Wartung und Instandsetzung von Aufzugsanlagen

Zusätzliche Informationen

I. Allgemein

1. Die Vergabeunterlagen werden per E-Mail an die anfragenden Bieter versandt.

2. Anfragen werden beantwortet, sofern sie mindestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist per E-Mail, Fax oder Brief beim Auftraggeber eingehen. Telefonische Anfragen können aus Gründen eines rechtssicheren und transparenten Verfahrens nicht beantwortet werden.

3. Das Angebot ist an den dafür vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Vergabeverfahren Wartung und Instandsetzung von Aufzugsanlagen – Nicht vorzeitig öffnen!“ bei der unter Ziff. I.1) genannten Adresse bis zum 17.9.2014, 14:00 Uhr einzureichen.

4. Die geforderten Eigenerklärungen und Nachweise sind registergeheftet in der Reihenfolge gemäß Ziff. III.2), Nr. 1-20 spätestens mit Angebotsabgabe vollständig einzureichen. Die Eigenerklärungen und Nachweise sind zur Prüfung der Eignung des Bieters erforderlich. Eine Nachforderung fehlender Unterlagen bleibt nach dem Ermessen des Auftraggebers vorbehalten. Unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss führen. Der Auftraggeber behält sich insbesondere vor, die gemäß Nr. 19 vorgelegten Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu prüfen. Die unter Ziff. III.2.3) Nr. 13-19 geforderten Nachweise und Erklärungen enthalten Mindestanforderungen an die Eignung, welche vom Bieter zwingend zu erfüllen sind. Werden die Mindestanforderungen an die Eignung nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen.

5. Angebote und deren Anlagen sind ausschließlich in deutscher Sprache zu verfassen und einzureichen.

6. Geforderte Nachweise sind jeweils von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Dies gilt auch für Nachunternehmer, wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient. Soweit sich der Bieter zum Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient, ist mit dem Angebot eine Erklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass er dem Bieter im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (siehe Ziff. III.2.1), Nr. 7).

7. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

II. Von den Bietern einzureichende Konzepte

1. Dem Angebot sind folgende Unterlagen – jeweils für das betreffende Los, soweit der Bieter meint, dass sich aufgrund der technischen Vorgaben Unterschiede ergeben – beizufügen:

— ausführungsbezogenes Konzept, wie die Wartung, Instandsetzung- und -haltung sowie Reparatur der Aufzugsanlagen sichergestellt und erbracht werden wird, mit Angaben der jeweiligen Reaktionszeiten (Service- und Umsetzungskonzept 1);

— ausführungsbezogenes Konzept, wie der Aufzugswärterdienst, die Übernahme und Betrieb der Notrufanlagen (Aufschaltung des Notrufes) sowie die Leistungen aus der Notrufbereitschaft sichergestellt und erbracht werden wird, mit Angaben der jeweiligen Reaktionszeiten (Service- und Umsetzungskonzept 2).

Die Konzepte finden bei der Wertung der Angebote Berücksichtigung (siehe IV.2.1) und werden im Auftragsfall Vertragsbestandteil.

In den Konzepten hat der Bieter plausibel darzustellen, wie er seine Leistungen plant, organisiert und ausführt (Technologie und Terminablauf), so dass die Erfüllung der vertraglich vereinbarten Wartungs- und Instandsetzungsziele und eine hohe Verfügbarkeit aller Aufzugsanlagen erreicht werden können. (Darlegung einer Instandsetzungsstrategie mit vorbeugenden Maßnahmen zur Sicherstellung eines möglichst störungsfreien Betriebes der Aufzugsanlagen.)

Die maximale Länge je Konzept beträgt 4 Seiten.

2. Im Rahmen des ausführungsbezogenen Konzepts zur Wartung, Instandsetzung- und -haltung sowie Reparatur der Aufzugsanlagen werden Angaben von den Bietern wenigstens zu folgenden Aspekten erwartet, wobei die jeweiligen Reaktionszeiten anzugeben sind:

— Darstellung der Abläufe im Rahmen der Wartung unter Angabe des geplanten Personaleinsatzes,

— Darstellung der internen Abläufe im Störungsfall und der Sicherstellung der geforderten Zugriffszeiten,

— Darstellung der internen Abläufe zur Bereitstellung von Ersatzteilen, insbesondere, wenn diese nicht vorrätig oder sofort verfügbar sind, sowie Lieferzeiten von Ersatzteilen.

3. Im Rahmen des ausführungsbezogenen Konzepts zum Aufzugswärterdienst, zur Übernahme und Betrieb der Notrufanlagen (Aufschaltung des Notrufs) sowie zu den Leistungen aus der Notrufbereitschaft werden von den Bietern wenigstens zu folgenden Aspekten Erläuterungen erwartet, wobei die jeweiligen Reaktionszeiten anzugeben sind:

— technische und organisatorische Maßnahmen zur Aufschaltung und dem Betrieb des Notrufs mit Darstellung des Übernahmeprozesses der Notrufanlagen,

— Darstellung der internen Abläufe bei Notrufen unter Darstellung aller Maßnahmen zur Personenbefreiung inkl. Angaben zum geplanten Personaleinsatz und der Reaktionszeiten bis zur Notrufannahme, Kontaktaufnahme zur eingeschlossenen Person, Informationsweiterleitung für Personenbefreiung und zur direkten Personenbefreiung,

— Darstellung der Organisation des Aufzugswärterdienstes, insbesondere deren Abwicklung, Dokumentation und Sicherstellung der Nachweispflicht.

III. Bewertung der Angebote

1. Preis: Die von den Bietern gemäß den Vergabeunterlagen (Objektliste) angebotenen Preise für Wartung/ Notruf/ Aufzugswärter/Beihilfe ZÜS sowie Instandhaltung/Personenbefreiung pro Jahr werden zu einem Gesamtpauschalpreis pro Jahr einschließlich der Umsatzsteuer addiert. Die Gesamtpauschalpreise der Bieter werden verglichen, wobei Folgendes gilt:

Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis pro Jahr erhält 10 Punkte. Die anderen Angebote erhalten einen linear-relational geringeren Punktwert, der sich wie folgt errechnet:

Niedrigster Preis/Angebotspreis x 10 = Punktwert.

Der erreichte Punktwert wird bis einschließlich der zweiten Nachkommastelle unter Einsatz der kaufmännischen Rundung gerechnet.

Der danach erzielte ungewichtete Punktwert wird mit der Gewichtung für das Zuschlagskriterium „Höhe des Gesamtpauschalpreises für die Wartung und Instandsetzung- und -haltung sowie Notrufleistungen pro Jahr“ multipliziert.

Ungewichteter Punktwert x Gewichtung = gewichteter Punktwert des Zuschlagskriteriums.

Das Ergebnis ist der gewichtete Punktwert dieses Zuschlagskriteriums.

2. Weitere Zuschlagskriterien: Die Bewertung der weiteren Zuschlagskriterien erfolgt derart, dass 10 Punkte die beste Bewertung und 1 Punkt die schlechteste Bewertung darstellt. Hier werden die dem Angebot beigefügten Konzepte bewertet. Die Beurteilung richtet sich dabei nach der Güte der Konzepte der Bieter, die auch vergleichend bewertet werden können. Die Bewertung erfolgt im Rahmen einer Gesamtschau und mit einer in Worte gefassten Begründung (verbal- argumentative Begründung). Es wird eine einheitliche Zensur gebildet. Wird ein Konzept nicht oder nur unvollständig eingereicht, wird dies bei der Bewertung entsprechend berücksichtigt. Fehlt ein Konzept in Gänze, erhält das Angebot hierzu die schlechteste Bewertung. Eine Nachforderung oder Nachreichung zu den Konzepten ist ausgeschlossen.

Jeder einzelne Aspekt, zu welchem im Rahmen der Konzeptdarstellung Angaben erwartet werden, bildet ein Unterkriterium. Bei der Bewertung wird im Wege einer Gesamtschau auf die genannten Aspekte abgestellt. Jedes Unterkriterium erhält im Rahmen der Wertung die gleiche Gewichtung.

Zunächst werden die mit den Angeboten einzureichenden Konzepte zu den jeweiligen Unterkriterien mit der Punktzahl 1 bis 10 bewertet. Anschließend werden die in den jeweiligen Unterpositionen erzielten Punkte addiert und dann durch die Anzahl der Unterpositionen dividiert:

(Punktwert Unterposition + Punktwert Unterposition + ….)/Anzahl der Unterpositionen = ungewichteter Punktwert des Zuschlagskriteriums.

Der erreichte Punktwert wird bis einschließlich der zweiten Nachkommastelle unter Einsatz der kaufmännischen Rundung gerechnet.

Das Ergebnis ist der ungewichtete Punktwert des jeweiligen Zuschlagskriteriums.

Der erzielte ungewichtete Punktwert wird mit der jeweiligen Gewichtung des Zuschlagskriteriums multipliziert:

Ungewichteter Punktwert x Gewichtung = gewichteter Punktwert des Zuschlagskriteriums.

Das Ergebnis ist der gewichtete Punktwert des jeweiligen Zuschlagskriteriums.

3. Schlussbewertung: Schließlich werden die Punktwerte sämtlicher Zuschlagskriterien addiert. Das erstrangige Angebot ist dasjenige mit der höchsten Punktzahl.

IV. Angebotsabgabe für mehrere Lose, Preisnachlass

1. Es gilt eine Loslimitierung in Form einer Zuschlagslimitierung. Ein Bieter kann ein Angebot auf ein, mehrere oder alle Lose abgeben. Ein Bieter kann allerdings für maximal 2 Lose den Zuschlag erhalten. Auch bei verbundenen Unternehmen gemäß § 36 Abs. 2 GWB können insgesamt nur maximal 2 von mehreren Angeboten auf Lose für den Zuschlag berücksichtigt werden. Als einheitliches Unternehmen im Sinne von § 36 Abs. 2 GWB gelten rechtlich selbstständige Unternehmen, die in einem Herrschafts- oder Abhängigkeitsverhältnis bzw. Konzernverhältnis zu einem anderen bietenden Unternehmen stehen.

2. Will ein Bieter Angebote für mehrere Lose abgeben und bei deren gemeinsamer Bezuschlagung als Loskombination einen Preisnachlass anbieten, so hat er wie folgt zu verfahren: Der Bieter gibt für jedes betreffende Los den jeweiligen Gesamtpreis an. Dann gibt er die angebotene Loskombination (maximal 2 Lose) und die Höhe des für die Loskombination angebotenen Preisnachlasses an. Es steht den Bietern frei, sich auf mehrere Lose zu bewerben, ohne einen Preisnachlass anzubieten. Bei Angebot eines Preisnachlasses auf eine Loskombination beträgt die mit den Referenzen nachzuweisende Mindestanzahl an Aufzugsanlagen pro Referenz jeweils den addierten Wert der bei den einzelnen Losen vorgegebenen Mindestanzahlen an Aufzugsanlagen.

3. Gehen Angebote für Loskombinationen ein, verfährt die Auftraggeberin zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wie folgt: Zunächst werden alle eingegangenen Angebote nach Losen getrennt bewertet. Dann werden die Loskombinationen bewertet. Die Wertung erfolgt nach dem oben dargestellten Verfahren. Dabei wird für jedes Los als Preis der vom Bieter angebotene Preis unter Berücksichtigung des angebotenen Nachlasses zugrunde gelegt. Die sich in der Schlussbewertung ergebenden Punktzahlen für jedes Los werden addiert. Schließlich werden die Punktzahlen der jeweiligen Einzellose addiert, die nach der Einzelwertung der Lose den ersten Platz belegen. Hat die angebotene Loskombination danach die höchste Punktzahl erreicht, so belegt sie den ersten Platz und stellt das insgesamt wirtschaftlichste Angebot für die betreffenden Lose dar. Der betreffende Bieter erhält dann den Zuschlag auf die jeweiligen Lose der Loskombination gemäß dem angebotenen Preisnachlass. Hat keine der Loskombinationen die höchste Punktzahl erreicht, erfolgt der Zuschlag auf die jeweiligen erstplatzierten Angebote der Einzellose.

4. Sollte im Rahmen der Angebotswertungen festgestellt werden, dass ein Bieter auf mehr als 2 Lose das nach den Zuschlagskriterien wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat, wählt der Auftraggeber nach eigenem Ermessen aus, für welche Lose der Bieter den Auftrag erhält. Hierbei ist vor allem bedeutsam, welche dieser Angebote des Bieters unter Berücksichtigung der jeweils nächstplatzierten Angebote der für alle in die Auswahl einzubeziehenden Lose das insgesamt wirtschaftlichste Angebot darstellt. Bei dem dritten Los wird das nächstplatzierte wirtschaftliche Angebot beauftragt.

V. Vertrag.

1. Die Vertragslaufzeit verlängert sich jeweils um weitere fünf Jahre, wenn der Vertrag nicht mit einer Frist von 9 Monaten vor Ende der Vertragslaufzeit von einer der beiden Vertragsparteien schriftlich gekündigt wird. Für die ersten 5 Jahre wird ein Festpreis vereinbart, danach ist eine Preisanpassung möglich.

2. Die eingesetzten Arbeitnehmer (d. h. mindestens ein Mitarbeiter je Einsatz/ Maßnahme) des zukünftigen Auftragnehmers müssen in der Lage sein, sich in deutscher Sprache zu verständigen.

3. Der Vertragsschluss ist für Ende Oktober 2014 vorgesehen. Damit erhält der zukünftige Auftragnehmer für Los 1 die Möglichkeit, organisatorische und bauliche Veränderungen vor Vertragsbeginn um zusetzten.

Weitere Informationen sind in den Ausschreibungsunterlagen enthalten.

Geforderte Kautionen und Garantien

Im Auftragsfall Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 5 000 000 EUR für Personen- und Sachschäden und in Höhe von 250 000 EUR für Vermögensschäden sowie eine Schlüsselversicherung in Höhe von mindestens 125 000 EUR.

Sonstige besondere Bedingungen

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise zu erbringen. Die geforderten Eigenerklärungen sind mittels von der Auftraggeberin vorformulierter Erklärungen abzugeben, die den Vergabeunterlagen beiliegen, soweit sich aus den folgenden Darstellungen nichts anderes ergibt. Kommt das Angebot in die engere Wahl, sind auf Anforderung der Auftraggeberin entsprechende Nachweise/Bestätigungen der zuständigen Stelle innerhalb von 6 Kalendertagen vorzulegen. Soweit Nachweise verlangt werden, dürfen diese nicht älter sein als 6 Monate, gerechnet ab dem Datum der Angebotsfrist. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss führen. Ausländische Bieter haben entsprechende Unterlagen des jeweiligen Herkunftslandes in deutscher Sprache bzw. mit Übersetzung vorzulegen. Die unter Ziff. III.2.3) Nr. 13-19 geforderten Nachweise und Erklärungen enthalten Mindestanforderungen an die Eignung, welche vom Bieter zwingend zu erfüllen sind. Werden die Mindestanforderungen an die Eignung nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen. Siehe auch Ziff. VI.3).