SPNV-Vertrieb

Zusätzliche Informationen

Zu II.2.2) und II.2.3) Optionen/Vertragslaufzeit: Die Laufzeit einzelner Lose soll im Rahmen von Optionen verlängert werden können. Dies wird Gegenstand der Verhandlungsverfahren sein.

Zu IV.1.1) Verfahrensart: Die Bezeichnung des Verfahrens als „Verhandlungsverfahren“ ist nur deshalb erfolgt, weil das vorliegende Formular die Angabe einer „freihändigen Vergabe“ nach Abschnitt 1 der VOL/A nicht zulässt. Der Auftraggeber hat sich entschlossen unter Einhaltung der Prinzipien der Nichtdiskriminierung und Transparenz, die tragende Grundsätze dieses Vergabeverfahrens sind, die Vertriebsdienstleistungen als Neben- und Hilfstätigkeiten des Verkehrs im Wege des freihändigen Vergabeverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 4 Absatz 4 VgV i. V. m. § 3 Absatz 1 und 5 lit. h) VOL/A zu vergeben.

Begründung der Verfahrensart:

Die zu vergebenden Leistungen bzw. die vertraglichen Spezifikationen können aus nachfolgenden Gründen nach Art und Umfang nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden, dass hinreichend vergleichbare Angebote bei Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung zu erwarten sind:

— Die Vergabe von Vertriebsdienstleistungen (insbesondere im SPNV) ist noch weitgehend Neuland in Deutschland und insbesondere im RMV.

— Die Marktlage ist aufgrund der eher geringen Anzahl an potentiellen Bietern schwierig.

— Der Auftraggeber erhofft sich kreative und innovative Impulse durch die aktive Einbeziehung der Bieter mit ihren Ideen und Erfahrungen; Insbesondere beim Standort- und Installationskonzept der pVKS.

— Aufgrund der Dynamik der technologischen Entwicklungen und den damit verbundenen Auswirkungen auf den Vertrieb im öffentlichen Verkehr können konkrete Verlagerungen im Anteil der Vertriebskanäle auf lange Sicht nur schwer prognostiziert werden. Neben einer Bewertung des längerfristigen Bedarfs an stationärem Vertrieb kommt der Möglichkeit einer Anpassung der Mengengerüste während der Vertragslaufzeit eine hohe Bedeutung zu. Der zweckmäßige Spielraum zu Anpassungen der Vertriebsleistung während der Vertragslaufzeit an die Entwicklung der Vertriebskanäle soll durch das gewählte Verfahren ausgelotet und festgelegt werden.

Information zum Verfahrensablauf:

Das Vergabeverfahren erfolgt in 2 Stufen:

1. Stufe des Vergabeverfahrens/Teilnahmewettbewerb

In der 1. Stufe des Vergabeverfahrens erfolgt der Teilnahmewettbewerb, d. h. die Auswahl der Teilnehmer für das Vergabeverfahren.

Die Bewerber können Ihr Interesse an der Erbringung dieser Leistungen durch fristgerechte Anträge mit den Formularen „Anträge auf Teilnahme an den Vergabeverfahren“ unter Darlegung ihrer Qualifikation bekunden.

Der Auftraggeber wird die Bewerber für die 2. Stufe des Vergabeverfahrens zulassen, die die Anforderungen erfüllen. Wesentliche Grundlage der Auswahlentscheidung werden die vorgelegten Nachweise und Darlegungen der Interessenten sein. Der RMV sieht vor, mit mindestens drei und höchstens fünf Bewerbern je Los in die 2. Stufe des Vergabeverfahrens – das Verhandlungsverfahren – zu gehen.

Die Bewerber werden anschließend unverzüglich über das Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes informiert. Damit ist die erste Stufe des Vergabeverfahrens abgeschlossen.

2. Stufe des Vergabeverfahrens/Verhandlungsverfahren:

In der 2. Stufe des Vergabeverfahrens erfolgt das Verhandlungsverfahren. In diesem werden den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bietern die vorläufigen Vergabeunterlagen

— Aufforderung zur Angebotsabgabe und Bewerbungsbedingungen (einschließlich eines vorläufigen Zeitplanes),

— Angebotsschreiben des Bieters,

— Leistungsbeschreibung inkl. Anlagen,

— Muster-Vertrag RMV – Vertriebsdienstleister (VDL) (Qualitätssicherungsvertrag),

— Muster-Vertrag VDL – DB Regio AG (Vertriebsdienstleistungsvertrag),

— Verbindlicher vHGS-Vertrag,

— Verbindlicher (((eTicket-Deutschland Teilnahmevertrag

über eine internetbasierte Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Diese werden Grundlage der Verhandlungen sein. Der Zeitplan ist unverbindlich und kann durch den RMV in seinem eigenen Ermessen und im erforderlichen Rahmen geändert werden.

Die Bieter werden aufgefordert vor den Verhandlungen, die zur Verfügung gestellten, vorläufigen Vergabeunterlagen zu sichten und ein unverbindliches Angebot (inkl. Preisschätzung – unter Verwendung des Kalkulationsblattes) abzugeben. Gleichzeitig werden die Bieter gebeten, eine Liste mit Fragen, Hinweisen und Änderungsvorschlägen an den Auftraggeber zu richten. Sofern Änderungswünsche oder Vorschläge vorgebracht werden, sind diese mit Aussage zu den damit verbundenen Vorteilen für den RMV zu verbinden. Bieter zu den Losen 5 bis 8 (pVKS) haben darüber hinaus einen ersten Entwurf eines „Standort und Installationskonzeptes pVKS“ einzureichen (Weitere Details hierzu erhalten die Verhandlungspartner in den Vergabeunterlagen). Sowohl das unverbindliche Angebot inkl. Preisschätzung und Konzept als auch die Listen mit Fragen, Hinweisen und Änderungsvorschlägen sind bis voraussichtlich zum 28.4.2015 bei dem Auftraggeber in einem verschlossenen Umschlag einzureichen. Sie werden ebenfalls Grundlage der Verhandlungen.

Erste Verhandlungsrunde:

Die ausgewählten Bieter werden einzeln zu einer ersten Verhandlungsrunde am Sitz der Rhein-Main-Verkehrsverbund GmbH oder einem von ihr benanntem Ort eingeladen. Auf Grundlage der unverbindlichen Angebote sowie der eingegangenen Fragen, Hinweise und Änderungsvorschläge der Bieter sowie deren Auswirkungen auf den Leistungsgegenstand, werden die Verhandlungen mit den Bietern geführt. Dem vorläufigen Charakter der zu Beginn des Verhandlungsverfahrens übersandten Unterlagen entsprechend, sind Änderungsvorschläge der Bieter ausdrücklich erwünscht. Dies gilt ebenfalls für Diskussionsanregungen zum eingereichten Standort- und Installationskonzept für pVKS bei den Losen 5 bis 8.

Die Verhandlungen erfolgen grundsätzlich getrennt für jedes Los. Bei Bietern, die sich auf mehrere oder alle Lose bewerben, werden die Verhandlungen zu den Losen jedoch in einem Termin gebündelt stattfinden. Je nach Bedarf können sich die Verhandlungen über mehrere Tage hinziehen und/oder in mehreren Phasen stattfinden.

Soweit für einzelne Lose nur Bewerbungen eines einzigen Bewerbers abgegeben werden, kann der RMV mit diesem Bewerber auch über die gesamthafte Vergabe dieser Lose verhandeln und einzelne oder alle dieser Lose zusammenfassen und hierfür die Abgabe eines Angebots zulassen.

Das vom RMV angefertigte Verhandlungsprotokoll wird mit dem jeweiligen Bieter abgestimmt. Der RMV ist berechtigt, in den Verhandlungen mit den Bietern weitere Themen zu erörtern und zu verhandeln sowie bei Bedarf externe Personen als Berater hinzuzuziehen. Die genauen Verhandlungstermine werden zwischen dem RMV und den Bietern mindestens eine Woche vor den Verhandlungen vereinbart.

Werden einzelnen Teilnehmern in den Verhandlungen wichtige Aufklärungen über den Inhalt der Vergabeunterlagen in ihrer vorläufigen Form gegeben, werden diese unverzüglich nach Ende der jeweiligen Verhandlung auch den übrigen Teilnehmern über die Vergabeplattform mitgeteilt. Die Teilnehmer können sich hierzu schriftlich gegenüber dem RMV äußern. Dieses Vorgehen kann zu mehreren Gesprächen in der ersten Verhandlungsrunde mit den Teilnehmern führen.

Nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde werden die Vergabeunterlagen durch den RMV modifiziert und den Teilnehmern zeitnah über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

Konzepte der Bieter, die der Geheimhaltung im Sinne eines Geschäftsgeheimnisses unterliegen, werden an die anderen Teilnehmer nicht weitergeleitet. Die Bieter sind gehalten ihre Geschäftsgeheimnisse kenntlich zu machen.

Erstes verbindliches Angebot nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde:

Auf Grundlage der den Bieter dann vorliegenden, modifizierten Vergabeunterlagen sind diese aufgefordert, jeweils ein erstes verbindliches Angebot für die zu vergebende Leistungen abzugeben. Damit ist die erste Verhandlungsrunde abgeschlossen.

Der RMV behält sich vor, bereits nach der ersten Verhandlungsrunde den Zuschlag auf das insgesamt wirtschaftlichste der vorliegenden Angebote je Los bzw. einer Loskombination aus Los 1 bis 4 oder Lose 5 bis 9 zu erteilen. Dies kann dazu führen, dass der Zuschlag auf einzelne Lose erteilt wird, bei anderen Losen aber noch weiter verhandelt wird.

Damit wäre die 2. Stufe des Vergabeverfahrens und gegebenenfalls, nach Ablauf der Vorinformationsfrist gemäß § 101a GWB, durch Zuschlagserteilung das Vergabeverfahren insgesamt abgeschlossen.

Nachfolgende Verhandlungsrunden:

Sollte nach der ersten Verhandlungsrunde für den RMV noch kein wirtschaftliches Angebot vorliegen, werden weitere bis zu maximal drei Verhandlungsrunden je Los durchgeführt, die dem Ablauf der oben beschriebenen ersten Verhandlungsrunde entsprechen. Zu den weiteren Verhandlungsrunden je Los sind nur die Bieter zugelassen, die für dieses Los ein Angebot abgegeben haben. Soweit für einzelne Lose nur Angebote eines einzigen Bieters abgegeben werden, kann der RMV mit Bieter in der nachfolgenden Verhandlungsrunde auch über die gesamthafte Vergabe dieser Lose verhandeln und einzelne oder alle dieser Lose zusammenfassen und hierfür die Abgabe eines Gesamtangebots zulassen.

Der RMV wird die Verhandlungen beenden, wenn wirtschaftliche Angebote für das jeweilige Los vorliegen bzw. die Vergabeverfahren aufheben, wenn spätestens nach Ablauf der dritten Verhandlungsrunde keine wirtschaftlichen Angebote für das jeweilige Los vorliegen sollten.

Zu IV.1.2) Beschränkte Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Abgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Die dort genannten Zahlen verstehen sich je Los.

Hinweis: Enthält diese Bekanntmachung oder enthalten die Teilnahmeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, so hat das Unternehmen den Auftraggeber über die unter Ziffer I.1) angegebenen Kontaktdaten unverzüglich in schriftlicher oder fernschriftlicher Form (Brief/Fax) sowie zusätzlich per E-Mail in deutscher Sprache vor Abgabe des Teilnahmeantrags über diese Unklarheiten zu unterrichten.

Fragen zu dieser Bekanntmachung, zum Teilnahmewettbewerb und zu den Teilnahmeunterlagen sind ebenfalls unverzüglich schriftlich bei der unter Ziffer I.1) genannten Stelle einzureichen.

Die Teilnahmeunterlagen können bei der in Ziffer I. 1) benannten Stelle ausschließlich per E-Mail abgefordert werden. Die Unterlagen werden dem Unternehmen auf dem Postweg zugesandt.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Glaubt sich ein Unternehmen wegen eines Verstoßes gegen Vergabevorschriften in seinen Rechten nach § 97 Absatz 7 GWB verletzt, so hat es dies unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Unverzüglich ist ein behaupteter Verstoß gegen Vergabevorschriften nur dann gerügt, wenn die Rüge gegenüber den Auftraggebern innerhalb von 3 Kalendertagen ab Erkennen des behaupteten Verstoßes erfolgt. Rügt ein Unternehmen einen seiner Ansicht nach vorliegenden Vergabeverstoß und teilt ihm der Auftraggeber mit, dass er der Rüge nicht abhelfen will, muss das Unternehmen, wenn es seine Rüge aufrecht erhalten will, innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers ein Nachprüfungsverfahren einleiten (§ 107 Absatz 3 Nr. 4 GWB) damit das aufwändige Verfahren nicht unnötig mit den sich aus der Rüge ergebenden Risiken belastet wird. Genaue Hinweise in Bezug auf die Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt die unter Ziffer VI.4.1) genannte Stelle.