Beschaffung einer Finanzsoftware einschließlich eines Dokumentenmanagementsystems für den Rechnungseingang und -bearbeitung

Landwirtschaftskammer Niedersachsen, Körperschaft des öffentlichen Rechts (KöR)

Gegenstand des Auftrags ist die Beschaffung einer Software und der Unterstützungsleistungen des Anbieters, den laufenden Betrieb der Verwaltung zukunftsfähig zu gestalten und unter Beibehaltung einer hohen Leistungsfähigkeit zu bewältigen.
Um ein ineinandergreifendes System zwischen Haushalt und Rechnungswesen auf Basis der „Drei-Komponentenrechnung“ der niedersächsischen Kommunen zu gewährleisten, sucht die Landwirtschaftskammer Niedersachsen eine dafür geeignete Finanzwesensoftware mit einer integrierten Finanzrechnung, einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und dem Workflow Rechnungseingang und -bearbeitung. Das System soll aufbauen auf dem NKR-Kontenplan, wobei die Strukturen und der Aufbau nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) umgesetzt werden müssen. Neben der Abdeckung von rechtlichen Vorgaben soll die Finanzwesensoftware einschließlich des DMS anwenderfreundlich für die Vielzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landwirtschaftskammer sein. Des Weiteren ist das Verfahren vor dessen Einsatz einer Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten der LWK im Hause zu unterziehen, um festzustellen, ob die mit der automatisierten Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte der Betroffenen (Kunden und Mitarbeiter/innen) durch technische und organisatorische Maßnahmen wirksam beherrscht werden können (§ 7 Abs. 3 NDSG).
Derzeit befinden sich bei der Landwirtschaftskammer Niedersachsen in der Kostenrechnung, der Haushaltsplanung und dem Rechnungswesen jeweils 70 Concurrent-Lizenzen im Einsatz. In der Auftragsbearbeitung (zur Erstellung der Gebührenbescheide/Rechnungen) und im DMS sind jeweils 40 Concurrent-Lizenzen vorhanden. Die Anlagenbuchhaltung bindet 3 und das Forderungsmanagement 2 Lizenzen.
Zukünftig sehen wir ein Concurrentmodell mit folgenden Inhalten vor:
— DMS: max. 120 Lizenzen,
— Finanzwesen (inkl. Finanzbuchhaltung, Haushaltsplanung, Kosten- und Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung, Mahnwesen, Veranlagung von Gebührenbescheiden): ca. 50 Lizenzen,
— Web-Auskunft (Budgetauswertungen, Suche nach Sachposten): ca. 70 Lizenzen.
Der Auftragsgegenstand beinhaltet folgende Punkte:
— Erwerb der Lizenzen,
— Softwarepflege und Betreuung für zunächst vier Jahre. Die vertragliche Vereinbarung wird auf den Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) beruhen,
— Beginn der Projektphase im Jahr 2016 und Start des Echtbetriebs zum 1.1.2017,
— Einweisung der Mitarbeiter/innen mittels Schulungen in das neue System,
— Hinweis: Die abschließende Leistungsbeschreibung wird den erfolgreichen Bewerbern bis zur 38. KW des Jahres 2015 zur Verfügung gestellt.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-04.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Mach AG

Wer?

• • Landwirtschaftskammer Niedersachsen, Körperschaft des öffentlichen Rechts (KöR)

Wie?

• • Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• • Weser-Ems › Oldenburg, Landkreis