Digitalisierung des Bauaktenarchivs

Gemeinschaft für Kommunikationstechnik, Informations- und Datenverarbeitung (GKD) Paderborn

Es soll das Bauaktenarchiv des Kreises Paderborn (ca. 60 200 Bauakten mit einer Archivlänge von ca. 900 m) und der Stadt Bad Wünnenberg (ca. 7 000 Bauakten mit einer Archivlänge von ca. 40 m) digitalisiert werden. Der Digitalisierungsprozess für den Kreis Paderborn ist auf 2 Jahre festgesetzt. Für die Stadt Bad Wünnenberg müssen die Bauakten im Jahr 2015 digitalisiert werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-04-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-02-18.

Wer?

• Gemeinschaft für Kommunikationstechnik, Informations- und Datenverarbeitung (GKD) Paderborn

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-02-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-02-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:

Ca. 67 200 Bauakten bestehend aus den Formaten: A4, A3, A2, A1, A0 (Großformate gefaltet auf A4); teilweise auch A5, A6 und Fotos.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Gemeinschaft für Kommunikationstechnik, Informations- und Datenverarbeitung (GKD) Paderborn
Postanschrift: 33100
Postort: Paderborn
Kontakt
Internetadresse: http://www.gkdpb.de 🌏
E-Mail: info@gkdpb.de 📧
Telefon: +49 52511322610 📞
Fax: +49 5251132272610 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-02-18 📅
Einreichungsfrist: 2015-04-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-02-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 037-063467
ABl. S-Ausgabe: 37

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung des Bauaktenarchivs für den Kreis Paderborn
Kurze Beschreibung: Es soll das Bauaktenarchiv des Kreises Paderborn digitalisiert werden.
Menge oder Umfang: Ca. 60 200 Bauakten mit einer Archivlänge von ca. 900 m.
Zusätzliche Angaben zu den Losen:

Das Angebot kann sich auf die Gesamtleistung, auf mehrere Lose und auf ein Los erstrecken.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung des Bauaktenarchvis der Stadt Bad Wünnenberg
Kurze Beschreibung: Es soll das Bauaktenarchiv der Stadt Bad Wünnenberg digitalisiert werden.
Menge oder Umfang: Ca. 7 000 Bauakten mit einer Archivlänge von ca. 40 m.
Dauer: 6 Monate
Referenznummer: 14 71 01

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die in den Vergabeunterlagen enthaltene Anlage C „Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung“ ist einzureichen und enthält u. a.:

5. Zertifizierung:

— Zertifizierung für ein QM-/UM-System (z.B. DIN EN ISO 9001) ja nein,

— Mitgliedschaft im PDF/A Competence Center oder vergleichbar liegt vor ja nein.

6. Eigenerklärungen.

Der Bieter erklärt, dass

1. er die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen erfüllt,

2. sein Unternehmen gewerberechtlich ordnungsgemäß angemeldet und im entsprechenden Register eingetragen ist, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist,

3. zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über sein Vermögen kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens gestellt ist oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde,

4. sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

5. keine Ausschlussgründe nach § 6 EG Abs. 4 bzw. Abs. 6 VOL/A vorliegen,

6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt,

7. er die Bestimmungen gegen Schwarzarbeit, illegale Arbeitnehmerüberlassung und gegen Leistungsmissbrauch i. S. d. Dritten Sozialgesetzbuches, des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes bzw. des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit einhält und im Auftragsfall einhalten wird,

8. er nachweislich im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt,

9. er in Bezug auf die Vergabe keine unzulässigen, den Wettbewerb beeinflussenden Abreden mit Dritten getroffen hat,

10. er in dem vorliegenden Vergabeverfahren und in vergangenen Vergabeverfahren bei dieser und anderen Vergabestellen nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit oder Gesetzestreue abgegeben hat und

11. Personen auf Seiten der Auftraggeber, welche mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages direkt/indirekt befasst sind oder waren, keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat,

12. er eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5 000 000 EUR hat, die vor Zuschlagserteilung auf Anforderung der Vergabestelle unverzüglich vorgelegt werden kann.

7. Angaben zur Einholung einer Gewerbezentralregisterauskunft

Die Auftraggeber behalten sich vor, bezüglich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister oder eine gleichwertige Urkunde einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands einzuholen.

Hierzu macht der Bieter folgende Angaben, welche den Firmeninhaber bzw. den nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten des Bieters betreffen: Familienname/Vorname/Geburtsdatum/Geburtsort/Funktion

Der Bieter bestätigt, dass

— alle Informationen die aktuelle Situation des Unternehmens widerspiegeln und keine vorsätzlich

unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue abgegeben wurden,

— alle Angaben vollständig und wahrheitsgemäß sind und zukünftige Änderungen den Auftraggebern unverzüglich und unaufgefordert schriftlich mitgeteilt werden,

— auf Anforderung der Auftraggeber die Zertifizierungen (Nr. 5) – soweit der Bieter über sie verfügt und „ja“ angekreuzt hat – vor Zuschlagserteilung innerhalb von 6 Tagen nach Zugang der Aufforderung eingereicht werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die in den Vergabeunterlagen enthaltene Anlage C „Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung“ ist einzureichen und enthält:

1. Allgemeine Informationen

— Firmenname (inkl. Rechtsform):

— Sitz des Unternehmens (lt. Handelsregisterauszug bzw. Gewerbeanmeldung);

— Anschrift der Geschäftsräume des Bieters.

2. Informationen zur Struktur des Unternehmens

— Gesetzliche Vertreter (Geschäftsführung, Vorstand);

— Angaben zu Gesellschaftern und Höhe des Gesellschafteranteils;

— Geschäftszweck des Unternehmens (lt. Handelsregisterauszug bzw. Gewerbeanmeldung);

— Angaben zu Konzernstruktur und verbundenen Unternehmen.

3. Umsatz des Bieters

— Gesamtumsatz in EUR netto der Jahre 2011, 2012, 2013;

— Umsatz in EUR netto mit zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen für die Jahre 2011, 2012, 2013.

4. Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten;

— Durchschnittlich Beschäftigte gesamt für die Jahre 2011, 2012, 2013,

— Durchschnittlich Beschäftigte, welche Leistungen erbringen, die mit dem ausgeschriebenen,

Leistungsgegenstand in Zusammenhang stehen für die Jahre 2011, 2012, 2013.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Auftraggeber hat folgendes Mindestkriterium für die Leistungsfähigkeit eines Bieters festgelegt:

— Bei der Auftragsdurchführung im Kontakt zum Auftraggeber hat der Auftragnehmer nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzusetzen, die in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen.

Kriterien zur Prüfung der Eignung gem. § 19 Abs. 5 VOL/A-EG.

„Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes“ 100 %.

Für das Kriterium „Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes“ erhält der Bieter insgesamt einen Punktwert von 0 bis 5.

Dazu wertet der Auftraggeber die Anlage D (Referenzen) sowie das Angebotsdeckblatt aus. Die Bewertung erfolgt mit Hilfe einer Nutzwertanalyse. Die Vorgehensweise bei der Nutzwertanalyse ist im Anhang 1 der Ausschreibungsunterlagen näher beschrieben.

Der Bieter benennt in der Anlage D vergleichbare Referenzprojekte der letzten 4 Geschäftsjahre. Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,

— wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht,

— wenn die Referenzprojekte mit dem Auftraggeber vergleichbare Referenzauftraggeber (siehe dazu unten) beschreiben.

Voraussetzung für die Bewertung einer Referenz ist die Benennung eines Ansprechpartners des Referenzkunden (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Fehlt diese Angabe, so wird die betreffende Referenz bei der Wertung nicht berücksichtigt. Es wird in diesem Fall auch keine weitere Referenz nachgefordert.

Folgende Anforderungsblöcke werden als Kriterien „Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes“ bewertet:

1. Erfahrung mit einem vergleichbaren Auftraggeber 10 %,

2. Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände 45 %,

3. Erfahrungen bei der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer Aktenbestände und damit verbundener Vorkehrungen zum Schutz gegen Zerstörung, Beschädigung, Verlust etc. 15 % und

4. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der Digitalisierung (wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben): 30 %.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Zahlungsbedingungen gem. EVB-IT Dienstleistungsvertrag, der in den Ausschreibungsunterlagen enthalten ist.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bei Bietergemeinschaften ist eine Eigenerklärung über die Bildung einer Bietergemeinschaft und die gesamtschuldnerische Haftung sowie Benennung eines bevollmächtigten Vertreters vorzulegen.

Sonstige besondere Bedingungen:

Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen zu

bedienen, muss er dem Auftraggeber hinsichtlich der Eignung nachweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Er hat entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (Liste der Unterauftragnehmer, siehe Angebotsunterlagen -Anlage A-, muss dann mit der Angebotsabgabe ausgefüllt worden sein). Beabsichtigt ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft sich bei der Erfüllung des Auftrages eines Dritten zu bedienen, kann die Vergabestelle sämtliche genannten Nachweise auch für dasjenige Unternehmen verlangen, an das die Weitergabe beabsichtigt ist (Anlage B).

Verpflichtungserklärungen und BVB gem. § 4 und § 19 des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG-NRW).

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-06-30 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (60)
2. Qualität (40)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Paderborn
Postanschrift: Postfach 1940
Postleitzahl: 33049
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Bad Wünnenberg
Postanschrift: Poststr. 15
Postort: Bad Wünnenberg
Postleitzahl: 33181
Kontakt
Kontaktperson: Frau Richter
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
URL der Dokumente: http://owl.deutsche-evergabe.de/portal/default.aspx?Portal=OWL 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-07-01 📅
Datum des Endes: 2017-06-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 14 71 01

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 2514111691 📞
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber weist auf die Rechtsfolgen und Fristen des § 107 Abs. 3 GWB hin. Weiter weist der Auftraggeber auf die Rechtsfolgen und Fristen des § 101a Abs. 1 GWB hin. Der Auftraggeber weist zudem auf die Rechtsfolgen und Fristen des § 101b Abs. 1 und 2 GWB hin. Im Einzelnen gilt Folgendes: Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrages richtet sich nach den einschlägigen Vorschriften des Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Vierter Teil, insbesondere den §§ 107 ff GWB. Die genannte zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 7 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Will der Antragsteller Antrag auf Nachprüfung stellen, hat er die in § 107 Abs. 3 GWB genannten Rügefristen einzuhalten.

Der Antrag ist danach unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt. Der Auftraggeber informiert in Entsprechung des § 101 a GWB die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag wird erst fünfzehn Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Der Auftraggeber wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versenden. Von daher verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Ein Vertrag ist in Entsprechung des § 101 b GWB von Anfang an unwirksam, wenn der Auftraggeber 1. gegen § 101a verstoßen hat oder

2. einen öffentlichen Auftrag unmittelbar an ein Unternehmen erteilt, ohne andere Unternehmen am Vergabeverfahren zu beteiligen und ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

Die Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von dreißig Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Der Auftraggeber wird die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt machen. Von daher endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2015/S 037-063467 (2015-02-18)

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