Verfahrensmoderation und Gesamtkoordination einer Machbarkeitsstudie

Stadt Herten

Das ca. 28,8 ha große Gelände des ehemaligen Bergwerks Westerholt 1/2 liegt ungefähr hälftig auf den Gemeindegebieten der Städte Gelsenkirchen und Herten in den Stadtteilen Hassel und Westerholt. Nördlich schließt sich Wohnbebauung an den Standort an, südlich wird die Fläche von Gleisen der DB begrenzt. Nach Westen besteht über die Brücke der ehem. Zechenbahntrasse die direkte Verbindung zum Areal der ehem. Kokerei Hassel, auf dem in den nächsten Jahren ein Stadtteilpark nebst Biomasseplantage entsteht. Die Städte Herten und Gelsenkirchen haben mit der RAG Montan Immobilien GmbH 2009 eine Projektgemeinschaft gegründert, um für den Standort gemeinsam mittels einer Machbarkeitsstudie eine Folgenutzung zu entwickeln. Die erforderlichen Mittel die Machbarkeitsstudie konnten dabei über eine entsprechende Förderung des Landes (RWP-Mittel) akquiriert werden.
Die interdisziplinäre Machbarkeitsstudie beinhaltet neben einer gründlichen Bestandsaufnahme sämtlicher relevanter Rahmenparameter die Leitbild- und Konzeptentwicklung für den Gesamtstandort. Dabei steht die technische und wirtschaftliche Realisierungsfähigkeit ebenso im Fokus wie ein hoher Anspruch an die inhaltliche Ausrichtung und die gestalterischer Qualität. Insbesondere die in der Vergangenheit gesetzten Themen (z.B. im Rahmen der Innovation-City-Bewerbung) ‚Klima', ‚Neue Energien' sowie ‚Aus- und Fortbildung' sind in den Prozess zu integrieren.
Im Rahmen dieser Ausschreibung sucht die Auftraggeberin ein Büro, das die Verfahrensmoderation und Gesamtkoordination bei der Entwicklung der Machbarkeitsstudie übernimmt. Konkret soll das Büro folgende Aufgaben übernehmen:
1) Verfahrensmoderation
Auftragsgegenstand ist die Begleitung des Gesamtverfahrens und laufende Information aller Verfahrensbeteiligten einschließlich der Rückkopplung zu Politik und Verwaltung, sowie die Konzeption und Durchführung einer begleitenden Öffentlichkeitsarbeit zur Vermittlung von Inhalten und Verfahrensschritten und die Steuerung sämtlicher Kommunikationsprozesse als „Sprecher“ des Projektes. Die von Auftragnehmerseite hierfür eingesetzten Mitarbeiter müssen fließend die deutsche Sprache beherrschen.
2) Gesamtkoordination
Es ist beabsichtigt, alle für die Machbarkeitsstudie notwendigen Planungs- und Untersuchungsleistungen in 2 Losen an externe Architektur- und Ingenieurbüros zu vergeben. Ihre Steuerung, Koordinierung und Integration ist Aufgabe der Gesamtkoordination, die sich in gleichem Maße auf mögliche eigene Nachunternehmer bezieht und die Terminüberwachung und Kostenkontrolle der beteiligten Planer ebenso einschließt wie die Organisation, Durchführung und Protokollierung regelmäßiger Projektbesprechungen. Folgende Aufgabenstellungen für externe Planer wurden bisher definiert:
— Begehung, Aufnahme und Erstbewertung der Bestandsgebäude,
— Definition ihrer Potenziale und Entwicklung von Nachnutzungsszenarien,
— Vermessung des Gesamtgeländes,
— Baugrunduntersuchung,
— Entwicklung eines Umwelt- und Ökologiekonzeptes,
— Bestandsaufnahme und Erstellung eines Entwässerungskonzeptes,
— Entwicklung eines Konzeptes für die Verkehrsplanung.
3) Leitbildentwicklung
In enger Zusammenarbeit mit Politik, Verwaltung und Akteuren der Wirtschaft ist die Entwicklung eines Leitbildes für die Nachnutzung des Geländes von hoher Bedeutung. Die Leitbildentwicklung schließt die Durchführung von Themenworkshops mit den Schwerpunkten wie „Bildung“, „Klima/Energie“ und „Begabungen“ ebenso ein wie die Vernetzung mit anderen regionalen Projekten und Trends. Idealerweise steht am Ende der Entwicklung eine plakative Überschrift als Spiegel der Projektinhalte, ggf. unter Einbeziehung einer Kommunikationsagentur.
4) Planungswerkstatt
Zur Entwicklung eines räumlichen Nutzungskonzeptes für die Nachnutzung des Geländes ist die Durchführung eines Wettbewerbsverfahrens oder Workshops beabsichtigt. Die gesamte Beratung, Organisation und Durchführung dieser Planungswerkstatt einschließlich Erstellung der Auslobung und Vorprüfung der Arbeiten ist Gegenstand der Beauftragung. Dabei erfolgt die Auswahl der Teilnehmer (ca. 5 Büros) und Jurymitglieder in enger Abstimmung mit Politik und Verwaltung.
5) Masterplan und Rahmenplan
Auf Grundlage des Ergebnisses der Planungswerkstatt wird die Erstellung einer Rahmenplanung erwartet, die in Form eines Masterplans die stadträumliche Konzeption definiert und Vorgaben für Erhalt und Nachnutzung von Bestandsgebäuden sowie wesentliche Weichenstellungen für die Freianlagen- und Verkehrsplanung enthält. Daneben soll ein verbindlicher Rahmenplan die grundlegenden planungsrechtlichen Festlegungen für die spätere Erstellung eines interkommunalen Bebauungsplans enthalten.
6) Projektbroschüre
Neben dem Masterplan als Darstellung der wesentlichen gestalterischen Aussagen und dem Rahmenplan mit den grundsätzlichen planungsrechtlichen Festlegungen ist die Erstellung einer Projektbroschüre, die alle wesentlichen Planungsvorgänge beschreibt, erläutert und zusammenfasst, der dritte Baustein der Ergebnisunterlagen. Die Leistung schließt Texterstellung, Layout und Druck der Broschüre ebenso ein wie die Übernahme und Redaktion von Dritten gelieferter Planungs- und Textbausteine und die enge Abstimmung der Inhalte mit dem Auftraggeber.
7) Überprüfung der Gesamtwirtschaftlichkeit
Ein wesentlicher Aspekt der Machbarkeitsstudie und ein Schwerpunkt des Fördergebers ist die Gesamtwirtschaftlichkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen, die auf Grundlage der Arbeitsergebnisse in Form einer DCF-Betrachtung (Discounted Cash Flow) oder ähnlicher betriebswirtschaftlicher Verfahren nachgewiesen werden soll.
8) Gesamtpräsentation
Zum Abschluss des Verfahrens ist die Durchführung einer Gesamtpräsentation vor Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit in Form eines Hearings geplant, dass durch den Auftragnehmer geplant, vorbereitet und durchgeführt werden soll.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-05-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-04-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2014-04-11 Auftragsbekanntmachung
2014-09-18 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2014-04-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Stadtplanung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Stadtplanung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Herten
Postanschrift: Kurt-Schumacher-Str. 2
Postleitzahl: 45697
Postort: Herten
Kontakt
E-Mail: westerholt@cbh.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-04-11 📅
Einreichungsfrist: 2014-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-04-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 075-130040
ABl. S-Ausgabe: 75
Zusätzliche Informationen
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens wird die Vorlage eines schlüssigen Konzeptes mit den wesentlichen inhaltlichen und konzeptionellen Aussagen zu den unter Ziffer II.1.5) der Bekanntmachung genannten Verfahrensbausteinen erwartet. Das Verfahren soll unmittelbar nach Auftragserteilung beginnen. Bei planungsmäßigen Verfahrensablauf wäre der Auftragsbeginn im Juli 2014. Weiterhin ist zu beachten, dass der Auftrag zwingend bis zur Jahresmitte 2015 abgeschlossen sein muss. Anschließend erfolgt die Erstellung der Gesamtabrechnung und des Mittelverwendungsnachweises gegenüber dem Fördergeber.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das ca. 28,8 ha große Gelände des ehemaligen Bergwerks Westerholt 1/2 liegt ungefähr hälftig auf den Gemeindegebieten der Städte Gelsenkirchen und Herten in den Stadtteilen Hassel und Westerholt. Nördlich schließt sich Wohnbebauung an den Standort an, südlich wird die Fläche von Gleisen der DB begrenzt. Nach Westen besteht über die Brücke der ehem. Zechenbahntrasse die direkte Verbindung zum Areal der ehem. Kokerei Hassel, auf dem in den nächsten Jahren ein Stadtteilpark nebst Biomasseplantage entsteht. Die Städte Herten und Gelsenkirchen haben mit der RAG Montan Immobilien GmbH 2009 eine Projektgemeinschaft gegründert, um für den Standort gemeinsam mittels einer Machbarkeitsstudie eine Folgenutzung zu entwickeln. Die erforderlichen Mittel die Machbarkeitsstudie konnten dabei über eine entsprechende Förderung des Landes (RWP-Mittel) akquiriert werden.
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Die interdisziplinäre Machbarkeitsstudie beinhaltet neben einer gründlichen Bestandsaufnahme sämtlicher relevanter Rahmenparameter die Leitbild- und Konzeptentwicklung für den Gesamtstandort. Dabei steht die technische und wirtschaftliche Realisierungsfähigkeit ebenso im Fokus wie ein hoher Anspruch an die inhaltliche Ausrichtung und die gestalterischer Qualität. Insbesondere die in der Vergangenheit gesetzten Themen (z.B. im Rahmen der Innovation-City-Bewerbung) ‚Klima', ‚Neue Energien' sowie ‚Aus- und Fortbildung' sind in den Prozess zu integrieren.
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Im Rahmen dieser Ausschreibung sucht die Auftraggeberin ein Büro, das die Verfahrensmoderation und Gesamtkoordination bei der Entwicklung der Machbarkeitsstudie übernimmt. Konkret soll das Büro folgende Aufgaben übernehmen:
1) Verfahrensmoderation
Auftragsgegenstand ist die Begleitung des Gesamtverfahrens und laufende Information aller Verfahrensbeteiligten einschließlich der Rückkopplung zu Politik und Verwaltung, sowie die Konzeption und Durchführung einer begleitenden Öffentlichkeitsarbeit zur Vermittlung von Inhalten und Verfahrensschritten und die Steuerung sämtlicher Kommunikationsprozesse als „Sprecher“ des Projektes. Die von Auftragnehmerseite hierfür eingesetzten Mitarbeiter müssen fließend die deutsche Sprache beherrschen.
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2) Gesamtkoordination
Es ist beabsichtigt, alle für die Machbarkeitsstudie notwendigen Planungs- und Untersuchungsleistungen in 2 Losen an externe Architektur- und Ingenieurbüros zu vergeben. Ihre Steuerung, Koordinierung und Integration ist Aufgabe der Gesamtkoordination, die sich in gleichem Maße auf mögliche eigene Nachunternehmer bezieht und die Terminüberwachung und Kostenkontrolle der beteiligten Planer ebenso einschließt wie die Organisation, Durchführung und Protokollierung regelmäßiger Projektbesprechungen. Folgende Aufgabenstellungen für externe Planer wurden bisher definiert:
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— Begehung, Aufnahme und Erstbewertung der Bestandsgebäude,
— Definition ihrer Potenziale und Entwicklung von Nachnutzungsszenarien,
— Vermessung des Gesamtgeländes,
— Baugrunduntersuchung,
— Entwicklung eines Umwelt- und Ökologiekonzeptes,
— Bestandsaufnahme und Erstellung eines Entwässerungskonzeptes,
— Entwicklung eines Konzeptes für die Verkehrsplanung.
3) Leitbildentwicklung
In enger Zusammenarbeit mit Politik, Verwaltung und Akteuren der Wirtschaft ist die Entwicklung eines Leitbildes für die Nachnutzung des Geländes von hoher Bedeutung. Die Leitbildentwicklung schließt die Durchführung von Themenworkshops mit den Schwerpunkten wie „Bildung“, „Klima/Energie“ und „Begabungen“ ebenso ein wie die Vernetzung mit anderen regionalen Projekten und Trends. Idealerweise steht am Ende der Entwicklung eine plakative Überschrift als Spiegel der Projektinhalte, ggf. unter Einbeziehung einer Kommunikationsagentur.
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4) Planungswerkstatt
Zur Entwicklung eines räumlichen Nutzungskonzeptes für die Nachnutzung des Geländes ist die Durchführung eines Wettbewerbsverfahrens oder Workshops beabsichtigt. Die gesamte Beratung, Organisation und Durchführung dieser Planungswerkstatt einschließlich Erstellung der Auslobung und Vorprüfung der Arbeiten ist Gegenstand der Beauftragung. Dabei erfolgt die Auswahl der Teilnehmer (ca. 5 Büros) und Jurymitglieder in enger Abstimmung mit Politik und Verwaltung.
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5) Masterplan und Rahmenplan
Auf Grundlage des Ergebnisses der Planungswerkstatt wird die Erstellung einer Rahmenplanung erwartet, die in Form eines Masterplans die stadträumliche Konzeption definiert und Vorgaben für Erhalt und Nachnutzung von Bestandsgebäuden sowie wesentliche Weichenstellungen für die Freianlagen- und Verkehrsplanung enthält. Daneben soll ein verbindlicher Rahmenplan die grundlegenden planungsrechtlichen Festlegungen für die spätere Erstellung eines interkommunalen Bebauungsplans enthalten.
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6) Projektbroschüre
Neben dem Masterplan als Darstellung der wesentlichen gestalterischen Aussagen und dem Rahmenplan mit den grundsätzlichen planungsrechtlichen Festlegungen ist die Erstellung einer Projektbroschüre, die alle wesentlichen Planungsvorgänge beschreibt, erläutert und zusammenfasst, der dritte Baustein der Ergebnisunterlagen. Die Leistung schließt Texterstellung, Layout und Druck der Broschüre ebenso ein wie die Übernahme und Redaktion von Dritten gelieferter Planungs- und Textbausteine und die enge Abstimmung der Inhalte mit dem Auftraggeber.
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7) Überprüfung der Gesamtwirtschaftlichkeit
Ein wesentlicher Aspekt der Machbarkeitsstudie und ein Schwerpunkt des Fördergebers ist die Gesamtwirtschaftlichkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen, die auf Grundlage der Arbeitsergebnisse in Form einer DCF-Betrachtung (Discounted Cash Flow) oder ähnlicher betriebswirtschaftlicher Verfahren nachgewiesen werden soll.
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8) Gesamtpräsentation
Zum Abschluss des Verfahrens ist die Durchführung einer Gesamtpräsentation vor Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit in Form eines Hearings geplant, dass durch den Auftragnehmer geplant, vorbereitet und durchgeführt werden soll.
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Ziel 2-Programm NRW.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Die hier geforderten Erklärungen und Nachweise sind im Falle einer Bewerbergemeinschaft von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft gesondert vorzulegen.
1. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formblatt)
2. Antikorruptionserklärung (Formblatt);
3. Antiterrorerklärung (Formblatt).
Die Formblätter können bei der unter Ziffer I.1) der Bekanntmachung benannten Kontaktstelle abgerufen werden.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Bescheinigung über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer für Personen-, Sach- und Vermögensschäden reservierten Deckungssumme von mindestens 500 000 EUR pro Schadensfall. Alternativ kann eine Eigenerklärung abgegeben werden, dass eine diesen Vorgaben entsprechende Versicherung im Auftragsfalle abgeschlossen werden wird.
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Bewerber dürfen sich zum Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit auf Drittunternehmen berufen, auch ohne mit diesen eine Bietergemeinschaft einzugehen. In dem Fall
müssen sie bereits mit dem Teilnahmeantrag den Nachweis erbringen, dass ihnen die Mittel/Fähigkeiten/Kapazitäten des Unternehmens im Auftragfalle auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Hierfür ist eine von dem Drittunternehmen unterschriebene Verpflichtungserklärung mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.
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Technische und berufliche Fähigkeiten:
Gesucht wird ein Büro, das hohe stadtplanerische Entwurfs- und Planungskompetenz mit Erfahrung in der moderierenden Begleitung komplexer stadträumlicher Entwicklungsszenarien und der Durchführung und Betreuung konkurrierender Planungsverfahren vereint.
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1. Benennung des Projektteams
2. Berufserfahrung des Projektteams durch Vorlage aussagekräftiger Lebensläufe
3. Geeignete Darstellung von Referenzen des Projektteams unter Angabe von Ort, Zeit, Auftragsvolumen und Angabe der Auftraggeber, inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer.
Die Angaben und Erklärungen sollen von den Bewerbern bzw. den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorgelegt werden.
Soweit der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs auf Ressourcen von Dritten/Nachunternehmern zurückgreifen will, sollen die vorstehenden Angaben und Erklärungen auch vom Dritten/Nachunternehmer vorgelegt werden.
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Mindeststandards:
Die im Folgenden geforderten Referenzen müssen in den Jahren 2003-2014 realisiert worden sein:
1) Mindestens 2 Referenzobjekte zum Nachweis der Erfahrung in der moderierenden Begleitung von städtebaulichen Verfahren, davon mindestens ein Konversionsprojekt als Nachnutzung eines ehemaligen Industriestandortes (Mindestgröße 10 ha),
2) mindestens 2 Referenzobjekte zum Nachweis der städtebaulichen Entwurfskompetenz von Stadtteilen oder Arealen unter Einbeziehung vorhandener Bausubstanz (Masterplan oder vergleichbare städtebauliche Gesamtplanung),
3) mindestens 2 Referenzobjekte zum Nachweis der städtebaulichen Planungskompetenz in Hinblick auf die planungsrechtliche Rahmenplanung (Bebauungsplan oder vergleichbare Rahmenplanung),
4) mindestens 2 Referenzobjekte zum Nachweis der Kompetenz bei der Betreuung und Durchführung städtebaulicher Planungswettbewerbe oder ähnlicher konkurrierender Planungsverfahren,
5) mindestens 1 Referenzprojekt zum Nachweis der Erfahrung bei der Durchführung von Machbarkeitsstudien für öffentliche Auftraggeber bei der Planung von Projektflächen von mindestens 5 ha;
6) mindestens 1 Referenzprojekt zum Nachweis der Erfahrung bei der Dokumentation von komplexen Planungsabläufen durch eine Projektbroschüre.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Entsprechend Ausschreibungsunterlagen im Verhandlungsverfahren.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Entsprechend Ausschreibungsunterlagen im Verhandlungsverfahren.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gemeinschaftlich haftend mit bevollmächtigten Vertreter.

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: CBH Rechtsanwälte, Bismarckstr. 11-13, 50672 Köln
Rechtsanwältin Kristin Kingerske
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-07-15 📅
Datum des Endes: 2015-06-30 📅
Zusätzliche Informationen
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens wird die Vorlage eines schlüssigen Konzeptes mit den wesentlichen inhaltlichen und konzeptionellen Aussagen zu den unter Ziffer II.1.5) der Bekanntmachung genannten Verfahrensbausteinen erwartet.
Das Verfahren soll unmittelbar nach Auftragserteilung beginnen. Bei planungsmäßigen Verfahrensablauf wäre der Auftragsbeginn im Juli 2014. Weiterhin ist zu beachten, dass der Auftrag zwingend bis zur Jahresmitte 2015 abgeschlossen sein muss. Anschließend erfolgt die Erstellung der Gesamtabrechnung und des Mittelverwendungsnachweises gegenüber dem Fördergeber.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48128
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 2514111691 📞
Internetadresse: http://www.brms.nrw.de 🌏
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag nach § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2014/S 075-130040 (2014-04-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-09-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Stadtplanung und Landschaftsgestaltung
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Stadtplanung und Landschaftsgestaltung 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-09-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 182-321767
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 75-130040
ABl. S-Ausgabe: 182

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DEA32

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Konzept zur Auftragsdurchführung (50)
2. Verhandlungsverfahren (20)
3. Preis (30)
4. Preis (30)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-07-17 📅
Name: scheuvens + wachten
Postanschrift: Friedenstraße 18
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44139
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2014/S 182-321767 (2014-09-18)