Bestellung eines Wirtschafsprüfers für die Einzelprüfungen abgerechneter Ausgaben der Technischen Hilfe von EU Fördermaßnahmen im Rahmen von Interreg

Investitionsbank Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Bestellung eines Wirtschafsprüfers für die Einzelprüfungen abgerechneter Ausgaben der Technischen Hilfe von EU-Fördermaßnahmen im Rahmen von Interreg (Programmperiode 2014-2020) (First Level Control) für die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH).
Abkürzungsverzeichnis;
BB – Bescheinigungsbehörde, siehe CA;
BSR IVB – Interreg IVB Baltic Sea Region Programme 2007-2013;
CA – Certifying Authority/Bescheiningungsbehörde;
CP – Cooperation Programme/Kooperationsprogramm;
ENI – European Neighbourhood Instrument;
ERDF/EFRE – European Regional Development Fund/Europäischer Fond für Regionalentwicklung;
EU-VO – EU-Verordnungen/Verordnungen der Europäischen Kommission;
FA – Financing Agreement/Financing Agreements;
FLC – First Level Control/First Level Control System;
IB.SH – Investitionsbank Schleswig-Holstein;
Interreg BSR – Interreg Baltic Sea Region Programme 2014-2020;
Interreg 5A – Interreg 5A Programm Deutschland – Danmark 2014-2020;
JS – Joint Secretariat/Programmsekretariat 2014-2020;
JTS – Joint Technical Secretariat/ Programmsekretariat 2007-2013;
MA – Managing Authority/Verwaltungsbehörde;
MCS-A – Agreement on Management, Financial and Control Systems of Interreg BSR 2014-2020/Verwaltungsvereinbarung;
NOR – Norwegian National Funding/Norwegische nationale Fördermittel;
PM – Programme Manual/Programmhandbuch;
SEK – siehe JS;
TA – Technical Assistance/Technische Hilfe;
VB – Verwaltungsbehörde, siehe MA;
VV – Verwaltungsvereinbarung Interreg 5A (vergleichbar mit MCS-A).
Die IB.SH – zentrales Förderinstitut des Landes Schleswig-Holstein mit Sitz in Kiel – verwaltet in der EU-Förderperiode 2014-2020 die beiden Interregprogramme Interreg Baltic Sea Region und Interreg 5A Deutschland – Danmark. In diesem Zusammenhang nimmt die IB.SH die Aufgaben als MA/JS/CA und VB/BB wahr und beabsichtigt, für die Prüfung dieser beiden Programme einen Wirtschaftsprüfer zu beauftragen (Vertragslaufzeit voraussichtlich 1.2.2016 bis 31.12.2024). Beides sind EFRE-Programme und basieren auf denselben EU-Vorgaben. Deshalb müssen die Wirtschaftsprüfungen dieselben rechtlichen Anforderungen erfüllen und daraus wiederum ergeben sich Synergieeffekte für die Abrechnung von Ausgaben in der IB.SH.
Nachfolgend aufgeführte Einzelprüfungen der über die IB.SH abgerechneten Ausgaben für die Technische Hilfe (Technical Assistance/TA) im Rahmen der o. g. Interregprogramme sowie weitere Leistungen sind durch einen unabhängigen externen qualifizierten Prüfer (sogenannte FLC) zu erbringen:
1. Einzelprüfungen programmrelevanter Kosten aus Verträgen der IB.SH gemäß EU-VO, Programmvorgaben und spezifischer nationaler Vorgaben.
2. Prüfung von Einzelbelegen und Prüfung auf Förderfähigkeit der Ausgaben der TA gemäß relevanter EU-VO sowie der Vereinbarungen zwischen der IB.SH und den jeweiligen Programmpartnern (MCS-A).
3. Leistungsdokumentation und Berichtswesen mit jährlichen Ergebnisberichten.
4. Bereitstellung von Informationen für die nationale Designierung als FLC in den beiden relevanten EU-Programmen (Designierung gesondert durchzuführen nach dem Zuschlag durch IB.SH).
5. Mind. einmalige Teilnahme am FLC-Seminar des jeweiligen Programmes (für Interreg 5A im Zusammenhang mit der o. g. nationalen FLC-Designierung).
6. Verfügbarkeit für Nachfragen im Zusammenhang mit Prüfungen, z. B. seitens der EU oder i. R. des Second Level Audits durch die Audit Authority/Programmprüfbehörde.
7. Verfügbarkeit für Sonderprüfungen, z. B. Prüfung/Zertifizierung von Banktransfers.
Im Detail sind programmbezogen folgende Prüfungen durchzuführen:
1. Interreg BSR (Programmabwicklung bis 31.12.2023; 9 Prüfjahre, 2015-2023):
— nach Vorlage der IB.SH-internen Abrechnung Jahr x für Interreg BSR beim Prüfer jährliche Prüfung dieser bis Mitte März (ca. 14.03.x+1); inkl. Ausgaben der IB.SH i. R. des Programmabschlusses für Interreg IVB Baltic Sea Region Programme 2007-2013 (hier nur Kosten ab 1.1.2016).
— Vorlage des Prüfberichtes und des Prüfzertifikates für Prüfjahr x bis Ende April (ca. 26.04. x+1); beides in Englisch, elektronische Vorlage für Zertifikat wird gestellt; in dreifacher Druckausfertigung sowie Zurverfügungstellung in elektronischer Form (Pdf.).
— Prüfmethodik s. Vereinbarung zwischen der IB.SH und den Programmländern (MCS-A), Art. 3 „Technical Assistance“; in Anlehnung an CP, Kap. 5.3 zu „Arrangements for management verifications“ und an PM, Kap. I „Audit and Control“; Vorgaben zum FLC-System auf der Programmwebseite inkl. Formblättern (www.interreg-baltic.eu – Sektion zu FLC, noch im Aufbau befindlich).
2. Interreg 5A (Programmabwicklung bis 31.12.2023; 9 Prüfjahre, 2014/15-2023):
— nach Vorlage der IB.SH-internen Abrechnung Jahr x für Interreg 5A beim Prüfer jährliche Prüfung dieser bis Mitte März (ca. 14.03.x+1);
— Vorlage des Prüfberichtes und des Prüfzertifikates für Prüfjahr x bis Ende April (ca. 26.04.x+1), mit der Ausnahme 2014-2015 (die Abrechnung erfolgt hierfür kombiniert und die entsprechende Prüfung im Jahr 2016); in Deutsch, elektronische Vorlage wird gestellt; in dreifacher Druckausfertigung sowie Zurverfügungstellung in elektronischer Form (Pdf.),
— jährliche Zertifizierung der Gesamtausgaben im Prüfjahr x für die VB/BB und das SEK (Vorlage zeitgleich mit o. g. Bericht/Zertifikat bis Ende April x+1; in Anlehnung an das „Leadpartnerzertifikat“ wird elektronische Vorlage in Deutsch/Dänisch zur Verfügung gestellt)
— Prüfmethodik s. Verwaltungsvereinbarung zwischen der IB.SH und den Programmpartnern, Art. 3 „Technische Hilfe“ und Art. 4 „Kontrolle auf Projektebene“; in Anlehnung an CP, Kap. 5.3 zu „Verwaltungsprüfungen und Kontrollen“ und zu „First Level Control“ und an PM, Kap. 6.6 „Prüfung und Kontrolle“; deutsche Vorgaben zu FLC Interreg 5A auf der Programmwebseite (www.interreg5a.de, noch im Aufbau befindlich).

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-07-31.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: