Einrichtung einer komplexen Systemlösung für Drucken, Scannen und Kopieren einschließlich Miete von ca. 100 Multifunktionsgeräten

Landkreis Görlitz, Hauptamt

Gegenstand der vorliegenden Bekanntmachung ist der Aufruf zu einem öffentlichen Teilnahmewettbewerb zur Bewerbung um einem Verhandlungsverfahren, durch welches der Auftraggeber folgende Leistungen als einheitliche Systemleistung vergeben will:
— Miete von ca. 100 Multifunktionsgeräten überwiegend aus der Leistungsklassen 2.2 im Hybridbereich mit Einrichtungen zur Nutzeridentifikation über Mifare-RFID,
— servergestützte Systemsoftware mit den Bestandteilen Druckmanagementsoftware, Flottenmanagementsoftware mit div. Schnittstellen, Scanmanagementsoftware zum Scan in div. Ablagesysteme des AG, insbesondere auch zum Scan in ein Dokumentenmanagementsystem des AG,
— Gerätewartung und Instandhaltung der MFG,
— Softwarewartung,
— Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems beim Auftraggeber.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-04-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Canon Business Center Dresden GmbH

Wer?

• Landkreis Görlitz, Hauptamt

Wie?

• Dokumentenerstellungssoftwarepaket › Scannersoftwarepaket
• Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopierer

Wo?

• Löbau-Zittau

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-03-23	Auftragsbekanntmachung
2015-12-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-03-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fotokopierer
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fotokopierer 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Görlitz, Hauptamt
Postanschrift: Postfach 300152
Postleitzahl: 02806
Postort: Görlitz
Kontakt
Internetadresse: http://www.kreis-goerlitz.de 🌏
E-Mail: gerald.wendler@kreis-gr.de 📧
Telefon: +49 35816631203 📞
Fax: +49 358166361203 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-03-23 📅
Einreichungsfrist: 2015-04-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-03-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 062-107739
ABl. S-Ausgabe: 62
Zusätzliche Informationen

Teilnahmeantrag sind die unter Abschnitt III genannten Erläuterungen, Erklärungen und Eignungsnachweise beizulegen. Der Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag mit der deutlichen Aufschrift: „Nicht öffnen – Teilnahmeantrag Systemösung mit Multifunktionsgerätenl“ an die unter Ziff. I.1) angegebene Kontaktadresse zu senden. Bei mehr als 5 Teilnahmeanträgen wird der Auftaggeber eine Auswahl der Teilnehmer an Hand einer Bewertungsmatrix aus den Eignungsangaben der Punkte III.2.1) bis III.2.3) vornehmen. Die Bewertungskriterien und deren Wichtung hierfür werden dem Bewerber mit der Übersendung des Formulares für die Eigenerklärung übergeben. (Abforderung der Formulare bei der unter Ziff. I.1) angegebene Kontaktadresse). Die ausgewählten Bieter werden gleichzeitig bis spätestens zum 4.5.2015 zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eine ersten Verhandlungsangebotes aufgefordert. Der Auftraggeber beabsichtigt im ersten Teilabschnitt des Verhandlungsverfahrens die Anzahl der Bieter auf max. 3 zu reduzieren. Fragen zur Vergabe werden ausschließlich in Textform per E-Mail (Adresse siehe Ziff. I.1)) bis längsten zum 17.4.2015 entgegengenommen und beantwortet. Inhaltliche Fragestellungen zum Leistungsgegenstand werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs nicht beantwortet. Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch. Die Leistung wird abweichend vom Gebot der losweisen Vergabe im Rahmen einer Gesamtvergabe ausgeschrieben. Grund dafür ist vor allem, dass eine einheitliche Scan-, Druck- und Flottenmanagementsoftware gewünscht wird, mit der alle Multifunktionsgeräte einheitlich überwacht und gesteuert werden können und die Notwendigkeit, die Multifunktionsgeräte in das vorhandene Systemmanagement und in die Strukturen zur Nutzeridentifikation einzubinden. Dies erfordert aufgrund der komplexen Logistik einen enormen Aufwand auf beiden Seiten. Der Bewerber kann für die Auftragsdurchführung (z. B. Gerätewartung …) Nachauftragnehmer einsetzen. Beabsichtigt er Nachauftragnehmer eizusetzen, sind diese mit dem Teilnahmeantrag zu benennen. Es ist für dieses Projekt nicht zulässig, das Kerngeschäft oder Teile davon, worunter der Auftraggeber die Implementierung des Gesamtsystems und die Installation der Software versteht, an Nachauftragnehmer zu vergeben.

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeantrag sind die unter Abschnitt III genannten Erläuterungen, Erklärungen und Eignungsnachweise beizulegen.

Der Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag mit der deutlichen Aufschrift:

„Nicht öffnen – Teilnahmeantrag Systemösung mit Multifunktionsgerätenl“ an die unter Ziff. I.1) angegebene Kontaktadresse zu senden.

Bei mehr als 5 Teilnahmeanträgen wird der Auftaggeber eine Auswahl der Teilnehmer an Hand einer Bewertungsmatrix aus den Eignungsangaben der Punkte III.2.1) bis III.2.3) vornehmen. Die Bewertungskriterien und deren Wichtung hierfür werden dem Bewerber mit der Übersendung des Formulares für die Eigenerklärung übergeben. (Abforderung der Formulare bei der unter Ziff. I.1) angegebene Kontaktadresse).

Die ausgewählten Bieter werden gleichzeitig bis spätestens zum 4.5.2015 zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eine ersten Verhandlungsangebotes aufgefordert.

Der Auftraggeber beabsichtigt im ersten Teilabschnitt des Verhandlungsverfahrens die Anzahl der Bieter auf max. 3 zu reduzieren.

Fragen zur Vergabe werden ausschließlich in Textform per E-Mail (Adresse siehe Ziff. I.1)) bis längsten zum 17.4.2015 entgegengenommen und beantwortet. Inhaltliche Fragestellungen zum Leistungsgegenstand werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs nicht beantwortet. Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch.

Die Leistung wird abweichend vom Gebot der losweisen Vergabe im Rahmen einer Gesamtvergabe ausgeschrieben. Grund dafür ist vor allem, dass eine einheitliche Scan-, Druck- und Flottenmanagementsoftware gewünscht wird, mit der alle Multifunktionsgeräte einheitlich überwacht und gesteuert werden können und die Notwendigkeit, die Multifunktionsgeräte in das vorhandene Systemmanagement und in die Strukturen zur Nutzeridentifikation einzubinden. Dies erfordert aufgrund der komplexen Logistik einen enormen Aufwand auf beiden Seiten.

Der Bewerber kann für die Auftragsdurchführung (z. B. Gerätewartung …) Nachauftragnehmer einsetzen. Beabsichtigt er Nachauftragnehmer eizusetzen, sind diese mit dem Teilnahmeantrag zu benennen. Es ist für dieses Projekt nicht zulässig, das Kerngeschäft oder Teile davon, worunter der Auftraggeber die Implementierung des Gesamtsystems und die Installation der Software versteht, an Nachauftragnehmer zu vergeben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Miete von ca. 100 Multifunktionsgeräten überwiegend aus der Leistungsklassen 2.2 im Hybridbereich mit Einrichtungen zur Nutzeridentifikation über Mifare-RFID,

— servergestützte Systemsoftware mit den Bestandteilen Druckmanagementsoftware, Flottenmanagementsoftware mit div. Schnittstellen, Scanmanagementsoftware zum Scan in div. Ablagesysteme des AG, insbesondere auch zum Scan in ein Dokumentenmanagementsystem des AG,

— Gerätewartung und Instandhaltung der MFG,

— Softwarewartung,

— Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems beim Auftraggeber.

Dauer: 60 Monate
Referenznummer: HA/GR/04/2015
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 02826 Görlitz.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Fälle nach VOL/A § 6 EG Abs. (4) Buchst. a bis g und über das Nichtvorliegen der Fälle nach VOL/A § 6 EG Abs. 6 Buchst. a bis d sowie Eigenerklärung über das Vorliegen von Einträgen in das Gewerbezentralregister (ausschließlich auf Formblatt der Vergabestelle, das Formblatt für diese Erklärung ist bei der Kontaktstelle unter I.1) anzufordern).

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:

— Für Sachschäden bis zu 500 000 EUR je Schadensereignis,

— Für Personenschäden bis zu 1 000 000 EUR je Schadensereignis.

Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug nicht älter als 6 Monate).

Von vorgesehenen Nachauftragnehmern sind gleiche Erklärungen und Nachweise mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Leistungsportfolio bezogen auf den Projektgegenstand kurz dar. Beschreiben Sie alle Nachunternehmer oder Unternehmen der Bewerbergemeinschaft. Stellen Sie in diesem Rahmen die besonderen Kompetenzen dar, die Ihre Eignung hinsichtlich Fachkunde und Leistungsfähigkeit zum vorliegenden Projekt unterstreichen. Für den Bereich des Hardwareservices an den Multifunktionsgeräten beschreiben Sie bitte die Organisationsstruktur dafür und benenen Sie die zum Auftraggeber nächstgelegenen Betriebsstellen.

Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 8 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

2. Bitte geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens (mind. 5 Mill. EUR) und den Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (mind. 2 Mill. EUR) getrennt für die Jahre 2012, 2013 und 2014 an. Hinsichtlich des auftragsbezogenen Jahresumsatz ist bei Bewerbergemenschaften oder bei Nachauftragnehmern deren auftragsbezogener Umsatz einzubeziehen.

Angaben die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss Ihrer Bewerbung führen.

3. Bitte geben Sie die Gesamtzahl der fest angestellten technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im IT-Bereich bezogen auf den Projektgegenstand getrennt für das Jahre 2013 und 2014 an. Stellen Sie darin gesondert die Zahl und Qualifikation der Mitarbeiter dar, welche im Bereich des Geräteservices der Multifunktionsgeräte tätig sind. (Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachauftragnehmern sind deren Mitarbeiter hierbei mit einzubeziehen aber erkennbar zuzuordnen.) Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Projekt anwenden werden.

4. Benennen Sie bitte einen Projektmanager und einen Stellvertreter. Zum Zweck des Nachweises der beruflichen Befähigung geben Sie das Qualifikationsprofil der Benannten an.( Hierzu zählen Ausbildungs- und Studienabschlüsse, Allgemeine Weiterbildungen sowie persönliche Referenzen)

Geben Sie zum Zweck des Nachweises der Erfahrungen 2 von diesen Personen geführte Reverenzprojekte an mit einer kurzen Beschreibung des Projektumfanges.

5. Bitte stellen Sie dar, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Ihrem Unternehmen implementiert wurden. Geben Sie vorhandene Nachweise über Zertifizierungen bzw. sonstige Nachweise geprüfter Qualitätssicherungssysteme an. Hiermit sind Hersteller-, Produkt und Qualitätsmanagementsysteme (DIN ISO9001 oder gleichwertig) gefragt. Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

Gleiche Nachweise im Punkt 5 sind von geplanten Nachauftragnehmern vorzulegen.

Mindeststandards:

Mind. 5 Mill. EUR Jahresumsatz des Unternehmens und mind. 2 Mill. EUR Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand pro Jahr in den Jahren 2012, 2013 und 2014 (Bei Benennung von Nachauftragnehmern oder bei Bewerbergemeinschaften wird der auf den Ausschreibungsgegenstand bezogene Jahresumsatz aus der Summe der auftragsgegenstandsbezogenen Teilumsätze der einbezogenen Partner gebildet.).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Stellen Sie drei Referenzprojekte bezogen auf den Projektgegenstand (Lieferung von Multifunktionsgeräten mit Benutzeridentifikation mit dazugehöriger Scan- Druckmanagement- bzw. Flottenmanagementsoftware) aus den letzten 5 Geschäftsjahren dar. Hierbei muss mindestens ein Projekt mit einem öffentlichen Auftraggeber realisiert worden sein. Die Projekte sollen eine mit dem ausgeschriebenen Projektgenstand vergleichbarere organisatorische und prozessualer Komplexität aufweisen. Folgende Angaben sollen in der Reverenz enthalten sein: Kurze Erläuterung des Projektumfanges mit Benennung des Leistungsumfanges von Nachauftragnehmern; Auftragsvolumen; Leistungszeitraum; technologisches Projektumfeld des Kunden; Ansprechpartner beim Kunden für Rückfragen; Vorgehensweise bei der Herstellung der Betriebsbereitschaft und Art der Unterstützung bei der Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft der Systeme soft-und hadwareseitig beim Kunden; Kooperation mit den IT-Verantwortlichen des Kunden.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Es ist keine besondere Rechtsform nötig. Voraussetzung ist eine gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Siehe Abschnitt VI.3) „Zusätzliche Angaben“.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Landkreis Görlitz, Hauptamt, VOL-Stelle
Gerald Wendler
Internetadresse: www.kreis-goerlitz.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: HA/GR/04/2015
Zusätzliche Informationen

Teilnahmeantrag sind die unter Abschnitt III genannten Erläuterungen, Erklärungen und Eignungsnachweise beizulegen.

Der Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag mit der deutlichen Aufschrift:

„Nicht öffnen – Teilnahmeantrag Systemösung mit Multifunktionsgerätenl“ an die unter Ziff. I.1) angegebene Kontaktadresse zu senden.

Bei mehr als 5 Teilnahmeanträgen wird der Auftaggeber eine Auswahl der Teilnehmer an Hand einer Bewertungsmatrix aus den Eignungsangaben der Punkte III.2.1) bis III.2.3) vornehmen. Die Bewertungskriterien und deren Wichtung hierfür werden dem Bewerber mit der Übersendung des Formulares für die Eigenerklärung übergeben. (Abforderung der Formulare bei der unter Ziff. I.1) angegebene Kontaktadresse).

Die ausgewählten Bieter werden gleichzeitig bis spätestens zum 4.5.2015 zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eine ersten Verhandlungsangebotes aufgefordert.

Der Auftraggeber beabsichtigt im ersten Teilabschnitt des Verhandlungsverfahrens die Anzahl der Bieter auf max. 3 zu reduzieren.

Fragen zur Vergabe werden ausschließlich in Textform per E-Mail (Adresse siehe Ziff. I.1)) bis längsten zum 17.4.2015 entgegengenommen und beantwortet. Inhaltliche Fragestellungen zum Leistungsgegenstand werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs nicht beantwortet. Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch.

Die Leistung wird abweichend vom Gebot der losweisen Vergabe im Rahmen einer Gesamtvergabe ausgeschrieben. Grund dafür ist vor allem, dass eine einheitliche Scan-, Druck- und Flottenmanagementsoftware gewünscht wird, mit der alle Multifunktionsgeräte einheitlich überwacht und gesteuert werden können und die Notwendigkeit, die Multifunktionsgeräte in das vorhandene Systemmanagement und in die Strukturen zur Nutzeridentifikation einzubinden. Dies erfordert aufgrund der komplexen Logistik einen enormen Aufwand auf beiden Seiten.

Der Bewerber kann für die Auftragsdurchführung (z. B. Gerätewartung …) Nachauftragnehmer einsetzen. Beabsichtigt er Nachauftragnehmer eizusetzen, sind diese mit dem Teilnahmeantrag zu benennen. Es ist für dieses Projekt nicht zulässig, das Kerngeschäft oder Teile davon, worunter der Auftraggeber die Implementierung des Gesamtsystems und die Installation der Software versteht, an Nachauftragnehmer zu vergeben.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04170
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +341 9771402 📞
Fax: +341 9771049 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsverfahren kann bei der in Ziff. VI.4.1) genannten Stelle schriftlich mit Begründung (Geltendmachung von Rechtsverletzung, Darlegung von aktuellen oder drohenden Schäden des Antragstellers) unter Angabe eines Empfangsbevollmächtigten im Inland vor der Zuschlagserteilung beantragt werden. Das Verfahren vor der Vergabekammer richtet sich nach den §§ 107 ff. GWB. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit wird ergänzend mitgeteilt: Der Antrag ist unzulässig, sofern:

— der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) gerügt hat.

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe eines Teilnahmeantrags gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind.

— der Auftraggeber gegenüber dem Bieter erklärt, einer Rüge abhelfen zu wollen und seit dieser Mitteilung mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Quelle: OJS 2015/S 062-107739 (2015-03-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-12-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 243-441296
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 062-107739
ABl. S-Ausgabe: 243

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Gesamtpreis (90)
2. Erfüllungsstand von Wunschkriterien/optionalen Bedingungen (10)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-09-10 📅
Name: Canon Business Center Dresden GmbH
Postanschrift: Enderstraße 97
Postort: Dresden
Postleitzahl: 01277
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2015/S 243-441296 (2015-12-11)

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