Tagungshotel in Kiel für das GES 2015
1. Aufgabe:
Das Institut für Weltwirtschaft an der Universität Kiel (IfW) beabsichtigt, das international renommierte Global Economic Symposium – GES 2015 in Kiel durchzuführen.
Die Veranstaltung, für die mit dieser Ausschreibung ein Veranstaltungshotel zur exklusiven Nutzung in Kiel gesucht wird, findet im Zeitraum 12.-14.10.2015 statt. Ggf. sind am Vortag zur Veranstaltung bereits Aufbauarbeiten erforderlich.
Erwartet wird von den Bietern ein mit dem Angebot einhergehendes Konzept zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung unter Berücksichtigung der folgenden Vorgaben bzw. Mindestanforderungen:
2. Umfang des Auftrags:
Tagungskapazität
— 1 Saal für 300 Personen, die in Stuhlreihen sitzen, 1 m Gangfläche zwischen den Sitzreihen sowie zusätzlich Platz für 3 Regieplätze Veranstaltungstechnik sowie Videoaufzeichnungen, Bühne mit mindestens 4x3 m, Sichtbehinderung durch Säulen oder feste Deckenanbringungen sind auszuschließen;
— 8 Tagungsräume, davon mindestens 3 Tagungsräume für je ca. 100 Personen, parlamentarisch oder in Stuhlreihen für parallel stattfindende Sessions und 5 Räume für Workshops, Presse und Meetings;
— 1 Raum für Technik-Staff und/-Equipment in unmittelbarer Nähe zum Saal und den Tagungsräumen;
— 1 Raum für IfW-Staff in unmittelbarer Nähe zum Saal und den Tagungsräumen;
— 1 Raum, der als „Computer Pool“ für Teilnehmerinnen und Teilnehmer genutzt wird mit max. 30 Sitzplätzen (Tische und Stühle, Stromanschluss, Druckerplätze).
Zimmerkontingent:
— 100 Zimmer des selben Standards bzw. ggf. Suiten zur Unterbringung der Sprecherinnen und Sprecher
— 70 Zimmer als Kontingent für unsere Gäste auf Selbstzahlerbasis
Verpflegung und Catering
— Bewirtung der Gäste und Staff über die gesamte Veranstaltungsdauer im Rahmen von Kaffeepausen, Mittag- und Abendessen
Veranstaltungstechnik:
— Standard-Veranstaltungstechnik wie z.B. Beamer, Leinwände, Flipchart und Pinnwände
— Bereitschaft zur Kooperation mit externen Dienstleistern, die darüber hinausgehende VA-Technik wie z.B. erweiterte oder zusätzliche Beschallungsanlagen, Mikrofone für die Speaker, Voting-System, Videoaufzeichnungen und Live-Streamings sowie die Betreuung/Regie der erweiterten VA-Technik erbringen und dem IfW als direkter Ansprechpartner vor und während der Veranstaltung zur Verfügung stehen.
— zuverlässiges WLAN-Netz für 300 Nutzerinnen und Nutzer zeitgleich
Erläuterung:
Der Veranstaltungsort sollte ein für die Teilnehmerzahl (300 PAX) geeignetes, gemanagetes WLAN zur Verfügung stellen (in allen angemieteten Konferenzbereichen) oder alternativ die Möglichkeit bieten, ein eigenes WLAN im Konferenzbereich aufzubauen, welches während des Veranstaltungszeitraumes betrieben werden kann.
Des Weiteren muss es die Möglichkeit geben, ein internes, verlässliches, separates GES Netzwerk aufzubauen, um für den Zeitraum der Veranstaltung alle wichtigen Schaltstellen (GES-Sekretariat, Registrierung, Team Office, etc.) den Zugang zur eigenen Datenbank zu gewährleisten. Es handelt sich hierbei um eine passive Verkabelungsvariante. Um die Anbindung des GES Netzwerk an das IfW zu gewährleisten, werden separate Internetleitungen benötigt, welche über einen gewissen Zeitraum, vor und nach der Veranstaltung, dem GES zur Verfügung stehen müssen. Hierbei werden mindestens zwei separate Internet-Leitungen (Zeitanschlüsse) benötigt, welche vom IfW bzw. externen Dienstleistern angemietet werden. 1x min. 10 Mbit/s sym für das GES Team, 1x 10Mbit/s für Livestream und optional/alternativ 1x 100 Mbit/s sym für das WLAN falls der Veranstaltungsort kein geeingnetes WLAN zur Verfügung stellen kann.
Die wichtigen Schaltstellen des GES wie GES-Sekretariat, Registrierung, Team Office, etc. sollten mit 1-2 Druckern (DIN A4, Duplex, Netzwerkdrucker), Telefonen und Faxgeräten ausgestattet sein. Telefone und Faxgeräte sollten direkt am Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt werden können. Die Rufnummern sollten min. 2 Monate vor dem Event dem GES bekannt gegeben werden, damit diese an die Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer kommuniziert werden können.
Logistische und personelle Anforderungen:
— Angabe der zur Verfügung stehenden PKW-Stellplätze für diese Veranstaltung sowie weitere Optionen im direkten Umfeld für die Gäste, Kontingent erwünscht;
— dem Veranstaltungsformat und der Gesamt-Teilnehmerzahl angemessenes Sicherheitspersonal;
— Raumkonzept, Veranstaltungszonen, Raumreserven;
— Informations- und Leitsystem für die Gäste;
— Darstellung von Sicherheitseinrichtungen und -vorkehrungen, die im Veranstaltungs- und Hotelbereich vorhanden sind.
3. Besonderheit/Ausschlusskriterien:
Es wird zwingend vorausgesetzt, dass das Veranstaltungshotel über eine mindestens 4-Sterne-Klassifizierung verfügt und dass für den Veranstaltungszeitraum eine ausschließliche Nutzung des gesamten Hotels oder separater Gebäudeteile für das Global Economic Symposium sichergestellt ist. Eine wie auch immer geartete Durchmischung mit anderen Nutzungen bzw. Veranstaltungen ist absolut auszuschließen.
Darüber hinaus müssen sich die Veranstaltungsräumlichkeiten sowie die Unterkünfte der Sprecherinnen und Sprecher innerhalb eines Gebäudekomplexes (= Veranstaltungsort) befinden.
Der Veranstaltungsort muss in Kiel liegen.
4. Option
Das Veranstaltungshotel hat die Möglichkeit, wie jedes andere Unternehmen, zusätzlich zur Leistungserbringung als genannter Sponsor des GES 2015 aufzutreten. Der Status des Sponsors richtet sich nach dem Wert der gesponserten Leistung. Falls hieran Interesse besteht, sollte Art und Umfang des Sponsorings im Vergabeverfahren benannt werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-01-08.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-12-02.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-12-02
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-11-11
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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