Lieferung von Digitalen Whiteboards für die Schulen des LWV Hessen inklusive verschiedener Dienstleistungen (Rahmenvertrag)

Menge oder Umfang

Lieferung von Digitalen Whiteboards für die Schulen des LWV Hessen inklusive verschiedener Dienstleistungen (Rahmenvertrag).Bis zum Ende der Vertragslaufzeit sollen weitere Klassen- oder Fachunterrichtsräume mit fest installierten Whiteboards mit der entsprechenden Softwareausstattung gemäß nachfolgender Leistungsbeschreibung sowie mobilen Tafellesegräten ausgestattet werden. Derzeit ist eine Beschaffung von insgesamt ca. 70 Interaktiven Whiteboards und Beamern vorgesehen. Ein Anspruch auf tatsächliche Abnahme dieser Menge oder die Erbringung eines Mindestabnahmevolumens beider Kategorien besteht nicht.Es handelt sich beim zu schließenden EVB-IT – Systemlieferungsvertrag um Beschaffung auf Abruf. Die Geräte werden nach Bedarf und finanzieller Situation der Einrichtungen während der Laufzeit von den Bestellberechtigten abgerufen.Des Weiteren wird davon ausgegangen, dass je genannten Standort Bestellungen getätigt werden, so dass dort jeweils eine Campuslizenz o:Ä. sowie eine Schulung benötigt wird und mit den im EVB-IT Systemliefervertrag vereinbarten Preisen in Rechnung gestellt werden kann.Vertragsgegenstand ist auch die Herstellung der Betriebsbereitschaft der IWBs, Beamer und Zubehör. Auch die Montage sowohl im Sinne des Zusammenbaus der Einzelteile als auch im Sinne der ggf. erforderlichen Anbringung an der Wand des vorgesehenen Raumes ist Gegenstand der Herstellung der Betriebsbereitschaft und vom Auftragnehmer in jedem Falle sicher zu stellen.Daher verstehen sich die Preise in Ziffer 4.1 des EVB-IT – Systemlieferungsvertrag für jedes dort aufgeführte IWB jeweils einschließlich der Herstellung der Betriebsbereitschaft und des dazu zu erbringenden Systemservice und der Entsorgung des Verpackungsmaterials durch den Auftragnehmer.Während der Zeit des Aufbaus und der Installation bis hin zur Herstellung der Betriebsbereitschaft halten sich sachkundige Ansprechpartner für die jeweilige Einrichtung bereit, um bei offenen Fragen oder Rückfragen Auskunft geben zu können.Die konkrete Verteilung der zu beschaffenden Boards auf die verschiedenen Typen (lt. Ziffer 4.1 des EVB-IT - Systemlieferungsvertrag) steht noch nicht fest, sondern ergibt sich aus dem konkreten Abruf von IWBs durch die Bestellberechtigten.Der Bieter garantiert mit Abgabe seines Angebotes die Lieferung der angebotenen oder weiterentwickelten Produkte zum Festpreis während der kompletten Vertragslaufzeit.Der Bieter ist bereit, im Rahmen des nachfolgenden Angebots- und Auswahlverfahrens im Anschluss an die Präsentation das angebotene und vorgestellte Produkt bzw. die angebotenen Produkte inklusive Zubehör und Ausstattung dem Auftraggeber bei Bedarf dort für mindestens drei Werktage zur Verfügung zu stellen (siehe Ziffer 4). Die Produkte müssen kostenfrei angeliefert, aufgestellt bzw. abgehängt, installiert und nach der Bemusterung wieder abgeholt werden. Die Bemusterung findet in der 27. KW in der Johannes-Vatter-Schule in der Homburger Straße 20, 61169 Friedberg statt (LKW-Zufahrt vorhanden, Räumlichkeit ebenerdig erreichbar) und muss eine ca. einstündige Präsentation beinhalten. Der exakte Bemusterungstermin wird spätestens eine Woche vorher bekanntgegeben.Im Rahmen eines europaweiten Verfahrens wird ein EVB-IT – Systemlieferungsvertrag über die in dieser Leistungsbeschreibung näher bezeichneten Produkte und Dienstleistungen mit einem geeigneten Unternehmen (im Folgenden Auftragnehmer = AN genannt) abgeschlossen, aus dem von den Schulverwaltungen während der Vertragslaufzeit bestellt werden kann.Im Rahmen des Bestell- und Rechnungswesens muss gewährleistet sein, dass alle Organisationseinheiten (laut Auflistung der Schulen unter Ziffer 2 der Leistungsbeschreibung) mit Bezug auf den abgeschlossenen EVB-IT – Systemlieferungsvertrag Bestellungen tätigen können und die jeweilige Rechnung der Verwaltung der Organisationseinheiten individuell zugestellt werden kann. Sollte der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit die Trägerschaft über weitere Schulen in Hessen übernehmen, erwerben auch diese Schulen das Recht, aus diesem Rahmenvertrag zu bestellen. Der Auftraggeber würde den Auftragnehmer hierzu zeitnah informieren.Detaillierte Bedingungen und Vertragsbestandteile werden durch diese Leistungsbeschreibung in Verbindung mit dem beigefügten EVB-IT – Systemlieferungsvertrag festgelegt.Folgende Produkte werden nachgefragt:— Fest installierte Whiteboards inkl. Beamer unterschiedlicher Größe und Ausstattung,— Mobile Whiteboards inkl. Beamer,— Zubehör (z. B. Anbauteile in Form von herkömmlichen Grün- und/oder Weißtafeln),— Software ( in jeweils betriebsbereitem Zustand auf den vom AG bereitgestellten Rechnersystem vorinstalliert),— Lizenzen (Campus- oder unbeschränkte Lizenzen).Des Weiteren werden auch die nachfolgenden Dienstleistungen nachgefragt:— Ergänzungsschulungen,— Beratungen,— Sonstige Dienstleistungen,— Reparaturen,— Hard- und Softwareinstallationen,— Sonstige Leistungen.Nach Abruf durch die Bestellberechtigten erfolgt die Lieferung und Leistungserbringung grundsätzlich spätestens nach 30 Kalendertagen. Hiervon darf nur in Absprache mit den Bestellberechtigten abgewichen werden. Der genaue Termin von Lieferung und Leistungserbringung hat der Auftragnehmer mindestens 5 Arbeitstage vorher dem Bestellberechtigten mitzuteilen.Die Bezahlung jeweils erfolgt dann nach Abnahme durch den Auftraggeber. Die Abnahme erfolgt seitens des Auftraggebers durch den sog. IT-Beauftragten der jeweiligen Schule bzw. der/den von diesem beauftragten Person(en).Ein Vertreter des Auftragnehmers demonstriert den Abschluss der Leistungserbringung und die uneingeschränkte Betriebsbereitschaft in geeigneter Weise. Der/die Vertreter des Auftraggebers erhalten ausreichend Gelegenheit, die Betriebsbereitschaft zu überprüfen.Die erfolgreiche Abnahme wird schriftlich und formlos dokumentiert und von den Beteiligten mit Ort und Datum unterschrieben. Ggf. sind die Namen der Beteiligten in Blockschrift unter den Unterschriften zu vermerken.Da die Bestellung der Systeme auf die Laufzeit des EVB-IT – Systemlieferungsvertrages verteilt erfolgen wird, ist es denkbar, dass das oder die im EVB-IT – Systemlieferungsvertrag angebotenen Modelle von Whiteboard und/oder Beamer nicht mehr lieferbar ist.In diesem Falle kann ein Nachfolgemodell geliefert werden. Dieses muss allerdings alle im EVB-IT – Systemlieferungsvertrag zugesicherten Spezifikationen mindestens erfüllen.

Zusätzliche Informationen

Preisdarstellung / EVB-IT-Systemlieferungsvertrag

Die Angebotseinreichung/Preisdarstellung erfolgt ausschließlich mittels des beigefügten auftraggeberseitig bereits vorausgefüllten EVB-IT Systemlieferungsvertrags; dieser ist vom Bieter an den dafür vorgesehenen Stellen (beschreibbare Felder, blau hinterlegt und/oder rot umrandet) vollständig auszufüllen und zu unterschreiben.

Im Falle der Zuschlagserteilung wird der Anbieter des zuschlagsberechtigten Angebotes hierüber informiert; das Vertragsdokument wird von den bevollmächtigten Vertretern des Auftraggebers gegengezeichnet. Eine Ausfertigung erhält dann der Auftragnehmer.

Weitere Erläuterungen zur Preisdarstellung:

a) Die Whiteboardsoftware kann je Standort nur einmal – und zwar im Rahmen der Erstbestellung – zum vereinbarten Preis berechnet werden ( siehe 4.2.1 des EVB IT Systemliefervertrags ).

b) Für eventuelle Bestellungen von Zubehör, welches nicht in der Erstausstattung vorhanden ist, stellt der Auftragnehmer dauerhaft einen aktuellen Katalog über sein Produktportfolio bereit, aus dem die jeweils aktuellen gültigen Listenpreise zu entnehmen sind.

Auf diese Listenpreise wird während der kompletten Vertragslaufzeit ein Rabattsatz gewährt, der in Nr, 18.8. des abzuschließenden EVB-IT – Systemlieferungsvertrags vereinbart wird. Dabei handelt es sich um eine reine Lieferleistung, soweit nichts anderes im Rahmen der Bestellung vereinbart wird.

Datenschutzbestimmungen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtlich zur Leistungserfüllung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers eingesetztes Personal entsprechend den Datenschutzbestimmungen nachweislich zu belehren. Hierzu werden mit Übersendung des Auftragsformulares dem Auftragnehmer auch die Erklärung "Datenschutzregelungen für externe, im Auftrag des LWV Hessen beschäftigte Personen" übersandt.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, das zu Leistungserfüllung eingesetzte Personal mittels der vorgenannten Erklärung nachweislich zu belehren. Jede betroffene Mitarbeiterin / jeder betroffene Mitarbeiter hat eine solche Erklärung zu unterschreiben.

Vor Aufnahme der Arbeiten hat der Auftragnehmer alle Erklärungen dem im Auftrag für die Ausführung genannten Ansprechpartner auszuhändigen.

Das Vorgenannte gilt auch für Personal, welches erst nach Aufnahme der Arbeiten zur Leistungserfüllung vom Auftragnehmer eingesetzt wird. In diesen Fällen ist die entsprechende Erklärung vor der erstmaligen Arbeitsaufnahme des Personals zu übergeben.

Kostenfreier Download der Unterlagen auf : http://www.had.de/start.php?showpub=FZ1H8WPIOJWKBC62

nachr. HAD-Ref. : 60/1660

nachr. V-Nr/AKZ : 2014-089

Geforderte Kautionen und Garantien

Für dieses Vergabeverfahren gelten die Bestimmungen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes einschließlich Anlagen, den Ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB-IT) "Systemlieferungsvertrag" und der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) 2009 und VOL/B 2003. Die Bieter dürfen ihrem Angebot keine eigenen Vertragsbedingungen zugrunde legen.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Für dieses Vergabeverfahren gelten die Bestimmungen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes einschließlich Anlagen, den Ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB-IT) "Systemlieferungsvertrag" und der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) 2009 und VOL/B 2003. Die Bieter dürfen ihrem Angebot keine eigenen Vertragsbedingungen zugrunde legen.

Sonstige besondere Bedingungen

Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen zum Nachweis hinreichender Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit zu bedienen, muss er dem Auftraggeber nachweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Er hat entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen sowie die Art und den Umfang der Beteiligung detailliert zu beschreiben. Für Unterauftragnehmer, die erst nach Auftragserteilung benannt werden, ist die Zustimmung des Auftraggebers erforderlich.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Ein Antragsteller hat einen von ihm festgestellten Verstoß gegen Vergabevorschriften nach Erkennen binnen 10 Tagen zu rügen. Lehnt die Vergabestelle es ab, der Rüge abzuhelfen, so muss der Antragsteller innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, dieser Rüge nicht abzuhelfen, den Antrag auf die Einleitung eines Vergabenachprüfungsverfahrens stellen (vgl. § 107 GWB).