IT- gestützte Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement auf Basis DMS/d.3 (DMS 2015)
Die Generalverwaltung (GV) der MPG plant zur Verbesserung von Transparenz und Auskunftsfähigkeit, zur Steigerung der Effizienz interner Prozessabläufe und durchlaufzeiten und für einen ortsunabhängigen Zugriff auf die zentrale Registratur, die weitere Einführung eines IT-gestützten Vorgangsbearbeitungs-/Dokumentenmanagementsystems. Aktuell arbeiten drei Abteilungen der GV produktiv mit dem Dokumentenmanagementsystem.
Im Folgenden werden, hier exemplarisch aufgeführte, übergreifende Ziele aufgeführt:
— Zugriff, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen,
von der Entstehung bis zur Aussonderung
— Abteilungsübergreifende Standardisierung der Dokumentenablage nach Aktenplan,
— Anbindung weiterer strategischer Systeme (SAP, SharePoint, Fachanwendungen),
— Datensicherheit (Zugriffsschutz, Wahrung der Interessen der MPG),
— Weniger Stauraum für Aktenordner in Papier, keine redundante Datenhaltung (Kopien), reduziertes Druckaufkommen.
Ziel des Projekts zur GV-weiten Einführung von DMS ist die verbindliche Einführung der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentablage auf Basis DMS/d.3 in allen Abteilungen inklusive Leitung und Sekretariate der Generalverwaltung. Neben der strukturierten Ablage sind die Themen Scannen, Archivieren und Vorgangsbearbeitung wichtige fachliche Anforderungen.
Zum konkreten Leistungsumfang des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens wird auf Kapitel 5 verwiesen.
Vom Auftragnehmer sind ein Kontingent von Beratungstagen, sowie spezifizierte Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports bereitzustellen. Die Festlegung der Leistungserbringung für Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis wird in Abschnitt 1.8 der Vergabeunterlage beschrieben.
Der Auftraggeber verfährt nach Kapitel 2: Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG (VOL/A-EG) der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL – Teil A), ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden.
Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren durchgeführt.
Eine losweise Vergabe erfolgt aus den folgenden Gründen nicht:
Mit diesem Vergabeverfahren wird ein Leistungserbringer ausgewählt, der
— den Rollout dieses Produktes in der Generalverwaltung weiterführt und die MPG dabei unterstützt, das Produkt auf die internen Prozesse zu adaptieren (vgl. insbesondere Abschnitt 5.1 der Vergabeunterlage),
— die Nutzungsmöglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems ausweitet durch die Einführung zusätzlicher Module (z. B. Workflows) (vgl. insbesondere Abschnitt 5.2 der Vergabeunterlage),
— Supportleistungen für das Dokumentenmanagementsystem im Second und Third Level inkl. Wartung der Software (vgl. insbesondere Abschnitt 5.3 der Vergabeunterlage) sowie
— zusätzliche Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports (vgl. insbesondere Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage) übernimmt.
Ziel der Ausschreibung ist es, eine homogene und qualitätvolle Dokumentenmanagement-Lösung zu schaffen, die den vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Abteilungen der MPG gerecht wird. Dabei ist es wichtig, dass der Rollout des Produktes in der Generalverwaltung und die Einführung zusätzlicher Module optimal aufeinander abgestimmt sind. Die Konzeption und die Umsetzung des Gesamtprojektes hat soweit möglich zentral zu erfolgen und sämtliche Projektinhalte zu berücksichtigen. Da eine individuelle Lösung für die Generalverwaltung der MPG entwickelt werden soll, kann ein optimaler Betrieb und Support nur gewährleistet werden, wenn ein detailliertes Wissen über die Implementierung bei der MPG besteht. Die einzelnen Themen sind somit eng miteinander verbunden und weisen einen hohen Grad an Abhängigkeiten und Wechselwirkungen auf. Synergien zwischen den Themen können nur genutzt werden, wenn sie zentral von einer Stelle begleitet werden.
Auch eine Trennung der Betriebsleistungen von der Wartung ist nicht wirtschaftlich. Die Analyse von Störungen der Herstellersoftware erfolgt eng zwischen dem Betreiber und dem Hersteller. Ebenso ist die Bearbeitung von Störungen mit der einhergehenden Bereitstellung von Herstellerpatches eng verbunden. Eine losweise Vergabe würde differenziertere und komplexere Kommunikationswege nach sich ziehen sowie daraus resultierend, verlängerte Lösungszeiten bei der Störungsbearbeitung.
Eine Losbildung würde insgesamt zu einer unwirtschaftlichen Teilung der Leistungen führen. Das Risiko von Mehrkosten und zeitlichen Verzögerungen durch zusätzliche Abstimmungs- und Einarbeitungsbedarfe würde erheblich ansteigen. Zusätzlich bestehen fachliche Risiken bei der Umsetzung der Lösung und der Qualität des Supports. Aufgrund der überwiegenden Gründe, die für eine Gesamtvergabe sprechen, werden die Leistungen nicht losweise vergeben.
Grundlage der ausgeschriebenen Leistung sind ausschließlich die in § 1 der Rahmen- und Servicevereinbarung über Leistungen zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement (siehe Anlage 13 der Vergabeunterlage, im Folgenden auch „Vertrag“) genannten Vertragsbestandteile in der dort genannten Geltungsrangfolge:
1. Bestimmungen der Rahmen- und Servicevereinbarung (siehe Anlage 13 zu diesen Vergabeunterlagen) nebst Anlagen,
2. diese Vergabeunterlagen zu dem hiesigen offenen Verfahren,
3. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen (EVB-IT Dienstleistung), in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung,
4. Angebot des Auftragnehmers,
5. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung,
6. gesetzliche Vorschriften.
Weitergehende Geschäftsbedingungen sowohl des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers sind ausgeschlossen.
Die Vergabeunterlagen einschließlich aller Anlagen dürfen nur zur Erstellung der Angebote verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers nicht zulässig. Alle beim Bieter mit diesem Vergabeverfahren befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung veranlasst werden. Der Bieter hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Vergabeunterlagen nur einem begrenzten und nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden.
Ergänzende oder berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlagen werden allen Bietern schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt.
Die Details der Leistungserbringung für die in Abschnitt 5.1., 5.2 und 5.4 der Vergabeunterlage genannten Leistungen werden zwischen dem Auftragnehmer und dem Ansprechpartner auf Seiten der Max-Planck-Gesellschaft e. V. nach Bedarf und nach Absprache festgelegt (siehe Abschnitt 1.9 der Vergabeunterlage). Zu den Details der Leistungserbringung in diesem Sinne gehört:
— Festlegung der Arbeitspakete, d. h., der vom Auftragnehmer im Einzelnen zu erbringenden Leistungen sowie Tätigkeiten.
— Festlegung von Terminen und Fristen für die Leistungserbringung.
— Etwaige weitere Details der zu erbringenden Tätigkeiten.
Im Rahmen der Festlegung der Leistungserbringung teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch den für die Leistungserbringung voraussichtlichen Arbeitsaufwand (Kostenobergrenze) mit.
Die konkret geschuldete Leistung (insbesondere der konkrete Leistungsgegenstand, etwaig angestrebte Leistungsergebnisse, die für die Leistungserbringung maßgeblichen Termine oder der für die Leistungserbringung maßgebliche Leistungszeitraum) wird bei Bedarf des Auftraggebers jeweils gesondert schriftlich und auf der Grundlage der Rahmen- und Servicevereinbarung (Anlage 13) über Einzelaufträge (Einzelabruf; Muster in Anlage 4 der Rahmen- und Servicevereinbarung) vereinbart.
Der Auftragnehmer ist jeweils zur Angebotsabgabe aufzufordern. Nach Aufforderung durch den Auftraggeber erstellt der Auftragnehmer ein Angebot nach Maßgabe der Rahmen- und Servicevereinbarung (insb. Preisblatt; Anlage 12 der Vergabunterlagen), welches die Anzahl der für die Leistungserbringung erforderlichen und vorgesehenen Mitarbeiter, die kalkulatorisch berücksichtigten Tätigkeiten sowie die hierfür erforderlichen Personentage enthält. Bei Zustimmung des Auftraggebers wird das Angebot Bestandteil des jeweiligen Einzelauftrages.
Der Einzelauftrag kommt durch Unterschrift beider Vertragsparteien unter den Einzelabruf zustande. Der Auftragnehmer kann die Ausführung eines Einzelauftrags nur ablehnen, wenn ihm die Ausführung unzumutbar ist. Die Unzumutbarkeit ist durch den Auftragnehmer schriftlich (Textform gem. § 126 b BGB ist ausreichend) nachzuweisen.
Für die zusätzlichen Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports auf Tagespauschalpreisbasis gilt Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-06-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-04-28.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-04-28
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-07-15
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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