Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds (ESF) in Hamburg in der Förderperiode 2014 bis 2020

Freie und Hansestadt Hamburg

Die Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration plant den Abschluss eines Vertrages zur Unterstützung bei der Umsetzung der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für den Europäischen Sozialfonds im Rahmen der Technischen Hilfe. Der Vertragsschluss soll im ersten Halbjahr 2015 erfolgen. Das förmliche Ausschreibungsverfahren für diese Ausschreibung wird durch die Finanzbehörde der FHH durchgeführt.
Gegenstand der Leistung ist die Umsetzung des Kommunikationskonzeptes zur Unterstützung der ESF Öffentlichkeitsarbeit in Hamburg für die Förderperiode 2014 bis 2020. Die Maßnahmen im Hinblick auf Information und Kommunikation sind in Art. 115-117 VO (EG) 1303/2013 und in Art. 20 VO (EG) 1304/2013 geregelt.
Anhang XII VO (EG) 1303/2013 enthält einen detaillierten Katalog an zu ergreifenden Maßnahmen, lässt aber Spielraum bei der Ausgestaltung insbesondere hinsichtlich der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Hamburger Öffentlichkeit.
Aus Sicht des europäischen Gesetzgebers haben die zu ergreifenden Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeit vor allem das Ziel, Rolle und Errungenschaften der Kohäsionspolitik bei den Bürgerinnen und Bürgern der Union und den Teilnehmenden an ESF-Projekten bekanntzumachen sowie Transparenz hinsichtlich des Einsatzes europäischer Fördermittel herzustellen. Zu den diesbezüglichen Anforderungen gehören insbesondere (vgl. o. g. Vorschriften, insb. Anhang XII zu VO (EG) 1303/2013):
1. Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeit (Art. 115 Abs. 1 d VO (EG) 1303/2013 und Punkt 2 Anhang XII);
2. Vorhalten und Pflege einer Website (Art. 115 Abs. 1 b VO (EG) 1303/2013);
3. Informations- und Kommunikationsmaßnahmen und –Vorgaben für potenzielle Begünstigte und Begünstigte (Punkt 3 Anhang XII VO (EG) 1303/2013).
Es kommt bei allen Maßnahmen zur Information und Öffentlichkeit darauf an, sowohl den europäischen Beitrag als auch den Beitrag des Senats in jeweils angemessener Weise zu berücksichtigen, zu akzentuieren und schließlich erfolgreich zu kommunizieren. Dabei stellt eine möglichst ausführliche Medienberichterstattung, die durch den Einsatz verschiedener Kommunikationsformen und -verfahren erreicht werden soll (vgl. auch Punkt 2.1.1 des Anhangs XII VO (EG) 1303/2013) den Schwerpunkt der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen gegenüber der Hamburger Öffentlichkeit und damit des zu vergebenden Auftrags dar.
Darüber hinaus gehören zum Leistungsumfang:
— Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung der Website www.esf-hamburg.de (CoreMedia Cheyenne).
— Maßnahmen der Medien- und Pressearbeit.
— Maßnahmen der Werbung und Internet-Kommunikation.
Das mit dem Angebot einzureichende Konzept soll sich auf den gesamten Leistungsumfang beziehen, den Schwerpunkt jedoch klar auf die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeit legen. Es werden in diesem Zusammenhang detaillierte Angaben zu den folgenden Aspekten erwartet:
— Welches sind die wesentlichen Faktoren für eine erfolgreiche und möglichst ausführliche Medienberichterstattung im o. g. Sinne.
— Wer ist in diesem Zusammenhang die vorrangige Zielgruppe?
— Welche Kommunikationsformen und -verfahren bieten sich an?
Darüber hinaus werden Vorschläge zur Weiterentwicklung der Website www.esf-hamburg.de im Kontext einer möglichst ausführlichen Berichterstattung ebenso erwartet wie konzeptionelle Vorschläge zur Ausgestaltung der jährlichen größeren Informationsmaßnahme (Annex XII, Punkt 2.1 b VO (EG) 1303/2013).
Grundsätzlich erfolgt die Auswahl der umzusetzenden Maßnahmen durch den Auftraggeber in Abstimmung mit dem Auftragnehmer. Bei der Planung und Umsetzung sind auf Wunsch des Auftraggebers relevante Akteure des Hamburger ESF, z. B. die Pressestelle der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration, die Senatskanzlei und die Wirtschafts- und Sozialpartner sowie bei Bedarf weitere Akteure einzubeziehen.
Der Auftragnehmer beteiligt sich auf Wunsch des Auftraggebers im gesamten Vertragszeitraum an Veranstaltungen/ Workshops im Zusammenhang mit der Planung, Fortentwicklung und Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit. Dies umfasst v. a. die Vorstellung des erarbeiteten Konzeptes und den Bericht über die durchgeführten Maßnahmen in den relevanten Gremien (z. B. Behörden und Begleitausschuss des ESF Hamburg).
Vorgesehen sind regelmäßig Abstimmungssitzungen mit dem Auftraggeber in einem noch abzustimmenden Turnus.
Bei allen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen ist sicherzustellen, dass die Informationen auch in barrierefreier Form zur Verfügung stehen. Die Planung der einzelnen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen enthält eine Beschreibung, wie das Material in für Menschen mit Behinderungen zugänglichen Formaten verfügbar gemacht wird.
Der Auftraggeber erhält das dauerhafte Nutzungsrecht, das Recht zur Überarbeitung und das Recht zur Veröffentlichung an allen abgenommenen Arbeitsergebnissen, einschließlich des erstellten Text- und Bildmaterials. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Verfügbarkeit von Rechten an verwendeten Fotos sicherzustellen, die Bildrechte zu dokumentieren und diese Dokumentation dem Auftraggeber jederzeit auf Verlangen vorzulegen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-01-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-12-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ballyhoo werbeagentur

Wer?

• Freie und Hansestadt Hamburg

Wie?

• Unternehmens- und Managementberatung › Öffentlichkeitsarbeit
• Werbedienste › Werbekampagnen

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-12-18	Auftragsbekanntmachung
2015-05-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-12-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Menge oder Umfang:

Die Leistung wird befristet für die Dauer von 2 Jahren (2.5.2015-30.4.2017) mit Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr bis spätestens 30.4.2021 ausgeschrieben.Budgetrahmen für 2 Jahre: ca. 170 000 EUR, inklusive Agenturhonorar und etwaige Fremdkosten (z. B. Produktions-, Mediakosten). Budgetrahmen inkl. aller Verlängerungsoptionen ca. 510 000 EUR.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freie und Hansestadt Hamburg
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Postleitzahl: 20354
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.ausschreibungen.hamburg.de 🌏
E-Mail: ausschreibungen@fb.hamburg.de 📧
Fax: +49 428231364 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-12-18 📅
Einreichungsfrist: 2015-01-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-12-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 247-436552
ABl. S-Ausgabe: 247
Zusätzliche Informationen

Es handelt sich vorliegend um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur ein Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.2) genannten Unterlagen. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand des Teilnahmeantrags die Eignung der Bewerber geprüft. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. — Teilnahmeanträge sind ausschließlich in Papierform mit der ergänzenden Angabe „Teilnahmeantrag 2014000115“ bei der unter I.1) angegebenen Kontaktstelle (Finanzbehörde Hamburg, Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg) unterschrieben einzureichen und müssen zwingend eine elektronische Zustelladresse (E-Mail- Adresse) enthalten. — Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenwege einzureichen, Teilnahmeanträge die per Fax oder E-Mail eingehen, müssen ausgeschlossen werden. — Die unter III.2.1) zu nutzenden Vordrucke/Eigenerklärungen sind rechtzeitig (spätestens 24 Stunden) vor Ende der Teilnahmefrist über die E-Mail-Adresse: ausschreibungen@fb.hamburg.de oder per Fax unter +49 40428231364 abzufordern und mit den Teilnahmeantrag unterschrieben einzureichen. — Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigung in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern. — Fragen sind per E-Mail oder Fax an die in Ziffer I.1) ersichtliche Kontaktstelle bis zu 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht mehr berücksichtigt. — Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1) und III.2.2) geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. — Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer.

Zusätzliche Informationen

Es handelt sich vorliegend um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur ein Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.2) genannten Unterlagen. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand des Teilnahmeantrags die Eignung der Bewerber geprüft. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

— Teilnahmeanträge sind ausschließlich in Papierform mit der ergänzenden Angabe „Teilnahmeantrag 2014000115“ bei der unter I.1) angegebenen Kontaktstelle (Finanzbehörde Hamburg, Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg) unterschrieben einzureichen und müssen zwingend eine elektronische Zustelladresse (E-Mail- Adresse) enthalten.

— Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenwege einzureichen, Teilnahmeanträge die per Fax oder E-Mail eingehen, müssen ausgeschlossen werden.

— Die unter III.2.1) zu nutzenden Vordrucke/Eigenerklärungen sind rechtzeitig (spätestens 24 Stunden) vor Ende der Teilnahmefrist über die E-Mail-Adresse: ausschreibungen@fb.hamburg.de oder per Fax unter +49 40428231364 abzufordern und mit den Teilnahmeantrag unterschrieben einzureichen.

— Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigung in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.

— Fragen sind per E-Mail oder Fax an die in Ziffer I.1) ersichtliche Kontaktstelle bis zu 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht mehr berücksichtigt.

— Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1) und III.2.2) geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.

— Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Leistung ist die Umsetzung des Kommunikationskonzeptes zur Unterstützung der ESF Öffentlichkeitsarbeit in Hamburg für die Förderperiode 2014 bis 2020. Die Maßnahmen im Hinblick auf Information und Kommunikation sind in Art. 115-117 VO (EG) 1303/2013 und in Art. 20 VO (EG) 1304/2013 geregelt.

Anhang XII VO (EG) 1303/2013 enthält einen detaillierten Katalog an zu ergreifenden Maßnahmen, lässt aber Spielraum bei der Ausgestaltung insbesondere hinsichtlich der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Hamburger Öffentlichkeit.

Aus Sicht des europäischen Gesetzgebers haben die zu ergreifenden Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeit vor allem das Ziel, Rolle und Errungenschaften der Kohäsionspolitik bei den Bürgerinnen und Bürgern der Union und den Teilnehmenden an ESF-Projekten bekanntzumachen sowie Transparenz hinsichtlich des Einsatzes europäischer Fördermittel herzustellen. Zu den diesbezüglichen Anforderungen gehören insbesondere (vgl. o. g. Vorschriften, insb. Anhang XII zu VO (EG) 1303/2013):

1. Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeit (Art. 115 Abs. 1 d VO (EG) 1303/2013 und Punkt 2 Anhang XII);

2. Vorhalten und Pflege einer Website (Art. 115 Abs. 1 b VO (EG) 1303/2013);

3. Informations- und Kommunikationsmaßnahmen und –Vorgaben für potenzielle Begünstigte und Begünstigte (Punkt 3 Anhang XII VO (EG) 1303/2013).

Es kommt bei allen Maßnahmen zur Information und Öffentlichkeit darauf an, sowohl den europäischen Beitrag als auch den Beitrag des Senats in jeweils angemessener Weise zu berücksichtigen, zu akzentuieren und schließlich erfolgreich zu kommunizieren. Dabei stellt eine möglichst ausführliche Medienberichterstattung, die durch den Einsatz verschiedener Kommunikationsformen und -verfahren erreicht werden soll (vgl. auch Punkt 2.1.1 des Anhangs XII VO (EG) 1303/2013) den Schwerpunkt der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen gegenüber der Hamburger Öffentlichkeit und damit des zu vergebenden Auftrags dar.

Darüber hinaus gehören zum Leistungsumfang:

— Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung der Website www.esf-hamburg.de (CoreMedia Cheyenne).

— Maßnahmen der Medien- und Pressearbeit.

— Maßnahmen der Werbung und Internet-Kommunikation.

Das mit dem Angebot einzureichende Konzept soll sich auf den gesamten Leistungsumfang beziehen, den Schwerpunkt jedoch klar auf die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeit legen. Es werden in diesem Zusammenhang detaillierte Angaben zu den folgenden Aspekten erwartet:

— Welches sind die wesentlichen Faktoren für eine erfolgreiche und möglichst ausführliche Medienberichterstattung im o. g. Sinne.

— Wer ist in diesem Zusammenhang die vorrangige Zielgruppe?

— Welche Kommunikationsformen und -verfahren bieten sich an?

Darüber hinaus werden Vorschläge zur Weiterentwicklung der Website www.esf-hamburg.de im Kontext einer möglichst ausführlichen Berichterstattung ebenso erwartet wie konzeptionelle Vorschläge zur Ausgestaltung der jährlichen größeren Informationsmaßnahme (Annex XII, Punkt 2.1 b VO (EG) 1303/2013).

Grundsätzlich erfolgt die Auswahl der umzusetzenden Maßnahmen durch den Auftraggeber in Abstimmung mit dem Auftragnehmer. Bei der Planung und Umsetzung sind auf Wunsch des Auftraggebers relevante Akteure des Hamburger ESF, z. B. die Pressestelle der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration, die Senatskanzlei und die Wirtschafts- und Sozialpartner sowie bei Bedarf weitere Akteure einzubeziehen.

Der Auftragnehmer beteiligt sich auf Wunsch des Auftraggebers im gesamten Vertragszeitraum an Veranstaltungen/ Workshops im Zusammenhang mit der Planung, Fortentwicklung und Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit. Dies umfasst v. a. die Vorstellung des erarbeiteten Konzeptes und den Bericht über die durchgeführten Maßnahmen in den relevanten Gremien (z. B. Behörden und Begleitausschuss des ESF Hamburg).

Vorgesehen sind regelmäßig Abstimmungssitzungen mit dem Auftraggeber in einem noch abzustimmenden Turnus.

Bei allen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen ist sicherzustellen, dass die Informationen auch in barrierefreier Form zur Verfügung stehen. Die Planung der einzelnen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen enthält eine Beschreibung, wie das Material in für Menschen mit Behinderungen zugänglichen Formaten verfügbar gemacht wird.

Der Auftraggeber erhält das dauerhafte Nutzungsrecht, das Recht zur Überarbeitung und das Recht zur Veröffentlichung an allen abgenommenen Arbeitsergebnissen, einschließlich des erstellten Text- und Bildmaterials. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Verfügbarkeit von Rechten an verwendeten Fotos sicherzustellen, die Bildrechte zu dokumentieren und diese Dokumentation dem Auftraggeber jederzeit auf Verlangen vorzulegen.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 4
Referenznummer: 2014000115
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Operationelles Programm ESF Hamburg 2014-2020.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die in Ziff. III.2.1) bis III.2.3) geforderten Erklärungen und Nachweise sind in der aufgeführten Reihenfolge vorzulegen. Darüber hinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht. Fremdsprachige Bescheinigungen bedürfen einer Übersetzung in die deutsche Sprache. Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (z. B. durch Unteraufträge), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, folgende in Ziff. III.2.1) bis III.2.3) geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.

Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschuss führen.

Einzureichende Unterlagen:

1.1. Anschreiben mit Darstellung der Unternehmens- und Eigentümerstruktur, die grundsätzlich angebotenen Leistungen sowie Ansprechpartner/in für den Auftrag samt Kontaktdaten (Tel.-/Faxnummer, E-Mail-Adresse, Adresse).

1.2. Namen und berufliche Qualifikationen der Personen, die im Falle der Zuschlagserteilung für den Auftrag zuständig sein werden.

2. Angaben, ob und auf welche Art die Bewerberin bzw. Bewerber wirtschaftlich mit Unternehmen verknüpft ist oder ob und auf welche Art sie oder er auf den Auftrag bezogen in relevanter Weise mit Anderen zusammenarbeitet/geplante Kooperationspartner, sofern dem nicht berufsrechtliche Vorschriften entgegenstehen. (Nachweis Letter of Intent).

3. Juristische Personen haben einen aktuellen Handelsregisterauszug bzw. eine gleichwertige Bescheinigung des Herkunftslandes, nicht älter als 3 Monate, beizubringen.

4. Unterschriebene Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit. Die Angaben werden ggf. von der Vergabestelle durch eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung (GewO) überprüft; von ausländischen Bietern wird ggf. eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes gefordert.

5. Unterschriebene Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz.

6. Falls zutreffend: Unterschriebene Erklärung Bietergemeinschaft.

7. Unterschriebene Erklärung zur Nichtanwendung der „Scientology“ Technologie von L. Ron Hubbard.

Hinweis: Die erforderlichen Vordrucke für Ziffer 4 bis 7 sind bis zu 24 Stunden vor Ende der Teilnahmefrist

über die E-Mail Adresse „mailto: ausschreibungen@fb.hamburg.de“ ausschreibungen@fb.hamburg.de oder per Fax unter +49 40428231364 abzufordern und mit dem Teilnahmeantrag unterschrieben einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

8. Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 Geschäftsjahre.

9. Vorlage eines aktuellen (nicht älter als 6 Monate) Nachweises einer Berufshaftpflichtversicherung

Bescheinigung über den Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung, mit mindestens folgenden Versicherungssummen:

Haftpflichtversicherung:

— Personenschäden: 500 000 EUR,

— Sonstige Schäden: 500 000 EUR.

Es ist der Nachweis zu erbringen, dass die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Versicherungssumme beträgt.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die Bieter müssen zum Nachweis ihrer Fachkunde und Leistungsfähigkeit folgende Darstellungen bzw. Unterlagen beifügen:

10. Angaben zum Bewerber/Agenturprofil (max. 5 DIN A4- Seiten), Leistungsspektrum, Anzahl freier und fester Mitarbeiter.

11.1 Auflistung und Darstellung von Referenzprojekten, v. a. aus den letzten 3 Jahren, mit Angabe von Leistungsumfang, Auftragsvolumen, Leistungszeit, und öffentlichem/privatem Auftraggeber (mit Ansprechpartner und Kontaktangaben).

11.2 Daraus mindestens 2 vom Bieter ausgewählte repräsentative Referenzen mit konkreten Beschreibungen der dabei erbrachten Leistungen und mit exemplarischen Arbeitsproben (z. B. gestaltete Plakate, Kampagnenkonzeptionen, Veranstaltungskonzepte, Kampagnenkonzeptionen, selbst gestaltete Textbeiträge, etc.) sowie Angabe der Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer) der Ansprechpartner beim betreffenden Auftraggeber der jeweiligen Leistung.

Darüber hinaus sind vom Bewerber Nachweise für folgende Kompetenzen, Erfahrungen und Leistungen darzulegen:

12.1 Darstellung des für die Dienstleistung verantwortlichen Personals inkl., Angabe von Qualifikationen, Referenzen, etc.

12.2 Namentliche Benennung (Eigenerklärung) eines Projektteams (Kernteam), welches die ausgeschriebenen Leistungen verantwortlich durchführt sowie Benennung der voraussichtlichen Zuständigkeit. Das Projektteam muss mindestens folgendes Aufgabenspektrum umfassen: Projektleitung, Strategie und Konzeption, Grafik und Layout, Text, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Jedes Teammitglied ist auf max. einer Seite mit folgenden Angaben darzustellen:

— Name, Zuständigkeit im Projektteam, berufliche Ausbildung (Studium/Ausbildung),

— von allen mit dem Auftrag beschäftigten Mitarbeitern des Auftragnehmers und ggfs. Unterauftragsnehmern werden sehr gute Deutschkenntnisse erwartet, falls nicht Muttersprachler mindestens Niveaustufe C1 GER (ein enstprechender Nachweis ist vorzulegen),

Darüber hinaus sind vom Bewerber Nachweise für folgende Kompetenzen, Erfahrungen und Leistungen vorzulegen:

— Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Strategien und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit: technischorganisatorisches Know-How v. a. im Bereich Medienarbeit, Internet/ neue Medien, Erstellen von Printmaterialien – Kompetenzen und Erfahrungen im Bereich der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen mit mindestens 150 Teilnehmern;

Nachweis von Referenzen über bereits realisierte Kommunikationskampagnen und/oder Veranstaltungen in den letzten 3 Jahren.

Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen bzw. Institutionen der Freien und Hansestadt Hamburg (Nachweis durch Referenzprojekte).

Erfahrungen mit Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Vergabe von Fördermitteln (Nachweis durch Referenzaufträge).

— Erfahrungen mit CoreMedia Cheyenne (CMS) (Bennenung von Referenzprojekten).

— Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Medienvertretern in Hamburg (Pressekontakte) (Nachweis der Pressekontakte durch Angabe von Ansprechpartnern mit Name, Telefonnummer, Medienzugehörigkeit).

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Vorgesehen sind Zahlungen nach vereinbarten Leistungspaketen. Die genauen Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen können verhandelt werden.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Die Bildung von Bietergemeinschaften ist zulässig. Im Angebot ist in diesem Fall darzustellen, welche Teilleistungen durch welche Unternehmen erbracht werden sollen und wie die Zusammenführung der Teilergebnisse erfolgen soll. Der bevollmächtigte Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, ist zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Sämtliche durch einen Bieter zu erbringenden Nachweise und Erklärungen sind durch jeden Beteiligten der Bietergemeinschaft vollständig zu erbringen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Der Auftraggeber bildet eine Rangliste nach Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit dem vorliegenden Projekt. Dabei wird eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das vorliegende Projekt ähneln. Die Ähnlichkeit bestimmt sich insbesondere nach den nachfolgend angegebenen Kriterien

a) Erfahrungen im Bereich crossmediale integrierte Kampagnen;

b) Preis-Leistungsverhältnis der Kampagnen zur Aktivierung und Involvierung der Zielgruppen (Presse, allgemeine Öffentlichkeit, Multiplikatoren);

c) Reichweite der Kampagne (keine reine Absenderkommunikation, vielmehr zum Beispiel Nutzung viraler Effekte, PR- und/oder Social Media Ideen);

d) Erfahrungen mit Pressevertretern, Pressekontakte, bspw. zur Unterstützung von Kommunikationskampagnene) Gewinnung von Partnern und Multiplikatoren (Unternehmen, Sponsoren) bspw. zur Unterstützung von Kommunikationskampagnen;

f) Referenzen von Auftraggebern der FHHg) Mitglieder des benannten Kernteams waren beteiligt (je mehr desto besser).

Maßgebend für die Auswahl ist neben der Erfüllung aller formalen Anforderungen und Kriterien die erreichte Bewertung.

Zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden mindestens drei, maximal fünf Teilnahmeanträge mit den höchsten Bewertungen.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Yvonne Philippi
Internetadresse: www.ausschreibungen.hamburg.de 🌏
Name: Finanzbehörde Hamburg, Submissionsstelle
Postanschrift: Gänsemarkt 36 (Raum 100)
E-Mail: finanzbehoerde.poststelle@fb.hamburg.de 📧
Fax: +49 40428231402 📠

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-05-02 📅
Datum des Endes: 2017-04-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 2014000115
Zusätzliche Informationen

— Teilnahmeanträge sind ausschließlich in Papierform mit der ergänzenden Angabe „Teilnahmeantrag 2014000115“ bei der unter I.1) angegebenen Kontaktstelle (Finanzbehörde Hamburg, Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg) unterschrieben einzureichen und müssen zwingend eine elektronische Zustelladresse (E-Mail- Adresse) enthalten.

— Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenwege einzureichen, Teilnahmeanträge die per Fax oder E-Mail eingehen, müssen ausgeschlossen werden.

— Die unter III.2.1) zu nutzenden Vordrucke/Eigenerklärungen sind rechtzeitig (spätestens 24 Stunden) vor Ende der Teilnahmefrist über die E-Mail-Adresse: ausschreibungen@fb.hamburg.de oder per Fax unter +49 40428231364 abzufordern und mit den Teilnahmeantrag unterschrieben einzureichen.

— Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigung in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.

— Fragen sind per E-Mail oder Fax an die in Ziffer I.1) ersichtliche Kontaktstelle bis zu 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht mehr berücksichtigt.

— Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1) und III.2.2) geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.

— Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 40428232020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 107 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Die Rüge gilt nur dann als unverzüglich, wenn sie nicht später als 14 Kalendertage nach Kenntnis des behaupteten Verstoßes eingelegt wird. Des Weiteren ist gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2014/S 247-436552 (2014-12-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-05-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: V: Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-05-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-05-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 094-170751
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 247-436552
ABl. S-Ausgabe: 94
Zusätzliche Informationen

Es handelt sich vorliegend um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur ein Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.2) genannten Unterlagen. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand des Teilnahmeantrags die Eignung der Bewerber geprüft. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. — Teilnahmeanträge sind ausschließlich in Papierform mit der ergänzenden Angabe „Teilnahmeantrag 2014000115“ bei der unter I.1) angegebenen Kontaktstelle (Finanzbehörde Hamburg, Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg) unterschrieben einzureichen und müssen zwingend eine elektronische Zustelladresse (EMail- Adresse) enthalten. — Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenwege einzureichen, Teilnahmeanträge die per Fax oder E-Mail eingehen, müssen ausgeschlossen werden. — Die unter III.2.1) zu nutzenden Vordrucke/Eigenerklärungen sind rechtzeitig (spätestens 24 Stunden) vor Ende der Teilnahmefrist über die E-Mail-Adresse: ausschreibungen@fb.hamburg.de oder per Fax unter +49 40428231364 abzufordern und mit den Teilnahmeantrag unterschrieben einzureichen. — Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigung in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern. — Fragen sind per E-Mail oder Fax an die in Ziffer I.1) ersichtliche Kontaktstelle bis zu 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht mehr berücksichtigt. — Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1 und III.2.2 geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. — Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer.

Zusätzliche Informationen

Es handelt sich vorliegend um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur ein Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.2) genannten Unterlagen. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand des Teilnahmeantrags die Eignung der Bewerber geprüft. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

— Teilnahmeanträge sind ausschließlich in Papierform mit der ergänzenden Angabe „Teilnahmeantrag 2014000115“ bei der unter I.1) angegebenen Kontaktstelle (Finanzbehörde Hamburg, Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg) unterschrieben einzureichen und müssen zwingend eine elektronische Zustelladresse (EMail- Adresse) enthalten.

— Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenwege einzureichen, Teilnahmeanträge die per Fax oder E-Mail eingehen, müssen ausgeschlossen werden.

— Die unter III.2.1) zu nutzenden Vordrucke/Eigenerklärungen sind rechtzeitig (spätestens 24 Stunden) vor Ende der Teilnahmefrist über die E-Mail-Adresse: ausschreibungen@fb.hamburg.de oder per Fax unter +49 40428231364 abzufordern und mit den Teilnahmeantrag unterschrieben einzureichen.

— Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigung in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.

— Fragen sind per E-Mail oder Fax an die in Ziffer I.1) ersichtliche Kontaktstelle bis zu 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht mehr berücksichtigt.

— Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1 und III.2.2 geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.

— Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40)
2. Qualität (60)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-04-29 📅
Name: ballyhoo werbeagentur
Postort: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2015/S 094-170751 (2015-05-11)

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