Bestandsdigitalisierung der Personalakten

Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum

Im Rahmen des Projektes „Elektronische Personalakte“ führt die Deutsche Bundesbank ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für den Personalbereich ein. Ziel ist die vollständige Ablösung der papiergebundenen Sachbearbeitung im Personalbereich, geltend für die Zentrale in Frankfurt und alle Hauptverwaltungen.
Der Auftrag umfasst die Digitalisierung der vorhandenen, papiergebunden, Personalakten der Deutschen Bundesbank. Dabei wird die Gesamtleistung über die Arbeitsvorbereitung, Transport, Digitalisierung sowie Lagerung/Vernichtung an einen Dienstleister vergeben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-04-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Novodoc Imaging GmbH

Wer?

• Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-04-23	Auftragsbekanntmachung
2015-09-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-04-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:

Digitalisierung von ca. 12 000 Personal- und Besoldungskaten á 225 Seiten durchschnittlich sowie ca. 5 000 Versorgungsakten á 100 Seiten durchschnittlich.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum
Postanschrift: Taunusanlage 5
Postleitzahl: 60329
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.bundesbank.de 🌏
E-Mail: vergabeservice@bundesbank.de 📧
Fax: +49 6995665294 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-04-23 📅
Einreichungsfrist: 2015-06-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-04-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 082-145897
ABl. S-Ausgabe: 82

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag umfasst die Digitalisierung der vorhandenen, papiergebunden, Personalakten der Deutschen Bundesbank. Dabei wird die Gesamtleistung über die Arbeitsvorbereitung, Transport, Digitalisierung sowie Lagerung/Vernichtung an einen Dienstleister vergeben.

Referenznummer: 14/0006405
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister, sofern ein Verpflichtung besteht, ggf. Kopie (in der Bundesrepublik Deutschland Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer; bei ausländischen Bietern Unterlagen gemäß Artikel 46 der Richtlinie 2004/18/EG).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Angaben zum Umsatz. Eigenerklärung:

— Gesamtumsatz des Unternehmens unter Einschluss des Anteils der gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren je Jahr.

— Umsatz der Waren/Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, je Jahr.

2. Angaben zu Versicherungen. Eigenerklärung:

Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir über eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung oder Betriebshaftpflichtversicherung verfüge(n). Die Deckungssumme je Schadensereignis beträgt für:

Personenschäden: 3 000 000 EUR.

Sachschäden: 3 000 000 EUR.

Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Jahres beträgt das Zweifache dieser Deckungssummen.

Oder Eigenerklärung:

Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir zur Zeit zwar über eine Berufshaftpflichtversicherung oder Betriebshaftpflichtversicherung verfüge(n), der Versicherungsschutz jedoch nicht o. a. Deckungssummen aufweist oder nicht alle geforderten Schadensereignisse umfasst. Daher lege(n) ich/wir zusammen mit dem Angebot/dem Teilnahmeantrag eine Bestätigung des Versicherers vor, dass im Fall der Auftragserteilung die Deckungssummen ohne Bedingungen auf die geforderten Summen erhöht bzw. fehlende Schadensereignisse mit o. a. Deckungssummen aufgenommen werden.

Falls mein/unser Angebot/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde ich/werden wir eine Bestätigung der Versicherung vorlegen.

3. Angaben zu den Arbeitskräften, dass die für die Ausführung der Leistung erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen.

4. Negativerklärung gem. § 6 EG Abs. 6 VOL/A

5. Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150 a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Eigenerklärung: Nachweis von mindestens drei vergleichbaren Referenzen in den letzten 3 Geschäftsjahren. Diese sollen mindestens folgende Angaben beinhalten: Ansprechpartner unter Angabe von Telefonnummer und Adresse, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum.

2. Allgemeine Informationen über das Unternehmen (z. B. Firmenbroschüre, Zertifikate, etc.)

3. Beschreibung der technischen Ausrüstung des Unternehmens und der Qualitätssicherungsmaßnahmen.

4. Angaben über die technische Leitung oder die technischen Stellen, unabhängig davon ob sie dem Unternehmen angeschlossen sind oder nicht, und zwar insbesondere über diejenige, die mit der Qualitätskontrolle betraut sind.

5. Darstellung des Qualitätskonzeptes, wie die angegebenen Anforderungen gemäß Leistungsbeschreibung umgesetzt werden (z. B. Geräteeinsatz, Ablauf, Anzahl Personen usw.)

6. Vereinbarung zum Datenschutz und zur Datensicherheit in Auftragsverhältnissen Grundlage: § 11 Abs. 5 BDSG (IT-Support ADV), s. Vorlage in den Vergabeunterlagen „C5a_Vereinbarung zum Datenschutz und Datensicherheit 14-0006405“.

7. Eigenerklärung über die Erfüllung der Einzelpositionen lt. §11 BDSG, z. B. Darstellung der organisatorischen und technischen Maßnahmen gem. Anlage zu § 9 BDSG.

8. Eigenerklärung über das eingesetzte Rechenzentrum mit Security Policy gem. BSI Grundschutz, sichere Netzwerk-Infrastruktur gem. BSI.

9. Eigenerklärung über die Fläche Aktenlager mit Zugangsschutz, Sicherheitsdienst, Kameraüberwachung, Brandschutz mit direkter Anbindung an Feuerwehr, Beschreibung der Brandabschnitte.

10. Der Bewerber erklärt, dass er für die Leistungen nur Mitarbeiter/innen einsetzen wird, die mit Angebotsabgabe einer Zuverlässigkeitsüberprüfung durch das zuständige Landeskriminalamt schriftlich zugestimmt haben, s. Vorlage in den Vergabeunterlagen „C5b_Einwilligung in die Zuverlässigkeitsüberprüfung 14-0006405“.

11. Eigenerklärung über die Aktenlogistik (z. B. Fuhrpark, Transport).

12. Eigenerklärung: Mit wie vielen Niederlassungen, an welchen Orten und mit jeweils wie vielen Mitarbeitenden ist Ihr Unternehmen in Deutschland vertreten? Welche Niederlassung ist für den Auftraggeber zuständig? Bitte geben Sie zusätzlich die Zahl der fachtechnischen Mitarbeitenden der zuständigen Niederlassung an.

13. Eigenerklärung: Bitte erläutern Sie ausführlich, welche Maßnahmen Sie in Ihrem Unternehmen verwirklicht haben, um eine qualitätsgerechte Vertragsabwicklung/Lieferung beurteilen zu können.

14. Eigenerklärung: Bitte erläutern Sie Ihre Projektorganisation und benennen Sie einen eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartner/-in für die gesamte Vertragslaufzeit. Berücksichtigen Sie dabei, dass dieser Ansprechpartner/-in der Auftraggeberin zu Abstimmungen im erforderlichen Maß zur Verfügung steht.

15. Eigenerklärung: Die Auftraggeberin erwartet die direkte Kommunikation in deutscher Sprache und Schrift. Beschreiben Sie, wie Sie der Auftraggeberin in den Projektablauf einbeziehen, welche Informationen durch die Auftraggeberin bereitzustellen sind und wie ggf. bei offenen Fragestellungen, Änderungswünschen verfahren werden soll.

16. Eignungsnachweis für andere Unternehmen:

Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen zu bedienen, muss er Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche in seinem Angebot bezeichnen. Zum Nachweis, dass ihm die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel, Kapazitäten) der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, hat er auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu dem von dieser bestimmten Zeitpunkt diese Unternehmen zu benennen und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerische Haftung der an der Bietergemeinschaft Beteiligten. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-09-30 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.bundesbank.de 🌏
Name: Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum
Postanschrift: Hauptverwaltung in Hessen, Taunusanlage 5
Kontaktperson: Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum; Submissionsstelle
Telefon: +49 6995665200 📞

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-10-01 📅
Datum des Endes: 2017-10-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 14/0006405

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.
Quelle: OJS 2015/S 082-145897 (2015-04-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-09-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-09-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-09-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 172-313502
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 82-145897
ABl. S-Ausgabe: 172

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Gesamtangebotsvergleichspreis (70)
2. Die zu erwartende Qualität der angebotenen Dienstleistung auf Grundlage der Angaben des Bieters in der Bewertungsmatrix (30)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-08-25 📅
Name: Novodoc Imaging GmbH
Postanschrift: Gewerbestraße Süd 20
Postort: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 11
Quelle: OJS 2015/S 172-313502 (2015-09-02)

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