Entwicklung eines IT-Programmverwaltungssystems zur Bereitstellung von elektronischen Daten zur Erstellung von Zahlungsanträgen und zur Erfüllung von Berichtspflichten an die Europäische Kommission zum gesamten Operationellen Programm des Bundes für den Europäischen Sozialfonds (ESF) in Deutschland in der Förderperiode (FP) 2014-2020
1. Grundsätzliche Informationen
Das BMAS ist als Verwaltungsbehörde für die Umsetzung von Maßnahmen aus Mitteln der Europäischen Union verantwortlich. Das zur Unterstützung dieser Aufgabe und Umsetzung der neuen Anforderungen der ESF-Förderperiode 2014-2020 ausgeschriebene IT-System muss nicht nur die nationalen Anforderungen abdecken, sondern auch die Vorgaben seitens der Europäischen Kommission erfüllen.
Zentrale Funktionalitäten sind das Verwalten der Programme und Vorhaben, das finanzielle und materielle Monitoring/Controlling (z. B. EU-Zahlungsanträge, Finanzabfragen, Bedienung des komplexen Indikatoren Systems) sowie die kontinuierlichen und engmaschigen Berichterstattungen über die Umsetzung des ESF in Deutschland an die Europäische Kommission. Über ein integriertes und erweiterbares Berichts- und Auswertungssystem soll die ebenen- und adressatengerechte Auswertbarkeit der gesammelten und in der Datenbank gespeicherten Informationen gewährleistet werden. Zur Unterstützung dieser Aufgaben sind verschiedene Import- und Exportfunktionalitäten zu implementieren und Schnittstellen zu entwickeln.
Grundlage der Umsetzung des ESF auf Bundesebene ist das „Operationelle Programm des Bundes für den Europäischen Sozialfonds“ für den Zeitraum 2014-2020. Die Rahmenbedingungen sind in der Allgemeinen Verordnung für die Europäischen Struktur- und Investitionsfonds, in der ESF-Verordnung und in verschiedenen Durchführungsbestimmungen fixiert. Diese sind im aktuellen Ausschreibungsverfahren durchgängig zu berücksichtigen.
2. Zeitplan
Die für die Projektplanung des Auftragnehmers verbindlichen zeitlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen sind der nachfolgend dargestellten groben Meilensteinplanung zu entnehmen:
— Projektbeginn++++++++++++++++++++++++++++++++++++++Termin X+ 0,0 Monate
(Termin X liegt unmittelbar nach Zuschlagerteilung und stellt den Starttermin dar);
— BzA des Technischen Feinkonzepts+++++++++++++++++++++Termin X + 2,0 Monate;
Dieses Dokument wird im Rahmen des inkrementellen Vorgehens fortgeschrieben
— Technisches Feinkonzept freigegeben+++++++++++++++++++Termin X + 2,5 Monate;
— Beginn der Entwicklungsarbeiten+++++++++++++++++++++++Termin X + 2,5 Monate;
— Teststellung 1. Realisierungsstufe++++++++++++++++++++++Termin X + 4,5 Monate;
— Fachliche und technische Abnahme d. 1. Realisierungsstufe++ Termin X + 5,0 Monate;
— Inbetriebnahme der 1. Realisierungsstufe++++++++++++++++Termin X + 5,0 Monate.
Wichtiger Hinweis zur 1. Realisierungsstufe:
Mit der 1. Realisierungsstufe muss es möglich sein, Zahlungsanträge sowohl an das BMAS als ESF-Verwaltungsbehörde als auch an die Europäische Kommission zu stellen. Benötigter Mindestumfang:
~~1. SSL-gesicherter gleichzeitiger Zugang für alle Benutzer
~~2. Funktionierende Nutzerverwaltung
~~3. Benutzerschnittstelle zur manuellen Erfassung der Stammblattdaten inklusive der Teilnehmerdaten
~~4. Bereitstellung des Freigabeprozesses (Zahlungsantrag)
~~5. Bereitstellung der Reportgruppe Zahlungsantrag
— Teststellung 2. Realisierungsstufe++++++++++++++++++++++Termin X + 9,0 Monate
— Inbetriebnahme 2. Realisierungsstufe+++++++++++++++++++Termin X + 10 Monate
— Teststellung 3. Realisierungsstufe++++++++++++++++++++++Termin X + 16 Monate
— Inbetriebnahme 3. Realisierungsstufe+++++++++++++++++++Termin X + 17 Monate
3. Spezielle Informationen zum Auftragsgegenstand
3.1 (Funktionale Anforderungen)
— Verwaltung der Verwaltungsebenen
Die Darstellung und Administration von Verwaltungsebenen ist innerhalb der Systemverwaltung bereitzustellen.
— Verwaltungsbehörde (VB)
— Ressort (Mandant)
— Fachebene
— Programmumsetzende Stelle (PuS)
— Projektträger.
— Nutzerverwaltung
Innerhalb des IT-Systems ist eine stringente Nutzerverwaltung umzusetzen, die eine effiziente Verwaltung von Nutzern und damit verbunden auch Rollen und Rechten unterstützt. Die Zuweisung von Rechten muss dabei über die Zuordnung von Nutzern zu Rollen bzw. Rechtegruppen erfolgen.
— Pflichtfelder
Im IT-System müssen Pflichtfelder verwaltet und festgelegt werden können.
— Informationssystem
Über ein systeminternes Benachrichtigungssystem müssen Nutzer Informationen austauschen bzw. automatisch Benachrichtigungen erhalten, erzeugen und verschicken (wie z. B. Mitteilung von Zuordnungen zu Finanzabfragen, Festlegung von Stichtagen, Änderung von Ampelstatus und Freigaben, Aufforderung zur Pflege von Daten, Hinweise zu fehlerhaften Eingaben bzw. Importen) können. Dies muss sowohl innerhalb des IT-Systems in speziellen Benachrichtigungsbereichen (wie z. B. E-Postkasten, Informationslisten, Pop-ups usw.) sowie extern in Form von E-Mail Benachrichtigungen umgesetzt werden.
— Hilfesystem
Im gesamten IT-System sollen den Nutzern kontextabhängige Informationen und Bedienhilfen angeboten werden können. Dem Nutzer soll darüber effizient und zielführend die Möglichkeit gegeben werden, evtl. Problemstellungen zunächst selbstständig lösen zu können.
— Hinweissystem
Um Anwender frühzeitig bei der Erkennung von Eingabefehlern, ungewollten Veränderungen bzw. vorhandenen ungewöhnlichen Datenwerten von Vorhabendaten unterstützen zu können, muss ein Informationsbereich implementiert werden. Fehlerfälle müssen in diesem Bereich erfasst, visualisiert und mit entsprechenden Hinweisen zur Problemlösung versehen werden.
— Rollen und Rechteverwaltung
Das IT-System muss über ein Rollen- /Rechtekonzept und effiziente Möglichkeiten zu dessen Administration verfügen.
— Katalogverwaltung
Über Kataloge müssen die Auswahloptionen/Stammdaten für die verschiedenen im IT-System bereitzustellenden Auswahlfelder/Dropdown-Menüs (z. B. Zielgebiete oder Prioritätsachsen zur Kennzeichnung von Programmen und Vorhaben) zentral abgelegt werden können. Für jeden Katalog muss zur Ergänzung und Aktualisierung eine Eingabemöglichkeit für berechtige Anwender bereitgestellt werden.
— Systemeinstellungen
Über die Systemadministration muss eine Reihe von Parametern verwaltet werden können, die systemweit gelten. Diese Systemeinstellungen sind über eine Oberfläche für berechtigte Systemadministratoren bereitzustellen. Zu berücksichtigende Parameter sind z. B. die maximale Anzahl fehlerhafter Logins bis zur Sperre des Accounts oder die Anzahl angezeigter Listeneinträge in Suchergebnissen.
3.2 (Stammblattverfahren)
Das Stammblattverfahren stellt das Kernstück der Datenerhebung/Datenablage dar. Zahlungsantragsdaten, Projektträgerdaten, Teilnehmerdaten sowie die Output- und Ergebnisindikatoren auf der Projekt-/Vorhabenebene sollen darüber erhoben und ausgewertet werden können. Stammblätter müssen durch berechtigte Nutzer angepasst oder erweitert werden können. Die Eingabe der Daten in das Stammblatt hat browserbasiert über Masken oder über die Importfunktionen zu erfolgen.
3.3 (Prüfmodul)
— 3.3.1 Grundsätzliche Anforderung
Die Durchführung von Verwaltungskontrollen mit Hilfe der über die Dokumentenverwaltung abgelegten Dokumente (wie z. B. Abschlussschreiben, Prüfberichte oder Prüfchecklisten, Belege usw.)
— Prüfungen
Erfassung von Masken für Vorhabenprüfungen von Verwaltungsbehörde und Prüfbehörde sowie der nachgeordneten Stellen mit Daten zu Vor-Ort-Kontrollen (wie z. B. Prüfdatum, Prüfinstanz, Prüfsumme, Fehlersumme, Fehlerquote und Fehlerart).
Erfassung von Masken für Systemprüfungen der Prüfbehörde zur Datenpflege mit Eingabefeldern z. B. für Prüfzeitraum, geprüfte Behörden, geprüfte Programme und die Bewertungskategorie als Ergebnis der Prüfung.
Erfassung von Masken für externe Prüfungen zur Datenpflege mit Eingabefeldern z. B. für Prüfinstanz, Prüfebene, das Datum sowie das Thema in Form eines Freitexts
PDF-Dokumente mit Bezug zu den Prüfungen sollen innerhalb des IT-Systems gespeichert werden können.
— Auswertungen
Innerhalb des allgemeinen Bereiches „Auswertungen“ sollen Auswertungen von Dateninhalten sowohl über die Datenmaske im IT-System als auch als Report möglich sein. Die Datenmaske im IT-System sollte so gestaltet sein, dass ein Überblick über die in den verschiedenen Programmen stattgefundenen Prüfungen möglich ist.
— 3.3.2 Anforderung der Prüfbehörde
Um eine effiziente und anwenderfreundliche Nutzung des Prüfprozesses über das neue IT-System zu gewährleisten, sollen die folgenden Funktionen bereitgestellt werden:
— Zugriffsverwaltung
Die Zugriffe sind über Rollen auf den Bereich der Prüfbehörde sowie deren Inhalt und Funktionen auf die Mitarbeiter der Prüfbehörde und Prüfstellen zu beschränken.
— Unterstützung der Ziehung einer Stichprobe
— Erfassung der Stammdaten eines Vorhabens aus der Stichprobe
— Prüfplanung
— Prüfungsvorbereitung
— Berichterstattung und Prüffeststellungen
— Nachverfolgungsprüfung
— Jahresabschlussprüfung und Jahreskontrollbericht
3.4 Kernprozesse und -funktionen
Hier sind im Wesentlichen durch das IT-System zu unterstützende Geschäfts-Prozesse bzw. System-Module umzusetzen.
— Administration von Programmen und Vorhaben
— EU-Zahlungsantrag
— Finanzabfragen
— Ampelstatus Vorhaben
— Controlling und Monitoring
— Jahresabschluss
— Finanzkorrekturen: Herausnahmen/Wiedereinziehung/Zinsen und
— Mittelfluss
3.5 Historisierung und Versionierung
Die im IT-System vorhandenen Datensätze müssen zu bestimmten Stichtagen vollständig historisiert werden können. Das umfasst alle prozessbezogenen Inhalte von Vorhaben, die an einem Prozess teilgenommen haben und alle Daten eines abgeschlossenen Stichtages (wie z. B. Zahlungsantrag, Jahresbericht oder Finanzabfrage). Einsicht und Darstellung von historisierten Daten müssen über das IT-System auf Ebene von Einzeldatensätzen erfolgen können. Dabei soll die gesamte Änderungshistorie eines Datensatzes eingesehen werden können.
3.6 Kommunikationsbeziehungen und Schnittstellen
Zu berücksichtigen sind die Kommunikationsbeziehungen und Schnittstellen welche bezüglich der Verwendung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der datenschutzrechtlichen Standards abzubilden sind.
3.7 Fortgeschrittene elektronische Signatur
Es wird ein Lösungsvorschlag auf der Basis einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur mit Software-Zertifikat ohne Signaturkarten und Lesegeräte gewünscht. Es ist eine Lösung auf der Basis der EG-Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13.12.1999 über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen sowie den entsprechenden Bestimmungen des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung umzusetzen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-02-02.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-01-22.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-01-22
|
Auftragsbekanntmachung
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| 2015-01-23
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Ergänzende Angaben
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| 2015-04-29
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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