CAFM – Bewertung Gebäudezustand

Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe

Der Auftraggeber hat in den vergangenen Jahren die Bewirtschaftung seines Immobilienbestandes (etwa 1.500 Liegenschaften mit etwa 3.500 Gebäuden) neu organisiert. Heute wirken das Kommunalreferat und das Referat für Bildung und Sport als interne Vermieter sowie das Baureferat als technischer und das Kommunalreferat als kaufmännischer und infrastruktureller Dienstleister zusammen, um den internen und externen Nutzern geeignete Immobilien zur Verfügung zu stellen. Das sehr heterogene Immobilienportfolio der Landeshauptstadt München setzt sich zusammen aus Verwaltungsgebäuden (Gewerbeflächen ohne Produktionsbereiche), Betriebsflächen (Produktionsbereiche wie Betriebshöfe, Gärtnereien, etc.), Feuerwachen, Kulturgebäuden (Museen, Theater, Ausstellungsgebäude, Bibliotheken, Kulturzentren etc.), pädagogischen Immobilien (Kindertageseinrichtungen, Schulen aller Schularten, Betreuungseinrichtungen wie Jugendzentren, Alten- und Servicezentren, Beratungsstellen etc.), Sportflächen (Schul- und Bezirkssportanlagen, Eislaufflächen, Sportstadien etc.), Bildungsstätten mit Übernachtungsbetrieb (Jugend- und Erwachsenenbildung), Wohnungen (Restbestand, der nicht an die städtischen Wohnungsbaugesellschaften übergeben wurde), Gewerbeimmobilien und Immobilien mit spezieller Nutzung (z.B. Tankstellen, Bunkeranlagen, öffentliche Toiletten, Campingplatz, Parkhäuser). Das Projekt CAFM (Computer Aided Facility Management) soll nun die passende IT-Unterstützung für die städtischen Geschäftsprozesse des Immobilienmanagements liefern.
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Für den Fachbaustein „Bewertung Gebäudezustand“ des CAFM-Projektes wird jetzt eine IT-Lösung für die Erfassung und Bewertung des Zustands der städtischen Gebäude und Außenflächen ausgeschrieben. Für die Erfassung ist eine Lösung gewünscht, die den Einsatz von mobilen Endgeräten ermöglicht. Bei der Bewertung ist gewünscht, dass die Lösung datenbank- und szenariobasiert notwendige Maßnahmen vorschlägt und die zugehörigen Schätzkosten ermittelt. Die Grunddaten der zu bewertenden Gebäude werden in SAP RE-FX (führendes CAFM-System) gehalten und müssen von dort über eine Middleware-Lösung bezogen werden. Auf dieser Basis soll dann die Zusammenarbeit und Abstimmung der stadtintern beteiligten Akteure unterstützt und ein Gesamtüberblick über die notwendigen Maßnahmen und das zugehörige Budget geschaffen werden. Die IT-Lösung leistet damit einen wichtigen Beitrag zur strategischen Instandhaltungsplanung des Auftraggebers. Es werden geschätzt 600 Mitarbeiter mit der IT-Lösung arbeiten, davon 350 mit einem schreibenden Zugriff und 250 nur lesend. Die Landeshauptstadt München bevorzugt standardmäßig Fachanwendungen, die unabhängig vom Betriebssystem des Arbeitsplatzrechners sind.
Der Ausschreibungsgegenstand beinhaltet folgende Leistungen:
— Überlassung einer deutschsprachigen Standardsoftware (zum Betrieb in je einer Test-, Schulungs- und Produktivumgebung) zur Bewertung des Gebäudezustands gegen Einmalvergütung auf Dauer.
— SOAP-Schnittstelle für die regelmäßige automatisierte Übernahme der Stammdaten aus SAP RE-FX über eine vom Auftraggeber eingerichtete Middleware (Push oder Pull).
— Herbeiführung der Betriebsbereitschaft in der Test-, Schulungs- und Produktivumgebung der überlassenen Gesamtlösung.
— Konfiguration und/oder Anpassungen (Customizing) zur Erfüllung spezieller fachlicher Anforderungen und Rahmenbedingungen bei der Landeshauptstadt München.
— Schulungen für Anwender und Betriebspersonal in Räumlichkeiten des Auftraggebers in München inkl. Bereitstellung von Schulungsunterlagen
— Bereitstellung von Systemdokumentationen, Anwenderdokumentionen und Betriebshandbüchern in deutscher Sprache.
— Softwarepflege und Support über die gesamte Vertragslaufzeit (Aufrechterhaltung und Wiederherstellung des Systems, Updates und Upgrades)
— Schulungsleistungen nach den initialen Schulungen für Anwender und Administratoren
— Dienstleistungen zur Anpassung und Weiterentwicklung des Systems
— Unterstützung in der Einführungsphase (Early-Life Support).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-10-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-09-08.

Wer?

• Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-09-08	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-09-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Menge oder Umfang:

Es ist vorgesehen, nach Zuschlagserteilung einen EVB-IT-Systemvertrag abzuschließen, der die o.g. Leistungsteile für eine Laufzeit von 48 Monaten beinhaltet. Darüber hinaus beinhaltet der EVB-IT-Systemvertrag eine Option zur zweimaligen Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils ein Jahr, so dass sich eine maximale Vertragslaufzeit von 72 Monaten ergibt. Eine Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers besteht nicht.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Postanschrift: Marienplatz 8
Postleitzahl: 80331
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.muenchen.de/ 🌏
E-Mail: itm.vergabe@muenchen.de 📧
Fax: +49 89233784990 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-09-08 📅
Einreichungsfrist: 2015-10-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-09-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 177-320682
ABl. S-Ausgabe: 177
Zusätzliche Informationen

WICHTIGE HINWEISE: ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN: Die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt. Bei inhaltlichen Widersprüchen haben die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen Vorrang vor dem Inhalt des Bekanntmachungstextes. INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS: Der Teilnahmeantrag muss vollständig sein und den Vorgaben der Bekanntmachung sowie der „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen entsprechen. Der Auftraggeber kann unvollständige Teilnahmeanträge vom Verfahren ausschließen. RÜCKFRAGEN: Von Rückfragen soll nach Möglichkeit abgesehen werden. Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten. FORM: Bei Abweichungen von den Formvorgaben der „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ kann der Auftraggeber die betreffenden Teilnahmeanträge vom Verfahren ausschließen. BEWERBERFRAGEN: Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 23.09.2015, 12:00 Uhr an folgende E-Mail Adresse gesendet werden: itm.vergabe@muenchen.de Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt. Die Bewerberfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb und konkretisieren diese gegebenenfalls.

Zusätzliche Informationen

WICHTIGE HINWEISE:

ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN:

Die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt. Bei inhaltlichen Widersprüchen haben die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen

Vorrang vor dem Inhalt des Bekanntmachungstextes.

INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS:

Der Teilnahmeantrag muss vollständig sein und den Vorgaben der Bekanntmachung sowie der „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen entsprechen. Der Auftraggeber kann unvollständige Teilnahmeanträge vom Verfahren ausschließen.

RÜCKFRAGEN:

Von Rückfragen soll nach Möglichkeit abgesehen werden. Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten.

FORM:

Bei Abweichungen von den Formvorgaben der „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ kann der Auftraggeber die betreffenden Teilnahmeanträge vom Verfahren ausschließen.

BEWERBERFRAGEN:

Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 23.09.2015, 12:00 Uhr an folgende E-Mail Adresse gesendet werden:

itm.vergabe@muenchen.de

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt.

Die Bewerberfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb und konkretisieren diese gegebenenfalls.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für den Fachbaustein „Bewertung Gebäudezustand“ des CAFM-Projektes wird jetzt eine IT-Lösung für die Erfassung und Bewertung des Zustands der städtischen Gebäude und Außenflächen ausgeschrieben. Für die Erfassung ist eine Lösung gewünscht, die den Einsatz von mobilen Endgeräten ermöglicht. Bei der Bewertung ist gewünscht, dass die Lösung datenbank- und szenariobasiert notwendige Maßnahmen vorschlägt und die zugehörigen Schätzkosten ermittelt. Die Grunddaten der zu bewertenden Gebäude werden in SAP RE-FX (führendes CAFM-System) gehalten und müssen von dort über eine Middleware-Lösung bezogen werden. Auf dieser Basis soll dann die Zusammenarbeit und Abstimmung der stadtintern beteiligten Akteure unterstützt und ein Gesamtüberblick über die notwendigen Maßnahmen und das zugehörige Budget geschaffen werden. Die IT-Lösung leistet damit einen wichtigen Beitrag zur strategischen Instandhaltungsplanung des Auftraggebers. Es werden geschätzt 600 Mitarbeiter mit der IT-Lösung arbeiten, davon 350 mit einem schreibenden Zugriff und 250 nur lesend. Die Landeshauptstadt München bevorzugt standardmäßig Fachanwendungen, die unabhängig vom Betriebssystem des Arbeitsplatzrechners sind.

Der Ausschreibungsgegenstand beinhaltet folgende Leistungen:

— Überlassung einer deutschsprachigen Standardsoftware (zum Betrieb in je einer Test-, Schulungs- und Produktivumgebung) zur Bewertung des Gebäudezustands gegen Einmalvergütung auf Dauer.

— SOAP-Schnittstelle für die regelmäßige automatisierte Übernahme der Stammdaten aus SAP RE-FX über eine vom Auftraggeber eingerichtete Middleware (Push oder Pull).

— Herbeiführung der Betriebsbereitschaft in der Test-, Schulungs- und Produktivumgebung der überlassenen Gesamtlösung.

— Konfiguration und/oder Anpassungen (Customizing) zur Erfüllung spezieller fachlicher Anforderungen und Rahmenbedingungen bei der Landeshauptstadt München.

— Schulungen für Anwender und Betriebspersonal in Räumlichkeiten des Auftraggebers in München inkl. Bereitstellung von Schulungsunterlagen

— Bereitstellung von Systemdokumentationen, Anwenderdokumentionen und Betriebshandbüchern in deutscher Sprache.

— Softwarepflege und Support über die gesamte Vertragslaufzeit (Aufrechterhaltung und Wiederherstellung des Systems, Updates und Upgrades)

— Schulungsleistungen nach den initialen Schulungen für Anwender und Administratoren

— Dienstleistungen zur Anpassung und Weiterentwicklung des Systems

— Unterstützung in der Einführungsphase (Early-Life Support).

Beschreibung der Optionen: — Option zur zweimaligen Verlängerung der Vertragslaufzeit.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 48 Monate
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: ITM-2015-CAFM_Gebäudezustand_S524219PA
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadtgebiet der Landeshauptstadt München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

**HINWEIS: Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen finden sich in dem Dokument Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag. Dieses wird unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt.

A.1.1 Dokumente

Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche Dokumente (u.a. Arbeits- und Projektpapiere, Monatsberichte, Dokumentationen, Schulungsunterlagen etc.) in deutscher Sprache verfasst und dem Auftraggeber in digitaler

Form (mindestens als ungeschütztes *.pdf oder LibreOffice-Formate ab Version 3.x) zur Verfügung gestellt werden.

(Ausschlusskriterium „Ja/Nein“)

A.1.2 Deutsche Sprache

Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Projekt anwenden werden.

A.1.3 Personalprofile

Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Rolle dem jeweils geforderten Personalprofil entsprechen (vgl. Kriterien B.4.1 bis B.4.5) werden.

**Eigenerklärungen – Vordrucke für die Erstellung des Teilnahmeantrages:

Die auf den nachfolgend benannten Vordrucken – welche dem eingangs benannten Dokument als Anlage beiliegen – geforderten Angaben, Erklärungen und Ausführungen sind zur Beurteilung der Eignung vollständig beizubringen. Die Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten und mit Datum, ggf. Firmenstempel, und Unterschrift versehen werden. Falls erforderlich, können die Angaben auf gesonderten Blättern unter zwingender Einhaltung des Schemas des jeweiligen Vordrucks gemacht werden. Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Teilnahmeantrages oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen. Bei Bewerbergemeinschaften sind die Erklärungen, Vordrucke, Referenzen usw. für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Sofern Sie nicht Mitglied einer Bewerbergemeinschaft sind bzw. nicht auf Ressourcen Dritter zurückgreifen, sind die Eigenerklärungen 4.1 und 4.3 an der entsprechenden Stelle anzukreuzen, zu unterschreiben und mit dem Teilnahmeantrag zurückzusenden.

Eigenerklärungen können auch ohne Originalunterschrift (z.B. aufgrund der Übermittlung per Fax von einem Nachunternehmer an den Generalunternehmer) eingereicht werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, die Originale unter Fristsetzung nachzufordern. Sollten diese dann nicht innerhalb der Frist nachgereicht werden, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Teilnahmeantrags.

Wichtige Hinweise:

— Auch konzernangehörige Unternehmen und freiberuflich Tätige sind Dritte im Sinne der Nachunternehmerschaft und von Bewerber-/Bietergemeinschaften.

— Final fehlende Vordrucke oder nicht unterschriebene Vordrucke führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.

— Die in der folgenden, abschließenden Auflistung genannten Eigenerklärungen sind dem Teilnahmeantrag beizufügen.

— Dabei ist dem jeweiligen Vordruck zu entnehmen, wer die Erklärung auszufüllen hat (Bewerber, Nachunternehmer, einzelnes Mitglied der Bewerbergemeinschaft).

Liste der Nachweise gem. § 9 EG Abs. 4 VOL/A

4.1 Erklärung zu Bewerberkonstellation

4.2 Bevollmächtigung der Bewerbergemeinschaft

4.3 Übersicht aller Nachunternehmer

4.4 Erklärung über die Bereitstellung von Ressourcen (von Nachunternehmer auszufüllen)

4.5 Berufshaftpflichtversicherung

4.6 Zuverlässigkeit / Sozialversicherung (auch von Nachunternehmer auszufüllen)

4.7 Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit (auch von Nachunternehmer auszufüllen)

4.8 Datenschutzrechtliche Einwilligung (auch von Nachunternehmer auszufüllen)

Tabelle Referenzprojekte

Tabelle Personalprofil

Tabelle Projektreferenzen zum Personalprofil

unterschriebener Vordruck „Unterschrift Teilnahmeantrag“ nach Abschnitt 5 der Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

A.2.2 Jahresumsatz (auftragsbezogen)

Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die letzten drei Geschäftsjahre bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in Euro an. Gefordert wird hierbei ein Jahresumsatz von jeweils mindestens 1.500.000 Euro. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert.

A.2.3 Jahresumsatz (unternehmensbezogen)

Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die letzten drei Geschäftsjahre in Euro an. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert.

B.2.1 Personal (auftragsbezogen)

Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils getrennt für die letzten drei Geschäftsjahre. Gefordert wird hierbei eine Mitarbeiterzahl von jeweils mindestens 10 Personen. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert.

Das Kriterium wird wie folgt bewertet: Bei weniger als 10 Personen wird das Kriterium mit 0 Punkten bewertet. Für je weitere 2 Personen wird jeweils ein Bewertungspunkt vergeben. Ab 28 Personen wird das Kriterium mit der Höchstpunktzahl von 10 Punkten bewertet.

Mindeststandards:

Mindestpunktzahl:

Insgesamt (Summe über alle Bewertungskriterien) muss der Bewerber eine Mindestpunktzahl von 6.500 (von insgesamt 10.000 möglichen) Eignungspunkten erreichen, um seine Eignung in diesem Verfahren nachzuweisen. Erreicht der Bewerber insgesamt weniger als 6.500 Eignungspunkte, wird sein Antrag aus der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

Mindestanforderungen:

Darüber hinaus können in den einzelnen Kriterien Mindestanforderungen enthalten sein, die von den Bewerbern ebenfalls zu beachten und einzuhalten sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

**HINWEIS: Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen finden sich in dem Dokument Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag. Dieses wird unter http:// www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt.

A.2.1 Leistungsportfolio

Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Leistungsportfolio bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand kurz dar. Beschreiben Sie alle Nachunternehmer oder Unternehmen der Bewerbergemeinschaft. Gehen Sie dabei auch auf alle auftragsbezogenen Beteiligungsverhältnisse aller bietenden Unternehmen ein. Stellen Sie in diesem Rahmen die besonderen Kompetenzen dar, die Ihre Eignung hinsichtlich Fachkunde und Leistungsfähigkeit zur vorliegenden Ausschreibung unterstreichen.

**Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 5 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

B.2.2. Qualitätsmanagementsystem

Beschreiben Sie, welche Vorgehensweisen und Vorkehrungen Sie in Ihrem Unternehmen getroffen haben, um die Qualität Ihrer Produkte und Leistungen sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie über entsprechende Zertifizierungen verfügen, geben Sie diese bitte an und legen Sie entsprechende Nachweise als Anlage bei. Bitte machen Sie mindestens Ausführungen zu folgenden Punkten:

— Maßnahmen und/oder Prozesse zur kontinuierlichen

Verbesserung

— Einführungszeitpunkt und ggf. Reifegrad des Qualitätsmanagementprozesses, d.h. Stand ihres Qualitätsmanagements

— Mögliche Zertifizierungen und vergleichbare Nachweise

**Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 5 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5. Sofern Sie die maximale Seitenzahl überschreiten, werden nur die Seiten 1 – 5 bewertet, der Rest bleibt unberücksichtigt. Ausgenommen sind Anlagen, die z.B. Zertifizierungen enthalten.

B.3.1 Referenzprojekte

Stellen Sie drei geeignete, mit diesem Auftrag vergleichbare Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand dar. Gehen Sie dabei auf die in der nachstehenden Tabelle geforderten Aspekte ein. Referenzen bei Kunden mit einem vergleichbar großen und heterogenen Bestandsimmobilienportfolio wie dem der Landeshauptstadt München (siehe 2.1. Allgemeines) sowie mit Integrationsleistungen in komplexe IT-Infrastrukturen (bestehendes kundeneigenes Rechenzentrum mit einer Vielzahl heterogener produktiver Fachanwendungen und professionellen IT-Serviceprozessen) sind von Vorteil. Dies gilt auch für Referenzprojekte, die Schnittstellen

zu einem bestehenden ERP-/CAFM-System (im Besonderen SAP REFX) beinhalten. Bei abgeschlossenen Projekten darf der Projektabschluss nicht vor mehr als drei Jahren erfolgt sein. Laufende Projekte müssen aktuell bereits seit mehr als sechs Monaten laufen.

**Hinweis: Jede dieser Referenzen fließt mit einem Drittel der hier erreichbaren Punkte in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein. Sofern mehr als drei Referenzen eingereicht werden, werden nur die ersten drei Referenzen entsprechend der eingereichten Reihenfolge bewertet.

Bitte orientieren Sie sich an der in den Bewerbungsbedingungen genannten Auflistung (bevorzugt wird die dort dargestellte Tabellenform). Es müssen sich alle genannten Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge wiederfinden. Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung pro Referenzprojekt auf max. 7 DIN A4 Seiten inklusive etwaiger Anlagen, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5. Sofern Sie die maximale Seitenzahl überschreiten, werden nur die Seiten 1 – 7 bewertet, der Rest bleibt unberücksichtigt. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss des Antrages führen. Es wird der Ansprechpartner des Referenzkunden verlangt. Die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B.Vertriebsbeauftragter) genügt nicht. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu prüfen.

3.2.3. Profilanforderungen Projektpersonal (KG 4)

Die vom künftigen Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erbringen. Hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit werden Mindestanforderungen an Mitarbeiterzahl und Qualifikationsgrad gestellt. Der Bewerber weist mittels Personalprofilen nach, dass er entsprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt einsetzen kann.

Die jeweils nachfolgenden Kriterien dienen der Verifikation der angebotenen Profile und werden im Hinblick auf inhaltliche Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit bewertet. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss des Teilnahmeantrages führen.

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, bei Unklarheiten in den Profilen Rücksprache mit dem Bewerber zu halten. Sollte sich – über das gegenständliche Ausschreibungsverfahren hinaus – im weiteren Projektverlauf herausstellen, dass angebotene Profile (oder vergleichbare) nicht vorhanden und vom Bewerber nicht eingesetzt werden können, berechtigt dies den Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung des Projektvertrages. Die geforderten Kenntnisse und Vertiefungsgrade müssen anhand von Beschreibung der Aus- und Weiterbildung sowie des methodischen Umfelds, der bearbeiteten Projekte, in denen diese Kenntnisse erworben wurden, nachgewiesen werden (siehe jeweiliges Kriterium). Benennen Sie für jedes der folgenden Kriterien Personalprofile für die Schlüsselpositionen eines Projektteams, die im Projekt eingesetzt werden könnten. Bitte orientieren Sie sich an der in den Bewerbungsbedingungen genannten Auflistung (bevorzugt wird die dort dargestellte Tabellenform).

**Hinweise: Bitte beschränken Sie sich je Profil in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 4 DIN A4 Seiten (Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5) und orientieren Sie sich an der Reihenfolge der aufgelisteten Anforderungen und der Gruppierung der Themenbereiche. Die Tabelle Projektreferenzen Mitarbeiter/in sollte dabei einen Umfang von 1 DIN A4 Seite aufweisen.

Es müssen sich alle genannten Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge wiederfinden. Sofern Sie die maximale Seitenzahl überschreiten, werden nur die Seiten 1 – 4 bewertet, der Rest bleibt unberücksichtigt. Gleiches gilt, wenn in dem Profil auf Anlagen verwiesen wird oder dem Profil Anlagen beigefügt sind und in Summe die maximale Seitenzahl überschritten wird. Ausgenommen sind Anlagen, die z.B. Qualifikationsnachweise enthalten. Es müssen sich alle aufgeführten Punkte der Anforderung (siehe jeweiliges Kriterium) wiederfinden. Sofern mehr als die angegebene Anzahl an Profilen eingereicht werden, werden sie entsprechend der eingereichten Reihenfolge bis zur Anzahl der geforderten Profile bewertet. Die übrigen Profile bleiben unberücksichtigt. Werden zu einem Punkt keine Profile eingereicht, wird der Punkt mit 0 Bewertungspunkten bewertet.

Des Weiteren bitten wir Sie, aus datenschutzrechtlichen Gründen, die Daten der einzelnen angebotenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu anonymisieren, sodass diese nicht identifiziert werden können.

Die geforderten Kenntnisse und Erfahrungen müssen von jedem Profil erfüllt werden. Hierbei können einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehrere Profile erfüllen. Zur Auftragsausführung müssen jedoch zeitgleich 3 Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter für die Profile B4.1-B4.5, ohne Überschneidung der Profile, zur Verfügung stehen.

B.4.1 Profilanforderungen – IT-Projektleitung

Benennen Sie zwei IT-Projektleitungs-Profile mit langjährigen und fundierten Kenntnissen in unterschiedlichen IT-Projekten hinsichtlich vergleichbarer Größenordnung, bevorzugt mit Bezug zum Immobilienmanagement. Gehen Sie hierbei auch auf Vorgehensweisen und Methodiken zur Einführung neuer IT-Produkte im Immobilienmanagement, Anforderungsmanagement und Implementierung / Rollout ein. Gehen Sie in Ihrer Darstellung auf die nachfolgend genannten Anforderungen ein und beschreiben Sie deren Erfüllung. Zum Nachweis der Kenntnisse und Erfahrungen sind bis zu drei Referenzprojekte, je Profil, zu den Anforderungen zu benennen (bestehend aus Projektbezeichnung, Dauer, Umfang und Kurzbeschreibung der Tätigkeiten in Bezug zu den gelisteten Anforderungen):

— Kurze Darstellung der Berufserfahrung sowie Aus- und Weiterbildung (Erwartung: Hochschulabschluss oder Nachweis einer vergleichbaren Qualifikation. IT-Bezug wünschenswert),

— mindestens fünf Jahre Berufserfahrung und mindestens drei Jahre Projektmanagementerfahrung in unterschiedlichen IT-Projekten

— Nachgewiesene theoretische Kenntnisse und nachgewiesene praktische Erfahrungen in der Rolle des IT-Projektleiters; dazu zählen u.a. folgendes: Projektplanung, Projektcontrolling, Projektsteuerung, Risikomanagement, Projektdokumentation, Änderungsmanagement, Konfliktmanagement, Akzeptanzmanagement, Anforderungsmanagement

Projektmanagement Soft Skills:

— Kommunikation

— Gesprächsführung

— Moderation und Präsentation

— Selbst- und Zeitmanagement, Zielorientierung

— Teamfähigkeit

— Mitarbeiterführung

Vertiefte Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Anwendung:

— von Projektmanagementmethoden und Standards (Nachweis einer entsprechenden Zertifizierung z. B.: IPMA, PMI oder Vergleichbares)

— klassischer Projektmanagementwerkzeuge

— Projektvorgehensmodell in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand

**Hinweis: Die Profile fließen mit maximal jeweils der Hälfte der erreichbaren Punkte in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.

B.4.2 Profilanforderungen – Fachliche Projektleitung

Benennen Sie zwei fachliche Projektleitungs-Profile mit einschlägigen Kenntnissen und mehrjährigen Erfahrungen in der Einführung von Software zur Bewertung des technischen Gebäudezustands bei Kunden mit heterogenem Bestandsimmobilienportfolio. Gehen Sie hierbei auch auf Vorgehensweisen und Methodiken zur Einführung neuer IT-Produkte im Immobilienmanagement, Anforderungsmanagement, Implementierung / Rollout ein. Gehen Sie in Ihrer Darstellung auf die nachfolgend genannten Anforderungen ein und beschreiben Sie deren Erfüllung. Zum Nachweis der Kenntnisse und Erfahrungen sind bis zu drei Referenzprojekte, je

Profil, zu den Anforderungen zu benennen (bestehend aus Projektbezeichnung, Dauer, Umfang und Kurzbeschreibung der Tätigkeiten in Bezug zu den gelisteten Anforderungen):

— Kurze Darstellung der Berufserfahrung sowie Aus- und Weiterbildung (Erwartung: Hochschulabschluss z.B. in den Bereichen Architektur, Bauingenieurwesen, Versorgungstechnik, Immobilienwirtschaft, Facility Management oder Nachweis einer vergleichbaren Qualifikation),

— mindestens fünf Jahre Berufserfahrung und davon mindestens drei Jahre Projektmanagementerfahrung in der Einführung von Immobilienmanagementsystemen als fachlicher Projektleiter; dazu zählen u. a. folgende Erfahrungen:

— fundiertes Immobilien- und Ingenieurfachwissen im Hinblick auf das IT-gestützte Bestandsmanagement von Immobilien sowie

— Erfahrung in der Anwendung eines standardisierten, systematischen Verfahrens zur Bestandserfassung und Zustandsbewertung, Bestandsanalyse,

— Maßnahmen- und Budgetplanung für größere Immobilienbestände Projektmanagement Soft Skills:

Vertiefte Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung:

Nachweis durch einschlägige Referenzen, Zertifizierungen und sonstige zum Nachweis geeignete Darstellungen.

B.4.3 Profilanforderungen – Wartung, Pflege, Support

Benennen Sie ein Profil mit mehrjährigen hauptberuflichen, einschlägigen Kenntnissen und Erfahrungen in der Wartung, Pflege und im 2nd/3rd level Support der Software, mit der Sie beabsichtigen, an der Ausschreibung teilzunehmen. Erwartet werden eine abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten technischen oder informationstechnologischen Ausbildungsberuf, Fachkenntnisse zu den eingesetzten Technologien und Werkzeugen sowie den erbrachten Dienstleistungen, Kenntnis des fachlichen Umfelds der betreuten ITSysteme, Kenntnisse der ITIL Service Transition und Operation Prozesse, aufbau- und ablauforganisatorische Kenntnisse, einschlägige Industriezertifizierungen, Herstellerschulungen etc.

B.4.4 Profilanforderungen – Weiterentwicklung

Benennen Sie ein Profil mit mehrjährigen hauptberuflichen, einschlägigen Kenntnissen und Erfahrungen in der Softwareentwicklung, bevorzugt mit Bezug zu der Software, mit der Sie beabsichtigen, an der Ausschreibung teilzunehmen. Erwartet werden ein Abschluss in einem anerkannten technischen oder informationstechnologischen Ausbildungsberuf (alternativ: abgeschlossenes Hochschulstudium), Kenntnisse der relevanten ITIL-Prozesse, gute Kenntnisse der relevante/n Programmiersprache/n und ihrer Entwicklungsumgebung/en sowie zugehöriger Technologien, einschlägige Industriezertifizierungen, Herstellerschulungen etc. Nachweis durch einschlägige Referenzen, Zertifizierungen und sonstige zum Nachweis geeignete Darstellungen.

B.4.5 Profilanforderungen – Schulung

Benennen Sie ein Profil mit mehrjährigen einschlägigen Kenntnissen und Erfahrungen in der Schulung von Administratoren und Anwendern von Softwarelösungen, bevorzugt im Bereich Immobilienmanagement.

Erwartet werden mehrjährige Berufserfahrung in der Erwachsenenbildung (Konzeption, Durchführung und Evaluation von IT-Schulungen, Erstellen von Schulungsunterlagen, Umgang mit heterogenen Teilnehmergruppen. Von Vorteil sind eigene Fachkenntnisse, wie sie unter B.4.2 gefordert werden. Nachweis durch einschlägige Referenzen, Zertifizierungen und sonstige zum Nachweis geeignete Darstellungen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der Bewerbergemeinschaft. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch für die Leistungserbringung.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 4
Objektive Auswahlkriterien:

Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge:Grundlage für die Wertung der Teilnahmeanträge sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien (vgl. Abschnitt 3) sowie die geforderten Erklärungen und Angaben (siehe Abschnitt 4).Die Forderungen und Fragen sind jeweils kenntlich gemacht durch in Klammer gesetzte Buchstaben:(A) – AusschlusskriteriumWerden die mit (A), d.h. Ausschlusskriterien, gekennzeichneten Anforderungen nicht eindeutig mit „Ja“ oder bestätigend bzw. mit den geforderten Angaben beantwortet, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt, auch wenn er beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält.**Hinweis: Es ist ausreichend, das jeweilige A-Kriterium ausschließlich mit „Ja“ zu beantworten. Eine Wiedergabe des gesamten Textes des Kriteriums ist nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch den Text wiedergeben, muss es sich um den exakten Wortlaut des jeweiligen Kriteriums handeln. Umformulierungen oder Weglassungen (z.B. von Klammerzusätzen o.Ä.) stellen eine Änderung derVergabeunterlagen dar und haben den Ausschluss Ihres Antrages im Teilnahmewettbewerb zur Folge (ggf. nach Nachforderung; vgl. Abschnitt 1.4).(B) – Bewertungskriterium (wird nach Punkten bewertet)Die Bewertung der (B)-Kriterien wird je nach Erfüllungsgrad der angebotenen Antwort vorgenommen. Die Nichterfüllung eines (B)-Kriteriums wird mit 0 Punkten bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit 10 Punkten. Soweit bei den Eignungsanforderungen unter Abschnitt 3, bei den dort geforderten Kriterien, Seitenbeschränkungen aufgeführt sind, sind diese in Ihrem Teilnahmeantrag einzuhalten.Sofern Sie dies nicht einhalten, wird das jeweilige Kriterium nur bis zu dieser maximalen Seitenbegrenzung bewertet. Der Rest bleibt unberücksichtigt!---Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs drei geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als drei Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die drei Bewerber mit den meisten Eignungspunkten zur Angebotsabgabe aufgefordert. Soweit der Abstand des Nächstplatzierten zum Drittplatzierten weniger als 5 % der Eignungspunkte des Drittplatzierten beträgt, so kann auch derjenige Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, der den vierten Platz belegt. Die Summe der Eignungspunkte ermittelt sich wie folgt:Alle Teilnahmeanträge werden hinsichtlich der Eignung beurteilt. Dabei werden die Teilnahmeanträge je Kriterium (siehe Kriterienkatalog in Abschnitt 3) geprüft und bewertet. Die Gewichtung der einzelnen (B)-Kriterien steht in Abschnitt 3 als Gewichtungspunkte (GP) rechts außen neben jedem (B)-Kriterium, deutlich als GP gekennzeichnet. Die vergebenen Punkte werden mit den festgelegten GP multipliziert. Die Ergebnisse werden addiert und ergeben je Teilnahmeantrag die entsprechende Summe der Eignungspunkte (EP). Es erfolgt eine kaufmännische Rundung ohne Dezimalstellen. Mindestpunktzahl:Insgesamt (Summe über alle Bewertungskriterien) muss der Bewerber eine Mindestpunktzahl von 6.500 (von insgesamt 10.000 möglichen) Eignungspunkten erreichen, um seine Eignung in diesem Verfahren nachzuweisen. Erreicht der Bewerber insgesamt weniger als 6.500 Eignungspunkte, wird sein Antrag von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

Objektive Auswahlkriterien

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Peter Abelein
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
URL der Dokumente: http://www.muenchen.de/vgst3 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: ITM-2015-CAFM_Gebäudezustand_S524219PA
Zusätzliche Informationen

WICHTIGE HINWEISE:

ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN:

Die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt. Bei inhaltlichen Widersprüchen haben die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen

Vorrang vor dem Inhalt des Bekanntmachungstextes.

INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS:

Der Teilnahmeantrag muss vollständig sein und den Vorgaben der Bekanntmachung sowie der „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ samt Anlagen entsprechen. Der Auftraggeber kann unvollständige Teilnahmeanträge vom Verfahren ausschließen.

RÜCKFRAGEN:

Von Rückfragen soll nach Möglichkeit abgesehen werden. Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten.

FORM:

Bei Abweichungen von den Formvorgaben der „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag“ kann der Auftraggeber die betreffenden Teilnahmeanträge vom Verfahren ausschließen.

BEWERBERFRAGEN:

Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 23.09.2015, 12:00 Uhr an folgende E-Mail Adresse gesendet werden:

itm.vergabe@muenchen.de

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt.

Die Bewerberfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb und konkretisieren diese gegebenenfalls.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Rügefristen: Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber bzw. Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle unverzüglich, das heißt ohne schuldhaftes Zögern, zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern bzw. Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) bzw. bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen sind (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 GWB), damit die Bewerber bzw. Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber bzw. Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2015/S 177-320682 (2015-09-08)

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