Versandlager der Bayerischen Landeszentrale für politische Bildungsarbeit

Menge oder Umfang

Die kompletten Vergabeunterlagen samt Anlagen stehen kostenfrei zum Download unter http://www.km.bayern.de/ministerium/recht/vergabe.html zur Verfügung.Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Publikationen des Auftraggebers zu lagern sowie Bestellvorgänge EDV-gestützt umfassend abzuwickeln und den Versand von den Publikationen des Auftraggebers zu übernehmen. Aktuell umfasst der Medienbestand der Landeszentrale ca. 738 Paletten (Stand 4.2.2014).Der Auftrag umfasst folgende Leistungsbestandteile (hinsichtlich weitere Informationen wird explizit auch auf den Vertragsentwurf (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) verwiesen:Warenannahme/Wareneingangskontrolle:Die von den vom Auftraggeber beauftragten Druckereien bzw. Verlagen im Regelfall auf Europaletten angelieferten Publikationen sind entgegenzunehmen, unverzüglich auf Vollständigkeit und in Form von Stichproben auch auf Unversehrtheit (z. B. Verschmutzungen, Nässe, Schadstellen) zu prüfen, zu wiegen und in einem Warenwirtschaftssystem zu verzeichnen. Die Druckereien bzw. Verlage werden bei Auftragserteilung regelmäßig aufgefordert, die Anlieferung beim Auftragnehmer per E-Mail, Fax oder Telefon anzukündigen.Eine Ausfertigung des Lieferscheines ist anschließend in Form eines gut lesbaren Scans per E-Mail, zusammen mit einem Bild der angelieferten Publikation im Format jpg zu Dokumentations- und Abrechnungszwecken an den Auftraggeber zu übermitteln; das Bild soll den jeweiligen Artikel eindeutig zuordenbar machen wird auch als Vorschaubild im Broschürenportal eingesetzt werden.Weitere Details sind u. a. § 2 Abs. 1 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Lagerverwaltung/Bestandsverwaltungssystem:Die Medien sind fachgerecht zu lagern. Dies umfasst u. a. die Lagerung auf Paletten in Räumen, die einen entsprechenden Schutz vor Nässe, Hitze und direkter Sonneneinstrahlung, Geruchseinwirkung und eine wertbeständige Lagerung gewährleisten. Soweit vereinzelt erforderlich, gehört auch die fach- und sachgerechte Entsorgung von Broschürenbeständen nach Aufforderung durch den Auftraggeber zu den Aufgaben des Auftragnehmers.Das Bestandsverwaltungssystem muss dem Auftraggeber die Abfrage des Lagerbestands jederzeit unmittelbar ermöglichen, auch betreffend einen Zeitpunkt in der Vergangenheit. Darüber hinaus ist der Arbeitnehmer verpflichtet, auf Anforderung Auswertungen des Lagerbestandes zu übermitteln. Der Auftragnehmer zieht die Forderungen gegen die Besteller ein bzw. überwacht den Zahlungseingang und verbucht diesen im BestandsverwaltungssystemWeitere Details sind u. a. § 2 Abs. 1 und Abs. 2, § 3 Abs. 4 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Bestellwesen:Die Kunden geben die Bestellung im zentralen Broschürenportal der Bayerischen Staatsregierung unter www.bestellen.bayern.de auf.Aus den dort hinterlegten Informationen generiert das EDV-System eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen wie Adressdaten des Bestellers, und der aus 8 Ziffern bestehenden Artikelnummer mit Titel und Anzahl der jeweils bestellten Artikel und übermittelt diese an den Auftragnehmer. Die vorgegebene Artikelnummer ist zu übernehmen.Weitere Details sind u. a. § 3 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Versand:Die über das Broschürenbestellportal der Bayerischen Staatsregierung (www.bestellen.bayern.de) beim Auftragnehmer eingehenden oder vom Auftraggeber per E-Mail, Fax oder Brief übermittelten Bestellungen sind entsprechend der jeweils gültigen Bezugsbedingungen des Auftraggebers zu-sammen zu stellen und innerhalb von drei Werktagen nach Eingang der Bestellung, an die Besteller zu versenden. Abweichungen von vorgenannter Ausführungsfrist bestehen zeitweise für Schulbestellungen während der Schulferien in Bayern. Zu den Aufgaben des Auftragnehmers wird auch gehören, bei den Bestellern telefonisch oder per E-Mail nachzufragen und einfache schriftliche Nachweise bezüglich der Voraussetzungen für den Bezug von Publikationen des Auftraggebers (z. B. Klassensätze, besondere Bestellmengen, Mehrfachexemplare) einzuholen und zu überprüfen. Soweit die Bezugsvoraussetzungen nicht erfüllt werden (z. B. Besteller ist nicht in Bayern wohnhaft), gehört auch die entsprechende Kundeninformation zu den Aufgaben des Auftragnehmers.Zudem hat der Auftragnehmer die bestellte Ware zu wiegen und die Versandkosten entsprechend der in den Bezugsbedingungen beschriebenen Vorgaben, zusammen mit einer etwaigen Schutzgebühr in Rechnung zu stellen.Weitere Details sind u. a. § 3 und § 4 Abs. 1 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Belieferung des Auftraggebers:Der Auftraggeber ist einmal pro Woche mit einer auf dessen schriftlicher Bestellung zusammenge-stellten Palette unterschiedlicher Publikationen zu beliefern.Weitere Details sind u. a. § 4 Abs. 2 und 3 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Datenverarbeitung und Datenspeicherung:Zur Abwicklung der Bestellungen und für das Rechnungswesen sind personenbezogene Daten unter Beachtung der jeweils geltenden Bundes- bzw. Landesdatenschutzbestimmungen zu erheben und zu verarbeiten. Der Auftraggeber weißt darauf hin, dass nach der Auftragserteilung ein datenschutzrechtliches Freigabeverfahren durchzuführen ist.Weitere Details sind u. a. § 9 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Erstellung von Rechnungsvordrucken:Der Auftragnehmer erstellt und druckt die Rechnungs- und Überweisungsvordrucke entsprechend der Vorgaben des Auftraggebers. Der Auftraggeber ist ein sog. Betrieb gewerblicher Art, weshalb in den Rechnungen zum jeweiligen Artikel der Umsatzsteuersatz gesondert auszuweisen ist.Weitere Details sind u. a. § 3 Abs. 3 und 4 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Kassen- und Mahnwesen:Der Auftragnehmer hat zu diesem Zweck ein separates Konto bei einem Bankinstitut einzurichten.Der Auftragnehmer übermittelt den Kunden, soweit nach den jeweils geltenden Bezugsbedingungen erforderlich, gleichzeitig mit der Sendung eine Rechnung mit Überweisungsträger und überwacht den Zahlungseingang. In der Regel wird den Kunden eine Zahlungsfrist von vier Wochen eingeräumt. Ist eine Zahlung nicht erfolgt, geht der Auftragnehmer dabei wie folgt vor:Der Auftragnehmer erinnert den Besteller vier Wochen nach Rechnungsstellung schriftlich an seine Zahlungspflicht, sofern bis zu diesem Zeitpunkt noch kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist.Erfolgt binnen 4 Wochen nach Erinnerung kein Zahlungseingang, so mahnt der Auftragnehmer den Besteller formell schriftlich unter Forderung einer Mahngebühr in Höhe von 5 EUR und Androhung von Rechtsmitteln. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer ein Muster für das Mahnschreiben zur Verfügung.Erfolgt binnen weiterer vier Wochen nach formeller Mahnung keine Zahlung, so fordert der Auftragnehmer den Besteller telefonisch zu Zahlung auf.Erfolgt binnen weiterer vier Wochen nach telefonischer Zahlungsaufforderung kein Zahlungseingang, so meldet der Auftragnehmer den Fall an den Auftraggeber; der säumige Kunde wird künftig bis zu einer anderen Entscheidung des Auftraggebers nicht mehr beliefert. Die Forderung wird gegebenenfalls durch den Auftraggeber selbst in Zusammenarbeit mit der Staatsoberkasse weiter betrieben. Der Auftragnehmer übernimmt bei Vertragsbeendigung das Mahnwesen für alle von ihm zum Zeitpunkt des Vertragsendes an die Kunden versandten Bestellungen und wickelt diese entsprechend der diesem Vertrag zugrunde liegenden Bedingungen ab.Weitere Details sind u. a. § 3 Abs. 4 und 5 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Monatliche Abrechnung der Einnahmen:Die Beträge, bestehend aus einer erhobenen Schutzgebühr und ggf. Versandkosten, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber auf dem separaten Konto einnimmt, werden monatlich abgerechnet. Hierzu legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine detaillierte Zusammenstellung der jeweils versandten Artikel mit Artikelnummer und Anzahl, in Rechnung gestellten Beträge und dem Zahlungspflichtigen vor.Nach Prüfung der vorgelegten Abrechnungsunterlagen übermittelt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Rechnung mit allen erforderlichen Angaben. Die Einnahmen sind dann unmittelbar vom eigens eingerichteten separaten Konto auf ein Konto der Staatsoberkasse Bayern zu überweisen. Auf die Aufführungen im Vertrag wird Bezug genommen.Weitere Details sind u. a. § 3 Abs. 6 und § 5 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Monatliche Abrechnung der Liefer- und Dienstleistungen:Der Auftragnehmer rechnet gegenüber dem Auftraggeber monatlich ab. Hierbei legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine detaillierte, nachvollziehbare Zusammenstellung der im jeweiligen Abrechnungszeitraum erbrachten Liefer- und Dienstleistungen vor.Eine Verrechnung mit den Einnahmen aus Schutzgebühr und Versandkosten findet nicht statt.Weitere Details sind u. a. § 3 Abs. 6 und § 5 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Statistische Auswertungen:Gemeinsam mit der jeweiligen Abrechnung übermittelt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine statistische Auswertung, die eine Übersicht über die Anzahl der ausgeführten Bestellungen bzw. Aufträge pro Monat gibt, die den aktuellen Lagerbestand ausweist und unter Angabe der jeweiligen Artikelnummer und des Titels die versendete Stückzahl und erhobenen Einnahmen auflistet. Kostenlos an Dritte übermittelte sowie die an die Landeszentrale übermittelten Exemplare sind hier gesondert auszuweisen. Zum Abschluss eines Kalenderjahres wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine statistische Jahresübersicht übermitteln.Umzug des bisherigen Lagerbestandes:Der Auftragnehmer beginnt rechtzeitig vor Vertragsbeginn mit den vorbereitenden Arbeiten, damit ab dem 1.8.2014 ein reibungsloser Versand erfolgt.Zu den vorbereitenden Arbeiten zählen u. a. alle organisatorischen und technischen Maßnahmen, wie z. B. die Übernahme und der Umzug des bisherigen Lagerbestandes sowie der Aufbau der Bestandsdaten. Pro Arbeitstag (Montag-Freitag) können 2 LKWs beladen werden, daher müssen voraussichtlich ca. 12 Arbeitstage für den Umzugstransport eingeplant werden. Etwaige anfallende Kosten für den Umzug des bisherigen Lagerbestandes (Stand Februar 2014: 738 Europaletten) sind vom Auftragnehmer zu tragen und in die Kalkulation der Einzelpreise (Anlage 1) mit einzubeziehen; der derzeitige Lagerort ist 18184 Roggentin (Mecklenburg-Vorpommern). Der Auftragnehmer trägt das Transportrisiko für den Umzug und muss das Transportgut entsprechend versichern.Weitere Details sind u. a. § 10 Abs. 2 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu ent-nehmen.Soweit erforderlich, gehört zu Beginn des Vertragsverhältnisses zu den Aufgaben des Auftragnehmers auch, die ggf. vom bisherigen Versanddienstleister nicht abschließend bearbeiteten Bestellvorgänge abzuwickeln.Weitere Details sind u.a. § 10 Abs. 1 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Vertragslaufzeit:Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlagserteilung, die Leistungserbringung nach diesem Vertrag ab dem 1.8.2014. Die Laufzeit des Vertragsverhältnisses beträgt 5 Jahre. Das Vertragsverhältnis endet, ohne dass es hierfür einer Kündigung oder einer sonstigen Anzeige oder Handlung bedarf, mit Ablauf des 31.7.2019.Weitere Details sind u. a. §§ 10 bis 12 des Vertrages (= Anlage 2 zum Angebotsschreiben) zu entnehmen.Sonstiges:Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragnehmer sein Einverständnis erklärt, sich voraussichtlich im Juli 2014 zu einer Besprechung in den Räumen des Auftraggebers in München einzufinden. Eine Kostenerstattung oder Vergütung hierfür erfolgt nicht.

Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Vergabeunterlagen oder zu diesem Vergabeverfahren im Allgemeinen können bis Dienstag, 22.4.2014, 12.00 Uhr per Post, per E-Mail (vergabestelle@stmbw.bayern.de) oder Fax an die genannte Ansprechpartnerin gestellt werden.

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Die kompletten Vergabeunterlagen samt Anlagen können bis zur Zuschlagserteilung unter http://www.km.bayern.de/ministerium/recht/vergabe.html eingestellt. Bitte beachten Sie: Die Fragen werden ausschließlich auf der Homepage des Staatsministe-riums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst beantwortet!

Dazu werden sowohl die Frage als auch die Antwort des Auftraggebers in anonymisierter Form auf der Homepage des StMBW unter http://www.km.bayern.de/ministerium/recht/vergabe.html einge-stellt. Es obliegt alleine den Bietern, sich auf der Homepage des StMBW über den aktuellen Stand an gestellten Fragen und erteilten Antworten zu informieren.

Der Auftraggeber behält sich in diesem Zusammenhang vor, Konkretisierungen der Vergabeunterlagen vorzunehmen und auf der genannten Homepage einzustellen.

Fragen und Antworten sowie eventuelle Konkretisierungen, die auf der Homepage eingestellt sind, sind für das Vergabeverfahren und die zu erbringende Leistung verbindlich.

Die letzte Aktualisierung der Fragen und Antworten wird – soweit erforderlich – am 23.4.2014 erfolgen.

Bei Störungen der Homepage und des Zugriffs auf die Homepage obliegt es den Bietern, sich umgehend mit der genannten Ansprechpartnerin in Verbindung zu setzen.