Lizenzierung, Ergänzung und Anpassung eines breit einsetzbaren Prozessmodellierungs- und Ausführungssystems mit flexibler Programmierbarkeit und einer langfristigen Unterstützung und Begleitung durch den Anbieter zur Ablösung eines bestehenden CAFM-Systems

Menge oder Umfang

Zur Abschätzung des Umfangs der Lösung werden nachstehend einige Kenndaten angegeben:— Die Universität Stuttgart hat ca. 5 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie 26 500 Studierende. Diese Angehörigen in der Breite der Universität sollen webbasiert Anforderungen an das Prozesssystem (zum Beispiel Störungsmeldungen) eingeben sowie den Ablauf der von ihnen angeforderten Prozesse verfolgen können. Alle diese Personen sind grundsätzlich Beteiligte in Prozessen, jedoch in stark unterschiedlichem Maß.— Ein deutlich kleinerer Kreis von Personen (ca. 300) soll die Möglichkeit haben, detaillierte Informationen aus der Datenbank (Raumdaten, Attribute) abzufragen und über Masken zu ändern.— Wenige Personen (ca. 10) übernehmen die Aufgaben der Administration, der Pflege, der Prozessmodellierung sowie der Funktionsüberwachung.-— Die Universität Stuttgart hat ca. 21 000 Räume, für die Daten abgelegt werden müssen und derzeit werden pro Jahr ca. 7 500 Störungs- und sonstige Anforderungen bearbeitet.

Zusätzliche Informationen

Bei dem Vergabeverfahren handelt es sich um ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) gemäß § 3 EG Absätze 3 b) und 3 c) VOL/A.

Beim anzuschaffenden System handelt es sich um ein komplexes System, dessen Funktionsweise insgesamt und untereinander nicht so beschrieben werden kann, dass die vorherige Festlegung eines Gesamtpreises wie auch der vertraglichen Spezifikationen nicht ohne Verhandlungsverfahren möglich sind.

Die zu erbringenden IT-Leistungen sowie eine zukünftige Zusammenarbeit können nicht so eindeutig und so erschöpfend beschrieben werden, dass alle Bieter die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und die Angebote selbst vergleichbar sind.

Bei der Vielzahl der Unwägbarkeiten und Möglichkeiten, auch unter Berücksichtigung möglicher unterschiedlicher konzeptioneller Lösungsansätze der Unternehmen, ist davon auszugehen, dass die Vorstellungen der Unternehmen und des Auftraggebers über die Einzelheiten des beabsichtigten Umstellungsprojektes im Rahmen eines dynamischen Prozesses im Einzelnen festgelegt werden müssen und dass hierüber verhandelt werden muss. Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bewerber/Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet.

Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe III.1.3 sowie III.2.1) bis III.2.3) sind per schriftlicher Anfrage/Email bei der unter I.1) genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten. Die Unterlagen werden elektronisch (per Email) an den Interessenten/Bewerber versandt.

Die Teilnahmeanträge sind rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahmefrist auf dem Postweg oder direkt in einem verschlossenen Umschlag bei der angegebenen Stelle einzureichen und als solche zu kennzeichnen. Eine verspätete Einreichung führt zum Ausschluss, wenn der Bewerber nicht nachweisen kann, dass er die Verspätung nicht selbst zu vertreten hat.

Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter I.1) genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb auf der zweiten Stufe des Verfahrens, dem eigentlichen Angebots- und Verhandlungsverfahren, werden alle Bewerber, welche die genannten Eignungskriterien (siehe III.2.1 bis III.2.3) erfüllen, mit einem gesonderten Schreiben zur Abgabe eines Grobkonzepts / indikativen Angebots sowie zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert. Für die Erstellung der Konzepte wird keine Entschädigung gewährt. Daraufhin erfolgen Verhandlungen über die Angebote sowie am Ende eine Aufforderung des Auftraggebers zur Abgabe verbindlicher, finaler Angebote an mind. drei ausgewählte Bieter.

Gegenstand der Verhandlungen ist die ausgeschriebene Leistung mit Ausnahme:

— der rechtlichen Vorgaben des EVB-IT-Vertragswerks

— der Ziele, die in der groben Anforderungsbeschreibung definiert werden (erfolgt im Zulassungsschreiben nach bestandener Eignungsprüfung)

— der noch zu definierenden Mindestanforderungen (erfolgt im Zulassungsschreiben nach bestandener Eignungsprüfung)

Es werden keinerlei Entschädigungen gewährt.

Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen.