Beschaffung von Leistungen für die Grundbuchverwaltungssoftware FOLIA/EGB
Der vorliegenden Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für IT-Dienstleistungen zur Betriebsunterstützung (Support) sowie Weiterentwicklung und Pflege liegt die Fachanwendung FOLIA/EGB zu Grunde. Dabei handelt es sich um eine Individualsoftware, welche sich aus mehreren Modulen zusammensetzt. Das Modul FOLIA/EGB-Produktionssystem setzt dabei hauptsächlich auf Microsoft-Produkten .NET und MS-SQL-Server auf, das FOLIA/EGB-Archiv- und Auskunftssystem setzt auf einer Oracle Datenbank sowie Oracle Weblogic auf.
Das Justizministerium Baden-Württemberg hat zusammen mit dem Bundesland Schleswig-Holstein in einem Entwicklungsverbund die Fachanwendung FOLIA/EGB entwickeln lassen, welche es ermöglicht, die Grundbucheinträge elektronisch vorzubereiten und zu unterschreiben (Produktionssystem), unveränderbar abzuspeichern und Informationen daraus – unter strengen gesetzlichen Auflagen – berechtigen Dritten im Internet zur Verfügung zu stellen (Archiv- und Auskunftssystem).
In Baden-Württemberg läuft noch bis 31.12.2017 die Grundbuchamtsreform, im Zuge derer die bestehende dezentrale Struktur in 13 zentrale Grundbuchämter zusammengeführt wird (ca. 1.000 Nutzer). Deshalb ist FOLIA/EGB in Baden-Württemberg bis Ende 2017 in 3 unterschiedlichen Versionen im Einsatz: zentrale Grundbuchämter (derzeit 8, bis Mai 2016: 13), dezentrale Grundbuchämter Baden (derzeit 2, bleiben bis 2017 bestehen), dezentrale Grundbuchämter Württemberg (derzeit 245, laufend abnehmend). Die Versionen unterscheiden sich insbesondere durch die genutzten Schnittstellen. Ab 01.01.2018 wird nur noch die Version für die zentralen Grundbuchämter benötigt. Eine Pflege und Weiterentwicklung der Versionen für die dezentralen Grundbuchämter (Baden und Württemberg) ist derzeit nicht vorgesehen, es sei denn, Gesetzesänderungen oder schwerwiegende Probleme erzwingen eine weitere Anpassung. Der Support für die dezentralen Versionen ist jedoch bis Ende 2017 zu gewährleisten. Daneben wird die Anwendung zurzeit auch noch von ca. 100 kommunalen Ämtern in Baden eingesetzt – auch diese Zahl ist laufend abnehmend. Im Auskunftsverfahren sind derzeit in Baden-Württemberg 23.000 Nutzer angemeldet – Tendenz leicht steigend.
FOLIA/EGB ist (mit landesspezifischen Einstellungen) auch in Schleswig-Holstein im Einsatz seit dem Jahr 2001 in 22 Grundbuchämtern mit rund 400 Endanwendern.
Die wesentlichen Funktionen in FOLIA/EGB sind:
– Führung des Geschäftsregisters Grundbuch für alle eingehenden Anträge und Ersuchen
– Neufassung und Umschreibung zur elektronischen Erfassung von Papiergrundbüchern
– Vorbereitung von Grundbucheintragungen
– Teilweises oder vollständiges Löschen von vorhandenen elektronischen Eintragungen durch rote Unterstreichung oder Durchkreuzung
– Setzen und Überprüfen elektronischer Unterschriften
– Erstellung von Eintragungsmitteilungen und Eintragungsverfügungen
– Erstellung von Kostenrechnungen bzw. Sollstellungsdatensätzen für die durch die Grundbucheintragungen entstehenden Gebühren
– Menügeführte Suche nach Grundbüchern, Eigentümern, Flurstücken und sonstigen grundbuchbezogenen Informationen
– Ansicht der elektronischen Grundbücher am Bildschirm
– Erstellung von Statistiken
– Auskunftsverfahren: Über das Auskunftssystem können die Grundbücher recherchiert und abgerufen werden
– Datenübertragung bzw. -austausch über Schnittstellen zu den Vermessungsverwaltungen, zur Kasse, zur elektronischen Grundakte, zum Druck- und Versandzentrum (nur Baden-Württemberg) und Notariatsanwendung (NOAH/eKasse, Letztgenannte nur in der Version Württemberg dezentral bis 31.12.2017)
– Durchführung von Datenmigrationen im Rahmen der Grundbuchamtsreform in Baden-Württemberg über ein gesondertes Migrationstool
Bei der Fallbearbeitung in FOLIA/EGB werden die Grundbuchbeamten durch ein von der Fachanwendung vorgeschlagenes Verfahren unterstützt. FOLIA/EGB deckt hierbei die gesamte Prozesskette der Grundbuchführung von der Registrierung der Anträge über die Vorbereitung der Eintragungstexte bis hin zum Vollzug der Grundbucheintragungen und der Benachrichtigung der Beteiligten ab.
Die Unterzeichnung der Grundbucheintragungen erfolgt mittels elektronischer Signatur unter Verwendung einer persönlichen Signaturkarte nebst Benutzer-PIN (fortgeschrittene Signatur auf der Basis der Microsoft-PKI).
Die elektronisch geführten, rechtlich relevanten Grundbücher werden zentral in einem Rechenzentrum vorgehalten, dem Informatikzentrum des Landes Baden-Württemberg (IZLBW, künftig BITBW) für die Grundbücher aus Baden-Württemberg bzw. bei Dataport in Schleswig-Holstein für die dortigen Grundbücher. Die Fachanwendung wurde bislang von der Firma „T Systems GEI GmbH“ ständig weiterentwickelt und gepflegt, um sowohl den sich ändernden fachlichen Anforderungen gerecht zu werden als auch mit der technischen Weiterentwicklung der Betriebssysteme und Datenbanken Schritt zu halten.
Der Ausschreibungsgegenstand umfasst Leistungen zur Betriebsunterstützung (Support) sowie Weiterentwicklung und Pflege der Fachanwendung FOLIA/EGB im geplanten Vertragszeitraum.
Unter Betriebsunterstützung fällt die Erbringung von Supportleistungen – vor allem im Second- und Third-Level-Support – zur Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft der Fachanwendung FOLIA/EGB Produktions-, Archivierungs- und Auskunftssystem. Bezüglich der Weiterentwicklung ist bereits eine konkrete Pflegemaßnahme anzubieten, die im Wesentlichen Oberflächenanpassungen zur ergonomischen Verbesserung der Anwendung beinhaltet.
Für die Erbringung der genannten Leistungen zur Betriebsunterstützung und Weiterentwicklung wird eine Rahmenvereinbarung auf Basis des EVB-IT Dienstvertrags mit dem erfolgreichen Bieter geschlossen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-04-13.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-10.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-03-10
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-05-03
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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