Output Management Service

Zentrum für Informations- und Medizintechnik

Output Management Service am Universitätsklinikum Heidelberg.
Das Projekt Output Management Service am Universitätsklinikum Heidelberg ist darauf ausgerichtet, die Dokumentenverarbeitungs-infrastruktur konzernweit ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren.
Das Universitätsklinikum Heidelberg plant, den gesamten Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte durch einen externen Dienstleister (AN) im Rahmen eines vertraglichen Betriebsmodells erbringen zu lassen. Es wird insbesondere Wert auf die Erfüllung aller im Rahmen dieser Ausschreibung geforderten technischen und prozessualen Anforderungen gelegt.
Die Zielsetzung ist die Implementierung eines einheitlichen und qualitativ hochwertigen Output Management Service bei gleichzeitiger nachhaltiger Reduzierung der Kosten für die Infrastruktur und den Betrieb der zukünftigen Output Systeme.
Im Rahmen des Projektes wurde die aktuelle Infrastruktur qualitativ und quantitativ untersucht. Die zu Grunde gelegte Abnahmemenge bewegt sich in einem Korridor von einer Mindestabnahmemenge bis zu einer optionalen Höchstmenge. Die voraussichtliche Bestellmenge ist die Planmenge. Die Mengenangaben je Drucker/Multifunktionsgerät verteilen sich wie folgt:
DM1 Drucker A4 monochrom klein:
Mindestabnahmemenge: 750,
Planmenge: 1 100,
optionale Höchstmenge: 1 400.
DM2 Drucker A4 monochrom groß:
Mindestabnahmemenge: 350,
Planmenge: 500,
optionale Höchstmenge: 700.
MM1 Multifunktionsgerät A4 monochrom klein:
Mindestabnahmemenge: 100,
Planmenge: 180,
optionale Höchstmenge: 275.
MM2 Multifunktionsgerät A4 monochrom groß:
Mindestabnahmemenge: 300,
Planmenge: 450,
optionale Höchstmenge: 600.
MA3 Multifunktionsgerät A3 monochrom groß:
Mindestabnahmemenge: 40,
Planmenge: 80,
optionale Höchstmenge: 120.
MC1 Multifunktionsgerät A4 color klein:
Mindestabnahmemenge: 75,
Planmenge: 100,
optionale Höchstmenge: 150.
MC2 Multifunktionsgerät A4 color groß:
Mindestabnahmemenge: 80,
Planmenge: 150,
optionaleHöchstmenge: 200.
Seitenvolumina:
Gerätekategorie DM1 Monatliche Seitenvolumina 680 000,
Gerätekategorie DM2 Monatliche Seitenvolumina 630 000,
Gerätekategorie MM1 Monatliche Seitenvolumina 150 000,
Gerätekategorie MM2 Monatliche Seitenvolumina 930 000,
Gerätekategorie MA3 Monatliche Seitenvolumina 670 000,
Gerätekategorie MC1 Monatliche Seitenvolumina 75 000,
Gerätekategorie MC2 Monatliche Seitenvolumina 280 000,
Gesamtseiten Pro Monat 3 415 000.
Die angegebenen Seitenzahlen stellen die durchschnittlichen monatlichen Seitenvolumina dar und dienen als Grundlage zur Kalkulation.
Der AG erwartet eine verbrauchsbasierende Abrechnungsweise der angefragten Services in Form eines monatlichen Betrages, welcher sich zusammensetzt aus:
— Mietkosten für Geräte,
— Projektkosten (vgl. Leistungsverzeichnis und Anlagenkatalog),
— Verwaltungssoftware (vgl. Leistungsverzeichnis und Anlagenkatalog),
— Supply Chain System (vgl. Leistungsverzeichnis und Anlagenkatalog),
— Alle in der Anlagenmatrix beantworteten A-Kriterien (Ausschlusskriterien) die die Serviceleistungen betreffen,
— Service-/Wartungspreise,
— Anzahl und Preis der eingesetzten Cartridges.
Ein Seitenpreis in Form eines All-In Clicks und/oder einem Inklusiv-Volumen oder Mindestabnahme wird hiermit kategorisch ausgeschlossen.
Die vom AN anzugebenden Mietpreise je System beinhalten nachfolgende Parameter:
— Mietpreis inkl. aller angefragten Zubehörkomponenten (vgl. A-Anlagen),
— Softwarelösungen (vgl. A-Anlagen),
— Implementierungsaufwendungen,
— Lieferung der Hardware,
— Aufbau der Hardware,
— Abbau der bestehenden Hardware,
— Transport- und Nebenkosten,
— Projektkosten,
— Analoge Faxkarten bei den Multifunktionsgeräten.
Die tatsächliche Verbrauchsabrechnung erfolgt anhand des tatsächlich abgerufenen Verbrauchsmaterials.
Der Umfang des Projektes beinhaltet:
— Bereitstellung von Multifunktionsgeräten für den Druck-, Kopier-, Fax- und Scan-Bedarf,
— Bereitstellung von Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendruckern als Mono und Farbgeräte,
— Realisierung eines Betriebsmodells an derzeit 84 Standorten inklusive:
— Lieferung und Bereitstellung sämtlicher Verbrauchs- und Wartungskomponenten,
— Durchführung proaktiver Wartungsdienstleistungen inkl. Austausch der erforderlichen Wartungskomponenten an den Geräten durch autorisierte Servicetechniker,
— Ein automatisches Abrufsystem für Verschleißteile und Verbrauchsmaterialien,
— Die Sicherstellung eines zentralen Serviceansprechpartners/Servicemanagers,
— Gewährleistung von Kostentransparenz über ein vereinfachtes und klar strukturiertes Abrechnungsmodell,
— Reports über die Auslastung der betriebenen Geräte,
— Verbesserung der IT Sicherheitsstandards durch optionale Einführung von Lösungen zur Authentifizierung (siehe Anforderungen in den A-Anlagen) für die gewünschten Geräte der jeweiligen Kategorien,
— Analoge Faxfunktion für die gewünschten Multifunktionsgeräte,
— Ein vereinheitlichtes Service-Level-Agreement,
— Installation und Konfiguration von Neugeräten,
— Einführung einer zentralen Flottenverwaltungs- und Managementlösung,
— Abbau von Altgeräten.
Druckfunktionalität.
Folgende Funktionen müssen bei allen Systemen sichergestellt sein:
— Duplexdruck als Standard,
— Einheitlicher Papiereinzug bei Simplex- und Duplexdruck,
— direkte IP-Adressierung,
— SNMP V.3 Fähigkeit/SNTP Fähigkeit,
— Netzwerkfähigkeit (Netzwerkkarte siehe A-Anlage „Geräteklassen & Mengen“) aller Geräte als Standard.
— Die Kompatibilität zum vorhandenen Windows-Netzwerk muss gegeben sein,
— SAP-Druck,
— SAP Frontend-Druck,
— Gezielte Ansteuerung der Papierfächer aus SAP,
— SAP-Barcodedruck,
— Der Standardschacht muss frei konfigurierbar sein,
— Die automatisierte Papierformaterkennung muss übersteuert werden können,
— DIN A6 Rezeptdruck muss funktionieren,
— Der Einzelblatteinzug (Universalschacht) muss über einen Papiersensor verfügen,
— Im Einzelblatteinzug müssen Papierstapel eingelegt werden können,
— Kein Versatz zwischen den Modellen beim Bedrucken von Vordrucken,
— Bedrucken von Umschlägen,
— Bedrucken von Etikettenbögen,
— Einsatz von Recyclingpapier,
— Vergrößerung/Verkleinerung stufenlos.
Zuschlagskriterien:
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf Qualität/Beschaffenheit und Gesamtwertungspreis erteilt.
Die Gesamtbewertung erfolgt durch Gewichtung des Gesamtwertungspreises unter Berücksichtigung der Leistungspunkte.
Dabei wird zunächst eine Kennzahl L/P für das beste Preis-Leistungsverhältnis ermittelt:
— L/P = Leistungspunkte/Gesamtwertungspreis
Der höchste Wert L/P (max) stellt das beste Preis-Leistungsverhältnis dar. Alle Teilnehmer, die im Bereich L/P (max) -5 % bis L/P (max) liegen, kommen in die Endauswahl. Den Zuschlag erhält der Teilnehmer der Endauswahl mit den höchsten Leistungspunkten = Entscheidungskriterium (erweiterte Richtwertmethode).
Die Verteilung der Leistungspunkte (Gewichtung) ergibt sich aus nachstehender Tabelle. Die detaillierte Gewichtung aller Kriterien findet man im Leistungsverzeichnis.
Kriterienhauptgruppe und Gewichtung,
Produktspezifikation 30 %,
Sicherheit 10 %,
Administration 20 %,
Service und Support 30 %,
Umwelt 10 %.
Der Vertrag soll eine feste Laufzeit von 60 Monaten haben. Eine optionale Verlängerung um bis zu 12 weitere Monate muss möglich sein. Eine automatische Verlängerung der Vertragslaufzeit wird ausgeschlossen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-12-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-10-28.

Wer?

• • Zentrum für Informations- und Medizintechnik

Wie?

• • Peripheriegeräte › Drucker und Plotter

Wo?

• • Karlsruhe › Heidelberg, Stadtkreis