch

beschlossen, dass ZIB möglichst bis Ende des Jahres 2015 in die gesamtstädtische IT-Organisation eingegliedert werden soll. Der Termin ist zeitkritisch, es wird eine Umsetzung bis 2017 angestrebt.

Referenznummer: VGSt1-2/SD/002/13
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Von den Bewerbern sind in diesem Teilnahmewettbewerb zum Nachweis Ihrer Eignung folgende Unterlagen vorzulegen:

— Eigenerklärung, dass die in § 6 EG Abs. 6 VOL/A aufgeführten Tatbestände nach denen Teilnehmer vom Wettbewerb ausgeschlossen werden können, nicht zutreffen:

Von der Teilnahme am Wettbewerb können Bewerber/-innen ausgeschlossen werden,

a) über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

b) die sich in Liquidation befinden,

c) die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber/-in in Frage stellt,

d) die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben,

e) die im Vergabeverfahren unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Eignung abgegeben haben.

— Eigenerklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt ist wegen (siehe § 6 EG Abs. 4 VOL/A):

a) § 129 des Strafgesetzbuches (Bildung krimineller Vereinigungen),

§ 129a des Strafgesetzbuches (Bildung terroristischer Vereinigungen),

§ 129b des Strafgesetzbuches (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),

b) § 261 des Strafgesetzbuches (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),

c) § 263 des Strafgesetzbuches (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Gemeinschaften oder gegen Haushalte richtet, die von den Europäischen Gemeinschaften oder in deren Auftrag verwaltet werden,

d) § 264 des Strafgesetzbuches (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Gemeinschaften oder gegen Haushalte richtet, die von den Europäischen Gemeinschaften oder in deren Auftrag verwaltet werden,

e) § 334 des Strafgesetzbuches (Bestechung), auch in Verbindung mit Artikel 2 des EU-Bestechungsgesetzes, Artikel 2 § 1 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung, Artikel 7 Abs. 2 Nr. 10 des Vierten Strafrechtsänderungsgesetzes und § 2 des Gesetzes über das Ruhen der Verfolgungsverjährung und die Gleichstellung der Richter und Bediensteten des Internationalen Strafgerichtshofes,

f) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder

g) § 370 Abgabenordnung, auch in Verbindung mit § 12 des Gesetzes zur Durchführung der gemeinsamen Marktorganisationen und der Direktzahlungen (MOG), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Gemeinschaften oder gegen Haushalte richtet, die von den Europäischen Gemeinschaften oder in deren Auftrag verwaltet werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Von den Bewerbern sind in diesem Teilnahmewettbewerb zum Nachweis Ihrer Eignung folgende Unterlagen vorzulegen:

— Eigenerklärung Referenzen: Eine Liste mit mind. 3 und max. 5 in den letzten drei Jahren in Art und Umfang zuverlässig erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe des Auftragswertes, des Auftragszeitraumes sowie der Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer. Die Landeshauptstadt München kann eigene Erfahrungen berücksichtigen,

— Firmenprofil (Angaben zum Gesamtumsatz, davon Umsatz mit dem zu vergebenden Auftrag vergleichbaren Leistungen, Anzahl der im Durchschnitt fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter),

— Darstellung der Qualifikation und Erfahrungen der für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiterbefragung,

— Darstellung, wie die Anwesenheit der für das Projekt verantwortlichen Ansprechpartner auch kurzfristig am Auftragsort gewährleistet werden kann,

— Erklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung.

Gegebenenfalls auch:

— Erklärung Bietergemeinschaft (vgl. Bewerbungsbedingungen Nr. 6, siehe www.muenchen.de/vgst1).

Vorstellungsrunde:

Die Bewerber, die nach Überprüfung der schriftlichen Unterlagen als geeignet eingestuft werden, werden bei Bedarf zu einer Vorstellungsrunde eingeladen.

Diese Vorstellungsrunde dient ausschließlich der Eignungsprüfung. Hieran nehmen die vom Bewerber benannten Personen teil, die im Auftragsfall die Projektverantwortlichen darstellen.

Der Auftraggeber erwartet die Darstellung der Fallproblematik anhand einer allgemeinen Vorgehensweise; hierbei kann auf Referenzprojekte Bezug genommen werden.

Diese Vorstellungsrunde ist Teil des Angebots. Eine Honorierung hierfür ist ausgeschlossen.

Die Vorstellung findet voraussichtlich in der 9./10. Kalenderwoche 2014 mit einer vorgegebenen Dauer von maximal 30 Minuten (ca. 20 Minuten Präsentation eines Referenzprojektes, 10 Minuten Fragen) je Bieter in den Räumlichkeiten der Vergabestelle 1 statt. Die Bieter werden hierzu spätestens eine Woche vorher per Fax oder E-Mail aufgefordert. Im Teilnahmeantrag sind die entsprechenden Kontaktdaten anzugeben.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haben bereits im Teilnahmeantrag jeweils die Mitglieder zu benennen, sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Mit dem Teilnahmeantrag ist eine gemeinsame Erklärung (Formblatt Erklärung Bietergemeinschaft siehe www.muenchen.de/vgst1) abzugeben, dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung und etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften. Die Erklärung ist von allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu unterschreiben. Es ist unzulässig, als Mitglied einer Bietergemeinschaft und gleichzeitig als einzelner Bieter ein Angebot abzugeben. Gleiches gilt für den Fall, dass sich ein Bieter an verschiedenen Bietergemeinschaften beteiligt.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Auswahlkriterien:

— Einschlägigkeit der Referenzen 40 % - Fachliche Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter 40 % - Präsenz der Ansprechpartner vor Ort 20 %.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Hrn. Scharl
Internetadresse: www.muenchen.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.muenchen.de/vgst1 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: VGSt1-2/SD/002/13
Zusätzliche Informationen

Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im verschlossenen Umschlag einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich zu kennzeichnen mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Gutachten ZIB“.

Die Vergabeunterlagen werden an die ausgewählten Teilnehmer voraussichtlich im März 2014 versendet.

Die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise behält sich die Landeshauptstadt München vor.

Nach gesonderter Aufforderung sind in den Eigenerklärungen genannte Angaben nachzuweisen.

Die Kommunikation zwischen der Landeshauptstadt München und den Bewerbern erfolgt i.d.R. per Telefon, Fax und E-Mail. In der Bewerbung ist daher ein Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten zu nennen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@vg-m.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Internetadresse: www.regierung-oberbayern.de 🌏
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Frist des § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB wird hingewiesen.

Danach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2014/S 003-002859 (2014-01-03)

Ergänzende Angaben (2014-01-08)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-01-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 007-007977
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 3-002859
ABl. S-Ausgabe: 7
Quelle: OJS 2014/S 007-007977 (2014-01-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-09-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-09-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 169-300843
ABl. S-Ausgabe: 169

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (30)
2. Qualität des Konzepts in Bezug auf Vorgehensweise und Methodik bei der IST-Analyse und der Sollkonzeption (25)
3. Qualität des Konzepts in Bezug auf Vorgehensweise und Methodik bei der Begleitung des Umsetzungsprozesses (25)
4. Aufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ZIB (20)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-09-01 📅
Name: Ernst & Young GmbH
Postanschrift: Arnulfstr. 59
Postort: München
Postleitzahl: 80636
Land: Deutschland 🇩🇪

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Scharl
Quelle: OJS 2014/S 169-300843 (2014-09-02)

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