IP-Management-Software
IP-Management-Software:
Die Fraunhofer-Gesellschaft möchte durch das Projekt openPMS das derzeit eingesetzte Datenbank-System für das Management der Schutzrechte und Lizenzverträge (IP-Management) ersetzen. Die geplante Lösung für das IP-Management soll alle Bereiche des Schutzrechtsmanagements bei der Fraunhofer-Gesellschaft möglichst umfassend abbilden und unterstützen. Zu den Bereichen gehören insbesondere auch die IP-Generierung (Ideenfindung, z. B. auch für eine Marke), die Erfindungsmeldung, die Durchführung von Patentrecherchen, die Anmeldeverfahren einschließlich der Nachanmeldungen und Länderanmeldungen, Aufrechterhaltungsentscheidungen, die Verwertung und Lizenzierung von Schutzrechten, die Erfindervergütung sowie die Erfassung von Buchungen wie z.B. Anwaltsrechnungen oder Amtsgebühren und das Controlling von Lizenzeinnahmen. Daneben sind als unterstützende Funktionen das Fristenmanagement, die Aktenführung (auf Basis des bestehenden DMS CS10 der Firma Open Text) und das Vertragsmanagement (für Forschungsverträge und Kooperationsverträge) abzudecken. Weiterhin sind strategische Funktionen zu unterstützen, dazu gehören das Reporting, das Portfoliomanagement und das Kanzleimanagement. Alle Benutzergruppen sollen einen direkten Zugang zum System bekommen. Die wichtigsten Benutzergruppen sind die Fachabteilung Patente und Lizenzen (FPL) in der Zentrale der Fraunhofer Gesellschaft, die Erfinder, IP-Manager und Führungskräfte an den Instituten und Anwaltskanzleien und externe Erfinder als externe Partner.
Die geplante Lösung soll im Jahr 2015 zunächst einer etwa dreimonatigen Testphase bei der Fraunhofer-Gesellschaft unterzogen werden. Erst nach einem erfolgreichen Abschluss der Testphase wird über den Ersatz der bestehenden Lösung endgültig entschieden. Dies bedeutet, dass mit einem Zuschlag und einer erfolgreichen Testphase noch kein Anspruch auf eine vollständige Leistungserbringung für den Auftragnehmer verbunden ist. Die Fraunhofer-Gesellschaft behält sich vor über den weiteren Projektverlauf frei zu entscheiden. Die Aufwendungen für den Auftragnehmer im Rahmen der Testphase werden vergütet.
Bei einer Entscheidung für einen Wechsel soll die IP-Management-Lösung zunächst das bestehende System ablösen. Mit einer erfolgreichen Ablösung erwirbt die Fraunhofer-Gesellschaft die notwendigen Lizenzen und schließt entsprechende Wartungs-, Support- und Serviceverträge ab. Aufwendungen für den Auftragnehmer bis zur Systemablösung werden vergütet.
Nach der Ablösung soll die tiefere Einbindung der Institute und danach der Patentanwaltskanzleien erfolgen. Die Aufwendungen für den Auftragnehmer werden vergütet. Das Projekt wird voraussichtlich bis 2017 dauern.
Dem geplanten System liegen die folgenden Mengenprofile zugrunde:
— 70 Mitarbeiter der Abteilung »Patente und Lizenzen«;
— insgesamt 23 000 FhG-Mitarbeiter an 67 Instituten, bzw. 80 Einrichtungen und der FhG-Zentrale;
— externe Partner über 200 Kanzleien und mehr als 1 000 externe Erfinder;
— ca. 6 800 aktive Patentfamilien und Marken;
— 650 Erfindungsmeldungen pro Jahr;
— Derzeit knapp 80 000 Akten im System;
— Derzeit knapp 40 000 aktive Akten im System.
Von dem Anbieter wird erwartet, dass er eine umfassende IP-Management-Lösung, deren Implementierung und damit verbundene Serviceleistungen und Support in vollem Umfang anbieten kann.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-10-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-09-12.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-09-12
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-12-02
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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