Betreuung IT-Landschaft

Studierendenwerk Karlsruhe AöR

Ziel des Projektes ist die Vergabe von Betreuungsleistungen für die IT-Landschaft des Auftraggebers. Die Leistung soll auf Basis eines EVB IT Servicevertrags erfolgen, der Gegenstand dieser Ausschreibung im Offenen Verfahren ist.
Das Studierendenwerk steht nach einer über 25 Jahre gewachsenen Struktur der IT vor einem Paradigmenwechsel seiner IT-Landschaft. Seit Januar 2014 wurde – mit Übernahme der Leitung der Stabsstelle durch Herrn Mosthaf – die aktuelle IT-Landschaft hinsichtlich Effektivität, Sicherheit, Datenschutz, Kosten, Work-Flow und Usability der Systeme überprüft. Das Ergebnis der Überprüfung ergab, dass eine komplette Neuausrichtung einer veralteten/ unsicheren und wenig flexiblen IT dringend notwendig und elementar wurde und ohne Verzug umgesetzt werden musste. Spätestens mit Ausfall der Unterstützung für das flächendeckend eingesetzte Betriebssystem Windows XP im April 2014 (Windows XP SP3 und Office 2003 Support endete am 08. April 2014) war dringender Handlungsbedarf geboten, um den IT-Betrieb des Studierendenwerks aufrecht zu erhalten
Ausschlaggebend ist dabei der Wunsch, eine moderne IT-Landschaft effektiv, wirtschaftlich, sicher und im Sinne der MitarbeiterInnen umzusetzen.
Im Wesentlichen sind es folgende Kernfaktoren, aus denen heraus für das Studierendenwerk eine Vergabe von IT-Dienstleistungen an Dritte in Betracht kommt:
— Deutliche Qualitätssteigerung der IT-Technologien und Prozesse;
— Nutzung von Kompetenzen/Technologien, die mit den Ressourcen des Studierendenwerks nicht abbildbar sind und die im Team nicht vorhanden sind. Zugang zu neuen Technologien, die bereits Markt-Standard sind;
— Kostenreduktion;
— Flexibilität beim Ausbau/Rückbau der IT-Dienstleistungen,
Ziel des Studierendenwerks ist es, eine nachhaltige und – wie bei IT-Prozessen sehr wichtig – dynamische Geschäftsbeziehung zu einem Dienstleister aufzubauen. Das Studierendenwerk wünscht sich einen Dienstleister, der das Studierendenwerk nicht nur betreut, sondern auch über künftige Entwicklungen informiert und gemeinsam mit dem Studierendenwerk proaktiv Szenarien für die IT-technische Zukunft entwickelt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-10-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2015-08-17 Auftragsbekanntmachung
2015-08-20 Ergänzende Angaben
2015-11-18 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2015-08-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge oder Umfang:
Gesamtwert einschließlich zweimaliger Verlängerungsoption von jeweils 12 Monaten über die Grundlaufzeit von 24 Monaten hinaus (maximale Gesamtvertragsdauer 48 Monate).365 000
Gesamtwert des Auftrags: 365 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Studierendenwerk Karlsruhe AöR
Postanschrift: Adenauerring 7
Postleitzahl: 76131
Postort: Karlsruhe
Kontakt
Internetadresse: http://www.studentenwerk-karlsruhe.de 🌏
E-Mail: vergabe@sw-ka.de 📧
Fax: +49 7216909118 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-08-17 📅
Einreichungsfrist: 2015-10-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-08-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 161-295142
ABl. S-Ausgabe: 161
Zusätzliche Informationen
Ausschreibungsunterlagen werden ausschließlich elektronisch (via E-Mail) verschickt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Ziel des Projektes ist die Vergabe von Betreuungsleistungen für die IT-Landschaft des Auftraggebers. Die Leistung soll auf Basis eines EVB IT Servicevertrags erfolgen, der Gegenstand dieser Ausschreibung im Offenen Verfahren ist.
Das Studierendenwerk steht nach einer über 25 Jahre gewachsenen Struktur der IT vor einem Paradigmenwechsel seiner IT-Landschaft. Seit Januar 2014 wurde – mit Übernahme der Leitung der Stabsstelle durch Herrn Mosthaf – die aktuelle IT-Landschaft hinsichtlich Effektivität, Sicherheit, Datenschutz, Kosten, Work-Flow und Usability der Systeme überprüft. Das Ergebnis der Überprüfung ergab, dass eine komplette Neuausrichtung einer veralteten/ unsicheren und wenig flexiblen IT dringend notwendig und elementar wurde und ohne Verzug umgesetzt werden musste. Spätestens mit Ausfall der Unterstützung für das flächendeckend eingesetzte Betriebssystem Windows XP im April 2014 (Windows XP SP3 und Office 2003 Support endete am 08. April 2014) war dringender Handlungsbedarf geboten, um den IT-Betrieb des Studierendenwerks aufrecht zu erhalten
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Ausschlaggebend ist dabei der Wunsch, eine moderne IT-Landschaft effektiv, wirtschaftlich, sicher und im Sinne der MitarbeiterInnen umzusetzen.
Im Wesentlichen sind es folgende Kernfaktoren, aus denen heraus für das Studierendenwerk eine Vergabe von IT-Dienstleistungen an Dritte in Betracht kommt:
— Deutliche Qualitätssteigerung der IT-Technologien und Prozesse;
— Nutzung von Kompetenzen/Technologien, die mit den Ressourcen des Studierendenwerks nicht abbildbar sind und die im Team nicht vorhanden sind. Zugang zu neuen Technologien, die bereits Markt-Standard sind;
— Kostenreduktion;
— Flexibilität beim Ausbau/Rückbau der IT-Dienstleistungen,
Ziel des Studierendenwerks ist es, eine nachhaltige und – wie bei IT-Prozessen sehr wichtig – dynamische Geschäftsbeziehung zu einem Dienstleister aufzubauen. Das Studierendenwerk wünscht sich einen Dienstleister, der das Studierendenwerk nicht nur betreut, sondern auch über künftige Entwicklungen informiert und gemeinsam mit dem Studierendenwerk proaktiv Szenarien für die IT-technische Zukunft entwickelt.
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Menge oder Umfang:
Gesamtwert einschließlich zweimaliger Verlängerungsoption von jeweils 12 Monaten über die Grundlaufzeit von 24 Monaten hinaus (maximale Gesamtvertragsdauer 48 Monate).
Beschreibung der Optionen:
Vertragsverlängerungsoption (gemäß Ziffer II.2.3)), zweimalige Option des Auftraggebers, den Vertrag um jeweils 12 Monate über die Grundlaufzeit von zunächst 24 Monaten hinaus zu verlängern (maximale Gesamtvertragslaufzeit 48 Monate).
Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Referenznummer: 2015/VG/IT/815
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Karlsruhe.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder anderen Berufsregistern, soweit die Eintragung für den Leistungserbringer nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist. Der Auszug darf nicht älter als ein Jahr sein, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Frist zur Einreichung des Angebots endet. Die Vorlage einer Fotokopie reicht aus.
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Bietererklärung zum Mindestentgelt und Tariflohn gemäß Anhang 4 der Ausschreibungsunterlagen,
Bietererklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Anhang 5 der Ausschreibungsunterlagen,
Erklärung zum Einsatz Dritter einschließlich Nachunternehmer gemäß Anhang 6 der Ausschreibungsunterlagen,
ggf. Erklärung zur Bietergemeinschaft gemäß Anhang 7 der Vergabeunterlagen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Unternehmensdarstellung mit Mindestangaben laut Ausschreibungsunterlagen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
— Angabe von Referenzprojekten,
— Darstellung der beruflichen und fachlichen Qualifikation der projektrelevanten Mitarbeiter,
— Eigenerklärung aus der hervorgeht, dass Bieter nch den Vorgaben des ITIL-Standards arbeitet, Vorlage von Kopien entsprechender Zertifikate,
— Nachweis, dass mindestens 1 Mitarbeiter deis Bieters, der auch für die Leistungserbringung für den Auftraggeber eingesetzt wird, über eine geeignete Datacore Zertifizierung verfügt,
— Nachweis oder Eigenerklärung, dass mindestens 1 Mitarbeiter ein Veeam Certified Engineer (VMCE) ist,
— Nachweis oder Eigenerklärung, dass Bieter über umfangreiches Windows – Fachwissen verfügt mit mindestens Windows2012rs2, Windows 7, Windows SQL und Remote Desktop Services,
— Nachweis oder Eigenerklärung, dass der Bieter ein akkreditierter Software Asset Manager (SAM) ist.
Mindeststandards:
Mindestanforderung an die Qualifikation der Mitarbeiter im First Level Support ist, dass diese über eine IT-fachliche Ausbildung verfügen und dass 3-4 Mitarbeiter dem Auftraggeber im First Level Support zugeordnet sind.
Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Gemäß Ausschreibungsunterlagen/EVB IT Servicevertrag.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung.
Sonstige besondere Bedingungen:
Deutsches Recht als Vertragsgrundlage; EVB IT Servicevertrag als Vertragsgrundlage;
Angebote, Schriftverkehr, Kommunikation in deutscher Sprache; deutschsprachige Ansprechpartner während der gesamten Vertragsdauer.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-11-29 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Studierendenwerk Karlsruhe AöR
Herrn Thomas Mosthaf

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-01-01 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 2015/VG/IT/815

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden Württemberg
Postanschrift: 76247 Karlsruhe
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219260 📞
Fax: +49 7219263985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gemäß § 107 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; oder sobald mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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Quelle: OJS 2015/S 161-295142 (2015-08-17)
Ergänzende Angaben (2015-08-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-08-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-08-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 163-298586
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 161-295142
ABl. S-Ausgabe: 163
Quelle: OJS 2015/S 163-298586 (2015-08-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-11-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 221 971,20 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-11-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-11-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 225-410259
ABl. S-Ausgabe: 225

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Leistung (50)
2. Preis (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-11-17 📅
Name: TechniData IT Service GmbH
Postanschrift: Emmy-Noether-Straße 9
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2015/S 225-410259 (2015-11-18)
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Region:
Deutschland Baden-Württemberg Karlsruhe