Aktendigitalisierung - Beschaffung von Leistungen zur Digitalisierung von Akten auf rahmenvertraglicher Basis

Menge oder Umfang

Zunächst soll mit Unfallakten und hier mit den zum Leistungsbeginn jüngsten Dokumenten begonnen werden. Bei den einzuscannenden Dokumenten ist von einem Volumen von ca. 5,5 Millionen Dokumente aus den Unfallakten – es handelt sich dabei um Dokumente aus sog. Unfallsammlungsakten – und weiteren Dokumenten aus den sonstigen Akten auszugehen. Letztere sollen je nach konkretem Bedarf und hierfür freigegebenen Haushaltsmitteln über die Vertragslaufzeit hinweg gescannt und in das Archivsystem überführt werden (Bedarfsposition).Dabei werden als wesentliches Ziel neben der Anpassung an aktuelle Verwaltungs- und Technologiestandards der Ausbau vollelektronischer Verwaltungsprozesse als Grundlage für darauf aufbauende strategische Vorhaben, wie beispielsweise Nutzung der Telearbeitsplätze, verfolgt.Im Ergebnis der Ausschreibung wird mit dem obsiegenden Bieter ein Rahmenvertrag für vier (4) Jahre über die Erbringung der gegenständlichen Leistungen mit Erfolgsverantwortung des Auftragnehmers geschlossen werden. Es wird voraussichtlich eine verbindliche Mindestabnahme geben, nämlich die Digitalisierung der Unfallakten (s. o.) zu Beginn der Vertragslaufzeit.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb können bei der Kontaktstelle angefordert werden. ######

1.11 Darlegung der Bewerbereignung

Die geforderten Angaben und Erklärungen sind zur Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit/Gesetzestreue (= Eignungsprüfung) des Bewerbers erforderlich und bis zum Ablauf der Teilnahmefrist vorzulegen. Beim späteren Verhandlungsverfahren findet eine Berücksichtigung der bereits festgestellten Eignung nicht mehr statt. Die fehlende Eignung des Bewerbers führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages des Bewerbers. Gleiches gilt für final fehlende Eignungsnachweise.

Ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft kann sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten anderer rechtlich selbständiger Unternehmen als Nachunternehmer (hierzu zählen auch freie Mitarbeiter und ggf. Konzernverbundunternehmen), bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen. Er muss in diesem Fall bis zum Ablauf der Teilnahmefrist unaufgefordert nachweisen, dass ihm die erforderlichen Ressourcen bei der Erfüllung des Auftrags zur Verfügung stehen. Hierfür ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens (siehe Vordruck aus Abschnitt 4.5) erforderlich, die durch dieses Unternehmen auszufüllen und zu unterzeichnen ist. In diesem Fall ist eine Eigenerklärung des Bewerbers nicht ausreichend. Dies gilt auch für Konzernverbundunternehmen und freiberuflich Tätige.

Zum Nachweis der Zuverlässigkeit/Gesetzestreue können sich der Bewerber und alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft nicht anderer Unternehmen bedienen! Auch Nachunternehmer müssen ihre Zuverlässigkeit/Gesetzestreue in gleicher Art und Weise nachweisen.

Zur Darlegung der Eignung sind die in Abschnitt 3 und 4 aufgeführten speziellen Bedingungen und Anforderungen zu beachten.

######

1.12 Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge

Es gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesen Unterlagen erfüllen. Grundlage für die Wertung der Teilnahmeanträge sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien (vgl. Abschnitt 3) sowie die geforderten Erklärungen und Angaben (siehe Abschnitt 4).

Die Forderungen und Fragen sind jeweils kenntlich gemacht durch in Klammer gesetzte Buchstaben:

(A.#.#) – Ausschlusskriterium

(B.#.#) – Bewertungskriterium (wird nach Punkten bewertet)

Der Bewerber muss die aufgeführten Anforderungen zu (B.#.#) ausführlich beantworten. Werden die mit (A.#.#), d. h. Ausschlusskriterium, gekennzeichneten Anforderungen nicht eindeutig und uneingeschränkt positiv beantwortet, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt, auch wenn er beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält.

Hinweis: Es ist ausreichend, dass jeweilige A-Kriterium ausschließlich mit „Ja“ zu beantworten. Eine Wiedergabe des gesamten Textes des Kriteriums ist nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch den Text wiedergeben, muss es sich um den exakten Wortlaut des jeweiligen Kriteriums handeln. Umformulierungen oder Weglassungen (z. B. von Klammerzusätzen o. Ä.) stellen ggf. eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und haben den Ausschluss Ihres Antrages im Teilnahmewettbewerb zur Folge (ggf. nach Nachforderung gemäß § 7 EG Abs. 13 VOL/A [vgl. Abschnitt 1.4]).

Die Bewertung der (B)-Kriterien wird je nach Erfüllungsgrad der angebotenen Antwort vorgenommen. Die Nichterfüllung eines (B)-Kriteriums wird mit 0 Punkten bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit 10 Punkten (Bewertungspunkte – BP).

Im Einzelnen ergibt sich folgende Bewertungsstruktur, sofern bei den einzelnen Kriterien nichts Anderes angegeben ist:

0 bis 3 Punkte: Insgesamt kein oder niedriger Zielerfüllungsgrad. Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt kaum/nicht nachvollziehbare Darstellung.

4 bis 7 Punkte: Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad. Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht.

8 bis 10 Punkte: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen des Auftraggebers voll oder in einem besonderen Maße entspricht.

Tabelle 2: Bewertungsstruktur

Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes drei geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als drei Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die drei Bewerber mit den meisten Eignungspunkten (EP) zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien (Gewichtungspunkte – GP) ist in der Anlage_ Bewertungsmatrix_Eignung (Anlage 5.1) bekanntgegeben.

------

Auf die Angaben zur Gewichtung der Kriterien in der Bewertungsmatrix (Anlage 5.1) wird ausdrücklich und ergänzend verwiesen.

======

WICHTIGE HINWEISE:

ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN:

Die Begleitdokumente zum Teilnahmewettbewerb werden von der Kontaktstelle auf Anforderung elektronisch per eMail zur Verfügung gestellt.

=================

BEWERBERFRAGEN/RÜCKFRAGEN:

Rückfragen sind ausschließlich per eMail oder Fax an die Kontaktstelle (vgl. Abschnitt I.1 der EUBekanntmachung) zu richten. Spätester Termin hierfür mit Anspruch auf Beantwortung ist Mittwoch, 20.05.2015.

Objektive Auswahlkriterien

1.12 Prüfung und Wertung der TeilnahmeanträgeEs gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesen Unterlagen erfüllen. Grundlage für die Wertung der Teilnahmeanträge sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien (vgl. Abschnitt 3) sowie die geforderten Erklärungen und Angaben (siehe Abschnitt 4). Die Forderungen und Fragen sind jeweils kenntlich gemacht durch in Klammer gesetzte Buchstaben: (A.#.#) – Ausschlusskriterium(B.#.#) – Bewertungskriterium (wird nach Punkten bewertet)Der Bewerber muss die aufgeführten Anforderungen zu (B.#.#) ausführlich beantworten. Werden die mit (A.#.#), d. h. Ausschlusskriterium, gekennzeichneten Anforderungen nicht eindeutig und uneingeschränkt positiv beantwortet, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt, auch wenn er beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält.Hinweis: Es ist ausreichend, dass jeweilige A-Kriterium ausschließlich mit „Ja“ zu beantworten. Eine Wiedergabe des gesamten Textes des Kriteriums ist nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch den Text wiedergeben, muss es sich um den exakten Wortlaut des jeweiligen Kriteriums handeln. Umformulierungen oder Weglassungen (z. B. von Klammerzusätzen o. Ä.) stellen ggf. eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und haben den Ausschluss Ihres Antrages im Teilnahmewettbewerb zur Folge (ggf. nach Nachforderung gemäß § 7 EG Abs. 13 VOL/A [vgl. Abschnitt 1.4]).Die Bewertung der (B)-Kriterien wird je nach Erfüllungsgrad der angebotenen Antwort vorgenommen. Die Nichterfüllung eines (B)-Kriteriums wird mit 0 Punkten bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit 10 Punkten (Bewertungspunkte – BP).Im Einzelnen ergibt sich folgende Bewertungsstruktur, sofern bei den einzelnen Kriterien nichts Anderes angegeben ist:0 bis 3 Punkte: Insgesamt kein oder niedriger Zielerfüllungsgrad. Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt kaum/nicht nachvollziehbare Darstellung.4 bis 7 Punkte: Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad. Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Er-wartungen des Auftraggebers heranreicht.8 bis 10 Punkte: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen des Auftraggebers voll oder in einem besonderen Maße entspricht.---Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes drei geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als drei Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die drei Bewerber mit den meisten Eignungspunkten (EP) zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien (Gewichtungspunkte – GP) ist in der Anlage_ Bewertungsmatrix_Eignung (Anlage 5.1) bekanntgegeben.---Auf die Angaben zur Gewichtung der Kriterien in der Bewertungsmatrix (Anlage 5.1) wird ausdrücklich und ergänzend verwiesen.