Vertrag über die Lieferung einer branchenspezifischen Software inkl. Finanzbuchhaltung im Bereich der Abfallwirtschaft sowie damit verbundene Schulungs- und Migrationsleistungen (Installation, Altdatenintegration, Schnittstellenanbindung, Testphase)

Landkreis Mayen-Koblenz (Kreisverwaltung)

1.1 Kurzbeschreibung der Unternehmen.
Der Landkreis Mayen-Koblenz (Landkreis) ist öffentlich-rechtlicher Entsorgungsträger gemäß § 17 Abs. 1 Kreislaufwirtschaftsgesetz und neben dem Landkreis Cochem-Zell und der Stadt Koblenz Mitglied des Abfallzweckverbandes Rhein-Mosel-Eifel (AZV).
Das Kreisgebiet umfasst eine Fläche von etwa 817 Quadratkilometern mit rund 210 000 Einwohnern. Derzeit gibt es ca. 62 000 Eigentümer und 155 619 Abfallbehälter (ca. 73 619 Rest-/Bioabfall, ca. 82 000 Altpapier). Mit der Aufgabe „Abfall & Entsorgung“ sind beim Kreis momentan 17 Mitarbeiter beschäftigt. Diese sind mitunter für die Kundendatenverwaltung, die Erstellung von Behälteränderungsaufträgen, die Gebührenerhebung und die Abfallberatung i.w.S. zuständig. Das Kassenwesen wird gesondert geführt. Der operative Teil der Abfallsammlung wird von privaten Dritten im Auftrag des Landkreises betrieben.
Der AZV wurde zur teilweisen Erfüllung der kreislaufwirtschaftlichen Aufgaben gebildet, die originär den Verbandsmitgliedern als Pflichtaufgabe der kommunalen Selbstverwaltung obliegen. In Erfüllung dieser Aufgaben betreibt der AZV die Zentraldeponie Eiterköpfe in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft. Neben dem Betrieb der Zentraldeponie obliegt dem AZV ferner die Aufgabe der Abfallvermeidung, Vorbereitung der Abfälle zur Wiederverwendung, des Recyclings, der sonstigen Verwertung und der Beseitigung. Das Gesamtentsorgungsgebiet des AZV umfasst derzeit eine Fläche von etwa 1 642 Quadratkilometern mit rund 400 000 Einwohnern. Er betreibt bisher selbst keine Abfallsammlung und beschäftigt 21 Mitarbeiter, wovon 7 administrativ tätig sind.
1.2 Kurzbeschreibung der IST-Datenerfassung.
Die vom Landkreis erhobenen Eigentümerdaten umfassen zurzeit Angaben wie Anrede, Titel, Name, Kundennummer, Adresse, Namenszusätze, Zeitbezug (Eigentümer von/bis). Sie sind Basis für die Erstellung der Gebührenbescheide. Eine Hinterlegung von Informationen zur Abgrenzung unterjähriger Eigentümerverhältniswechsel muss möglich sein. Die Abgrenzung ist gebührenrelevant und muss bei der Erstellung des Gebührenbescheides berücksichtigt werden.
Die Hauptgebührenbescheide werden am Jahresanfang, Änderungsbescheide mehrmals im Jahr erstellt.
Die Objektdaten umfassen zurzeit Daten zu den Haushaltsgrößen. Das neue Gebührensystem knüpft jedoch an die Art, Zahl und das Volumen des frei gewählten Abfallbehältnisses an. Die momentan erfassten Behälterinformationen umfassen Angaben zu den Behältern (Größe, Fraktion, Leerungsrhythmus).
1.3 Kurzbeschreibung des Vorhabens.
Ab dem 1.1.2016 übernimmt der AZV weitere Aufgaben, insbesondere die der Entsorgungslogistik im Landkreis Mayen-Koblenz. Die Infrastruktur des AZV, wie etwa der Fuhrpark, die Gestaltung des Deponiegeländes oder das Personal, wird hierfür entsprechend erweitert bzw. verändert.
Die Behälterinfrastruktur wird ebenfalls verändert. Die bisher für die Erfassung von Abfällen aus privaten Haushaltung eingesetzten Mekambehälter werden ersetzt. Es ist vorgesehen ab 2016 weiterhin 5 Abfallfraktionen abzufahren, allerdings mit 3 statt wie bisher mit 2 Abfallbehältnissen. Bioabfälle, Restabfälle und Altpapier werden in gesonderten Abfallbehältnissen und LVP über eine Sacksammlung erfasst. Die Sperrabfallsammlung erfolgt ohne Mengenbegrenzung zwei Mal jährlich auf Abruf.
Überdies errichtet der AZV einen als Vollsortimenter geführten Wertstoffhof mit Wiegeeinrichtung. Die Erfassung von Grünabfällen erfolgt über kreisweit verteilte Grünabfallannahmestellen.
Das neue Gebührensystem ersetzt den bisherigen Haushaltstarif und setzt sich aus einer behälterbezogenen Grundgebühr und einer Leistungsgebühr zusammen.
Bisher werden sowohl beim Landkreis als auch beim AZV verschiedene Softwaresysteme eingesetzt. Im Rahmen der Neukonzeptionierung der Abfallwirtschaft im Landkreis sollen die damit verbundenen Aufgaben einheitlich von einem Softwaresystem (ggf. mit Schnittstellensoftware insb. Finanzbuchhaltung) durchgeführt werden können. Aufgrund der engen Zusammenarbeit zwischen dem Landkreis und dem AZV muss ein reibungsloser Datenaustausch gewährleistet sein.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-11-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-10-02.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • C-Trace GmbH

Wer?

• • Landkreis Mayen-Koblenz (Kreisverwaltung)

Wie?

• • Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket