Abschluss einer Nutzungsvereinbarung über die Anmietung von Multifunktionsgeräten für Dienststellen und Schulen der Stadt Herne

Stadt Herne, Der Oberbürgermeister – Fachbereich Personal und Zentraler Service (12) – Submissionsstelle

Abschluss einer Nutzungsvereinbarung über die Anmietung von Multifunktionsgeräten mit Service für Dienststellen und Schulen der Stadt Herne sowie Bezugsberechtigten, insgesamt ca. 274 Geräte mit dezentraler Aufstellung in ca. 90 Gebäuden im Stadtgebiet Herne.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-12-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2015-12-03 Auftragsbekanntmachung
2016-08-05 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2015-12-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fotokopier- und Offsetdruckgeräte
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fotokopier- und Offsetdruckgeräte 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Herne, Der Oberbürgermeister – Fachbereich Personal und Zentraler Service (12) – Submissionsstelle
Postanschrift: Friedrich- Ebert- Platz 2
Postleitzahl: 44623
Postort: Herne
Kontakt
Internetadresse: http://www.submission.herne.de 🌏
E-Mail: submissionsstelle@herne.de 📧
Telefon: +49 2323162015 / 2323162139 📞
Fax: +49 2323162972 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-03 📅
Einreichungsfrist: 2016-01-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 237-429986
ABl. S-Ausgabe: 237
Zusätzliche Informationen
Einzureichende Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bieters (bei Nichtvorliegen der geforderten oder nachgeforderten Nachweise bis zum festgesetzten Termin erfolgt Ausschluss vom Wettbewerb gemäß § 19 Abs. 3, Bst. a). VOL/A-EG)- siehe abschließende Nachweisliste in den Vergabeunterlagen. Das Präqualifikationsverfahren ist zugelassen. Diese sind mit dem Angebot einzureichen: — Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG) – hier: Verpflichtungserklärung nach § 18 TVgG NRW zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (siehe Vergabeunterlagen), — Besondere vertragliche Nebenbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen festgelegten Mindeststandrads durch Nachunternehmer/innen unter Berücksichtigung der Vorgaben des TVgG (siehe Vergabeunterlagen). Ferner werden übersandt: — Erläuterungen zur Verpflichtungserklärung Berücksichtigung sozialer Kriterien (siehe Vergabeunterlagen). Hinweis: Zur Vereinfachung werden die Unterlagen zum TVgG als Gesamtpaket übersandt. Hinweis zu Bieterfragen: Rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte werden bis zum 19.1.2016 erteilt. Sonstige Hinweise: — Bei Gleichheit nach der Wirtschaftlichkeitsberechnung erfolgt die Auftragsvergabe im Wege einer Auslosung. — Die Stadt Herne macht vom 24.12.2015 bis 31.12.2015 Betriebsferien! Somit werden Vergabeunterlagen in diesem Zeitraum nicht versandt und Bieterfragen nicht beantwortet. Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebotes den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß § 22 VOL/A-EG.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Abschluss einer Nutzungsvereinbarung über die Anmietung von Multifunktionsgeräten mit Service für Dienststellen und Schulen der Stadt Herne sowie Bezugsberechtigten, insgesamt ca. 274 Geräte mit dezentraler Aufstellung in ca. 90 Gebäuden im Stadtgebiet Herne.
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Dauer: 72 Monate
Referenznummer: VOL-2015-0139
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadt Herne.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Einzureichende Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bieters (bei Nichtvorliegen der geforderten oder nachgeforderten Nachweise bis zum festgesetzten Termin erfolgt Ausschluss vom Wettbewerb gemäß § 19 Abs. 3, Bst. a). VOL/A-EG)- siehe abschließende Nachweisliste in den Vergabeunterlagen.
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Das Präqualifikationsverfahren ist zugelassen.
Diese sind mit dem Angebot einzureichen:
— Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (siehe Vergabeunterlagen),
— Verpflichtungserklärung zum Tariftreue- und Vergabegesetz NRW- TVgG NRW (siehe Vergabeunterlagen),
hier: Verpflichtungserklärung nach § 19 TVgG NRW zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
— Eigenerklärung über die Ausführung von Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind unter Angabe von Auftraggeber und Ansprechpartner. Bei der Angabe des/der Auftraggeber sind die jeweiligen Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Telefon- oder Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse) anzugeben. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenz-Auftraggeber ist nicht erforderlich.
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— Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.
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— Eigenerklärung über die Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Lohngruppen mit gesondert ausgewiesenem technischen Leitungspersonal.
— Eigenerklärung, ob Nachunternehmer eingesetzt werden.
— Patronatserklärung des Herstellers der angebotenen Multifunktionsgeräte, soweit der Bieter (Auftragnehmer) nicht selbst Hersteller der angebotenen Geräte ist. Ist der Anbieter Hersteller der angebotenen Multifunktionsgeräte, ist ein Handelsregisterauszug anstatt der Patronatserklärung dem Angebot beizufügen.
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— Darstellung der Maßnahmen des Unternehmens zur Sicherung der Qualität; der Nachweis kann auch durch Vorlage eines Zertifikats nach DIN EN ISO 9000 ff. oder eines mindestens gleichwertigen Nachweises erbracht werden.
— Eigenerklärung, dass die in Teil C.2 – „Datenschutz“ aufgeführten Datenschutzregeln im Auftragsfalle (Vertragsabschluss) eingehalten werden. Der Vordruck „Eigenerklärung zum Datenschutz“ ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
— Eigenerklärung über die Aufnahme von Kundendienstleistungen am Aufstellort innerhalb einer Reaktionszeit von maximal 4 Arbeitsstunden nach Eingang der entsprechenden Meldung bei der nächsten Kundendienststelle.
Folgende Nachweise sind von Nachunternehmern nach Aufforderung vor Auftragserteilung zu erbringen:
— Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit,
— Verpflichtungserklärungen zum Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Einzureichende Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bieters (bei Nichtvorliegen der geforderten oder nachgeforderten Nachweise bis zum festgesetzten Termin erfolgt Ausschluss vom Wettbewerb gemäß § 19 Abs. 3, Bst. a). VOL/A-EG)- siehe abschließende Nachweisliste in den Vergabeunterlagen.
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Das Präqualifikationsverfahren ist zugelassen.
Diese sind mit dem Angebot einzureichen:
— Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 500 000 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden (aktuelle Bestätigung mit Deckungshöhe).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Einzureichende Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bieters (bei Nichtvorliegen der geforderten oder nachgeforderten Nachweise bis zum festgesetzten Termin erfolgt Ausschluss vom Wettbewerb gemäß § 19 Abs. 3, Bst. a). VOL/A-EG)- siehe abschließende Nachweisliste in den Vergabeunterlagen.
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Das Präqualifikationsverfahren ist zugelassen.
Diese sind mit dem Angebot einzureichen:
— Nachweis technischer Eigenschaften.
Die im Teil C.4 beschriebenen technischen Mindestanforderungen u.a. sind mit technischen Herstellerdokumenten oder in vergleichbar geeigneter Weise zu belegen.
— Nachweis Umwelteigenschaften.
Die angebotenen Multifunktionsgeräte müssen den Voraussetzungen,
— des Gesetzes über das Inverkehrbringen, die Rücknahme und die umweltverträgliche Entsorgung von Elektro- und Elektronikgeräten (Elektro- und Elektronikgerätegesetz – ElektroG) vom 16. März 2005,
sowie
— der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung von Stoffen und Gemischen vom 16. Dezember 2008,
entsprechen. Der Nachweis kann mit dem Zertifikaten „Der Blaue Engel“, jeweils in der aktuell gültigen Version, oder einem mindestens gleichwertigen Nachweis erbracht werden.
— Nachweis Umweltmanagement nach ISO 14001:
Der Hersteller der angebotenen Multifunktionsgeräte muss gemäß ISO 14001 zertifiziert sein. Der Nachweis kann mit einer aktuell gültigen ISO-Zertifizierung oder einem mindestens gleichwertigen Nachweis erbracht werden.
— Nachweis RAL-UZ 171:
Die angebotenen Multifunktionsgeräte müssen die Bedingungen für die Vergabe des Umweltzeichens „ RAL-UZ 171“ in der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung erfüllen.
Dieses ist durch den Nachweis „Blauer Engel“ oder einem mindestens gleichwertigen Nachweis zu belegen.
— Nachweis CE-Zeichen:
Die angebotenen Geräte müssen das CE-Zeichen tragen. Dies ist zu belegen.
— Nachweis GS-Prüfung:
Der Nachweis über die erfolgte Sicherheitsprüfung nach EN60950-1, EN 60825 ist durch das GS-Zertifikat oder einem mindestens gleichwertigem Nachweis zu belegen.
— Nachweis EnergyStar:
Die Erfüllung der Anforderungen des EnergyStar in der aktuellen Version ist mit dem EnergyStar-Zertifikat oder einem mindestens gleichwertigem Nachweis zu belegen.
— Nachweis Einstellmöglichkeiten Stromverbrauch/Energiesparmaßnahmen:
Die Einstellmöglichkeiten für Stromverbrauch und Energiesparmaßnahmen sind für jeden angebotenen Gerätetyp durch Eigenerklärung oder mindestens gleichwertige technische Dokumente nachzuweisen. Die Energiesparmaßnahmen müssen mindestens die Einstellungen Stromsparzustand und Ruhezustand enthalten.
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— Produkt- und Umweltdatenblätter (Sicherheitsdatenblätter):
Für jeden angebotenen Gerätetyp ist ein Produkt- und Umweltdatenblatt (Sicherheitsdatenblatt) mit nachstehend aufgeführten Merkmalen beizufügen:
• Energieverbrauch (max. Leistungsaufnahme, mittlere Leistungsaufnahme im Druckbetrieb und in Bereitschaft);
• Wärmeentwicklung im Druckbetrieb und in Bereitschaft;
• Angabe zu Gasen (Ozon, Styrol, Stickstoffdioxid, Kohlenmonoxid) und Feinstaub;
• Ausrüstung der Geräte mit Ozon- und Staubfiltern;
• Nachweis über den Einsatz mutagenfreier Tonermaterialien, insbesondere im Hinblick auf polyaromatische Kohlenwasserstoffe sowie Nitropyrene (AMES-Test);
• Angaben über ausgestellte Zeugnisse: EG-Konformität, GS-Zeichen, EMV-Prüfung, EU EnergyStar, Qualitätsmanagement nach ISO 9001;
• Angaben zu den Betriebsgeräuschen (Schall-Leistung bzw. Schalldruck);
• Rücknahme/Verwertung/Entsorgung (Beseitigung) der Geräte, Tonerrückstände etc.;
• Nachweis über die Umwelt- und Gesundheitssicherheit des Toners.
Die Richtigkeit der Angaben in den Produkt- und Umweltdatenblättern (Sicherheitsdatenblättern) ist auf der letzten Seite durch Unterschrift (Firmenstempel, Datum, Unterschrift und Name des Unterzeichnenden in Klarschrift) zu bestätigen.
— Toner – Sicherheitsdatenblätter:
Für jeden gerätetypischen Toner ist ein Sicherheitsdatenblatt beizufügen.
— Eigenerklärung über die uneingeschränkte Nutzung von Recyclingpapieren:
Eigenerklärung, dass die angebotenen Multifunktionsgeräte uneingeschränkt alle auf dem Markt befindlichen Recyclingpapiere (UWF-Papier – Papier für Kopierzwecke: DIN EN 12281:2003) verarbeiten können.
— Nachweis der Eignung für den Notariatsbereich (Dokumentenechtheit):
Für alle angebotenen Multifunktionsgeräte ist die Eignung für den Notariatsbereich (Dokumentenechtheit) durch das Prüfzeugnis der Papiertechnischen Stiftung in Heidenau (PTS) oder einem- mindestens gleichwerten Nachweis- nachzuweisen.
— Nachweis für neue Multifunktionsgeräte:
Eigenerklärung, dass ausschließlich fabrikneue Multifunktionsgeräte zur Herstellung von gebrauchsfähigen Kopien/Drucken angeboten wurden.
— Eigenerklärung zur Einhaltung der Technischen Richtlinie BSI TR-03138.
— Ersetzendes Scannen (RESISCAN).
— Eigenerklärung, dass für die in den Multifunktionsgeräten die Technischen Richtlinie BSI TR-03138 – Ersetzendes Scannen (RESISCAN) eingehalten wird und insbesondere Verfahren, die zur Bildkompression die sog. „Pattern Matching & Substitution“ – Vorgehensweise bzw. das verwandte Soft Pattern Matching nutzen, nicht eingesetzt werden.
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— Eigenerklärung über Citrix-Terminal-Server-Zertifizierung:
Eigenerklärung oder mindestens gleichwertiger Nachweis über die Citrix-Terminal-Server-Zertifizierung angebotenen Multifunktionsgeräte einschließlich Druckertreiber.
— Beschreibung der LDAP-Anbindung:
Die LDAP-Anbindung der Multifunktionsgeräte ist ausführlich zu beschreiben.
— Nachweis über das Löschverfahren für Festplatten etc.:
Das im Auftragsfalle zu verwendete Löschverfahren bei Rückgabe der Geräte für Festplatten etc., die in den Geräten verbaut sind, ist zu beschreiben (Verfahren, Löschmethode, Nachweisart gegenüber dem Auftraggeber).
— Nachweis über Vorkonfigurationsmöglichkeiten:
Die möglichen Vorkonfigurationen der Geräte sind ausführlich zu beschreiben.
— Entsorgungskonzept für Toner, Resttoner etc.:
Nachweis des Entsorgungskonzeptes für Toner, Resttoner etc. für die angebotenen Geräte.
Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
— § 17 VOL/B;
— Bewerbungs- und Vergabebedingungen mit den darin enthaltenen Zahlungs- und Lieferbedingungen der Stadt Herne.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Angebote von gemeinschaftlichen Bietern (§ 16 Abs. 6 VOL/A-EG) finden nur Berücksichtigung, wenn mit dem Angebot dem Auftraggeber folgende Unterlagen übergeben werden:
Bietergemeinschaften haben in den Angeboten jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Fehlt eine dieser Angaben im Angebot, so ist sie vor der Zuschlagserteilung beizubringen.
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Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-07-01 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Popp/Frau Metten
Internetadresse: www.submission.herne.de 🌏
Name: Stadt Herne-Fachbereich Personal und Zentraler Service (12)
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Platz 2
Kontaktperson: Stadt Herne- Fachbereich Personal und Zentraler Service (12)
Herrn Ucka/Frau Breuing
Telefon: +49 232316-2626/2429 📞

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: VOL-2015-0139
Zusätzliche Informationen
Einzureichende Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bieters (bei Nichtvorliegen der geforderten oder nachgeforderten Nachweise bis zum festgesetzten Termin erfolgt Ausschluss vom Wettbewerb gemäß § 19 Abs. 3, Bst. a). VOL/A-EG)- siehe abschließende Nachweisliste in den Vergabeunterlagen.
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Das Präqualifikationsverfahren ist zugelassen.
Diese sind mit dem Angebot einzureichen:
— Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG) – hier: Verpflichtungserklärung nach § 18 TVgG NRW zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (siehe Vergabeunterlagen),
— Besondere vertragliche Nebenbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen festgelegten Mindeststandrads durch Nachunternehmer/innen unter Berücksichtigung der Vorgaben des TVgG (siehe Vergabeunterlagen).
Ferner werden übersandt:
— Erläuterungen zur Verpflichtungserklärung Berücksichtigung sozialer Kriterien (siehe Vergabeunterlagen).
Hinweis: Zur Vereinfachung werden die Unterlagen zum TVgG als Gesamtpaket übersandt.
Hinweis zu Bieterfragen:
Rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte werden bis zum 19.1.2016 erteilt.
Sonstige Hinweise:
— Bei Gleichheit nach der Wirtschaftlichkeitsberechnung erfolgt die Auftragsvergabe im Wege einer Auslosung.
— Die Stadt Herne macht vom 24.12.2015 bis 31.12.2015 Betriebsferien!
Somit werden Vergabeunterlagen in diesem Zeitraum nicht versandt und Bieterfragen nicht beantwortet.
Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebotes den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß § 22 VOL/A-EG.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gemäß § 101 b Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages mit einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes, der zur Unwirksamkeit des Vertrages führt, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss oder im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.
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Gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 1-4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Quelle: OJS 2015/S 237-429986 (2015-12-03)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-08-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 906 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Herne, Der Oberbürgermeister – Fachbereich Personal und Zentraler Service (12)- Submissionsstelle
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Platz 2
Kontakt
Telefon: +49 2323162015/ +49 2323162139 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-08-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-08-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 153-277665
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 237-429986
ABl. S-Ausgabe: 153

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: VOL-2016-0139

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (60)
2. Umweltdaten (30)
3. Leistungsangaben (10)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-07-13 📅
Name: Konica Minolta Business Solution Deutschland GmbH
Postanschrift: Heerdter Landstr. 193
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40549
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Popp/ Frau Metten

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Quelle: OJS 2016/S 153-277665 (2016-08-05)