Prüfungsleistungen gemäß Artikel 124 Abs. 2 und Artikel 127 Abs. 1 und Abs. 5 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 für den EFRE und den ESF in der Förderperiode 2014-2020
Der Auftrag umfasst die Erbringung von Prüfungsleistungen gemäß Art. 124 Abs. 2 und Art. 127 Abs. 1 und Abs. 5 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 (im Folgenden: VO 1303/2013) in der Förderperiode 2014-2020. Als Bezugsrahmen für die Durchführung der Prüfungsleistungen fungiert grundsätzlich das sog. Geschäftsjahr, das sich regelmäßig auf den Zeitraum vom 01.07. eines Jahres bis zum 30. Juni des Folgejahres erstreckt. Das letzte Geschäftsjahr der Förderperiode 2014-2020 läuft vom 1.7.2023 bis zum 30.6.2024. Die diesbezüglichen Prüfungen enden dementsprechend voraussichtlich im Februar 2025. Der Auftrag ist in 2 Lose aufgeteilt, wobei Los 1 die Durchführung der vorgenannten Prüfungsleistungen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und Los 2 die Vornahme der entsprechenden Prüfungsleistungen für den Europäischen Sozialfonds (ESF) beinhaltet.
Die operationellen Programme (OP) des Landes Berlin für den EFRE und den ESF, in denen insbesondere die zentralen Zielsetzungen sowie die inhaltlichen Schwerpunkte der Förderung dargestellt werden, sind derzeit noch nicht von der Europäischen Kommission genehmigt. Nach dem gegenwärtigen Planungsstand kann damit gerechnet werden, dass die Genehmigung der fondsbezogenen Programme voraussichtlich im III. Quartal des Jahres 2014 erfolgen wird. Nach ihrer Genehmigung werden die beiden Programme auf der Homepage der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung abrufbar sein.
Die zu erbringenden Prüfungsleistungen beinhalten jeweils gesondert für die vorgenannten beiden Programme vor allem die folgenden Tätigkeiten:
a) Erstellung eines Berichts und Gutachtens i. S. d. Art. 124 Abs. 2 der VO 1303/2013 betreffend die Erfüllung der Kriterien für die Benennung der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde gemäß Anhang XIII der VO 1303/2013 (die Aufgabe ist vergleichbar, jedoch nicht völlig identisch mit der gemäß Art. 71 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 obligatorischen Konformitätsprüfung in der Förderperiode 2007-2013);
b) Verifizierung des ordnungsgemäßen Funktionierens der eingesetzten Verwaltungs- und Kontrollsysteme für die operationellen Programme durch die Vornahme von Systemprüfungen gemäß Art. 127 Abs. 1 der VO 1303/2013;
c) Durchführung von vorhabenbezogenen Stichprobenprüfungen zur Sicherstellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der deklarierten Ausgaben auf der Grundlage von statistischen Stichprobenverfahren gemäß Art. 127 Abs. 1 der VO 1303/2013;
d) Prüfung der jährlichen Rechnungslegung einschließlich der insoweit von der Verwaltungsbehörde abzugebenden Verwaltungserklärung und der jährlichen Zusammenfassung und Erteilung eines entsprechenden Bestätigungsvermerkes i. S. d. Art. 59 Abs. 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU,EURATOM) Nr. 966/2012/EU-Haushaltsordnung gemäß Art. 127 Abs. 5 Buchstabe a der VO 1303/2013.
Der Bericht und das Gutachten, die gemäß Art. 124 Abs. 2 der VO 1303/2013 zu erstellen sind, bilden die Grundlage für die Benennung der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde, die der Mitgliedstaat gemäß Art. 124 Abs. 1 der VO 1303/2013 der Kommission vor der Einreichung des ersten Antrages auf Zwischenzahlung mitteilen muss. Bei der Durchführung der Prüfungshandlungen zur erstmaligen Benennung der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde handelt es sich um eine „einmalige“ Leistung, die mithin nicht kontinuierlich zu erbringen ist.
Im Hinblick auf die durchzuführenden Systemprüfungen ist zwischen sog. vertikalen und sog. horizontalen Systemprüfungen zu unterscheiden. Die vertikalen Systemprüfungen erstrecken sich auf alle im Rahmen der beiden fondsspezifischen operationellen Programme umgesetzten Aktionen bzw. Instrumente einschließlich aller insoweit wesentlich beteiligten Stellen. Hierbei handelt es sich vorrangig um die Verwaltungsbehörde, die Bescheinigungsbehörde und die zwischengeschalteten Stellen (i.d.R. Förderreferate der verschiedenen Senatsverwaltungen) einschließlich deren etwaiger externer Dienstleister.
Nach gegenwärtigem Stand werden im Rahmen des Berliner EFRE-OP insgesamt rd. 20 Aktionen (davon 5 sog. Finanzierungsinstrumente i. S. d. Art. 37 ff. VO 1303/2013) und innerhalb des Berliner ESF-OP rd. 25 Instrumente umgesetzt. In diesem Zusammenhang ist zu berücksichtigen, dass nicht zwingend für jede Aktion bzw. jedes Instrument eine gesonderte Systemprüfung durchzuführen ist. Je nach konkreter Ausgestaltung der organisatorischen und strukturellen Umsetzung der Aktionen/Instrumente können ggf. mehrere Aktionen bzw. Instrumente zu einer Systemprüfung zusammengefasst werden. Unabhängig davon sind je Fonds jedoch eigenständige Systemprüfungen für die Verwaltungsbehörde und die Bescheinigungsbehörde vorzunehmen. Wiederholungsprüfungen sollen sowohl bei der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde als auch bei den Finanzierungsinstrumenten sowie bei all denjenigen Systemen erfolgen, bei denen gravierende Mängel festgestellt und dementsprechend erhebliche strukturelle Änderungen erforderlich wurden.
Die sog. horizontalen Systemprüfungen erstrecken sich auf spezifische Fragestellungen, die in mehreren bzw. allen Förderbereichen von Bedeutung sind. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist beabsichtigt, eine gesonderte horizontale Systemprüfung des zentralen IT-Begleitsystems EurekaPlus durchzuführen.
Die Prüfung der erklärten Ausgaben im Rahmen der durchzuführenden Projektkontrollen beruht auf einer repräsentativen Auswahl und generell auf statistischen Stichprobenverfahren. Im Falle der Identifizierung spezifischer Risikofaktoren kann darüber hinaus ggf. eine ergänzende Stichprobe gezogen werden.
Die Projektkontrollen umfassen regelmäßig nur Teilausgaben des Projektes, da die Prüfbehörde beabsichtigt, den einzelnen Mittelabruf (EFRE) bzw. Zwischenbericht (ESF) als Stichprobenelement zu definieren. Die Ziehung der Zufallsstichprobe wie auch die Ziehung potenzieller ergänzender Stichproben wird zunächst vom Auftraggeber vorgenommen. Der Auftraggeber behält sich jedoch das Recht vor, die Stichprobenziehung gemäß den vorangehend dargestellten Anforderungen einschließlich der Dokumentation entsprechend den einschlägigen Standards auf den Auftragnehmer zu übertragen. Aufgrund der grundsätzlichen Variabilität der für die jeweilige Stichprobenziehung maßgeblichen Parameter kann die Anzahl der jährlich durchzuführenden Projektkontrollen vorab nicht festgelegt werden. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass sich die Anzahl der vorzunehmenden Projektkontrollen p. a. in beiden Fonds (EFRE und ESF) jeweils voraussichtlich zwischen 50 und 100 bewegen wird.
Die Vorhabenprüfungen werden anhand der Förderakte der Bewilligungsstelle sowie insbesondere vor Ort bei den Begünstigten durchgeführt und schließen, wo dies möglich ist, eine Inaugenscheinnahme der geförderten Investition bzw. des geförderten Vorhabens ein.
Der Prüfungsumfang bei den Vorhabenprüfungen hängt u.a. von der Art der Gewährung des Zuschusses bzw. der rückzahlbaren Unterstützung ab. Sofern der Zuschuss bzw. die rückzahlbare Unterstützung in Form der Erstattung tatsächlich entstandener und gezahlter förderfähiger Kosten ausgereicht wird (sog. ausgabenfinanziertes Vorhaben), erstrecken sich die Prüfungen vor Ort beim Begünstigten grundsätzlich auf sämtliche dem betreffenden Mittelabruf zugrunde liegenden Belege (100%ige Belegprüfung). Wenn die zu prüfenden Mittelabrufe jedoch eine große Anzahl von gleichartigen Belegen umfassen, kann eine stichprobeweise Prüfung vorgenommen werden. Im Falle der Gewährung der Fördermittel auf der Grundlage von standardisierten Einheitskosten bzw. von Pauschalsätzen anhand der Anwendung eines Prozentsatzes auf eine oder mehrere Kostenkategorien oder insbesondere von Pauschalfinanzierungen (sog. Pauschalfinanzierte Vorhaben) reduziert sich – ggf. deutlich – der (belegmäßige) Umfang der Prüfung. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Projektförderung in Gestalt von Pauschalfinanzierungen erfolgt, da insoweit grundsätzlich keine Belegprüfung mehr erfolgt.
Die Durchführung der Systemprüfungen und der Projektkontrollen umfassen grundsätzlich die selbstständige Prüfplanung und -organisation einschließlich der Festlegung der Prüftermine, die Dokumentation der Prüfungshandlungen und -ergebnisse anhand von mit dem Auftraggeber abzustimmenden Checklisten, die Übermittlung der vorläufigen Prüffeststellungen und die Benennung der ggf. erforderlichen Abhilfemaßnahmen einschließlich der Angabe von potenziellen Handlungsempfehlungen, die Auswertung der eingehenden Stellungnahmen der geprüften Stellen zu den vorläufigen Prüfberichten und die Erstellung der endgültigen Prüfberichte, sowie die Erfassung der Prüfungen und ihrer Ergebnisse in einer vom Auftragnehmer zu erstellenden Prüfdatenbank, deren Struktur in Abstimmung mit dem Auftraggeber festgelegt wird. Hinsichtlich der Systemprüfungen führt der Auftraggeber das Follow-up selbst durch. Hinsichtlich der Projektkontrollen obliegt die Durchführung des Follow-up einschließlich der Erfassung der Ergebnisse desselben in der vorgenannten Prüfdatenbank dem Auftragnehmer.
Darüber hinaus wird vom Auftragnehmer die Erbringung folgender Leistungen erwartet:
— Zusammenfassende Darstellung der wichtigsten Prüfergebnisse und der daraus ggf. abgeleiteten Schlussfolgerungen aus den Systemprüfungen und Projektkontrollen zur Vorbereitung der jährlichen Berichterstattung der Prüfbehörde an die EU-Kommission unter Berücksichtigung des insoweit von der Europäischen Kommission vorgegebenen Berichtsmusters;
— Mitwirkung an etwaigen Prüfungen der Europäischen Kommission oder anderer Organe der Europäischen Union (z. B. Europäischer Rechnungshof) bzgl. der Arbeit der Prüfbehörde einschließlich der Tätigkeit des von ihr beauftragten Auftragnehmers zur Erbringung der hier in Rede stehenden Prüfungsleistungen;
— Durchführung und Protokollierung von regelmäßigen jour fixe mit dem Auftraggeber;
— Maßnahmen zur Anpassung an geänderte Vorgaben hinsichtlich der Durchführung von Prüfungen, beispielsweise durch Änderungen der gemeinschaftlichen und/oder nationalen Rechtsvorschriften bzw. der jeweils einschlägigen Förderfähigkeitsbestimmungen;
— spezifische fachliche Beratungsleistungen, die im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Auftrages stehen (z. B. Durchführung von Schulungen, Erstellung von gutachterlichen Stellungnahmen zu Stichprobenziehungsverfahren, zur Fehlerbewertung, zu Förderverfahren o. ä.). Hierbei kann von einem maximalen Aufwand von 160 Stunden p. a. ausgegangen werden. Diese Leistungen sind optional und werden daher im Bedarfsfall gesondert beauftragt und vergütet.
Sämtliche Prüfungsleistungen einschließlich der insoweit erforderlichen Dokumentation sind unter Beachtung der einschlägigen internationalen Prüfungsstandards durchzuführen.
Im Hinblick auf die Erbringung aller Prüfungsleistungen wird explizit darauf hingewiesen, dass zum gegenwärtigen Zeitpunkt die maßgeblichen gemeinschaftlichen Rechts- und Umsetzungsvorschriften noch nicht in Kraft getreten sind. Dies gilt gleichermaßen für die von den gemeinschaftlichen Institutionen diesbezüglich entwickelten Anleitungen (z. B. Leitfäden, Leitlinien o. ä.) und Checklisten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-08-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-07-03.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2014-07-03
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-04-27
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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