Rahmenvertrag über Unterstützungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeit
Zur Umsetzung von Maßnahmen im Zusammenhang mit der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie sollen in Form eines Rahmenauftrags fachthematische Unterstützungsleistungen erbracht werden. Diese umfassen die Leistungsbausteine:
1. Konzeption, Organisation, Moderation und Dokumentation der Sitzungen der Nachhaltigkeitskonferenz. Die Nachhaltigkeitskonferenz tagt einmal jährlich. Sie ist das von der Hessischen Umweltministerin geleitete Entscheidungsgremium der Nachhaltigkeitsstrategie und setzt sich aus ranghohen Vertretern aus Politik und Wirtschaft sowie Interessensverbänden und zivilgesellschaftlichen Gruppen zusammen.
2. Konzeption, Organisation, Moderation und Dokumentation der für die Schwerpunktthemen der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie eingesetzten Steuerungskreise. Die etwa 3 Steuerungskreise greifen Themenschwerpunkte und Handlungsaufträge aus der Nachhaltigkeitskonferenz auf und arbeiten diese bis zur nächsten Nachhaltigkeitskonferenz z. T. in Form von Arbeitsgruppen aus.
3. Konzeption, Organisation, ggfs. teilweise Moderation und Dokumentation von Kongressen zu ausgewählten Themen der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie. Hierzu zählen Veranstaltungen im Forums- oder Konferenz-Format z. B. mit dem Ziel der Akteurs-Vernetzung.
4. Konzeption, Organisation, ggfs. teilweise Moderation und Dokumentation des „Tags der Nachhaltigkeit“. Dieser hessenweite Aktionstag findet alle 2 Jahre mit mehreren hundert Einzelaktionen von Akteuren aus dem Bereich Nachhaltigkeit statt.
5. Konzeption, Redaktion und Erstellung von Ausgaben der Zeitung der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie („Plattform“). Hierzu zählen sämtlich redaktionelle Arbeiten sowie Abstimmungen mit dem Auftraggeber sowie Dienstleistern für Layout und Druck.
6. Konzeption, Redaktion und Erstellung von Newslettern zu aktuellen Entwicklungen in der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie. Die Newsletter werden in der Regel als E-Mail-Newsletter versandt.
7. Konzeption, Organisation, ggfs. Moderation und Dokumentation von Formaten zur Jugendbeteiligung im Rahmen der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie.
8. Redaktionelle Betreuung und Pflege des Internetauftritts der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie.
9. Konzeption, Redaktion und Erstellung von Materialien für Veranstaltungen der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie. Hierzu zählen insbesondere Flyer, Broschüren, Handreichungen, Plakate, Displays, Hinweise und Ankündigungen.
10. Konzeption, Redaktion und Erstellung von (Fortschritts-)Berichten zur hessischen Nachhaltigkeitsstrategie. Hierzu zählen sämtliche redaktionelle Arbeiten sowie Abstimmungen mit dem Auftraggeber sowie Projektpartnern der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie.
11. Projektmanagement für die Maßnahmen. Hierzu zählen die Vorbereitung, Mitorganisation, Teilnahme und Nachbereitung von regelmäßig stattfindenden Steuerungsterminen mit dem Auftraggeber. Zudem umfasst das Projektmanagement die Einholung von Angeboten für benötigte Leistungen Dritter sowie die Durchleitung der anfallenden Sachkosten nach Maßgabe des gültigen Hessischen Vergabeerlasses.
12. Variable Leistungen zur Unterstützung der Geschäftsstelle der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie nach Bedarf durch fachkompetente thematische, methodische und organisatorische Beratung sowie ggfs. Moderation von Arbeitssitzungen.
Die im Bereich Konzeption erwarteten Leistungen umfassen insbesondere:
a) die Erarbeitung und Zusammenstellung von Zielen und daraus abgeleiteten Maßnahmen zur Umsetzung der jeweiligen Aufgabe,
b) die dazu notwendige Informationssammlung und -auswertung, einschließlich Betrachtung und Analyse der theoretischen und praktischen Ansätze auf EU- und Bundesebene sowie in anderen Bundesländern,
c) Zeit- und Maßnahmenplanung, Ressourcenplanung,
d) Abstimmungen mit dem Auftraggeber und relevanten Akteuren jeweils unter besonderer Berücksichtigung der fachthematischen Aspekte sowie der unterschiedlichen Zielgruppen.
Die im Bereich Organisation erwarteten Leistungen umfassen insbesondere:
a) die auf Grundlage der jeweiligen Konzeption erfolgende Planung und Strukturierung der Aufgaben wie z. B. Organisation von Terminen, Sitzungen, Abstimmungen einschließlich der damit verbundenen operativen Aufgaben wie Buchung von Räumlichkeiten, Technik, Catering, etc.,
b) Zusammenstellung von Programmen und Agenden für die jeweiligen Termine sowie fachlich-inhaltliches Briefing von Akteuren,
c) Abstimmungen mit dem Auftraggeber und relevanten Akteuren jeweils unter besonderer Berücksichtigung der fachthematischen Aspekte sowie der unterschiedlichen Zielgruppen,
d) Umsetzung der o. g. Leistungen.
Die im Bereich Moderation erwarteten Leistungen umfassen insbesondere:
a) die fach- und methodenkompetente Leitung von und Führung durch Sitzungen (bspw. hochkarätig besetzte Strategiemeetings, Steuerungskreise, Arbeitsgruppen) sowie Fach- und Regional-Veranstaltungen,
b) die inhaltliche Vorbereitung der Moderationsarbeit durch Sammlung und Zusammenstellung von Vorinformationen sowie vorherige Abstimmungen mit Teilnehmern und dem Auftraggeber,
c) ggf. Weitergabe und Präsentation der Ergebnisse in anderen Gremien.
Die im Bereich Redaktion erwarteten Leistungen umfassen insbesondere:
a) die Sammlung, inhaltliche Aufbereitung und Auswertung sowie Zusammenstellung von fachthematischen Informationen im Bereich Nachhaltigkeit sowie zu Entwicklungen in der hessischen Nachhaltigkeitsstrategie für die o. g. Veröffentlichungen,
b) die schriftliche Umsetzung in Redaktionspläne und Texte,
c) Abstimmungen mit dem Auftraggeber und relevanten Akteuren jeweils unter besonderer Berücksichtigung der fachthematischen Aspekte sowie der unterschiedlichen Zielgruppen.
Die im Bereich Dokumentation erwarteten Leistungen umfassen insbesondere:
a) die Protokollierung von Sitzungen (bspw. hochkarätig besetzte Strategiemeetings, Steuerungskreise, Arbeitsgruppen),
b) die schriftliche und ggfs. audio-visuelle Auswertung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Aktionstagen und Kongressen,
c) Abstimmungen mit dem Auftraggeber und relevanten Akteuren jeweils unter besonderer Berücksichtigung der fachthematischen Aspekte sowie der unterschiedlichen Zielgruppen.
Nach derzeitigem Planungsstand wird ausgegangen von einem Unterstützungsbedarf in den Zeiträumen:
Mai 2015 bis April 2016:
— Nachhaltigkeitskonferenz,
— Steuerungskreise,
— Netzwerktreffen/ganztägiger Kongress,
— Plattform (2-3 Stück),
— Newsletter (4-5 Stück),
— Maßnahmen zur Jugendbeteiligung,
— Betreuung des Internetauftritts,
— Veranstaltungsmaterialien,
— Variable Leistungen,
— Projektmanagement.
Mai 2016 bis April 2017:
— Nachhaltigkeitskonferenz,
— Steuerungskreise,
— Tag der Nachhaltigkeit,
— Plattform (2-3 Stück),
— Newsletter (4-5 Stück),
— Maßnahmen zur Jugendbeteiligung,
— Fortschrittsbericht zur hessischen Nachhaltigkeitsstrategie,
— Betreuung des Internetauftritts,
— Veranstaltungsmaterialien,
— Variable Leistungen,
— Projektmanagement.
Mai 2017 bis April 2018:
— Nachhaltigkeitskonferenz,
— Steuerungskreise,
— Netzwerktreffen/ganztägiger Kongress,
— Plattform (2-3 Stück),
— Newsletter (4-5 Stück),
— Maßnahmen zur Jugendbeteiligung,
— Betreuung des Internetauftritts,
— Veranstaltungsmaterialien,
— Variable Leistungen,
— Projektmanagement.
Mai 2018 bis April 2019:
— Nachhaltigkeitskonferenz,
— Steuerungskreise,
— Tag der Nachhaltigkeit,
— Plattform (2-3 Stück),
— Newsletter (4-5 Stück),
— Maßnahmen zur Jugendbeteiligung,
— Fortschrittsbericht zur hessischen Nachhaltigkeitsstrategie,
— Betreuung des Internetauftritts,
— Veranstaltungsmaterialien,
— Variable Leistungen,
— Projektmanagement.
Zeitraum der Ausführung:
Der Zeitraum der Leistungserbringung beginnt sofort nach Auftragserteilung und hat zunächst eine Laufzeit bis zum 30.4.2016, mit der Option auf Verlängerung um jeweils weitere 12 Monate bis längstens 30.4.2019, sofern der Vertrag vom Auftraggeber bis zum jeweiligen Stichtag am 30.2. für das jeweils folgende Jahr verlängert wird. Dieser Vertrag endet spätestens am 30.4.2019, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Auftrag sowie die genannten Vertragsverlängerungsoptionen für die Zeiträume 05/2016-04/2017, 05/2017-04/2018, 05/2018-04/2019 stehen in Abhängigkeit zur jeweiligen Haushaltssituation des jeweiligen Haushaltsjahres, das heißt der Auftrag steht jeweils unter Vorbehalt von entsprechenden Haushaltsmitteln sowie eines gültigen Vertrags zwischen dem für das Thema Nachhaltigkeit zuständigen Landesministeriums und der HA Hessen Agentur GmbH (Auflösende Bedingung).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-01-27.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-12-16.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-12-16
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-05-05
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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