Vertriebs- und Zutrittskontrollsystem für das Ticketing mehrerer Berliner Parkanlagen (ca. 3,5 Mio. Besuche/Jahr)
Die Grün Berlin GmbH betreibt in Berlin die eintrittspflichtigen Parkanlagen „Britzer Garten“, „Gärten der Welt“, „Naturpark Schöneberger Südgelände“ und den „Botanischen Volkspark Blankenfelde-Pankow“. Des Weiteren wird Berlin im Jahr 2017 die Internationale Gartenausstellung (IGA) ausrichten. Die insgesamt 103 ha umfassende IGA-Ausstellungsfläche im Bezirk Marzahn-Hellersdorf umfasst die bereits bestehenden Gärten der Welt, das weitläufige Wuhletal sowie den Kienberg. Für die Entwicklung der Internationalen Gartenausstellung ist die IGA Berlin 2017 GmbH zuständig, eine Tochtergesellschaft der Grün Berlin GmbH.
Die Grün Berlin GmbH beabsichtigt mit dem vorliegenden Ausschreibungsverfahren, ein parkübergreifendes, zentral verwaltetes, einheitliches elektronisches Kassen- und Zugangskontrollsystem zu beschaffen, das die nachfolgend umschriebenen Zielsetzungen umsetzt. Das Ticketing für den Britzer Garten und die Gärten der Welt soll ab 2014 effizient und revisionssicher abgewickelt werden. Die technischen Kerninfrastrukturen sowie die personellen Qualifikationen und Kompetenzen für das Ticketing der IGA 2017 sollen bereits im Rahmen der Vorlaufphase (2014 bis 2016) aufgebaut werden. Der lokale und regionale Markt soll bereits in der Vorlaufphase an innovative, alternative Vertriebswege und die Zutrittskontrollen herangeführt werden, um diese dann während der IGA erfolgreich zu nutzen. Beispiele hierfür wären das „Mobile Ticketing“ und der Automatenverkauf. Der Vertriebskanal „Wiederverkäufer/Partner“ mit den Produkten „Britzer Garten“ und „Gärten der Welt“ ist bereits im Vorlauf zur IGA aufzubauen, um stabile Kundenbeziehungen zu etablieren, die eine hohe Schlagkraft bereits in der Anfangsphase der IGA 2017 gewährleistet. Wiederverkäufer und Partner sollen in der Vorlaufphase zur Akzeptanz und Nutzung effizienter Distributionswege motiviert werden. Insgesamt soll der Betrieb des Ticketings für die IGA 2017 auf Basis einer erprobten Lösung und der temporären Ergänzung zusätzlicher Infrastrukturen sichergestellt werden. Das bedeutet, dass notwendige „Lernphasen“ bezüglich der Bedienung der Vertriebswege und der korrespondierenden Abrechnungsprozesse sowie der Administration des laufenden Betriebes zum Beginn der IGA 2017 abgeschlossen sein müssen. Ziel ist ferner die nachhaltige Nutzung der Lösung für die eintrittspflichtigen Parks in Berlin nach 2017.
Britzer Garten und Gärten der Welt haben jährlich jeweils ca. 1 Mio. Besuche ( = Zutritte). Für die IGA 2017 sind 2,4 Mio. Besuche ( = Zutritte) projektiert. Der Britzer Garten hat 6 Eingangsbereiche, die Gärten der Welt haben drei Eingangsbereiche. Für die IGA 2017 sind 4 Eingangsbereiche geplant.
Gegenstand dieses Ausschreibungsverfahren ist die Entwicklung und Zurverfügungstellung eines übergreifenden Vertriebs- und Zutrittskontrollsystems für das Ticketing des Britzer Gartens und der Gärten der Welt mit den Bestandteilen Kassensysteme, Zutrittssysteme, Netzwerkkomponenten, Softwaresysteme, Installationsvorgaben und Installationsplanung, Installation, Konfiguration, Schulung, Support und Wartung. Das Vertriebssystem muss die Vertriebskanäle Tageskasse, Web-Shop, Wiederverkäufer und Partnershop als Vertriebskanäle für Eintrittskarten, Dauerkarten und Gutscheine abdecken. Das Ticketing muss eine agile Vermarktung der Grün Berlin-Leistungen per Packaging, Aktionen und Couponing unterstützen. Dauerkarten sollen per Foto personalisiert und sowohl für einzelne Kalenderjahre als auch im Abonnement verkauft werden. Das Zutrittskontrollsystem muss zusätzlich auch Tickets aus Drittsystemen akzeptieren, wie beispielsweise aus überregionalen Vertriebsnetzen und aus regionalen Automatennetzen, beispielsweise der BVG. Über die Zutrittskontrolle muss außerdem der limitierte Zutritt zu den Themenparks innerhalb definierter Zeitfenster abgewickelt werden können. Für den Britzer Garten und den Gärten der Welt wird der bedienerlose Zutritt implementiert, d. h. zu Tagesrandzeiten oder in der schwachfrequentierten Nebensaison soll an allen Eingängen der Ticket-Verkauf per Automat erfolgen und der kontrollierte Zutritt sowie der Austritt über Drehkreuze und Schwenktüren.
Die Administration des Systems und die Abrechnungen sollen zentral seitens der Grün Berlin GmbH erfolgen. Im Jahr 2016 und 2017 wird das System temporär erweitert, um auch das Ticketing der IGA 2017 abzudecken, d. h. einzelne Komponenten, wie zusätzliche Kassen, werden für eine Laufzeit von sieben Monaten auf Mietbasis betrieben. Im Rahmen der Nachnutzung und im Anschluss an die IGA werden über das Vertriebssystem und die Zutrittskontrolle auch die Leistungen eines weiteren, eigenständigen Leistungsanbieters (Betreiber der Seilbahn auf dem Kienberg) abgewickelt. Insofern muss das hier ausgeschriebene System mandantenfähig sein. Der Verkauf von Tickets und Gutscheinen an der Abendkasse sowie die Zutrittskontrolle muss fortlaufend gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Kassen und die Kontrolleinheiten im Notbetrieb mit reduzierter Funktionalität standalone-fähig sein müssen. Alle revisions- und abrechnungsrelevanten Daten werden gepuffert und später mit den Servern synchronisiert. Im Sinne eines gesicherten Betriebes während der Öffnungszeiten der Parks ist eine Support-Bereitschaft des Anbieters (täglich 9.00 bis 18.00 Uhr) mit einer Reaktionszeit von einer Stunde gefordert. Bei allen Funktionen des Systems wird die Ergonomie und die intuitive Bedienbarkeit der Anwendung priorisiert. Dies erfolgt unter der Prämisse, dass die Lösung mit minimalen personellen Ressourcen im Bereich der Systembetreuung eingesetzt wird. Für die Übergabe der Daten an die Fibu wird die Schnittstelle Datev genutzt. Es wird vorausgesetzt, dass die gesamte Lösung den Anforderungen GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, IDW PS 880 Institut der Wirtschaftsprüfer, Prüfungsstandard für die Prüfung von Softwareprodukten und GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen genügt. Der Betrieb der Lösung muss für mindestens 10 Jahre gewährleistet sein. In diesem Sinne gelten folgende Anforderungen:
Die Lösung setzt auf Standardplattformen auf, deren langfristige Existenz und Weiterentwicklung im Markt abgesichert erscheint. Die Beschaffung von tauglichen Ersatzgeräten während der Betriebsphase wird gewährleistet, indem möglichst standardisierte Produkte eingesetzt werden.
Derzeit sind ca. folgende Massen für das Projekt kalkuliert:
9 bedienerlose Eingänge, einschließlich Drehkreuz, Türen, Ticketleser, Automaten, Video- und Gegensprechanlagen, ein bedienerloser Eingang ohne Drehkreuz, 23 stationäre Kassen, 7 Dauerkartenverkaufe, 5 mobile Handkassen, 30 Drehsperren inkl. Ticketleser, 4 Schwenktüren inkl. Ticketleser, 11 Handscanner, 5 Ausgangszähler, 29 Router/Switches sowie 13 WLAN Hotspots.
Während des IGA-Zeitraums im Jahr 2017 sollen weitere Komponenten (stationäre Kassen, Dauerkartenverkaufe, Drehsperren, Handscanner, Router und WLAN-Hotspots) vom Auftragnehmer angemietet werden.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden stufenweise, nach einzelnen Phasen beauftragt. Mit der Zuschlagserteilung in diesem Verfahren wird ausschließlich die erste Phase beauftragt. Die weiteren Phasen sind optional. Das Projekt gliedert sich in folgende Phasen:
1. Verkauf und Zutritt für Britzer Garten/Gärten der Welt bis zum 1.10.2014:
Ticketverkauf per elektronischer Kasse in allen Eingangsbereichen; Dauerkartenverkauf an zentraler Kasse je Park, zusätzlich an jeweils einer Kasse im Naturpark Schöneberger Südgelände und botanischer Volkspark Blankenfelde/Pankow; automatisierte Zugangskontrolle in allen Eingängen, die vorhandene Personenvereinzelung am Kienberg Süd für den bedienerlosen Zutritt ausstatten; die Verkaufsdaten aller Kassen müssen zeitnah für Auswertungen, Abrechnungen und die Folgeverarbeitung im Rechnungswesen zur Verfügung stehen. Durch die Leistungen in der Phase 1 müssen beide Parks komplett auf den EDV-gestützten Verkauf und die automatisierte Zugangskontrolle umgestellt werden. Gleichzeitig kann am Eingang Kienberg Süd der bedienerlose Zutritt pilotiert werden und ggf. konzeptionelle Verbesserungen in der Praxis erarbeitet werden.
2. Bedienerloser Zutritt für Britzer Garten/Gärten der Welt bis 10.2015:
Die restlichen Eingänge werden dann mit den entsprechenden Komponenten für den bedienerlosen Zutritt ausgestattet.
3. Webshop und Vertrieb Wiederverkäufer/Busunternehmen und automatengestützter Vertrieb für Britzer Garten/Gärten der Welt, ferner IGA 2017 Office bis 3.2016:
Zu diesem Zeitpunkt sind dann die entsprechenden Shops und Abrechnungsfunktionen zu aktivieren. Tickets, die über ein externes Vertriebsnetz (z.B. Automaten) vertrieben werden, müssen von der Zutrittskontrolle akzeptiert werden. Die Back-office Installation für die IGA 2017 muss zur Verfügung stehen, ferner der Dauerkartenverkauf für die IGA 2017 installiert sein. Der Webshop IGA muss aktiviert sein. Hierdurch sollen die Kunden bereits im Sommer 2016 an die zusätzlichen Vertriebswege gewöhnt werden.
4. Maßnahmen für die IGA 2017 bis 1.2017:
Hier sind dann die zusätzlichen Kassen zu installieren, die bestehenden Kassen sollen für den Dauerkartenverkauf aufgerüstet werden und die Zutrittskontrollen auf dem IGA-Gelände installiert werden.
5. Nachnutzung ab 10.2017:
Hier sind dann die zusätzlichen Kassen und Zutrittskontrollen für die Gärten der Welt abzubauen und zusätzliche Kassen und Zutrittskontrollen an der Seilbahnanlage zu installieren.
Einzelheiten können der funktionalen Leistungsbeschreibung entnommen werden, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist, die den nach diesem Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt wird. Die Vergabestelle legt Wert darauf, dass die Ansprechpartner sowohl im Soft- und Hardwarebereich als auch das Personal für die spätere Wartung deutsch spricht. Einzelheiten hierzu finden sich in den Vergabeunterlagen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-03-03.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-01-31.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-01-31
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-08-08
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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