Lieferung, Installation, Einrichtung und Betrieb eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP-System) für die Universität Trier

Universität Trier

Die Funktionalität des ausgeschriebenen ERP-Systems erstreckt sich auf den gesamten Bereich der Ressourcenverwaltung:
1. Finanzen:
— Kaufmännische und kameralistische Buchhaltung,
— Haushalts- und Drittmittelmanagement,
— Kosten- und Leistungsrechnung,
— Rechnungsstellung,
2. Beschaffung:
— Workflowbasierte Bedarfsanmeldung und Aufträge,
— Lagerverwaltung.
3. Personalmanagement:
— Personaladministration,
— Stellenverwaltung,
— Organisationsmanagement,
— Reisekosten.
Das System soll zudem die Funktion Berichtswesen beinhalten sowie Portalfunktionalitäten und die Qualifizierte Elektronische Signatur aufweisen.
4. Betrieb:
Es ist vorgesehen, die Datenhaltung, den technischen Betrieb und den Service für das ERP-System durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen. Der Bieter muss hierfür im Rahmen der definierten SLAs u. a.:
— Server-Hardware, Systemsoftware, Datenbanksoftware und die Netzwerkanbindung bereitstellen,
— den technischen Betrieb des ERP-Systems erbringen,
— Serviceleistungen (u. a. Service Desk) anbieten.
Für die Auswahl geeigneter Unternehmen wird vorab ein Teilnehmerwettbewerb voran geschaltet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-11-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-10-16.

Wer?

• Universität Trier

Wie?

Wo?

• Trier › Trier, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-10-16	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2014-10-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Menge oder Umfang: 0
Gesamtwert des Auftrags: 0 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Unbestimmt
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Trier
Postanschrift: Universitätsring 15, 54286 Trier
Postleitzahl: 54296
Postort: Trier
Kontakt
Internetadresse: http://www.uni-trier.de 🌏
E-Mail: kasel@uni-trier.de 📧
: schroede@uni-trier.de 📧
Telefon: +49 651201-4212/4273 📞
Fax: +49 6512014298 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-10-16 📅
Einreichungsfrist: 2014-11-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-10-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 202-357341
ABl. S-Ausgabe: 202
Zusätzliche Informationen

Nach Auswertung der eingegangenen indikativen Angebote (Abgabefrist 18.2.2015, 11:00 Uhr) entsprechend der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Bewertungsmethode, werden die vier bestbewerteten Bieter zu einer Verhandlungsrunde eingeladen. Die Verhandlungen finden im Zeitraum vom 11.3.2015-27.3.2015 statt. Im Ergebnis dieser Verhandlungen werden die Bieter zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes (Best and final offer – BAFO) aufgefordert (Abgabefrist 27.4.2015). Die BAFO werden nach der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Bewertungsmethode ausgewertet. Der Auftraggeber behält sich vor, ggf. eine Stellungnahme zum BAFO des Bieters zu verfassen, die Vertragsbestandteil wird. Nach Auswertung der BAFO erfolgt der Zuschlag. Für die Verhandlungsrunde werden pro Bieter 1,5 Tage veranschlagt. Für die Verhandlungen ist der oben genannte Zeitraum vorgesehen und unbedingt einzuhalten. Die Verhandlungen finden in den Räumen der Universität Trier statt. Bindefrist: Die Bieter sind bis zum 30.6.2015 an ihr Angebot gebunden. Der Projektbeginn erfolgt am 1.7.2015; die Produktivsetzung des ERP-Systems findet am 1.1.2017 statt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Funktionalität des ausgeschriebenen ERP-Systems erstreckt sich auf den gesamten Bereich der Ressourcenverwaltung:

1. Finanzen:

— Kaufmännische und kameralistische Buchhaltung,

— Haushalts- und Drittmittelmanagement,

— Kosten- und Leistungsrechnung,

— Rechnungsstellung,

2. Beschaffung:

— Workflowbasierte Bedarfsanmeldung und Aufträge,

— Lagerverwaltung.

3. Personalmanagement:

— Personaladministration,

— Stellenverwaltung,

— Organisationsmanagement,

— Reisekosten.

Das System soll zudem die Funktion Berichtswesen beinhalten sowie Portalfunktionalitäten und die Qualifizierte Elektronische Signatur aufweisen.

4. Betrieb:

Es ist vorgesehen, die Datenhaltung, den technischen Betrieb und den Service für das ERP-System durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen. Der Bieter muss hierfür im Rahmen der definierten SLAs u. a.:

— Server-Hardware, Systemsoftware, Datenbanksoftware und die Netzwerkanbindung bereitstellen,

— den technischen Betrieb des ERP-Systems erbringen,

— Serviceleistungen (u. a. Service Desk) anbieten.

Für die Auswahl geeigneter Unternehmen wird vorab ein Teilnehmerwettbewerb voran geschaltet.

Beschreibung der Optionen:

— Bewerbermanagement,

— Workflow und Archivierung (elektronischer Rechnungseingang, elektronische Aktenführung),

— Erstellung von Testfällen,

— Erbringung von zusätzlichen Dienstleistungen im Rahmen der Anwendung des ERP-Systems,

— Technischer Betrieb und Serviceleistungen für ein Schulungssystem im Rahmen der Einführung,

— Schulungen der Nutzer außerhalb der Zentralen Universitätsverwaltung,

— Zusätzliche System- und Mandantenkopien,

— Zusätzliche Hardware für die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Referenznummer: 08700/81274
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Trier.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die schriftlichen Teilnahmeanträge sind unterzeichnet und zusammen mit den nachfolgend geforderten Unterlagen in einem verschlossenen Umschlag an die o. g. Vergabestelle auf dem Postwege einzusenden oder dort abzugeben. Der Umschlag ist mit dem Namen des Bieters, Ihrer Anschrift, der Vergabe-Nr. 08700/81274 und dem

Hinweis „Teilnahmeantrag ERP-Projekt – nicht öffnen“ zu versehen.

Gemäß § 7 EG VOL/A können bei der Auftragnehmerauswahl nur Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) besitzen. Als Nachweis der Eignung sind mit der Bewerbung grundsätzlich die folgend genannten Eigenerklärungen, fakultativ auch Unbedenklichkeitsbescheinigungen der jeweiligen Behörden, vorzulegen. Für die Eignungserklärung finden Sie ein Musterformblatt unter

http://www.uni-trier.de/index.php?id=12949

Dieser Nachweis muss ebenfalls für alle Sub- bzw. Nachunternehmer erbracht werden. Der Bewerber kann im Angebot weitere Nachunternehmer benennen und muss dann bei Abgabe des Angebotes die entsprechenden Nachweise für die Eignung des Nachunternehmens erbringen. Der fehlende Nachweis über die Eignung eines Subunternehmers führt zum Ausschluss des Gesamtangebotes. Für die Eignungserklärungen für Nachunternehmer finden sie ein separates Musterformblatt unter

— Nachweis von 2 Referenzkunden aus dem Bereich Hochschulen bzw. öffentlicher Sektor, die in den letzten f5 Jahren vergleichbare Leistungen vom Bewerber erhielten (Angabe von mindestens Auftraggeber, Leistungsumfang, Leistungszeit und Ansprechpartner).

— Eine Liste mit Namen und Kurzbiografie der für die Durchführung des Auftrags in Frage kommenden Mitarbeiter.

— Erklärung, dass das zum Einsatz kommende Rechenzentrum (inkl. Back-Up-Rechenzentrum) in Deutschland ansässig ist.

— Erklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre.

— Ein Auszug aus dem Handelsregister, welches nicht älter als 6 Monate ist.

— Nachweis, dass das zum Einsatz kommende Rechenzentrum über eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 verfügt.

— Erklärung, dass der Betrieb in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum (inkl. Back-Up-Rechenzentrum) erbracht wird und die Zertifizierung über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird.

— Eigenerklärung, dass das Unternehmen sich verpflichtet sicherzustellen, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten und nimmt zur Kenntnis, dass bei einem Verstoß der Auftraggeber berechtigt ist, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen. Weitergehende Rechte bleiben unberührt.

— Erklärung, dass die gesetzlichen Verpflichtungen zur fristgerechten Zahlung der Steuern und Sozialabgaben eingehalten worden sind.

— Erklärung, dass die Verpflichtungen zur fristgerechten Zahlung an die jeweiligen gesetzlichen Krankenkassen eingehalten worden sind.

— Angabe bei welcher Krankenkasse die Mehrzahl der versicherungspflichtigen Arbeitnehmer (ausgenommen Ersatzkassenmitglieder) versichert ist.

— Angabe der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft (bzw. des für Sie zuständigen Versicherungsträgers. Hinweis: Bieter die Ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, geben den für Sie zuständigen Versicherungsträger an.

— Angabe der Deckungssummen bei der Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung hinsichtlich.

Personenschäden in mindestens 500 000 EUR je Schadensfall.

Sachschäden in mindestens 500 000 EUR je Schadensfall.

Vermögensschäden in mindestens 1 000 000 EUR je Schadensfall.

Versicherer.

Versicherungsnummer

— Erklärung, dass Sie der Verpflichtung zur Gewährleistung von Tariftreue, Mindestentgelt und Mindestarbeitsentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben (LTTG) nachgekommen sind. Die Tariftreue ist durch Einreichen der ausgefüllten Mustererklärung 1 – abzurufen unter dem Link: http://lsjv.rlp.de/arbeit-und-qualifizierung/landestariftreuegesetz-lttg/mustererklaerungen/ – nachzuweisen.

— Erklärung, dass Sie den Verpflichtungen aus dem Gesetz über die Beschäftigung Schwerbehinderter ordnungsgemäß nachgekommen sind.

— Erklärung, dass der Bewerber wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften in den letzten 3 Jahren nicht mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2 500 EUR belegt worden ist.

— Erklärung, dass der Bewerber die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt.

— Erklärung, dass über das Vermögen des Bewerbers nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde.

— Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.

— Erklärung, dass der Bewerber keine Verfehlungen begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt, insbesondere er sich nicht an Preisabsprachen beteiligt hat bzw. beteiligen wird.

— Erklärung, dass der Bewerber nicht rechtskräftig nach den §§ 129, 129a, 129 b (Bildung krimineller und terroristischer Vereinigungen) und nach den §§ 261, 263, 264, 334 Strafgesetzbuch, Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung sowie § 370 Abgabenordnung (Geldwäsche, Betrug, Bestechung u. a.) verurteilt worden ist.

— Der Bewerber muss eine Person als verbindlichen Ansprechpartner benennen und erklären, dass der Auftraggeber berechtigt ist, sämtliche vergaberelevanten Erklärungen und Unterlagen – jeweils nach auftraggeberseitigem Ermessen per Post, Telefax oder E-Mail – dieser Person zukommen zu lassen.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: In den Vergabeunterlagen beschrieben.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Angebote von Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 1
Höchstzahl der Bewerber: 999
Objektive Auswahlkriterien:

Die eingereichten Teilnahmeanträge werden nach Ablauf der o. g. Abgabefrist von der Vergabestelle geprüft. Für die Auswahl und somit die weitere Teilnahme am Vergabeverfahren kommen nur geeignete Bewerber in Betracht. Die Auswahl der geeigneten Bewerber erfolgt auf Basis der in Punkt III.2) geforderten Eignungsnachweise. Fehlende Eignungsnachweise können von der Vergabestelle nachgefordert werden.Sollte auf Grundlage der eingereichten – inklusive der nachgereichten – Belege und Nachweise von der o. g. Vergabestelle keine Eignung festgestellt werden können, wird ihr Teilnahmeantrag im weiteren Vergabeverfahren nicht berücksichtigt. Sie erhalten hierüber eine gesonderte Mitteilung in Schriftform. Bei Eignungsfeststellung werden den ausgewählten Bewerbern die Vergabeunterlagen spätestens am 12.12.2014 per Post übersandt. Die Teilnehmeranzahl der geeigneten Bewerber ist unbeschränkt.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Kasel, Frau Schröder

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-07-01 📅
Datum des Endes: 2020-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 08700/81274
Zusätzliche Informationen

Für die Verhandlungsrunde werden pro Bieter 1,5 Tage veranschlagt. Für die Verhandlungen ist der oben genannte Zeitraum vorgesehen und unbedingt einzuhalten. Die Verhandlungen finden in den Räumen der Universität Trier statt.

Bindefrist: Die Bieter sind bis zum 30.6.2015 an ihr Angebot gebunden.

Der Projektbeginn erfolgt am 1.7.2015; die Produktivsetzung des ERP-Systems findet am 1.1.2017 statt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwkel.rlp.de 📧
Telefon: +49 6131162234 📞
Internetadresse: http://www.mwkel.rlp.de/ 🌏
Fax: +49 6131162113 📠
Quelle: OJS 2014/S 202-357341 (2014-10-16)

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