Dokumentenmanagementsystem

Freistaat Bayern vertreten durch die Universität Regensburg

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystem incl. Pflege für die Universität Regensburg und die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-05-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Freistaat Bayern vertreten durch die Universität Regensburg

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-05-08	Auftragsbekanntmachung
2015-07-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-05-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:

Die Universität Regensburg beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Angestrebt wird dabei die Form einer vollständigen elektronischen Vorgangsbearbeitung in den Workflows verschiedener Geschäftsprozesse innerhalb der Universität Regensburg. Begonnen wird im Bereich des ministerialen Schriftverkehrs und des Vertragsmanagements sowie im Rahmen der „Einkaufsakte“ und mit dem Workflow „Rechnungsbearbeitung“. Weitere Geschäftsprozesse sollen folgen.Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf plant die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zunächst mit den Geschäftsprozessen „Bestellwesen“ und „Dienstreiseantrag“.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freistaat Bayern vertreten durch die Universität Regensburg
Postanschrift: Universität Regensburg, 93040 Regensburg
Postleitzahl: 93053
Postort: Regensburg
Kontakt
E-Mail: einkauf@ur.de 📧
Fax: +49 9419432331 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-05-08 📅
Einreichungsfrist: 2015-06-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-05-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 092-165064
ABl. S-Ausgabe: 92

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystem incl. Pflege für die Universität Regensburg und die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf.

Menge oder Umfang:

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf plant die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zunächst mit den Geschäftsprozessen „Bestellwesen“ und „Dienstreiseantrag“.

Beschreibung der Optionen: Viermalige Option, die Laufzeit um jeweils 12 Monate zu verlängern.
Referenznummer: 6/15
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Regensburg,

Weihenstephan-Triesdorf.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Anlage Eigenerklärung gem. § 6 EG Abs. 4 und 6 VOL/A;

Im Falle der Beteiligung als Bietergemeinschaft zusätzlich:

— Anlage Erklärung Bietergemeinschaft im Original;

— Vollständig für jedes Mitglied: Ausgefüllte Anlage Eigenerklärung gemäß § 6 EG Abs. 4 und 6 VOL/A im Original;

— Für jedes Mitglied: Nachweise der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit insoweit wie sie den jeweils auf das Mitglied entfallenden Teil der Aufgabenerfüllung betreffen.

Im Falle des Einsatzes von Nachunternehmern/Dritten zusätzlich, wenn auf Nachweise deren Eignungsnachweise zurückgegriffen werden soll:

— Anlage Verzeichnis Nachunternehmerleistungen/Leistungen Dritter im Original;

— Anlage Verpflichtungserklärung Nachunternehmer/Dritter (vom Nachunternehmer/Dritten unterzeichnet!) im Original;

— Sämtliche Nachweise zur Zuverlässigkeit, s. o. erster Spiegelstrich;

— Nachweise zur fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit gemäß Ziff. 3, insoweit, als der Bieter sich auf diese Nachweise des Nachunternehmers/Dritten stützen möchte.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Anlage Referenzen: Der Bieter hat mit seinem Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Der Auftraggeber stellt an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen. Der Referenzauftrag muss die Einräumung von Nutzungsrechten für ein Dokumentenmanagement-System mit mindestens 250 Nutzern betreffen. Der Referenzauftrag muss die Erbringung von Beratungsleistungen bei Installation und Betrieb des Dokumentenmanagementsystems betreffen („Support“). Die Inbetriebnahme des Systems darf bei Angebotsabgabe nicht länger als drei Jahre zurück liegen.

Der Referenzauftrag muss für einen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor im deutschsprachigen Raum erbracht worden sein.

— Anlage Projektleitung: Der Bieter hat den zur Auftragsdurchführung vorgesehenen Projektleiter sowie einen Vertreter zu benennen. An die Qualifikation dieser Personen stellt der Auftraggeber die folgenden Mindestanforderungen. Beide genannten Personen müssen mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Projektleitung für Dokumentenmanagementsysteme haben. Es muss sich dabei nicht um die letzten drei Jahre vor Angebotsabgabe handeln und die Tätigkeit muss nicht ununterbrochen ausgeübt worden sein. Unter Projektleitung in diesem Sinne sind Tätigkeiten der übergeordneten Planung und Organisation von IT-Projekten zu verstehen, inklusive der Führung (möglichen) weiteren Projektpersonals.

Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:

Ergänzende Vertragsbedingungen für die zeitlich unbefristete Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung - EVB-IT Überlassung Typ A-, Ergänzende Vertragsbedingungen für die Pflege von Standardsoftware - EVB-IT Pflege S -, VOL/B.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 48
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-08-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2015-06-24 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Universität Regensburg
Name: Internetplattform Deutsche eVergabe
Postanschrift: Wilhelmstraße 20-22
Postort: 65185 Wiesbaden
URL der Dokumente: http://tinyurl.com/pnrlk5l 🌏
Name: Universität Regensburg
Postanschrift: Universitätsstr. 31
Kontaktperson: Registratur, Verwaltungsgebäude Raum Nr. 1.34
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 6/15

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Promenade 27
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die nachfolgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

„§ 101a Informations- und Wartepflicht.

(1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglichen Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs bei dem betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (...).

§ 101b Unwirksamkeit.

(1) Ein Vertrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der Auftraggeber:

1. gegen § 101a GWB verstoßen hat (...)

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

§ 107 Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist dar zulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (...).

§ 114 Entscheidung der Vergabekammer

(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.

Ergänzender Hinweis: Die Rügefrist des § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB beträgt nach der Rechtsprechung im Regelfall nur wenige Tage. Jedenfalls eine mehr als 14 Tage nach Kenntnis des Vergaberechtsverstoßes erhobene Rüge ist sowohl nach der vergaberechtlichen Rechtsprechung als auch nach der Rechtsprechung zu § 121 Abs. 1 S. 1 BGB nicht mehr „unverzüglich“.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2015/S 092-165064 (2015-05-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-07-07)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Fax: +49 941943-2331 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-07-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-07-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 132-242847
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 92-165064
ABl. S-Ausgabe: 132

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-07-01 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Nödiker Str. 118
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@codia.de 📧
Internetadresse: www.codia.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2015/S 132-242847 (2015-07-07)

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