Aktendigitalisierung - Beschaffung von Leistungen zur Digitalisierung von Akten auf rahmenvertraglicher Basis

Kommunale Unfallversicherung Bayern

Die Kommunale Unfallversicherung Bayern beabsichtigt, ihren Papieraktenbestand und den der Bayerischen Landesunfallkasse zu digitalisieren und einer Archivierung zuzuführen.
Diese betrifft initial die Unfallakten (voraussichtliche verbindliche Mindestabnahme) sowie über die Vertragslaufzeit hinweg voraussichtlich weitere Unfall- und Papierakten.
Die KUVB unterhält insoweit bereits ein Archivierungssystem, die Anwendung „easy Enterprise“ der EASY SOFTWARE AG, in das die neu digitalisierten Akten überführt werden müssen. Dieses Archiv ist – für den Bereich der Unfallakten – eng mit der Kernfachanwendung CUSA® verquickt, wird dort zur papierarmen Bearbeitung genutzt und ist daher flächendeckend eingesetzt.
Zunächst soll mit Unfallakten und hier mit den zum Leistungsbeginn jüngsten Dokumenten begonnen werden. Bei den einzuscannenden Dokumenten ist von einem Volumen von ca. 5,5 Millionen Dokumente aus den Unfallakten – es handelt sich dabei um Dokumente aus sog. Unfallsammlungsakten – und weiteren Dokumenten aus den sonstigen Akten auszugehen. Letztere sollen je nach konkretem Bedarf und hierfür freigegebenen Haushaltsmitteln über die Vertragslaufzeit hinweg gescannt und in das Archivsystem überführt werden (Bedarfsposition).
Dabei werden als wesentliches Ziel neben der Anpassung an aktuelle Verwaltungs- und Technologiestandards der Ausbau vollelektronischer Verwaltungsprozesse als Grundlage für darauf aufbauende strategische Vorhaben, wie beispielsweise Nutzung der Telearbeitsplätze, verfolgt.
Die hierfür konkret zu beschaffende Leistung besteht strukturell aus mehreren Teilen:
1. Datenschutzkonforme Aktenabholung
2. Scan-Dienstleistung inkl. Versehen mit qualifizierter elektronischer Signatur
3. Integration der elektronischen Dokumente in das Archivsystem
4. Verlinkung der elektronischen Dokumente (Unfallakten) mit dem Fachverfahren CUSA® / Versicherungsfälle sowie Such- und Darstellungsoptionen im Archivclient für den Direktzugriff aus dem Archivsystem.
5. Lieferung der Daten auch auf langzeitspeicherfähigen Datenträgern
6. Lösung/Konzept für Desaster-Recovery (Continuity Service) und ggf. Umsetzung desselben
7. Ermöglichung der Such- und Zuordnungsmöglichkeit der Daten von langzeitspeicher-fähigen Datenträger auch ohne Archivmittel, wie z.B. eine Übersicht der Aktenzei-chen der Unfallakte, Datenträgernummer, Dateiname
8. Datenschutzkonforme Aktenentsorgung nach Qualitätskontrolle und Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber.
Eine Besonderheit besteht darin, dass die KUVB als gesetzlicher Unfallversicherungsträger die Vorgaben der §§ 110a – 110d SGB IV zur Aufbewahrung von Unterlagen zu beachten hat. Aus diesem Grunde sind bereits im Rahmen der Scan-Dienstleistung die Akten mit einer elektronischen Signatur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu versehen.
Da aufgrund des vorgenannten Ausbaus von Telearbeitsplätzen mit den jüngsten Akten begonnen wird und ein temporäres Einstellen der Bearbeitung insbesondere der Versicherungsfälle aus verschiedenen Gründen nicht in Betracht kommt, muss bereits während des Scannens der Akten – also parallel – mit der Integration der elektronischen Dokumente (Format PDF/A) in das Archivsystem (Leistungsteil 2, s. o.) begonnen werden und ebenfalls parallel die Verlinkung elektronischer Dokumente der Unfallakten mit den Fachverfahren/Versicherungsfällen (Leistungsteil 3) erfolgen. Dies bedingt, dass ein potentieller Dienstleister über Kenntnisse des bereits vorhandenen Archivsystems verfügt.
Eine bloße Übergabe der Scanergebnisse auf einem Datenträger o. Ä. ist nicht ausreichend.
HINWEIS:
Während des Scannens und Digitalisierens kann es aufgrund des Geschäftsbetriebs der KUVB/Bayer. LUK notwendig werden, Zugriff auf die übergebenen Papierakten zu bekommen. Für einen solchen Fall ist sicherzustellen, dass der Auftraggeberin die Akten im Original innerhalb eines Arbeitstages zur Verfügung gestellt werden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-05-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-04-28.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• • Kommunale Unfallversicherung Bayern

Wie?

• • Dateneingabe › Optische Zeichenerkennung
• • Datenverarbeitung › Datenerfassung