Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für den deutschen Meeresnaturschutz entsprechend den aktuellen Erfordernissen des BfN – Kurztitel AWZ-Projekt 8, Kommunikation
Leistungsbeschreibung:
1. Ausgangslage:
Das Bundesamt für Naturschutz (BfN) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB). Es ist die zuständige Naturschutzbehörde in der deutschen ausschließlichen Wirtschaftszone von Nord- und Ostsee (AWZ). Mit Wirkung zum 1.3.2010 wurden dem Amt zahlreiche neue Aufgaben im Vollzug des Naturschutzrechts, insbesondere in der AWZ übertragen. Über die Verwaltung und das Management von Schutzgebieten und die Beobachtung von Natur und Landschaft (Monitoring) hinaus, erstrecken sich diese vorrangig auf den gesetzlichen Biotopschutz und den Artenschutz in der gesamten AWZ. Das BfN erarbeitet zudem naturschutzfachliche Bewertungen von Eingriffen in die Natur und Landschaft der Meeresbereiche in der AWZ sowie fachliche Rahmenbedingungen für die ökologische Begleitforschung im Zuge von Plänen und Projekten, über deren Genehmigung andere Behörden zu entscheiden haben. Insbesondere aus der Fauna-Flora-Habitat-Richtlinie (FFH-RL), der Vogelschutzrichtlinie (VRL) und der Meeresstrategie-Rahmenrichtlinie (MSRL) der EU ergeben sich in diesem Zusammenhang zahlreiche Aufgaben und Verpflichtungen für das BfN. Weitere zentrale Meeresnaturschutzaufgaben des BfN bestehen in Forschungs- und Entwicklungsarbeiten für ein ökosystemgerechtes Fischereimanagement und der Erfüllung von Verpflichtungen im Rahmen internationaler, regionaler Übereinkommen (z. B. OSPAR, HELCOM).
2. Zielstellung:
Eine auch gesellschaftlich erfolgreiche behördliche Meeresnaturschutzarbeit des BfN basiert auf einer ständigen und kompetenten Kommunikation mit der Öffentlichkeit. Deshalb strebt das BfN weiterhin eine zielorientierte, zeitnahe und kontinuierliche Information der Bevölkerung an. Die öffentliche Präsenz der Themen des Meeresnaturschutzes soll mit Hilfe umfangreicher Kommunikationsmaßnahmen und unterschiedlicher Medien fortgeführt und gestärkt werden und dabei zugleich zu einer größeren Sensibilisierung der Gesellschaft für den Meeresnaturschutz beitragen.
Zielgruppen sind neben der interessierten Öffentlichkeit, ein breites Fachpublikum, betroffene Verbände sowie Entscheidungsträger in Wissenschaft und Forschung, Politik und Verwaltung, aber auch Schulen und Hochschulen.
Alle Kommunikationsmaßnahmen sollen insbesondere Entscheidungsträgern helfen, sachorientierte Entscheidungen zu treffen. Die zu erstellenden Medienprodukte müssen daher einerseits allgemeinverständlich sein, andererseits auch fachwissenschaftlichen Ansprüchen genügen. Dies kann durch ein entsprechendes Produktspektrum erreicht werden, das überwiegend über die Internetseiten des BfN bereit gestellt werden soll (
www.bfn.de).
Eine wichtige und inzwischen europaweit beachtete Informationsquelle zu deutschen und internationalen Themen des Meeresnaturschutzes ist die alle drei Jahre in den Räumen des OZEANEUMS in Stralsund stattfindende internationale englischsprachige Fachkonferenz „Progress in Marine Conservation in Europe“. Im Jahr 2015 wird sie zum vierten Mal vom BfN in Kooperation mit dem Deutschen Meeresmuseum durchgeführt werden.
3. Aufgabenspektrum:
Die bisherigen Konzepte und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit des BfN-FG II 5.2, insbesondere des „Cluster 8 Kommunikation“, sollen fortgeführt und erweitert werden.
Die im Projektverlauf erforderlichen Arbeiten sind in sieben Aufgabenpakete eingeteilt:
3.1 Projektmanagement:
In dieses Aufgabenfeld gehören folgende Leistungen/Produkte:
a) die Koordination des Gesamtprojektes und von Teilprojekten,
b) die Erstellung von Terminplänen für die anstehenden Kommunikationsmaßnahmen,
c) die Planung und Organisation einer termingerechten Produktion von Medienprodukten,
d) die Koordination aller Unterauftragnehmer des Projektes,
e) die Erstellung von Zwischenberichten zum Projektverlauf und des Endberichtes.
3.2 Rahmenleistungen (Bereich Unterstützung und Zuarbeit):
In dieses Aufgabenfeld gehören die ständige Verfügbarkeit für das BfN und Flexibilität des AN für folgende Leistungen:
a) die Zuarbeit für Anfragen aus der Öffentlichkeit,
b) die Unterstützung bei der Erstellung von Pressemitteilungen,
c) die Zusammenstellung von Hintergrundinformationen (z. B. für Termine der BfN-Präsidentin),
d) Vorbereitung und Begleitung von voraussichtlich ein bis zwei eintägigen Pressefahrten,
e) Einzelmaßnahmen für die PR-Arbeit,
f) der Ankauf und die Archivierung von Bildmaterial (Foto, Film, Graphik), die für das BfN sowohl für einzelne Medienprodukte als auch für die Arbeit des BfN (Vorträge, Präsentationen) von Bedeutung sind,
g) die Kooperationen mit anderen Einrichtungen und Organisationen, beispielsweise relevanten.
Forschungseinrichtungen, Verbänden und auch der Informationszentren im Hinblick auf öffentlichkeitsrelevante Themen und deren Präsentation (z.B. Einbindung von DVDs und Publikationen des BfN in den Lehrbetrieb bzw. in Ausstellungen und Öffentlichkeitsarbeit),
h) die Organisation von und Teilnahme an Veranstaltungen des BfN, wie beispielsweise Fachseminare,
i) Geeignete EDV-gestützte Verwaltung von Bildern und Videos für Arten und Lebensräume aus den Schutzgebieten der Nord- und Ostsee in entsprechend angelegten Verzeichnissen mit sich selbst erklärenden Namen.
3.3 Website und digitale Medien:
Die inhaltliche Betreuung des bestehenden Internetangebots „Meeresnaturschutz“ auf
www.bfn.de ist eine Kernaufgabe des Projektnehmers. In dieses Aufgabenfeld gehören folgende Leistungen:
a) die inhaltliche Betreuung des bestehenden Internetangebots „Meeresnaturschutz“ auf
www.bfn.de, also die ständige Aktualisierung – entsprechend den fachlichen Vorgaben des BfN,
b) die Kooperation mit der Website für Kinder des BfN
www.naturdetektive.de,
c) die Erstellung von Download-Dokumenten (barrierefrei) für
www.bfn.de, sofern diese nicht von den Bearbeitern direkt so abgeliefert werden,
d) die Unterstützung des BfN bei der Erstellung von Präsentationen, das Komprimieren und Aufbereiten von Bildern und Videos, das Erstellen von Grafiken für die Verwendung im Internet und ähnliches.
3.4 Filme – Filme und Kurzclips, vertont und/oder unvertont:
In diesem Aufgabenfeld sind entsprechend der fachlichen Erfordernisse und der Anforderungen aus den jeweiligen Fachthemen oder anstehenden Terminen verschiedene Filmtypen entsprechend aktueller Forschungsergebnisse zu entwickeln und zu produzieren, z. B.:
a) kurze Videoclips (1-2 Minuten) zum Fortschritt über Forschungsprojekte,
und
b) über bestimmte Arten oder Lebensräume,
c) hochaufgelöste, längere Filme bis zu etwa 15 Minuten zur Darstellung komplexerer Sachverhalte, u. a.
d) die Aktualisierung des hochaufgelösten HabitatMare-Films über die Natura 2000-Gebiete in der dt. AWZ.
3.5 Printmedien:
Die hier zu erstellenden Produkte werden anlassbezogen entwickelt und umgesetzt. Hierzu gehören:
a) Flyer, Broschüren (z. B. Aktualisierung und ein Nachdruck der aktuell bestehenden Broschüre „Aktiv für den Meeresnaturschutz) und z. B. auch Malvorlagen,
b) die Mitwirkung an wissenschaftlichen Publikationen,
c) die redaktionelle Bearbeitung von Themenbänden in Natur und Landschaft (NuL),
Naturschutz und Biologische Vielfalt (NaBiv) oder BfN-Skripten.
3.6 Ausstellung mit Elementen wie Rolldisplays, Infotafeln und interaktive Anwendungen:
Die hier möglichen Kommunikationsinstrumente sind gedacht für den Einsatz auf Tagungen und Konferenzen, aber auch im Rahmen der Öffentlichkeits-Beteiligung, beispielsweise im Zuge der Schutzgebietsverordnungen der Natura 2000-Gebiete in der AWZ und umfassen:
a) die Erstellung eines digitalen Ausstellungsmoduls (ein Konzept für eine interaktive, digitale Anwendung über die Natura 2000-Schutzgebiete in der AWZ von Nord- und Ostsee liegt vor und muss aktualisiert werden),
b) die Erstellung von neuen Rolldisplays und die Kopie bestehender (für den Verleih),
c) die Erstellung von Infotafeln bzw. Postern.
3.7 Internationale Fachkonferenz „Progress in marine Conservation in Europe“ vom 14.9.-18.9.2015.
Diese internationale Konferenz wird in Stralsund stattfinden und muss detailliert geplant und vorbereitet werden. Der organisatorische Vorlauf benötigt erfahrungsgemäß ca. ein Jahr (Vorarbeiten wie z. B. Erstellung eines Infoflyers und Posters sowie „First Announcement“ sind bereits erfolgt). Zu den verbleibenden Aufgaben gehören insbesondere die koordinierende Unterstützung des BfN bei der Planung und Vorbereitung sowie die komplette Organisation und Nachbereitung der Tagung entsprechend des detaillierten Leistungskatalogs (siehe Datei Nr-12 der Vergabeunterlagen).
An einem der Konferenztage wird es Angebote für mehrere halbtägige Exkursionen geben. Ferner sind unter Berücksichtigung der haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes ein Begrüßungsabend (Get Together) mit kleinen Erfrischungen sowie die Einladung aller TeilnehmerInnen zu einem geselligen Festabend mit Buffet vorgesehen.
Die Kosten für Tagungsräume, Infomappen, Werbematerial, und Tagungstechnik (inkl. Tagungsgetränke), das Catering (Get together und Festabend inkl. einer ggf. anfallenden Raummiete für diese Abendveranstaltungen), die Reisekosten der ReferentInnen und Vorsitzenden („Chairs“), Kosten in Zusammenhang mit den Exkursionen sowie Druck- und Versandkosten übernimmt das BfN. Alle anderen Sachkosten sind vom Auftragnehmer zu tragen und im Angebot einzukalkulieren.
4. Produktlieferungen:
Produktlieferungen sollen möglichst quartalsweise gemeinsam mit der Vorlage von Zwischenberichten erfolgen. Auch die Abrechnungen erfolgen quartalsweise. Produkte, die einen hohen Sachkostenanteil beinhalten, können sofort nach Fertigstellung vorgelegt und nach Abnahme durch das BfN abgerechnet werden.
Die Produkte sind fachlich und sprachlich einwandfrei in deutscher und wenn erforderlich auch in englischer Sprache zu liefern. Bei der Erstellung von digitalen Produkten für die Veröffentlichung ist die Barrierefreiheit nach BITV, besonders für PDF-Dateien, zu berücksichtigen und umzusetzen.
Als Grundlage für Word-Dateien steht hierfür eine BfN-Wordvorlage für barrierefreie Dokumente zur Verfügung, aus der dann barrierefreie PDF-Dateien erstellt werden können.
5. Sonstiges:
Aufgrund der dynamischen und zukünftigen, meist zum Entscheidungszeitpunkt nicht vorhersehbaren (politischen und fachlichen) Themenlagen können die erforderlichen Leistungen/Produkte nur in geringem Maße mittelfristig geplant werden. Daher ist eine hohe Flexibilität des Auftragnehmers erforderlich, sowohl im Hinblick auf zeitliche Verfügbarkeit als auch auf die Kreativität und Effektivität. Um dem AN dennoch eine verlässliche Personalplanung zu ermöglichen, wird das BfN Leistungen/Produkte, deren Umfang und Terminierung noch nicht bekannt sind, so frühzeitig wie möglich gemeinsam mit dem AN vorausplanen und dabei die beim AN zur Verfügung stehende Personalkapazität berücksichtigen.
Der Auftrag wird entsprechend des detaillierten Leistungskatalogs (siehe Datei Nr-12 der Vergabeunterlagen) in Aufgabenpakete mit eindeutig beschriebenen Leistungen/Produkten unterteilt sein, deren Umfang und Terminierung jedoch teilweise nicht feststehen. Die detaillierte Leistungskatalog enthält deshalb häufiger einen Passus, der sinngemäß lautet:
Umfang und Zeitpunkte für entsprechende Aufträge an den AN sind nicht vorhersehbar und können von Quartal zu Quartal variieren. Der AN verpflichtet sich mit der Abgabe eines Angebots, derartige Aufgaben auf Anfrage des BfN kurzfristig zu erledigen. Andere Leistungen sind in Umfang und Terminierung eindeutig vorausplanbar. Hierzu gehören das Aufgabenpaket 3.1 und der gesamte Aufgabenkomplex 3.7 (PMCE 2015).
Daher ist für die Vertragsabwicklung der Aufgabenpakete 3.1 und 3.7 (PMCE 2015) jeweils ein Festpreis vorgesehen. Für die Aufgabenpakete 3.2 bis 3.6 erfolgt die Vertragsabwicklung als Rahmenvereinbarung. Insgesamt dürfen die Kosten jedoch nicht die vertraglich festgelegte Obergrenze überschreiten.
Die Beauftragung des AN für die Aufgabenpakete 3.2 bis 3.6 durch die AG erfolgt in der Regel per E-Mail.
Bieter erklären sich bei der Abgabe des Angebotes mit dem Rahmenvertragscharakter der Punkte 3.2 bis 3.6 einverstanden.
Bei der Angabe von Stundensätzen ist zu berücksichtigen, dass damit alle anfallenden Personal-, Sach- und Gemeinkosten (zu den Sachkosten gehören auch die Reisekosten) abgedeckt sind.
Alle Preisangebote müssen in Brutto erfolgen. Der Mehrwertsteuersatz ist extra zu benennen.
Einige Leistungen/Produkte müssen sowohl in Deutsch als auch in Englisch abgeliefert werden, andere nur in Deutsch oder nur in Englisch. Beim Aufgabenkomplex 3.7 (PMCE 2015) werden überwiegend englisch sprachige Leistungen/Produkte abgeliefert werden müssen.
Bieter müssen sich darüber hinaus verpflichten, regelmäßig tageweise Termine beim BfN auf der Insel Vilm wahrzunehmen (ca. 2 Tage pro Quartal).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-02-23.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-01-12.
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2015-01-12
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Auftragsbekanntmachung
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