IT- gestützte Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement auf Basis DMS/d.3 (DMS 2015)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Die Generalverwaltung (GV) der MPG plant zur Verbesserung von Transparenz und Auskunftsfähigkeit, zur Steigerung der Effizienz interner Prozessabläufe und durchlaufzeiten und für einen ortsunabhängigen Zugriff auf die zentrale Registratur, die weitere Einführung eines IT-gestützten Vorgangsbearbeitungs-/Dokumentenmanagementsystems. Aktuell arbeiten drei Abteilungen der GV produktiv mit dem Dokumentenmanagementsystem.
Im Folgenden werden, hier exemplarisch aufgeführte, übergreifende Ziele aufgeführt:
— Zugriff, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen,
von der Entstehung bis zur Aussonderung
— Abteilungsübergreifende Standardisierung der Dokumentenablage nach Aktenplan,
— Anbindung weiterer strategischer Systeme (SAP, SharePoint, Fachanwendungen),
— Datensicherheit (Zugriffsschutz, Wahrung der Interessen der MPG),
— Weniger Stauraum für Aktenordner in Papier, keine redundante Datenhaltung (Kopien), reduziertes Druckaufkommen.
Ziel des Projekts zur GV-weiten Einführung von DMS ist die verbindliche Einführung der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentablage auf Basis DMS/d.3 in allen Abteilungen inklusive Leitung und Sekretariate der Generalverwaltung. Neben der strukturierten Ablage sind die Themen Scannen, Archivieren und Vorgangsbearbeitung wichtige fachliche Anforderungen.
Zum konkreten Leistungsumfang des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens wird auf Kapitel 5 verwiesen.
Vom Auftragnehmer sind ein Kontingent von Beratungstagen, sowie spezifizierte Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports bereitzustellen. Die Festlegung der Leistungserbringung für Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis wird in Abschnitt 1.8 der Vergabeunterlage beschrieben.
Der Auftraggeber verfährt nach Kapitel 2: Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG (VOL/A-EG) der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL – Teil A), ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden.
Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren durchgeführt.
Eine losweise Vergabe erfolgt aus den folgenden Gründen nicht:
Mit diesem Vergabeverfahren wird ein Leistungserbringer ausgewählt, der
— den Rollout dieses Produktes in der Generalverwaltung weiterführt und die MPG dabei unterstützt, das Produkt auf die internen Prozesse zu adaptieren (vgl. insbesondere Abschnitt 5.1 der Vergabeunterlage),
— die Nutzungsmöglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems ausweitet durch die Einführung zusätzlicher Module (z. B. Workflows) (vgl. insbesondere Abschnitt 5.2 der Vergabeunterlage),
— Supportleistungen für das Dokumentenmanagementsystem im Second und Third Level inkl. Wartung der Software (vgl. insbesondere Abschnitt 5.3 der Vergabeunterlage) sowie
— zusätzliche Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports (vgl. insbesondere Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage) übernimmt.
Ziel der Ausschreibung ist es, eine homogene und qualitätvolle Dokumentenmanagement-Lösung zu schaffen, die den vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Abteilungen der MPG gerecht wird. Dabei ist es wichtig, dass der Rollout des Produktes in der Generalverwaltung und die Einführung zusätzlicher Module optimal aufeinander abgestimmt sind. Die Konzeption und die Umsetzung des Gesamtprojektes hat soweit möglich zentral zu erfolgen und sämtliche Projektinhalte zu berücksichtigen. Da eine individuelle Lösung für die Generalverwaltung der MPG entwickelt werden soll, kann ein optimaler Betrieb und Support nur gewährleistet werden, wenn ein detailliertes Wissen über die Implementierung bei der MPG besteht. Die einzelnen Themen sind somit eng miteinander verbunden und weisen einen hohen Grad an Abhängigkeiten und Wechselwirkungen auf. Synergien zwischen den Themen können nur genutzt werden, wenn sie zentral von einer Stelle begleitet werden.
Auch eine Trennung der Betriebsleistungen von der Wartung ist nicht wirtschaftlich. Die Analyse von Störungen der Herstellersoftware erfolgt eng zwischen dem Betreiber und dem Hersteller. Ebenso ist die Bearbeitung von Störungen mit der einhergehenden Bereitstellung von Herstellerpatches eng verbunden. Eine losweise Vergabe würde differenziertere und komplexere Kommunikationswege nach sich ziehen sowie daraus resultierend, verlängerte Lösungszeiten bei der Störungsbearbeitung.
Eine Losbildung würde insgesamt zu einer unwirtschaftlichen Teilung der Leistungen führen. Das Risiko von Mehrkosten und zeitlichen Verzögerungen durch zusätzliche Abstimmungs- und Einarbeitungsbedarfe würde erheblich ansteigen. Zusätzlich bestehen fachliche Risiken bei der Umsetzung der Lösung und der Qualität des Supports. Aufgrund der überwiegenden Gründe, die für eine Gesamtvergabe sprechen, werden die Leistungen nicht losweise vergeben.
Grundlage der ausgeschriebenen Leistung sind ausschließlich die in § 1 der Rahmen- und Servicevereinbarung über Leistungen zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement (siehe Anlage 13 der Vergabeunterlage, im Folgenden auch „Vertrag“) genannten Vertragsbestandteile in der dort genannten Geltungsrangfolge:
1. Bestimmungen der Rahmen- und Servicevereinbarung (siehe Anlage 13 zu diesen Vergabeunterlagen) nebst Anlagen,
2. diese Vergabeunterlagen zu dem hiesigen offenen Verfahren,
3. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen (EVB-IT Dienstleistung), in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung,
4. Angebot des Auftragnehmers,
5. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung,
6. gesetzliche Vorschriften.
Weitergehende Geschäftsbedingungen sowohl des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers sind ausgeschlossen.
Die Vergabeunterlagen einschließlich aller Anlagen dürfen nur zur Erstellung der Angebote verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers nicht zulässig. Alle beim Bieter mit diesem Vergabeverfahren befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung veranlasst werden. Der Bieter hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Vergabeunterlagen nur einem begrenzten und nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden.
Ergänzende oder berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlagen werden allen Bietern schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt.
Die Details der Leistungserbringung für die in Abschnitt 5.1., 5.2 und 5.4 der Vergabeunterlage genannten Leistungen werden zwischen dem Auftragnehmer und dem Ansprechpartner auf Seiten der Max-Planck-Gesellschaft e. V. nach Bedarf und nach Absprache festgelegt (siehe Abschnitt 1.9 der Vergabeunterlage). Zu den Details der Leistungserbringung in diesem Sinne gehört:
— Festlegung der Arbeitspakete, d. h., der vom Auftragnehmer im Einzelnen zu erbringenden Leistungen sowie Tätigkeiten.
— Festlegung von Terminen und Fristen für die Leistungserbringung.
— Etwaige weitere Details der zu erbringenden Tätigkeiten.
Im Rahmen der Festlegung der Leistungserbringung teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch den für die Leistungserbringung voraussichtlichen Arbeitsaufwand (Kostenobergrenze) mit.
Die konkret geschuldete Leistung (insbesondere der konkrete Leistungsgegenstand, etwaig angestrebte Leistungsergebnisse, die für die Leistungserbringung maßgeblichen Termine oder der für die Leistungserbringung maßgebliche Leistungszeitraum) wird bei Bedarf des Auftraggebers jeweils gesondert schriftlich und auf der Grundlage der Rahmen- und Servicevereinbarung (Anlage 13) über Einzelaufträge (Einzelabruf; Muster in Anlage 4 der Rahmen- und Servicevereinbarung) vereinbart.
Der Auftragnehmer ist jeweils zur Angebotsabgabe aufzufordern. Nach Aufforderung durch den Auftraggeber erstellt der Auftragnehmer ein Angebot nach Maßgabe der Rahmen- und Servicevereinbarung (insb. Preisblatt; Anlage 12 der Vergabunterlagen), welches die Anzahl der für die Leistungserbringung erforderlichen und vorgesehenen Mitarbeiter, die kalkulatorisch berücksichtigten Tätigkeiten sowie die hierfür erforderlichen Personentage enthält. Bei Zustimmung des Auftraggebers wird das Angebot Bestandteil des jeweiligen Einzelauftrages.
Der Einzelauftrag kommt durch Unterschrift beider Vertragsparteien unter den Einzelabruf zustande. Der Auftragnehmer kann die Ausführung eines Einzelauftrags nur ablehnen, wenn ihm die Ausführung unzumutbar ist. Die Unzumutbarkeit ist durch den Auftragnehmer schriftlich (Textform gem. § 126 b BGB ist ausreichend) nachzuweisen.
Für die zusätzlichen Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports auf Tagespauschalpreisbasis gilt Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-06-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-04-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• European IT Consultancy EITCO GmbH

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-04-28	Auftragsbekanntmachung
2014-07-15	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-04-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge oder Umfang:

Über die Basis-Vertragslaufzeit von zwei (2) Jahren kann für die Kalkulation der Betriebsleistungen von einer kalkulatorischen Menge von durchschnittlich 330 betreuten Arbeitsplätzen und drei (3) betreuten Anwendungsbetriebsinstanzen pro Jahr ausgegangen werden.Für die Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis (vgl. Abschnitt 5.1, 5.2 und 5.4 der Vergabeunterlage ) kann von folgendem geschätzten Auftragsvolumen pro Jahr ausgegangen werden:Abnahme in PT (Personentagen) jeweils Minimum und Maximum pro Jahr:Projektmanager: MIN 60 PT MAX 115 PT,Stellv. Projektmanager: MIN 10 PT MAX 20 PT,Experte: MIN 140 PT MAX 530 PT,Akzeptanzmanager: MIN 35 PT MAX 70 PT.Dabei verpflichtet sich die MPG lediglich zur Abnahme der genannten Mindestzahl an Personentagen innerhalb der Basis-Vertragslaufzeit. Ansonsten plant die MPG die Personentage während der Basis-Vertragslaufzeit kontinuierlich in Anspruch zu nehmen.Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, gem. § 3 EG Abs. 4 lit. g VOL/A bei neuen Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, diese im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIIId 2
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: dms2015@gv.mpg.de 📧
Fax: +49 8921081384 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-04-28 📅
Einreichungsfrist: 2014-06-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-05-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 085-147958
ABl. S-Ausgabe: 85
Zusätzliche Informationen

Das Angebot ist nach folgender Gliederung zu strukturieren: 1. Formloses Anschreiben des Bieters mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Angebots; 2. Eignungserklärungen: a. ggf. Erklärung der Bietergemeinschaft gemäß Kapitel 1.21 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 1 der Vergabeunterlage; b. ggf. Verzeichnis über Teilleistungen für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) anderer Unternehmen bedienen gemäß Kapitel 1.22 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 2 der Vergabeunterlage; c. ggf. Verpflichtungserklärung für andere Unternehmen gemäß Kapitel 1.22 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 3 der Vergabeunterlage; d. Unternehmensdarstellung gemäß Kapitel 1.23.3.1 der Vergabeunterlage; e. Berufs- oder Handelsregisterauszug gemäß Kapitel 1.23.3.2 der Vergabeunterlage; f. Erklärung zu § 6 EG Abs. 6 VOL/A gemäß Kapitel 1.23.3.3 der Vergabeunterlageund Formblatt in Anlage 4 der Vergabeunterlage; g. Erklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz gemäß Kapitel 1.23.3.4 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 5 der Vergabeunterlage; h. Verpflichtungserklärung, dass Ergebnisse einer Überprüfung gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz zugänglich gemacht werden gemäß Kapitel 1.23.3.4 und Formblatt in Anlage 6 der Vergabeunterlage; i. Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung inklusive Nachweis der Versicherungssumme oder Erklärung, dass eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen 4 Wochen nach Vertragsschluss abgeschlossen wird und über die Vertragslaufzeit unterhalten wird, gemäß Kapitel 1.23.4.1 und Formblatt in Anlage 7 der Vergabeunterlage; j. Erklärung zur Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft gemäß Kapitel 1.23.4.2 und Formblatt in Anlage 8 der Vergabeunterlage; k. Umsatzdarstellung gemäß Kapitel 1.23.4.3 und Formblatt in Anlage 9; l. Mitarbeiterprofile inklusive der erforderlichen Zertifizierungen gemäß Kapitel 1.23.6 und Muster in Anlage 10 der Vergabeunterlage; m. Anforderungen an die fachliche Qualifikation gemäß Kapitel 1.23.5 und Anlage 11 der Vergabeunterlage; 3. Zur Angebotsbewertung: a. die vom Bieter zu erstellenden Konzepte gemäß Kapitel 1.28.3 der Vergabeunterlage; b. Preisblatt gemäß Kapitel 1.28.4 und Anlage 12 der Vergabeunterlage

Zusätzliche Informationen

Das Angebot ist nach folgender Gliederung zu strukturieren:

1. Formloses Anschreiben des Bieters mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Angebots;

2. Eignungserklärungen:

a. ggf. Erklärung der Bietergemeinschaft gemäß Kapitel 1.21 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 1 der Vergabeunterlage;

b. ggf. Verzeichnis über Teilleistungen für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) anderer Unternehmen bedienen gemäß Kapitel 1.22 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 2 der Vergabeunterlage;

c. ggf. Verpflichtungserklärung für andere Unternehmen gemäß Kapitel 1.22 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 3 der Vergabeunterlage;

d. Unternehmensdarstellung gemäß Kapitel 1.23.3.1 der Vergabeunterlage;

e. Berufs- oder Handelsregisterauszug gemäß Kapitel 1.23.3.2 der Vergabeunterlage;

f. Erklärung zu § 6 EG Abs. 6 VOL/A gemäß Kapitel 1.23.3.3 der Vergabeunterlageund Formblatt in Anlage 4 der Vergabeunterlage;

g. Erklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz gemäß Kapitel 1.23.3.4 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 5 der Vergabeunterlage;

h. Verpflichtungserklärung, dass Ergebnisse einer Überprüfung gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz zugänglich gemacht werden gemäß Kapitel 1.23.3.4 und Formblatt in Anlage 6 der Vergabeunterlage;

i. Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung inklusive Nachweis der Versicherungssumme oder Erklärung, dass eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen 4 Wochen nach Vertragsschluss abgeschlossen wird und über die Vertragslaufzeit unterhalten wird, gemäß Kapitel 1.23.4.1 und Formblatt in Anlage 7 der Vergabeunterlage;

j. Erklärung zur Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft gemäß Kapitel 1.23.4.2 und Formblatt in Anlage 8 der Vergabeunterlage;

k. Umsatzdarstellung gemäß Kapitel 1.23.4.3 und Formblatt in Anlage 9;

l. Mitarbeiterprofile inklusive der erforderlichen Zertifizierungen gemäß Kapitel 1.23.6 und Muster in Anlage 10 der Vergabeunterlage;

m. Anforderungen an die fachliche Qualifikation gemäß Kapitel 1.23.5 und Anlage 11 der Vergabeunterlage;

3. Zur Angebotsbewertung:

a. die vom Bieter zu erstellenden Konzepte gemäß Kapitel 1.28.3 der Vergabeunterlage;

b. Preisblatt gemäß Kapitel 1.28.4 und Anlage 12 der Vergabeunterlage

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Folgenden werden, hier exemplarisch aufgeführte, übergreifende Ziele aufgeführt:

— Zugriff, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen,

von der Entstehung bis zur Aussonderung

— Abteilungsübergreifende Standardisierung der Dokumentenablage nach Aktenplan,

— Anbindung weiterer strategischer Systeme (SAP, SharePoint, Fachanwendungen),

— Datensicherheit (Zugriffsschutz, Wahrung der Interessen der MPG),

— Weniger Stauraum für Aktenordner in Papier, keine redundante Datenhaltung (Kopien), reduziertes Druckaufkommen.

Ziel des Projekts zur GV-weiten Einführung von DMS ist die verbindliche Einführung der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentablage auf Basis DMS/d.3 in allen Abteilungen inklusive Leitung und Sekretariate der Generalverwaltung. Neben der strukturierten Ablage sind die Themen Scannen, Archivieren und Vorgangsbearbeitung wichtige fachliche Anforderungen.

Zum konkreten Leistungsumfang des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens wird auf Kapitel 5 verwiesen.

Vom Auftragnehmer sind ein Kontingent von Beratungstagen, sowie spezifizierte Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports bereitzustellen. Die Festlegung der Leistungserbringung für Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis wird in Abschnitt 1.8 der Vergabeunterlage beschrieben.

Der Auftraggeber verfährt nach Kapitel 2: Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG (VOL/A-EG) der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL – Teil A), ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden.

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren durchgeführt.

Eine losweise Vergabe erfolgt aus den folgenden Gründen nicht:

Mit diesem Vergabeverfahren wird ein Leistungserbringer ausgewählt, der

— den Rollout dieses Produktes in der Generalverwaltung weiterführt und die MPG dabei unterstützt, das Produkt auf die internen Prozesse zu adaptieren (vgl. insbesondere Abschnitt 5.1 der Vergabeunterlage),

— die Nutzungsmöglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems ausweitet durch die Einführung zusätzlicher Module (z. B. Workflows) (vgl. insbesondere Abschnitt 5.2 der Vergabeunterlage),

— Supportleistungen für das Dokumentenmanagementsystem im Second und Third Level inkl. Wartung der Software (vgl. insbesondere Abschnitt 5.3 der Vergabeunterlage) sowie

— zusätzliche Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports (vgl. insbesondere Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage) übernimmt.

Ziel der Ausschreibung ist es, eine homogene und qualitätvolle Dokumentenmanagement-Lösung zu schaffen, die den vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Abteilungen der MPG gerecht wird. Dabei ist es wichtig, dass der Rollout des Produktes in der Generalverwaltung und die Einführung zusätzlicher Module optimal aufeinander abgestimmt sind. Die Konzeption und die Umsetzung des Gesamtprojektes hat soweit möglich zentral zu erfolgen und sämtliche Projektinhalte zu berücksichtigen. Da eine individuelle Lösung für die Generalverwaltung der MPG entwickelt werden soll, kann ein optimaler Betrieb und Support nur gewährleistet werden, wenn ein detailliertes Wissen über die Implementierung bei der MPG besteht. Die einzelnen Themen sind somit eng miteinander verbunden und weisen einen hohen Grad an Abhängigkeiten und Wechselwirkungen auf. Synergien zwischen den Themen können nur genutzt werden, wenn sie zentral von einer Stelle begleitet werden.

Auch eine Trennung der Betriebsleistungen von der Wartung ist nicht wirtschaftlich. Die Analyse von Störungen der Herstellersoftware erfolgt eng zwischen dem Betreiber und dem Hersteller. Ebenso ist die Bearbeitung von Störungen mit der einhergehenden Bereitstellung von Herstellerpatches eng verbunden. Eine losweise Vergabe würde differenziertere und komplexere Kommunikationswege nach sich ziehen sowie daraus resultierend, verlängerte Lösungszeiten bei der Störungsbearbeitung.

Eine Losbildung würde insgesamt zu einer unwirtschaftlichen Teilung der Leistungen führen. Das Risiko von Mehrkosten und zeitlichen Verzögerungen durch zusätzliche Abstimmungs- und Einarbeitungsbedarfe würde erheblich ansteigen. Zusätzlich bestehen fachliche Risiken bei der Umsetzung der Lösung und der Qualität des Supports. Aufgrund der überwiegenden Gründe, die für eine Gesamtvergabe sprechen, werden die Leistungen nicht losweise vergeben.

Grundlage der ausgeschriebenen Leistung sind ausschließlich die in § 1 der Rahmen- und Servicevereinbarung über Leistungen zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement (siehe Anlage 13 der Vergabeunterlage, im Folgenden auch „Vertrag“) genannten Vertragsbestandteile in der dort genannten Geltungsrangfolge:

1. Bestimmungen der Rahmen- und Servicevereinbarung (siehe Anlage 13 zu diesen Vergabeunterlagen) nebst Anlagen,

2. diese Vergabeunterlagen zu dem hiesigen offenen Verfahren,

3. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen (EVB-IT Dienstleistung), in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung,

4. Angebot des Auftragnehmers,

5. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung,

6. gesetzliche Vorschriften.

Weitergehende Geschäftsbedingungen sowohl des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers sind ausgeschlossen.

Die Vergabeunterlagen einschließlich aller Anlagen dürfen nur zur Erstellung der Angebote verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers nicht zulässig. Alle beim Bieter mit diesem Vergabeverfahren befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung veranlasst werden. Der Bieter hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Vergabeunterlagen nur einem begrenzten und nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden.

Ergänzende oder berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlagen werden allen Bietern schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt.

Die Details der Leistungserbringung für die in Abschnitt 5.1., 5.2 und 5.4 der Vergabeunterlage genannten Leistungen werden zwischen dem Auftragnehmer und dem Ansprechpartner auf Seiten der Max-Planck-Gesellschaft e. V. nach Bedarf und nach Absprache festgelegt (siehe Abschnitt 1.9 der Vergabeunterlage). Zu den Details der Leistungserbringung in diesem Sinne gehört:

— Festlegung der Arbeitspakete, d. h., der vom Auftragnehmer im Einzelnen zu erbringenden Leistungen sowie Tätigkeiten.

— Festlegung von Terminen und Fristen für die Leistungserbringung.

— Etwaige weitere Details der zu erbringenden Tätigkeiten.

Im Rahmen der Festlegung der Leistungserbringung teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch den für die Leistungserbringung voraussichtlichen Arbeitsaufwand (Kostenobergrenze) mit.

Die konkret geschuldete Leistung (insbesondere der konkrete Leistungsgegenstand, etwaig angestrebte Leistungsergebnisse, die für die Leistungserbringung maßgeblichen Termine oder der für die Leistungserbringung maßgebliche Leistungszeitraum) wird bei Bedarf des Auftraggebers jeweils gesondert schriftlich und auf der Grundlage der Rahmen- und Servicevereinbarung (Anlage 13) über Einzelaufträge (Einzelabruf; Muster in Anlage 4 der Rahmen- und Servicevereinbarung) vereinbart.

Der Auftragnehmer ist jeweils zur Angebotsabgabe aufzufordern. Nach Aufforderung durch den Auftraggeber erstellt der Auftragnehmer ein Angebot nach Maßgabe der Rahmen- und Servicevereinbarung (insb. Preisblatt; Anlage 12 der Vergabunterlagen), welches die Anzahl der für die Leistungserbringung erforderlichen und vorgesehenen Mitarbeiter, die kalkulatorisch berücksichtigten Tätigkeiten sowie die hierfür erforderlichen Personentage enthält. Bei Zustimmung des Auftraggebers wird das Angebot Bestandteil des jeweiligen Einzelauftrages.

Der Einzelauftrag kommt durch Unterschrift beider Vertragsparteien unter den Einzelabruf zustande. Der Auftragnehmer kann die Ausführung eines Einzelauftrags nur ablehnen, wenn ihm die Ausführung unzumutbar ist. Die Unzumutbarkeit ist durch den Auftragnehmer schriftlich (Textform gem. § 126 b BGB ist ausreichend) nachzuweisen.

Für die zusätzlichen Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports auf Tagespauschalpreisbasis gilt Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage.

Menge oder Umfang:

Für die Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis (vgl. Abschnitt 5.1, 5.2 und 5.4 der Vergabeunterlage ) kann von folgendem geschätzten Auftragsvolumen pro Jahr ausgegangen werden:

Abnahme in PT (Personentagen) jeweils Minimum und Maximum pro Jahr:

Projektmanager: MIN 60 PT MAX 115 PT,

Stellv. Projektmanager: MIN 10 PT MAX 20 PT,

Experte: MIN 140 PT MAX 530 PT,

Akzeptanzmanager: MIN 35 PT MAX 70 PT.

Dabei verpflichtet sich die MPG lediglich zur Abnahme der genannten Mindestzahl an Personentagen innerhalb der Basis-Vertragslaufzeit. Ansonsten plant die MPG die Personentage während der Basis-Vertragslaufzeit kontinuierlich in Anspruch zu nehmen.

Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, gem. § 3 EG Abs. 4 lit. g VOL/A bei neuen Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, diese im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben.

Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag enthält eine Option für den Auftraggeber zur zweimaligen Verlängerung um jeweils zwölf (12) Monate.

Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens drei (3) Monate vor dem jeweils geplanten Vertragsende (Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit bzw. Ablauf der jeweiligen Optionslaufzeit) schriftlich mit, ob er von der Verlängerungsoption Gebrauch macht.

Für den Zeitraum der Verlängerungsoption von zweimal zwölf (12) Monaten kann für die Kalkulation der Mitarbeitertage von einer gleichen Verteilung im Vergleich zur Basislaufzeit ausgegangen werden.

Die MPG ist im Falle der Nutzung einer Verlängerungsoption nicht zu einer Mindestabnahme verpflichtet.

Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 24 Monate
Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 24 Monate
Referenznummer: 8407 0804 0322
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Sitz der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München (einschließlich Martinsried und Garching).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für die Vergabe der Leistung kommen nur Unternehmen in Betracht, die fachkundig, leistungsfähig sowie gesetzestreu und zuverlässig sind. Als Nachweise hierfür hat der Bieter die in diesem Kapitel genannten Angaben, Erklärungen und Nachweise zu erbringen.

Auf Abschnitt 1.21 (Bietergemeinschaften) und 1.22 (Einsatz anderer Unternehmen) wird ausdrücklich hingewiesen.

Eignungsnachweise, die durch Präqualifizierungsverfahren erworben werden, sind nicht gemäß § 7 EG Abs. 4 VOL/A zugelassen.

Hinweise für Bieter aus EU-Mitgliedstaaten:

Wird einer der geforderten Nachweise (bzw. Bescheinigungen) in dem betreffenden Herkunftsland nicht ausgestellt, so kann dieser durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die das Unternehmen vor einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder jeder anderen befugten Behörde des betreffenden Herkunftslandes abgibt. In den Staaten, in denen es einen derartigen Eid nicht gibt, kann dieser durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar hat eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder der feierlichen Erklärung auszustellen.

Nachweise (bzw. Bescheinigungen) in einer anderen als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen, um berücksichtigt werden zu können.

Es wird unterschieden zwischen Formal-, Ausschluss- und Bewertungskriterien. Diese sind zur Klarstellung in Kapitel 1.17 der Vergabeunterlagen genannt. Der Bieter hat im Rahmen der Formalkriterien (F-##) Angaben zu machen, bzw. Erklärungen oder Nachweise einzureichen.

Der Bieter hat im Rahmen der Ausschlußkriterien (A-##) Angaben zu machen, bzw Erklärungen und Nachweise einzureichen, wobei diverse Mindestkriterien bzw. Mindesinhalte zwingend eingehalten werden müssen. Bei Nichterfüllung der Mindestkriterien bzw. der Mindestinhalte hat der Bieter mit dem Ausschluß des Angebotes zu rechnen. Der Bieter hat im Rahmen der Bewertungskriterien (B-##) das Preisblatt (B-17, siehe auch Kapitel 1.28.4 der Vergabeunterlage und Anlage 12) auszufüllen und die Konzepte (B-16; siehe auch Kapitel 1.28.3 der Vergabeunterlage) u erstellen.

Folgende Angaben, Erklärungen sowie Nachweise / Bescheinigungen sind zwingend von jedem Unternehmen vorzulegen:

— Unternehmensdarstellung (A-04)

Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur (Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsjahr, Niederlassungen), einschließlich der personellen Kapazitäten, max. 2 DIN A4 Seiten.

— Berufs- und Handelsregister (A-05)

Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der EU-Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

— Berufsgenossenschaft (A-09)

Erklärung über die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossen-schaft nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bieters seinen Sitz hat (siehe Formblatt Erklärung zur Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft ).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Ggf. Erklärungen der Bietergemeinschaft (F-01).

Im Angebot ist in einer detaillierten Übersicht (im Formblatt Erklärung Bietergemeinschaft Anlage 1 der Vergabeunterlage) darzustellen, welches Mitglied der BG im Einzelnen für die Erbringung welcher Leistungen verantwortlich ist.

— Ggf. Verzeichnis über Teilleistungen der anderen Unternehmen (F-02).

Der Bieter hat in seinem Angebot zu erklären, ob die Vergabe von Teileistungen an ein anderes Unternehmen beabsichtigt ist und um welche Teilleistung(en) es sich handeln wird (siehe Formblatt Verzeichnis über Teilleistungen in Anlage 2 der Vergabeunterlage).

— Ggf. Verpflichtungserklärungen für andere Unternehmen (F-03).

Ferner ist in diesem Fall mit dem Angebot der Nachweis zu erbringen, dass die erforderlichen Mittel des anderen Unternehmens für die Durchführung der jeweiligen Teilleistung(en) zur Verfügung stehen, durch Vorlage einer entsprechenden Verpflichtungserklärung (siehe Formblatt Verpflichtungserklärung für andere Unternehmen in Anlage 3 der Vergabeunterlage).

— Umsatzdarstellung (F-12 und (F-13).

Angabe jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (siehe Formblatt Umsatzdarstellung in Anlage 9 der Vergabeunterlagen).

i. des Gesamtumsatzes des Unternehmens;

ii. des Umsatzes bezogen auf die besondere Leistungsart, die Gegenstand dieser Vergabe ist gemäß § 7 EG Abs. 2 lit. d) VOL/A (leistungsartbezogener Umsatz);

Achtung:

Bietergemeinschaften haben die unter i und ii geforderten Angaben für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft getrennt zu nennen.

Sofern sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung (zumindest teilweise) auf die Fähigkeiten von anderen Unternehmen berufen will, haben der Bieter und das/die andere(n) Unternehmen die unter i und ii geforderten Angaben getrennt zu nennen.

Mindeststandards:

Folgende Angaben, Erklärungen sowie Nachweise / Bescheinigungen sind zwingend von jedem Unternehmen vorzulegen:

— Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (A-06)

Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 6 EG Abs. 6 VOL/A (siehe Formblatt Erklärung zu § 6 EG Abs. 6 VOL/A in Anlage 4 der Vergabeunterlage).

— Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (A-07 und A-08)

Erklärung des Bieters, dass er über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügt mit Angabe und Nachweis der Versicherungssummen bzw. eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen 4 Wochen nach Vertragsschluss abschließt und über die gesamte Laufzeit des Vertrages unterhält (siehe Formblatt Erklärung zur Betriebshaftpflicht in Anlage 7).

Die Versicherungssumme für Personen- und Sachschäden muss mindestens 2 000 000 EUR (2-fach maximiert) sowie für Vermögensschäden mindestens eine 1 000 000 EUR (2-fach maximiert) betragen.

— Unterlagen zum Datenschutz und Datenverarbeitung (A-10 und A-11).

Mit dem Angebot ist die Erklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz (A-10) (siehe Formblatt Erklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag in Anlage 5) vorzulegen.

Mit dem Angebot ist bezüglich des Datenschutzes die Erklärung, dass Ergebnisse einer Überprüfung gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz (A-11) zugänglich gemacht werden (siehe Formblatt Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des § 38 BDSG in Anlage 6 vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die geforderten Qualifikationen pro Rolle sind durch geeignete Mitarbeiterprofile nachzuweisen und dem Angebot beizufügen.

Für die Mitarbeiterprofile ist die Gliederung gemäß dem Muster Mitarbeiterprofil in Anlage 10 der Vergabeunterlage zu verwenden. Diese beinhaltet neben den Angaben zur Person und Qualifikation insbesondere die ausführliche Angabe der geforderten Referenzen, welche nach Art und Umfang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.

Die geforderten Qualifikationen müssen jeweils bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung erbracht worden sein.

Die Vergleichbarkeit der erbrachten Leistungen wird anhand Art und Umfang geprüft und beurteilt. Aus Gründen der Nachprüfbarkeit ist grundsätzlich die namentliche Benennung der Mitarbeiter gefordert.

Sollten aber datenschutzrechtliche Bedenken bestehen, können die Namen (personenbezogene Daten) der vorgesehenen Mitarbeiter in der Anlage 11 geschwärzt werden wie auch die personenbezogenen Daten in den dazugehörigen Nachweisen. In einem verschlossenen Umschlag müssen allerdings die identischen Unterlagen ungeschwärzt mit dem Angebot eingereicht werden. Diese verschlossenen Umschläge werden nur dann geöffnet, wenn das Angebot des betreffenden Bieters für die Zuschlagserteilung in Frage kommt. Sollte das Angebot für eine Zuschlagserteilung nicht in Frage kommen, wird dieser verschlossene Umschlag auf Wunsch des Bieters an diesen zurückgesandt oder samt Inhalt vernichtet.

Die MPG behält sich das Recht vor, die Angaben im Mitarbeiterprofil stichprobenartig bei den angegebenen Ansprechpartnern zu überprüfen. Mit Abgabe des Angebots sichert der Bieter zu, dass sich der jeweilige externe Mitarbeiter, der zur Verifizierung der Angaben benannt wurde, mit diesem Vorgehen einverstanden erklärt.

Für jede Rolle muss in den geforderten Mitarbeiterprofilen für jeden Mitarbeiter die einschlägige Qualifikation, Kompetenz und Erfahrung dargestellt und nachgewiesen werden.

Mindeststandards:

Inhaltliche Anforderungen an die Mitarbeiterprofile.

Hinweis: Bereits die Nichterfüllung einer Qualifikationsanforderung führt zum Ausschluss des Angebotes aus dem Verfahren:

Die durch den Auftragnehmer und damit seine Mitarbeiter wahrzunehmenden Aufgaben sind in Kapitel 2 der Vergabeunterlage beschrieben. Die Anforderungen an die Qualifikation der Rollen und damit der Mitarbeiter werden im Folgenden beschrieben. Für jede Rolle muss eine geforderte Anzahl an Mitarbeiterprofilen eingereicht werden. Die Qualifikation jedes Mitarbeiters für den jeweiligen Aufgabenbereich muss durch geeignete Nachweise belegt werden.

Für die angegebenen Zertifikate kann auch ein gleichwertiger Qualifikationsnachweis erbracht werden. Sollte ein gleichwertiger Nachweis zur Qualifikation vorgelegt werden, hat der Bieter dessen Gleichwertigkeit mit dem Angebot darzulegen. Der Begriff der Gleichwertigkeit bezieht sich dabei auf die Art der Qualifikation. Alle Zertifikate müssen zum Zeitpunkt des beabsichtigten allgemeinen Leistungsbeginns (1.10.2014) gültig sein. Sollte dies nicht der Fall sein, muss nachgewiesen werden, dass eine Verlängerung durchgeführt wird.

Projektmanager (Für diese Rolle muss ein Profil abgegeben werden.)

Die Hauptaufgaben dieser Rolle sind in der Leistungsbeschreibung Kapitel 5 beschrieben, insbesondere bestehen sie aus:

— Wahrnehmung von Aufgaben als Projektmanager für die Überleitungsphase, den Rollout und die Einführung von Modulen,

— Aktualisieren des Projekt- und Releaseplans sowie der Projektdokumente, Erstellung monatlicher Gesamtstatusberichte,

— Steuerung des Projektteams,

— Kommunikation und Beratung; Vorbereitung/Durchführung von regulären und außerordentlichen Projektmeetings,

— Vorbereitung und Kontrolle der einzuhaltenden Projektstandards gemäß Vorgaben der MPG nach PRINCE2,

— Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung von Projekt-Besprechungen,

— Erstellung von Projektauswertungen und -statistiken,

— Fachliche Mitarbeit im Projekt,

— Durchführung von Anforderungsanalysen im Rahmen des Anforderungsmanagements,

— Single Point of Contact (SPoC) für die MPG in allen Themenstellungen des Projekts,

— nach Zuschlagserteilung: Erstellung (bis spätestens zwei Wochen vor Beginn der Transition) eines Transition- und Transformation-Projektplans auf Basis der in diesem Angebot vorgenommenen Auf-wandsschätzung,

— Qualitätsmanagement.

Qualifikationsanforderungen:

Beratungserfahrung in leitender Funktion (Teil-/Projektleitung) in DMS-Entwicklungsprojekten bei externen Kunden: mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren*

Projektleitungserfahrung (Ergebnis- und Budgetverantwortung sowie Teamführung) bei der Einführung von Geschäftsprozessen im Umfeld der Software d.3 mit einem Gesamtvolumen von mindestens 150 Personentagen:mindestens 1 Referenz aus den letzten drei Jahren mit einem Gesamtvolumen von je mindestens 150 Personentagen*

sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS Word, Excel & Powerpoint)

Kenntnisse in der Anwendung von Projektmanagement-Tools MS Project oder andere Projektmanagement-Tools

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen, konkret ist über das Mitarbeiterprofil als Mindestanforderung die Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss auf Ebene Abteilungsleiter nachzuweisen. mindestens 1 Referenz aus den letzten drei Jahren*

Bestätigen Sie, dass Sie Projekte nach einer gängigen Projektmanagement-Methodik (z.B. PRINCE2, IPMA, PMI) abwickeln können und nennen sie mind. eine Referenz mit dem Produkt d.3, in der Sie dies erfolgreich durchgeführt haben: mindestens 1 Referenz mit dem Produkt d.3 und einer gängigen Projektmanagement-Methodik

mind. 2 Kundenreferenzen aus den letzten drei Jahren inkl. Ansprechpartner dar, dass Sie über Projektleitungserfahrung im öffentlichen Sektor verfügen. mindestens 2 Referenzen aus den letzten 3Jahren* im öffentlichen Bereich

Deutsch, verhandlungssicher in Wort und Schrift

*die angegebenen Mindestjahre müssen bis zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Vergabe erfüllt sein

Stellvertretender Projektmanager (Für diese Rolle muss ein Profil abgegeben werden.)

Der stellvertretende Projektmanager soll den Projektmanager bei begründeter Abwesenheit vertreten.

Qualifikationsanforderungen

Beratungserfahrung in leitender Funktion (Teil-/Projektleitung) in DMS-Entwicklungsprojekten bei externen Kunden:mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren*

Projektleitungserfahrung (Ergebnis- und Budgetverantwortung sowie Teamführung) bei der Einführung von Geschäftsprozessen im Umfeld der Software d.3 mit einem Gesamtvolumen von mindestens 100 Personentagen: mindestens 1 Referenz aus den letzten drei Jahren mit einem Gesamtvolumen von je mindestens 100 Personentagen*

Kenntnisse in der Anwendung von Projektmanagement-Tools MS Project oder andere Projekt-management-Tools

Bestätigen Sie, dass Sie Projekte nach einer gängigen Projektmanagementmethode (z.B. PRINCE2, IPMA, PMI) abwickeln können und nennen sie mind. eine Referenz mit dem Produkt d.3, in der Sie dies erfolgreich durchgeführt haben. mindestens 1 Referenz mit dem Produkt d. 3 und einer gängigen Projektmanagement-Methodik

Legen Sie anhand von mind. einer Kundenreferenz aus den letzten drei Jahren inkl. Ansprechpartner dar, dass Sie über Projektleitungserfahrung im öffentlichen Sektor verfügen. mindestens 1 Referenz aus den letzten drei Jahren im öffentlichen Bereich

Experte (Für diese Rolle müssen mindestens zwei Profile abgegeben werden.)

Die Hauptaufgaben dieser Rolle sind in der Leistungsbeschreibung Kapitel 5 der Vergabeunterlage beschrieben, insbesondere bestehen sie aus:

— Fachliche und technische Unterstützung des Rollouts und bei der Einführung der Module (vgl. Abschnitte 5.1 und 5.2),

— Durchführung des gesamten Betriebs der MPG DMS-Umgebungen,

— Durchführung von IST/SOLL-Analysen,

— Planung/Durchführung/Erstellung von Konzepten,

— Unterstützung/Austausch mit dem Akzeptanzmanagement,

— Schulungen durchführen,

— Durchführung des gesamten Betriebs der MPG DMS-Umgebungen (inkl. Wartung, Patches, Updates, Monitoring, …),

— Wahrnehmung der Aufgaben im Rahmen des Incident Managements, Problem Managements, Request Fulfillments und Change Managements,

— Übernahme aller Aufgaben im Rahmen der Serviceerbringung (vgl. Abschnitt 5.3).

Legen Sie anhand von Kundenreferenzen aus den letzten drei Jahren inkl. Ansprechpartnern dar, dass Sie über…

… Projekterfahrung bzw. Erfahrung bei der Einführung der Software d.3 verfügen mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren*

… Erfahrung im Betrieb und damit im Incident Management, Problem Management und Request Fulfillment im Bereich d.3 verfügen. mindestens 1 Referenz aus den letzten drei Jahren*

Erfahrung in der Administration von d.3 Nachweis über Schulungszertifikate oder mind. einer Projektreferenz

Programmiererfahrung im Umfeld d.3 (Customing+Schnittstellen+Workflows) Nachweis über Schulungszertifikate oder mind. einer Projektreferenz

Legen Sie anhand von Kundenreferenzen aus den letzten drei Jahren inkl. Ansprechpartnern dar, dass Sie Erfahrung im Schulen von Anwendern der Software d.3 haben. mindestens 1 Referenz aus den letzten drei Jahren*

Referenzen zu Projekten mit d.3 Releasewechseln;mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren*

Akzeptanzmanager (Für diese Rolle müssen mindestens zwei Profile abgegeben werden.)

— Akzeptanz- / Changemanagement Planen und Durchführen

— Einführungsworkshops

— Einbindung der Führungskräfte

— Unterstützung und Mobilisierung des Projektteams

— Kommunikation zu und mit den betroffenen und beteiligten Zielgruppen

z. B. Regelmäßige Newsletter, Projektwebseiten

— Qualifikation der Mitarbeiter bzw. Multiplikatoren

— Barometer/Rollout-Monitor

Kontrolle der Umsetzung und des Akzeptanzstatus

Überprüfung des Grads der Zielerreichung

Durchführung von Feedback-Gesprächen

Erstellung/Anpassung des Akzeptanzmanagementplans für kommende Rollouts

Legen Sie anhand einer Kundenreferenz aus den letzten 3 Jahren inkl. Ansprechpartnern dar, dass Sie über Projekterfahrungen im öffentlichen Sektor bei der Durchführung eines Akzeptanz-Managements im Umfeld des Rollouts eines DMS Systems verfügen mit einem Gesamtvolumen von mindestens 20 Personentagen. mindestens 1 Kundenreferenz

Abgeschlossenes Psychologie-, Pädagogik-, Kommunikationswissenschaften- oder vergleichbares Hochschulstudium

Mindestens eine Change Management-, (systemische) Beratung/Coaching- oder vergleichbare Zusatzausbildung (durch Zertifikat zu belegen)

Technische Eignungskriterien der Bieterfirma:

Hinweis: Bereits die Nichterfüllung einer Qualifikationsanforderung führt zum Ausschluss des Angebotes aus dem Verfahren.

— Leistungserbringer muss Vertragspartner mit mindestens Silber Partner-Level der Firma d.velop oder d.velop selber sein. Nachweis Zertifikat

— Leistungserbringer muss EN ISO 9001 zertifiziert sein. Nachweis über ISO 9001 Zertifikat

— Leistungserbringer muss über mind. 4 Mitarbieter mit d.3 KnowHow verfügen, die in d.3 ausgebildet sind. Nachweis über d.velop Schulungszertifikate

— Leistungserbringer muss über mind. 1 Mitarbeiter verfügen, der in der HOOK-Entwicklung ausgebildet ist Nachweis über d.velop Schulungszertifikate

Die technische Eignungskriterien der Bieterfirma bzw. genannten Qualifikationen sind während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Der Auftragnehmer wird die vertragsgegenständlichen Leistungen gemäß seinem Angebot auf Basis des Preisblatts erbringen. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt monatlich zu Beginn des Folgemonats. Das für die Abrechnung relevante Mengengerüst bildet die Bedarfsentwicklung der Auftraggeberorganisation ab und kann sich während der Vertragslaufzeit ändern.

Stichtag zur Feststellung des für die Abrechnung von P1 (Preis für Betriebsleistungen) relevanten Mengengerüsts ist immer der 15. des für die Rechnungsstellung einschlägigen Monats.

Die relevanten Mengen für die Preispositionen zu P1 werden erstmals zum Stichtag des Monats der erstmaligen Rechnungsstellung (Monat des alleinverantwortlichen Leistungsbeginns, siehe Abschnitt 1.12) ermittelt. Für die Anzahl der Arbeitsplätze (Pd) werden nur diejenigen Arbeitsplätze berücksichtigt, die zu einer Abteilung gehören, bei der der Rollout vollständig abgeschlossen ist.

Der Auftragnehmer pflegt ein zentrales Verzeichnis zur Verwaltung des relevanten Mengengerüsts und informiert den Auftraggeber über die monatlichen Änderungen. Die Datenhoheit des Verzeichnisses liegt beim Auftraggeber. Es gilt den Preispositionen entsprechend für folgende Größen:

— Anzahl Lizenzen (Clients),

— Anzahl Lizenzen (bestehende Servermodule),

— Anzahl betreuter Arbeitsplätze,

— Anzahl betreuter Anwendungsbetriebsinstanzen.

Für die erbrachten vertragsgegenständlichen Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis (P2) sind vom Auftragnehmer die vom Auftraggeber gegengezeichneten monatlichen Stundennachweise der Rechnung schriftlich beizufügen und müssen zusätzlich digital zur Verfügung gestellt werden (als MS Excel-Datei oder auf Anforderung des Auftraggebers in einem anderen üblichen Dateiformat). Der monatliche Stundennachweis muss eine aussagekräftige, nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Leistung enthalten.

Die Rechnung muss auf den Rechnungspreispositionen basieren und für den Auftraggeber nachvollziehbar sein. Die zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung jeweils geltende gesetzliche Umsatzsteuer wird dem Auftraggeber gesondert in Rechnung gestellt. Die in Rechnung gestellten Beträge werden unter der Voraussetzung der Erfüllung dieser Vorgaben innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Rechnung fällig.

Sollte das monatliche Reporting ergeben, dass ein Service Level nicht eingehalten wurde, so stimmt der Auftragnehmer mit Abgabe seines Angebotes zu, dass die Rechnung für den auf die Feststellung der mangelhaften Leistungserbringung folgenden Monat um den gegebenenfalls kumulierten Betrag der Abschnitt 6.2 aufgeführten Vertragstrafe gekürzt wird. Der Auftragnehmer hat diesen Betrag bereits bei der Rechnungstellung in Abzug zu bringen, anderenfalls ist der Auftraggeber berechtigt, eine entsprechende Rechnungskürzung vorzunehmen.

Bei einer vorzeitigen Beendigung der Rahmen- und Servicevereinbarung oder von Einzelaufträgen werden nur die vom Auftraggeber angeforderten und vom Auftragnehmer ordnungsgemäß erbrachten und übergebenen Leistungen vergütet.

Die Überleitungsphase vor Beginn der eigenverantwortlichen Leistungserbringung zum 1.1.2015 wird dem neuen Auftragnehmer nicht separat vergütet.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften (im Folgenden „BG“) sind zugelassen. Die BG hat mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung abzugeben, die beinhaltet (siehe Formblatt Erklärung Bietergemeinschaft in Anlage 1 der Vergabeunterlage),

— dass im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird,

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bezeichnet ist (im Folgenden „geschäftsführendes Mitglied“),

— dass das geschäftsführende Mitglied alle Mitglieder der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

— dass das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, Zahlungen des Auftraggebers für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft mit schuldbefreiender Wirkung anzunehmen, und

— dass alle Mitglieder der späteren Arbeitsgemeinschaft für die Erfüllung des Vertrages gesamtschuldnerisch haften.

Im Falle einer Bietergemeinschaft ist dem Angebot eine separate Eigenerklärung zur vergabe- und kartellrechtlichen Zulässigkeit von Bietergemeinschaften beizulegen, in der diese zu den Gründen des Zusammenschlusses Stellung nimmt. Insbesondere ist darzulegen, warum die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft alleine objektiv die zur Teilnahme an der Ausschreibung erforderliche Leistungsfähigkeit nicht aufweisen und worin die wirtschaftlichen Vorteile dieses Zusammenschlusses liegen.

Eine BG hat die nachfolgend unter Abschnitt 1.23 geforderten Eignungsnachweise (Zuverlässigkeit) von jedem einzelnen Mitglied der BG mit dem Angebot vorzulegen.

Hinsichtlich der Beurteilung der unter Abschnitt 1.23 geforderten Eignungsnachweise (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische Leistungsfähigkeit/Fachkunde) kommt es auf die der BG insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an.

Beteiligt sich ein Mitglied einer BG auch als…

… Mitglied in einer weiteren BG, die ein konkurrierendes Angebot einreicht, kann dies bei unzulässiger wettbewerbsbeschränkender Abrede zum Ausschluss beider Angebote führen.

… Einzelbieter mit einem konkurrierenden Angebot an dem Vergabeverfahren, kann dies bei unzulässiger wettbewerbsbeschränkender Abrede zum Ausschluss beider Angebote führen.

Im Angebot ist in einer detaillierten Übersicht (im Formblatt Erklärung Bietergemeinschaft Anlage 1 der Vergabeunterlage ) darzustellen, welches Mitglied der BG im Einzelnen für die Erbringung welcher Leistungen verantwortlich ist.

Sonstige besondere Bedingungen:

Die Vertragsbedingungen bestimmen sich nach diesen Vergabeunterlagen und der „Rahmen- und Servicevereinbarung über Leistungen zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement (DMS 2015)“ in Anlage 13 der Vergabeunterlage.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 53
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Der Zuschlag ist für den 4.8.2014 geplant.

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei (2) Jahre (Basis-Vertragslaufzeit) zuzüglich einer vorgelagerten knapp fünfmonatigen Vorbereitungsphase ab Zuschlagserteilung, in der eine dreimonatige Überleitungsphase (1.10.-31.12.2014) enthalten ist, für die mindestens zwei Wochen vor deren Beginn ein entsprechender Projektplan vorzulegen ist. Der Vertrag enthält eine Option für den Auftraggeber zur zweimaligen Verlängerung um jeweils zwölf (12) Monate. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt daher ab Zuschlagserteilung knapp 53 Monate einschließlich der vorgelagerten Vorbereitungsphase.

Der Zeitraum vom 1.10.2014 bis 31.12.2014 beinhaltet die Überleitungsphase, in der der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und vom ehemaligen Auftragnehmer eingearbeitet wird (siehe hierzu Abschnitt 7.1). Der Termin für den alleinverantwortlichen Leistungsbeginn ist der 1.1.2015. Grundsätzlich wird bei den Leistungen zwischen Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis (vgl. Abschnitt 5.1 und 5.2 der Vergabeunterlage), Betriebsleistungen (vgl. Abschnitt 5.3 der Vergabeunterlage ) und zusätzlichen Leistungen im Rahmen des Betriebs und Supports auf Tagespauschalpreisbasis (vgl. Abschnitt 5.4 der Vergabeunterlage) unterschieden.

Die ab Zuschlagserteilung knapp fünfmonatige Vorbereitungsphase beinhaltet ab Zuschlagserteilung knapp zwei Monate, in welchen sich der Auftragnehmer auf die Leistungserbringung vorbereiten kann. Weitere drei Monate werden für die gemäß dem Abschnitt 7.1 der Vergabeunterlage durchzuführende Überleitung benötigt. Die Überleitungsphase ist dringend notwendig für eine koordinierte Wissensvermittlung und eine schrittweis Übergabe der Verantwortung an den Auftragnehmer, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Die Überleitungsphase vor dem alleinverantwortlichen Leistungsbeginn (siehe Abschnitt 7.1 der Vergabeunterlage) korrespondiert mit der aufgrund des bestehenden Vertrages mit dem bisherigen Leistungserbringer geregelten Überleitungsphase zum Ende der Vertragslaufzeit.

Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-08-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Sertac Sanver
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-10-01 📅
Datum des Endes: 2016-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 8407 0804 0322
Zusätzliche Informationen

Das Angebot ist nach folgender Gliederung zu strukturieren:

1. Formloses Anschreiben des Bieters mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Angebots;

2. Eignungserklärungen:

a. ggf. Erklärung der Bietergemeinschaft gemäß Kapitel 1.21 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 1 der Vergabeunterlage;

b. ggf. Verzeichnis über Teilleistungen für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) anderer Unternehmen bedienen gemäß Kapitel 1.22 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 2 der Vergabeunterlage;

c. ggf. Verpflichtungserklärung für andere Unternehmen gemäß Kapitel 1.22 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 3 der Vergabeunterlage;

d. Unternehmensdarstellung gemäß Kapitel 1.23.3.1 der Vergabeunterlage;

e. Berufs- oder Handelsregisterauszug gemäß Kapitel 1.23.3.2 der Vergabeunterlage;

f. Erklärung zu § 6 EG Abs. 6 VOL/A gemäß Kapitel 1.23.3.3 der Vergabeunterlageund Formblatt in Anlage 4 der Vergabeunterlage;

g. Erklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz gemäß Kapitel 1.23.3.4 der Vergabeunterlage und Formblatt in Anlage 5 der Vergabeunterlage;

h. Verpflichtungserklärung, dass Ergebnisse einer Überprüfung gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz zugänglich gemacht werden gemäß Kapitel 1.23.3.4 und Formblatt in Anlage 6 der Vergabeunterlage;

i. Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung inklusive Nachweis der Versicherungssumme oder Erklärung, dass eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen 4 Wochen nach Vertragsschluss abgeschlossen wird und über die Vertragslaufzeit unterhalten wird, gemäß Kapitel 1.23.4.1 und Formblatt in Anlage 7 der Vergabeunterlage;

j. Erklärung zur Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft gemäß Kapitel 1.23.4.2 und Formblatt in Anlage 8 der Vergabeunterlage;

k. Umsatzdarstellung gemäß Kapitel 1.23.4.3 und Formblatt in Anlage 9;

l. Mitarbeiterprofile inklusive der erforderlichen Zertifizierungen gemäß Kapitel 1.23.6 und Muster in Anlage 10 der Vergabeunterlage;

m. Anforderungen an die fachliche Qualifikation gemäß Kapitel 1.23.5 und Anlage 11 der Vergabeunterlage;

3. Zur Angebotsbewertung:

a. die vom Bieter zu erstellenden Konzepte gemäß Kapitel 1.28.3 der Vergabeunterlage;

b. Preisblatt gemäß Kapitel 1.28.4 und Anlage 12 der Vergabeunterlage

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern; Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Zur Überprüfung des Vergabeverfahrens kann ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer gestellt werden, solange ein wirksamer Zuschlag noch nicht erteilt worden ist.

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich - das bedeutet je nach Sachlage innerhalb von 3 (drei) bis spätestens 7 (sieben) Kalendertagen - gerügt hat (§ 107 Abs.3 S.1 Nr 1 GWB),

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftragnehmer gerügt werden (§ 107 Abs.3 S.1 Nr 2 GWB),

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung angegebnen Frist oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftragnehmer gerügt werden (§ 107 Abs.3 S.1 Nr 3 GWB),

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs.3 S.1 Nr 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Maximilanstraße 39
Quelle: OJS 2014/S 085-147958 (2014-04-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-07-15)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen; Sachgebiet VIIId 2

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-07-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-07-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 135-243019
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 85-147958
ABl. S-Ausgabe: 135

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Sitz der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft (einschließlich Martinsried und Garching).

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Konzepte (50)
2. Preis (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-07-15 📅
Name: European IT Consultancy EITCO GmbH
Postanschrift: Potsdamer Platz 10
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich – das bedeutet je nach Sachlage innerhalb von 3 (drei) bis spätestens 7 (sieben) Kalendertagen – gerügt hat (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB),

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung angegebenen Frist oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftragnehmer gerügt werden (§ 107 Abs.3 S. 1 Nr. 3 GWB),

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Quelle: OJS 2014/S 135-243019 (2014-07-15)

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