Betreuung der Presse- und PR-Arbeit der DZT e. V. 2015-2018

Deutsche Zentrale für Tourismus e. V.

Die zentrale Zielsetzung der DZT e. V. lautet: positive Imagebildung für das Reiseland Deutschland und Förderung des Reiseaufkommens nach Deutschland. Um diese zu erreichen, bedarf es einer professionellen Außendarstellung der DZT e. V. und ihrer Aktivitäten. Medien und Multiplikatoren müssen kontinuierlich und bestmöglich über die Ausrichtung und Aktivitäten der DZT e. V. zur Darstellung des Reiselandes Deutschland sowie über Neuigkeiten und Themen zum Reiseland Deutschland informiert werden, um dadurch die Unternehmensziele zu erreichen. Dies kann in Umfang und Qualität nur durch einen externen Dienstleister gewährleistet werden und der wirtschaftlichste wird über ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) ermittelt.
Zur Betreuung der Presse- und PR-Arbeit der DZT e. V. werden vier Module in Losen in den beiden Bereichen Produktkommunikation und Unternehmenskommunikation ausgeschrieben:
— Unternehmens-PR – „Redaktionelle Darstellung der DZT und ihrer Arbeit“;
— Redaktion des Magazins „DZT 360°“ + der Sonderausgaben ITB und GTM Spezial;
— Beratung, aktive Unternehmenspositionierung und Krisen-PR bei Medien – national und international;
— Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events + Moderation.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-08-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-06-29.

Wer?

• Deutsche Zentrale für Tourismus e. V.

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-06-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-06-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen des Nachrichten- und Pressedienstes
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen des Nachrichten- und Pressedienstes 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Zentrale für Tourismus e. V.
Postanschrift: Beethovenstraße 69
Postleitzahl: 60325
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.germany.travel 🌏
E-Mail: daniel.volaric@germany.travel 📧
Telefon: +49 6997464215 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-06-29 📅
Einreichungsfrist: 2015-08-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-07-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 127-233086
ABl. S-Ausgabe: 127
Zusätzliche Informationen

Wichtige Hinweise: Die Ausschreibungsunterlagen finden Sie unter: http://www.germany.travel/de/parallel-navigation/ueber-uns/ausschreibungen/ausschreibungen.html Die bereitgestellten Ausschreibungsunterlagen sind passwortgeschützt. Hierzu kontaktieren Sie bitte die Vergabestelle unter daniel.volaric@germany.travel oder daniel.brozio@germany.travel Der Auftraggeber wird auf gestellte Fragen schriftlich per E-Mail antworten und die Antworten – sollten sie von allgemeinem Interesse sein – in anonymisierter Form allen Bietern zugänglich machen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zur Betreuung der Presse- und PR-Arbeit der DZT e. V. werden vier Module in Losen in den beiden Bereichen Produktkommunikation und Unternehmenskommunikation ausgeschrieben:

— Unternehmens-PR – „Redaktionelle Darstellung der DZT und ihrer Arbeit“;

— Redaktion des Magazins „DZT 360°“ + der Sonderausgaben ITB und GTM Spezial;

— Beratung, aktive Unternehmenspositionierung und Krisen-PR bei Medien – national und international;

— Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events + Moderation.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Los 1. Unternehmens-PR – „Redaktionelle Darstellung der DZT und ihrer Arbeit“
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen dieses Loses fallen folgende redaktionelle Tätigkeiten…

… an:— 1-2 Pressemitteilungen zur wirtschaftlichen Bedeutung Deutschland- tourismus pro Monat;— 1-2 Pressemitteilungen zur Entwicklung Deutschlandtourismus pro Monat;— 3-5 Pressemitteilungen zur Organisation DZT pro Monat;— 3-5 Pressemitteilungen zum Themenmarketing und zur weltweiten Arbeit der DZT (inklusive Socia-Media-Aktivitäten) pro Monat;— Vorbereitung von ca. 3 allgemeinen schriftlichen Interviewanfragen an die DZT pro Monat;— Vorbereitung von ca. 3-5 Texten pro Monat allgemein, z. B. Beiträge, Grußworte;— Redaktionelle Vorbereitung eines regelmäßigen Beitrags für ein Fachmedium – 2 x pro Monat;— Beantwortung von ca. 3-5 Presseanfragen pro Monat inklusive relevanter Recherche.Dieses Los umfasst ebenfalls den digitalen Versand sowie die Bereitstellung und Pflege eines spezifischen thematisch bezogenen DZT-Presseverteilers.Als Grundlage für die Erstellung von Texten stellt die DZT der Agentur i. d. Regel Informationen, Daten und Fakten zur Verfügung. Eine Eigenrecherche zu weiteren relvanten Inhalten wird darüber hinaus vorausgesetzt.

… an:

— 1-2 Pressemitteilungen zur wirtschaftlichen Bedeutung Deutschland- tourismus pro Monat;

— 1-2 Pressemitteilungen zur Entwicklung Deutschlandtourismus pro Monat;

— 3-5 Pressemitteilungen zur Organisation DZT pro Monat;

— 3-5 Pressemitteilungen zum Themenmarketing und zur weltweiten Arbeit der DZT (inklusive Socia-Media-Aktivitäten) pro Monat;

— Vorbereitung von ca. 3 allgemeinen schriftlichen Interviewanfragen an die DZT pro Monat;

— Vorbereitung von ca. 3-5 Texten pro Monat allgemein, z. B. Beiträge, Grußworte;

— Redaktionelle Vorbereitung eines regelmäßigen Beitrags für ein Fachmedium – 2 x pro Monat;

— Beantwortung von ca. 3-5 Presseanfragen pro Monat inklusive relevanter Recherche.

Dieses Los umfasst ebenfalls den digitalen Versand sowie die Bereitstellung und Pflege eines spezifischen thematisch bezogenen DZT-Presseverteilers.

Als Grundlage für die Erstellung von Texten stellt die DZT der Agentur i. d. Regel Informationen, Daten und Fakten zur Verfügung. Eine Eigenrecherche zu weiteren relvanten Inhalten wird darüber hinaus vorausgesetzt.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Los 2. Redaktion des Magazins „DZT 360°“ + der Sonderausgaben ITB und GTM Spezial
Kurze Beschreibung:

Die Leistungen für dieses Los umfassen:— Definition der Inhalte gemeinsam mit DZT und ggf. Recherche;— Redaktionelle Erstellung;— Absprache und Abstimmung Inhalte mit externen Partnern (bei Interviews, Roundtables und Statements);— Koordinierung Redaktion und Layout mit externer Agentur;— Schlusskonferenz;— Lektorat für die beiden Standard- und Sonderausgaben.Umfang: Standardausgaben ca. 48 Seiten.Sonderausgaben ca. 12 Seiten mit hohem Bildanteil.

Die Leistungen für dieses Los umfassen:

— Definition der Inhalte gemeinsam mit DZT und ggf. Recherche;

— Redaktionelle Erstellung;

— Absprache und Abstimmung Inhalte mit externen Partnern (bei Interviews, Roundtables und Statements);

— Koordinierung Redaktion und Layout mit externer Agentur;

— Schlusskonferenz;

— Lektorat für die beiden Standard- und Sonderausgaben.

Umfang: Standardausgaben ca. 48 Seiten.

Sonderausgaben ca. 12 Seiten mit hohem Bildanteil.

Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Los 3. Beratung, aktive Unternehmenspositionierung und Krisen-PR bei Medien – national und international
Kurze Beschreibung:

Folgende Leistungen des externen Dienstleisters sind für dieses Los zu…

… erbringen:— ständige Betreuung und Beratung der DZT zu Presse- und PR-relevanten Themen (inklusive Social-Media-Aktivitäten, z.B. Beratung zu mediengerechten Social-Media-Maßnahmen bei ITB und GTM);— Initiierung von Hintergrundgesprächen, Exklusiv-Interviews oder auch die Teilnahme an Roundtables / Medien-Diskussionsforen zur Platzierung der DZT und ihres Themas Reiseland Deutschland;— prominente Positionierung der DZT mit dem Thema Reiseland Deutschland im Wirtschaftsteil von 3-5 bedeutenden überregionalen deutschen Medien pro Jahr;— Vorbereitung der Medientermine;— Follow-Up mit den relevanten Medien;— Erfolgskontrolle Medienresonanz;— ad-hoc-Krisenmanagement im Bedarfsfall (Beispiele: SARS, Vogelgrippe, Hochwassersituation, etc.);— außerdem Krisen-PR und „Rund-um-die-Uhr“-Verfügbarkeit bei Krisensituationen bezüglich Social Media-Auftritt der DZT;— Erfolgskontrolle Medienresonanz.Ebenso dient die Agentur als Back-up Service für die DZT-Unternehmenskommunikation. Die Agentur sollte als Think Tank für Ideen im Bereich Public Relations stehen, eine professionelle Einschätzung und Auswahl von aktuellen Themen im Tourismussektor geben können und ist außerdem für die Bewertung von Medienanfragen zum Thema Deutschlandtourismus verantwortlich. Dies unter Berücksichtigung, dass die DZT eine Non-Profit-Organisation ist, die sich in einem politisch geprägten Umfeld bewegt.Monatlich ist ein Arbeitsmeeting zwischen DZT und Agentur in Frankfurt/Main durchzuführen.

… erbringen:

— ständige Betreuung und Beratung der DZT zu Presse- und PR-relevanten Themen (inklusive Social-Media-Aktivitäten, z.B. Beratung zu mediengerechten Social-Media-Maßnahmen bei ITB und GTM);

— Initiierung von Hintergrundgesprächen, Exklusiv-Interviews oder auch die Teilnahme an Roundtables / Medien-Diskussionsforen zur Platzierung der DZT und ihres Themas Reiseland Deutschland;

— prominente Positionierung der DZT mit dem Thema Reiseland Deutschland im Wirtschaftsteil von 3-5 bedeutenden überregionalen deutschen Medien pro Jahr;

— Vorbereitung der Medientermine;

— Follow-Up mit den relevanten Medien;

— Erfolgskontrolle Medienresonanz;

— ad-hoc-Krisenmanagement im Bedarfsfall (Beispiele: SARS, Vogelgrippe, Hochwassersituation, etc.);

— außerdem Krisen-PR und „Rund-um-die-Uhr“-Verfügbarkeit bei Krisensituationen bezüglich Social Media-Auftritt der DZT;

— Erfolgskontrolle Medienresonanz.

Ebenso dient die Agentur als Back-up Service für die DZT-Unternehmenskommunikation. Die Agentur sollte als Think Tank für Ideen im Bereich Public Relations stehen, eine professionelle Einschätzung und Auswahl von aktuellen Themen im Tourismussektor geben können und ist außerdem für die Bewertung von Medienanfragen zum Thema Deutschlandtourismus verantwortlich. Dies unter Berücksichtigung, dass die DZT eine Non-Profit-Organisation ist, die sich in einem politisch geprägten Umfeld bewegt.

Monatlich ist ein Arbeitsmeeting zwischen DZT und Agentur in Frankfurt/Main durchzuführen.

Losnummer: 4
Bezeichnung des Loses: Los 4. Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events + Moderation
Kurze Beschreibung:

Die Leistungen im Rahmen dieses Loses sind wie folgt…

… definiert:— Einladung der für die jeweilige Pressekonferenz relevanten Journalisten;— Organisation von Raum, Technik und Catering (inklusive Site Inspections im Vorfeld der Veranstaltung);— Komplette Abwicklung Organisation während der Pressekonferenz inkl. technische Betreuung;— Moderation;— Follow-up;— Erfolgskontrolle.

… definiert:

— Einladung der für die jeweilige Pressekonferenz relevanten Journalisten;

— Organisation von Raum, Technik und Catering (inklusive Site Inspections im Vorfeld der Veranstaltung);

— Komplette Abwicklung Organisation während der Pressekonferenz inkl. technische Betreuung;

— Moderation;

— Follow-up;

— Erfolgskontrolle.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Dauer: 36 Monate
Referenznummer: 31184

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Beilegung eines Handels- oder Firmenregisterauszuges*;

— Nachweis der Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft*;

— Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung*;

— Gewerbezentralregisterauszug*;

(*Ausländische Bieter geben bitte gleichwertige Unterlagen ab, die den aktuellen Eintragungsstand wiedergeben).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Beilegung einer aktuellen und qualifizierten Bankauskunft*

(*Ausländische Bieter geben bitte eine gleichwertige Unterlage ab, die den aktuellen Eintragungsstand wiedergibt).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 5 „Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers für die zu vergebenden Leistungen“;

— Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 6 „Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers“;

— Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 7 „3 Referenzen für das Los „Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events + Moderation“ (sofern zutreffend);

— Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 8 ,3 Referenzen für das Los „Beratung, aktive Unternehmenspositionierung und Krisen-PR bei Medien – national und international“ (sofern zutreffend);

— Nachweise über die Erfüllung der Anforderungen aus dem Leistungsprofil.

Mindeststandards:

— Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 7 ,3 Referenzen für das Los „Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events + Moderation“ (sofern zutreffend);

— Nachweise über die Erfüllung der Anforderungen aus dem Leistungsprofil.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Zahlung der Leistungen/Teilleistungen erfolgt grundsätzlich gegen Vorlage einer prüffähigen Rechnung innerhalb von 14 Kalendertagen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen.

Sonstige besondere Bedingungen: Mit dem wirtschaftlichsten Bieter wird ein Agenturvertrag geschlossen.

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Daniel Volaric
Name: Deutsche Zentrale für Tourismus e. V.
Kontaktperson: Abt. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit/Unternehmenskommunikation
Martina Binhack
Telefon: +49 6997464262 📞
E-Mail: martina.binhack@germany.travel 📧
URL für weitere Informationen: http://www.germany.travel/de/parallel_navigation/ueber_uns/ausschreibungen/ausschreibungen_1.html 🌏
URL der Dokumente: http://www.germany.travel/de/parallel-navigation/ueber-uns/ausschreibungen/ausschreibungen.html 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 31184
Zusätzliche Informationen

Wichtige Hinweise:

Die Ausschreibungsunterlagen finden Sie unter: http://www.germany.travel/de/parallel-navigation/ueber-uns/ausschreibungen/ausschreibungen.html

Die bereitgestellten Ausschreibungsunterlagen sind passwortgeschützt. Hierzu kontaktieren Sie bitte die Vergabestelle unter daniel.volaric@germany.travel oder daniel.brozio@germany.travel

Der Auftraggeber wird auf gestellte Fragen schriftlich per E-Mail antworten und die Antworten – sollten sie von allgemeinem Interesse sein – in anonymisierter Form allen Bietern zugänglich machen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Bonn
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2015/S 127-233086 (2015-06-29)

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