EProcurement Catalog as a Service

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer Katalog-Software, die über eine Hosting-Leistung zur Verfügung gestellt wird (Software as a Service), deren Anbindung an das Einkaufs-System der MPG sowie die Services zum Content Management (im Folgenden BPO-Service genannt).
Intention dieses Wettbewerbs ist es, die bestehende Kataloglösung und deren Funktionen zu ersetzen, um folgende wesentliche Ziele zu erreichen:
— schnelle und einfache Einstellprozesse (als BPO-Service und aber auch durch Lieferanten selbst mit Freigabe-Prozessen);
— Verbesserte Suche und Darstellung des Suchergebnisses durch Ranking-Funktionalitäten;
— Integrierte Auswertungsfunktionen zur Unterstützung der warengruppenverantwortlichen Mitarbeiter bei der Prüfung neuer Lieferantenkataloge;
— Outsourcing des Software Betriebs und der Pflegeprozesse.
Weiterhin werden die Leistungen für Schulungen und Support, sowie die Anbindung an das vorhandene MPG eigene SAP SRM System in den Wettbewerb gestellt.
Die Katalog-Software muss eine intuitiv bedienbare und plattformunabhängige Oberfläche (User Interface) basierend auf aktuellen Technologien bieten. Ferner werden durch die ausgeschriebenen Service Leistungen und die, in die Katalog-Software integrierten Auswertungsfunktionen, die Pflegeprozesse weniger fehleranfällig und dadurch vereinfacht, auch wird die Einstellung von kurzfristigen Aktionen ermöglicht.
Ebenfalls sind später im Angebot (jedoch noch nicht im Teilnahmeantrag) ein Migrationskonzept, ein Backup- und Recovery-Konzept und ein Konzept für die Überleitung bei Vertragsende einzureichen. Die Einführung des Systems ist für Juli 2016 geplant.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-12-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-10-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• jCatalog Software AG

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-10-21	Auftragsbekanntmachung
2016-07-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-10-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge oder Umfang:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: it-vergabe@gv.mpg.de 📧
Fax: +49 8921081367 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-10-21 📅
Einreichungsfrist: 2015-12-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-10-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 207-376146
ABl. S-Ausgabe: 207
Zusätzliche Informationen

Es wird ein Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach Vergabebekanntmachung gemäß § 3 Absatz 3 lit. b und c VOL/A EG durchgeführt. Die Leistung lässt ihrer Natur, der Art und des Umfangs nach oder wegen der damit verbundenen Risiken und Wagnisse keine vorherige Festlegung des Gesamtpreises zu. Die zu erbringende Dienstleistung ist dergestalt, dass vertragliche Spezifikationen nicht hinreichend genau festgelegt werden können und die Leistung nicht eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben ist, dass eine einwandfreie Preisermittlung zwecks Vereinbarung einer festen Vergütung möglich ist und der Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über Offene und Nicht Offene Verfahren vergeben werden kann.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Intention dieses Wettbewerbs ist es, die bestehende Kataloglösung und deren Funktionen zu ersetzen, um folgende wesentliche Ziele zu erreichen:

— schnelle und einfache Einstellprozesse (als BPO-Service und aber auch durch Lieferanten selbst mit Freigabe-Prozessen);

— Verbesserte Suche und Darstellung des Suchergebnisses durch Ranking-Funktionalitäten;

— Integrierte Auswertungsfunktionen zur Unterstützung der warengruppenverantwortlichen Mitarbeiter bei der Prüfung neuer Lieferantenkataloge;

— Outsourcing des Software Betriebs und der Pflegeprozesse.

Weiterhin werden die Leistungen für Schulungen und Support, sowie die Anbindung an das vorhandene MPG eigene SAP SRM System in den Wettbewerb gestellt.

Die Katalog-Software muss eine intuitiv bedienbare und plattformunabhängige Oberfläche (User Interface) basierend auf aktuellen Technologien bieten. Ferner werden durch die ausgeschriebenen Service Leistungen und die, in die Katalog-Software integrierten Auswertungsfunktionen, die Pflegeprozesse weniger fehleranfällig und dadurch vereinfacht, auch wird die Einstellung von kurzfristigen Aktionen ermöglicht.

Ebenfalls sind später im Angebot (jedoch noch nicht im Teilnahmeantrag) ein Migrationskonzept, ein Backup- und Recovery-Konzept und ein Konzept für die Überleitung bei Vertragsende einzureichen. Die Einführung des Systems ist für Juli 2016 geplant.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Menge oder Umfang:

Der Vertragsbeginn ist für den 1.7.2016 geplant. Die Laufzeit des Vertrages beträgt drei (3) Jahre (Basis-Vertragslaufzeit). Der Vertrag enthält eine Option für den Auftraggeber zur zweimaligen Verlängerung um je zwölf (12) Monate. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt daher max. 60 Monate.

Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens drei (3) Monate vor dem jeweils geplanten Vertragsende schriftlich mit, ob er von der Verlängerungsoption Gebrauch macht.

Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag enthält eine Option für den Auftraggeber zur zweimaligen Verlängerung um je zwölf (12) Monate.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Dauer: 60 Monate
Referenznummer: 8407 0804 0342
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W., Generalverwaltung, Hofgartenstr. 8, 80539 München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf den Eignungskatalog.

Folgende Angaben, Bescheinigungen, Beschreibungen, Erklärungen oder Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (d. h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bewerber beruft sowie von jedem Mitglied einer BG) mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:

Unternehmensdarstellung (A-04)

Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur (Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsjahr, Niederlassungen), einschließlich der personellen Kapazitäten, ca. zwei DIN A4 Seiten.

Bitte verwenden Sie hierzu Anlage 4.

Erklärung zum Berufs- und Handelsregister (A-05)

Erklärung zur Eintragung in das Berufsregister/Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der EU-Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bewerber ansässig ist, oder Erklärung zum Gewerbebetrieb, sofern der Bewerber nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Bitte verwenden Sie hierzu Anlage 5.

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (A-06)

Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 6 EG VOL/A (siehe Formblatt Erklärung zu § 6 EG VOL/A, Anlage 6). Der Auftraggeber behält sich vor, ab einer Auftragssumme von mehr als 30.000 Euro für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Bestätigung der vorgenannten Erklärung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anzufordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf den Eignungskatalog.Folgende Angaben, Bescheinigungen, Beschreibungen, Erklärungen oder Nachweise sind von jedem Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:

Mindeststandards:

Betriebshaftpflichtversicherung (A-07)

Erklärung des Bewerbers, dass er über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügt mit Angabe und Nachweis der Versicherungssummen bzw. eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen vier (4) Wochen nach Vertragsschluss abschließt und diese über die gesamte Laufzeit des Vertrages unterhält (siehe Formblatt Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung, Anlage 7).

Die Versicherungssumme für Personen- und Sachschäden muss dabei mindestens zwei Mio. (2 000 000) EUR (2-fach maximiert) sowie für Vermögensschäden mindestens einhunderttausend (100 000) EUR (2-fach maximiert) betragen (siehe Formblatt Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung, Anlage 7).

Berufsgenossenschaft (A-08)

Erklärung über die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat (siehe Formblatt Erklärung zur Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft in Anlage 8.

Umsatzdarstellung (A-09)

Angabe jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (siehe Formblatt Umsatzdarstellung in Anlage 9)

i. des Gesamtumsatzes des Unternehmens;

ii. des Umsatzes bezogen auf die besondere Leistungsart, die Gegenstand dieser Vergabe ist gemäß § 7 EG Abs. 2 lit. d) VOL/A (leistungsartbezogener Umsatz);

Achtung:

Bewerbergemeinschaften (BG) haben die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung, Berufsgenossenschaft sowie die Umsatzangaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen.

Soweit sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung (zumindest teilweise) auf die Fähigkeiten von anderen Unternehmen berufen will, haben der Bewerber und das/die andere(n) Unternehmen die Umsatzangaben getrennt zu nennen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf den Eignungskatalog.

Folgende Angaben, Bescheinigungen, Beschreibungen, Erklärungen oder Nachweise sind von jedem Bewerber mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:

Mindeststandards:

Anzahl der Mitarbeiter insgesamt (A-10)

Hier ist anzugeben, wie viele Mitarbeiter (in Vollzeitäquivalenten, VZÄ) der Bewerber in seinem Unternehmen in den letzten drei Jahren insgesamt beschäftigt hat. (vgl. Anlage 10).

Insbesondere ist herauszustellen wie viele Mitarbeiter innerhalb der Support-Struktur und zur Erbringung der abrufbaren Service, also Mitarbeiter die über ein detailliertes Fachwissen über die Software und den Prozessen verfügen, eingesetzt werden.

Erklärung zur Verfügbarkeit der Software (A-11)

Als Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit muss der Bewerber eine Eigenerklärung abgeben, in der er bestätigt, dass der Bewerber selbst Hersteller der entsprechenden Katalog-Software ist oder den Nachweis vorlegen, dass der Bewerber vom Hersteller der Branchensoftware zum Vertrieb der hier angebotenen Katalog-Software autorisiert ist (siehe Anlage 11).

Technische Schnittstellen bei Anbindung an ein SAP-System (A-12)

Folgende technische Schnittstellen muss der Bewerber als Nachweis seiner Eignung zwingend erfüllen (Anmerkung: Eine Zertifizierung der Schnittstellen ist kein Eignungskriterium):

Schnittstelle OCI:

Für den Datenaustausch zwischen dem SAP SRM System und der Katalog-Software muss die Katalog-Software – zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages- die Schnittstellentechnologie Open Catalog Interface (OCI) unterstützen und produktiv bei mindestens einem Kunden umgesetzt haben.

Eine Beschreibung der OCI-Schnittstelle kann im Help Portal der SAP AG abgerufen werden. Eine vollständige Dokumentation der Schnittstellentechnologie kann beispielsweise über den folgenden Link aufgerufen werden: https://websmp202.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000207252013E/OCI_50_EN20130228.pdf

Weiterführende Informationen können der Anlage 20 und 21 entnommen werden.

Insbesondere folgende Funktionalitäten müssen im Rahmen der Sicherstellung einer vorhandenen OCI-Schnittstelle vorhanden, implementiert und produktiv sein:

— Aufruf des Kataloges aus einem SAP SRM Systems;

— Rücksprung aus dem Katalog und Übertragung der Artikeldaten an ein SAP SRM System.

Schnittstelle BMECat:

Für den Austausch von Katalogdaten vom Lieferanten in das Katalog-System muss die Katalog-Software – zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags – eine Importschnittstelle für das standardisierte Katalogaustauschformat BMECat unterstützen und produktiv bei mindestens einem Kunden umgesetzt haben.

— Weiterführende Informationen zu BMECat können auf der folgenden Internetseite des BME Verband entnommen werden: http://www.bme.de/initiativen/bmecat/

Der Nachweis, dass Ihre Lösung die geforderten Schnittstellentechnologien unterstützt und auch produktiv im Einsatz ist, ist in Form einer kurzen Erläuterung zu erbringen (auf ca. 2 bis 3 DIN A4 Seiten, ggf. unter Zuhilfenahme von Illustrationen). Bitte verwenden Sie hierzu die beigefügte Anlage 12.

Technische Infrastruktur (A-13)

Für den zukünftigen Einsatz der Katalog-Software unter Berücksichtigung der zu verarbeitenden und speichernden Daten unterliegen der Aufbau der Software und die Integration in die bestehende Infrastruktur strikten sicherheitstechnischen Auflagen. Um diesen Auflagen gerecht zu werden, sind nachfolgende wesentliche Eigenschaften zu erfüllen.

Der Bewerber hat in Anlage 13 zu bestätigen, dass seine Katalog-Software alle angegebenen Funktionen bzgl. technischer Infrastruktur erfüllt (A-Kriterium). Die Punkte 1-10 sind allgemeiner Natur und in jedem Fall zu erfüllen, die einen umfangreichen Teil der Software auf dem Client betreibt.

Lfd. Nr. Anforderung (Stichwort) Beschreibung der Funktion/ Ausprägung

1 Die Software muss sicherstellen, dass Daten mit Personenbezug (Bewegungsdaten und auch Logfiles) in einer nichtlesbaren Form gespeichert werden.

2 Die Software muss sicherstellen, dass keine der benötigten Software-Komponenten (auch Komponenten von Drittherstellern) Lizenzprüfungen/Registrierung über das Internet durchführt.

3 Die Software muss sicherstellen, dass keine der benötigten Software-Komponenten (auch Komponenten von Drittherstellern) automatische Updates über das Internet bezieht.

4 Der Anbieter muss sicherstellen, dass die Software beim zwingenden Einsatz von Komponenten von Drittherstellern jeweils eine aktuelle gewartete Version unterstützt (z. B. Zusatztools und Komponenten wie Flash und Java).

5 Die Aktivierung/Lizenzierung der Software-Komponenten muss frei von der Verknüpfung mit Hardware-Bauteilen (z. B. ID der CPU, MAC-Adresse des Netzwerkadapters, …) sein.

6 Im Lieferumfang enthaltene Software von Drittherstellern darf nicht automatisch mitinstalliert werden.

7 Der Versand von Artikeldaten an den Hersteller (Talk-Back-Funktion) muss vollständig unterbunden werden, auch für benötigte Komponenten von Drittherstellern.

8 Der Aufruf des Kataloges, die Navigation innerhalb des Kataloges und die Übertragung der OCI Daten an das SAP SRM System erfolgt durchgehend verschlüsselt über https.

9 Der Bewerber stellt die Einhaltung der Auflagen gemäß 11 Bundesdatenschutzgesetz hinsichtlich Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe- und Eingabekontrolle sicher.

10 Sämtliche vertragsgegenständliche Daten dürfen im Rahmen dieser Vereinbarung nur in Staaten, die Mitglied der Europäischen Union oder ein Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum sind, verarbeitet und gespeichert werden. Eine Übertragung oder Verbringung von Daten in andere Drittstaaten ist nicht gestattet.

Der Bewerber sichert zu, die vertragsgegenständlichen Daten vor einem Zugriff staatlicher Stellen außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums zu schützen.

Fachliche Eignung der Katalog-Software (A-14)

Der Bewerber hat in Anlage 14 zu bestätigen, dass seine Katalog-Software alle angegebenen Funktionen bzgl. der fachlichen Eignung erfüllt (A-Kriterium).

1 Die Katalog-Software unterstützt Artikeldaten aus unterschiedlichen Warengruppen parallel.

2 Der Bieter hat bei mindestens drei Kunden einen Katalog aus der e-Class-Warengruppe 32 (Chemikalien, Labormaterial sowie dazugehörige Unterkategorien) im produktiven Einsatz.

3 Die Katalog-Software bietet im Bereich des Content Management Auswertungs- und Vergleichsfunktionalitäten zur Prüfung alter und neuer Kataloge an.

Die Auswertungslösung bietet flexible Auswertungswege, mindestens jedoch folgende:

— Auswertung über die neu hinzugekommenen Artikel;

— Auswertung über gelöschte Artikel;

— Preisabweichung real und relativ;

— Gegenüberstellung alter und neuer Artikelinformationen (Bsp.: Nettopreis, Listenpreis, Preisstaffeln, Verpackungsmenge, Rabattsatz, etc.);

— Vergleich des angegebenen Rabattsatzes mit dem errechneten realen Rabatt aus Listenpreis und Preis.

4 Das Berechtigungskonzept der Branchensoftware muss,

— rollenspezifisch,

— funktionsspezifisch,

— projektspezifisch, und

— datenspezifisch (z. B. eine Einschränkung auf Stammdaten und Artikeldaten, etc.)

Berechtigungen vergeben.

5 Das Content Management (Pflege von Katalog- und Stammdaten) wird als abrufbare Leistung (Service) vom Bieter durchgeführt

6 Die Oberfläche der Katalogsoftware unterstützt mindestens die Sprachen deutsch und englisch.

7 Der Katalog bietet eine Recherchefunktionalität an. In dieser der Katalog direkt per URL statt über das SAP SRM System aufgerufen wird. Ein im Intranet der MPG abgelegter Link führt direkt in das Katalog-System und zur Recherchefunktionalität. Den Link hat der Anbieter bereitzustellen. Das Ablegen im MPG Intranet führt die MPG durch.

Referenzen (B-15)

Hier ist von jedem Bewerber mindestens eine (1) Referenz anzugeben, die nicht älter als drei (3) Jahre sein darf (laufend oder abgeschlossen) und mit der hier ausgeschriebenen Leistung (siehe unten genannte Punkte) vergleichbar ist. Laufende Projekte müssen spätestens am 01. Juni 2014 begonnen worden sein.

Die ausführliche Darstellung von Referenzen, hat auf jeweils ca. fünf (5) DIN A4-Seiten gemäß der Vorlage von Anlage 15 zu erfolgen.

Je Referenz werden Ausführungen zu nachfolgenden Punkten erwartet:

1. Einführung der Katlog-Software für die Beschaffung mit SAP SRM.

2. Erfahrung bei der Übernahme von Dienstleistungen im Bereich Content Pflege (Katalogdatenpflege, BPO-Services)

3. Erfahrung bei der Anbindung Ihrer Katalog-Software an ein SAP SRM System in der Version 7.0 oder höher

4. Artikelvolumen, Zahl der Anwender; (wie viele von diesen arbeiten im Durchschnitt gleichzeitig im System?), jahresdurchschnittliche Anzahl an Service Erbringungsleistungen im Bereich Content Management

5. Wie hoch war das jeweilige Projektvolumen in Euro? Wie hoch war davon der Anteil für das Customizing in Euro? Wie viele Monate lagen zwischen Projektstart und Go Live?

Hierfür sind zwingend die Vorgaben des beigefügten Musters für Unternehmensreferenz (Anlage 15) einzuhalten und die geforderten Referenzangaben zu machen.

Profil Service Manager (A-16)

Der Bewerber hat für die Leistungserbringung einen fachkundigen und qualifizierten Service Manager einzusetzen. Im Rahmen der Eignung ist eine Erklärung abzugeben, dass im Unternehmen des Bewerbers mindestens drei VZÄ mit dem nachfolgend beschriebenen Qualifikationsprofil vorhanden sind und später für eine eventuelle Auftragserfüllung aus diesem Verfügungsbestand eine VZÄ eingesetzt wird.

Als Service Manager wird folgendes Qualifikationsprofil benötigt:

— Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in leitender Funktion;

— Einschlägiges Spezialwissen in Bezug auf die Software und die dahinterstehenden Prozesse;

— Nachgewiesene Erfahrung als Service Manager bei mindestens zwei Kunden (davon mindestens ein Kunde inhaltlich mit dem hier in Rede stehenden Anforderungen vergleichbar);

— Nachgewiesene Erfahrung als Projektleiter in Implementierungsprojekten die inhaltlich mit dem hier in Rede stehenden Anforderungen vergleichbar sind;

— Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen in deutscher Sprache.

Zum Nachweis der Fachkunde hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die entsprechende Erklärung abzugeben, bitte Anlage 16 verwenden.

Portfolio verfügbarer Fachkräfte (B-17)

Der Bewerber hat für die Leistungserbringung nur fachkundige und qualifizierte Fachkräfte einzusetzen.

Im Portfolio der verfügbaren Fachkräfte sind folgende fachliche Schwerpunkte abzudecken:

1. Implementierung;

2. Support;

3. Migration;

4. Weiterentwicklungen/Software-Anpassung;

5. Expertise Bereich Katalog Management Systeme;

6. Content Management und Erbringung von abrufbaren Services;

7. Service Management.

Zum Nachweis der Fachkunde der vom Bewerber für die Leistungserbringung verfügbaren Fachkräfte hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag Folgendes vorzulegen:

Portfolio verfügbarer Fachkräfte (Anlage 17 ist zu verwenden)

Angabe,

— für jeden der oben aufgeführten fachlichen Schwerpunkte,

— wie viele Fachkräfte der Bewerber je Schwerpunkt zur Verfügung hat; dabei kann eine Fachkraft (anteilig) auch mehreren Bereichen zugeordnet werden,

— die seit mehr als 2 Jahren mit dieser Katalog-Software (oder Vorgängertool) beschäftigt waren,

— in VZÄ.

Erklärung zur Erfahrung mit der Regelung von Barrierefreiheit nach BITV 2.0 (A-18)

Der Bewerber hat einen Nachweis über Erfahrungen und Kenntnisse gemäß der Verordnung über Barrierefreie Informationstechnik (BITV 2.0) zu erstellen.

Die Katalog-Software, weitere mittels Informationstechnik realisierte grafische Programmoberflächen und Internetauftritte und –angebote die im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen und im Leistungszeitraum dem Auftragnehmer zugänglich sind, müssen die Kriterien der Verordnung über Barrierefreie Informationstechnik (BITV 2.0) erfüllen. Darüber hat der Bewerber eine Erklärung gemäß Anlage 18 (A-18) auszufüllen.

Hierbei reicht eine formlose Erklärung über die in der Verordnung genannten Kriterien zunächst aus.

Lizenzmodell (A-19)

Die MPG hat ca. 6 000 aufrufberechtige Benutzerkonten im SAP SRM. Darüber hinaus muss der Katalog als Recherche Katalog verwendet werden. Die Anzahl der Mitarbeiter, welche den Katalog nur zu Recherchezwecken nutzen ist unbekannt. Praktisch sind alle MPG Mitarbeiter dafür berechtigt (s. www.mpg.de). Aus diesem Grunde muss der Bewerber später im Angebotsverfahren ein möglichst einfaches Lizenzmodell (Pauschalpreis), welches unabhängig von der Anzahl der auf den Katalog zugreifenden Benutzer und transaktionsunabhängig ist, anbieten. Deshalb wird eine Erklärung gefordert, dieses Pauschalmodell anbieten zu können.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf den Eignungskatalog.

Bewerber-/Bietergemeinschaften (A-01)

Bewerber-/Bietergemeinschaften (nachfolgend: „BG“) sind zugelassen. Der Bewerber hat zu erklären, ob er seinen Teilnahmeantrag und damit nachfolgend auch sein Angebot in Form einer BG oder als Einzelbewerber/-bieter abgibt (siehe Formblatt Erklärungen zur Bewerber-/Bietergemeinschaft in Anlage 1). (A-01)

Eine BG hat mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung abzugeben, die beinhaltet,

— dass im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird,

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bezeichnet ist nachfolgend: „geschäftsführendes Mitglied“),

— dass das geschäftsführende Mitglied alle Mitglieder der BG und späteren Arbeitsgemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

— dass das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, Zahlungen des Auftraggebers für jedes Mitglied der BG und späteren Arbeitsgemeinschaft mit befreiender Wirkung anzunehmen, und

— dass alle Mitglieder der späteren Arbeitsgemeinschaft für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner haften. (siehe Formblatt Erklärungen zur Bewerber-/Bietergemeinschaft, Anlage 1). (A-01)

Eine BG hat die nachfolgend unter Kapitel 3.1 (entsprechend Abschnitt III.2.1) der EU-Bekanntmachung) geforderten Eignungsnachweise (Zuverlässigkeit) von jedem einzelnen Mitglied der BG mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes vorgesehen ist.

Hinsichtlich der Beurteilung der unter Kapitel 3.2 und 3.3 (entsprechend Abschnitt III.2.2) und III.2.3) der EU-Bekanntmachung) geforderten Eignungsnachweise (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische Leistungsfähigkeit/Fachkunde) kommt es auf die der BG insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an, sofern Kapitel 3.2 und 3.3 nicht etwas Abweichendes bestimmt ist. Die Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen Leistungsfähigkeit/Fachkunde erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Die mehrfache Teilnahme eines Unternehmens als Einzelbewerber und/oder als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft ist unzulässig und führt zum Ausschluss aller dergestalt beteiligten Bewerber.

Im Teilnahmeantrag ist in einer detaillierten Übersicht (im Formblatt Erklärungen zur Bewerber-/Bietergemeinschaft, Anlage 1) darzustellen, welches Mitglied der BG voraussichtlich im Einzelnen für die Erbringung welcher Lieferungen und ergänzenden Leistungen verantwortlich sein wird.

Einsatz anderer Unternehmen (A-02; A-03)

Eignungsleihe:

Ein Bewerber, eine BG oder ein Mitglied einer BG kann sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Nachunternehmer, Sub-Subunternehmer, konzernverbundene Unternehmen etc.) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe), § 7 EG Abs. 9 VOL/A.

In diesem Fall hat der Bewerber diese anderen Unternehmen (Dritte) in seinem Teilnahmeantrag zu benennen und die unter Abschnitt III.2.2) und III.2.3) der EU-Bekanntmachung bezeichneten Unterlagen für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde beruft. Außerdem hat der Bewerber die unter Abschnitt III.2.1) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen jeweils auch von diesen Dritten im Teilnahmeantrag beizubringen. Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen i.S.v. § 7 EG Abs. 9 Satz 1 VOL/A nach der Rechtsprechung nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist (vgl. OLG München, Beschluss vom 15.3.2012, Verg 2/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 30.6.2010, VII-Verg 13/10).

Es wird außerdem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Auftragnehmer verpflichtet ist, diejenigen anderen Unternehmen, auf deren Fähigkeiten er sich zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit bzw. Fachkunde nach § 7 EG Abs. 9 Satz 1 VOL/A berufen hat, bei der Auftragsausführung einzusetzen.

Ferner ist in diesem Fall mit dem Teilnahmeantrag der Nachweis zu erbringen, dass die erforderlichen Mittel des anderen Unternehmens für die Durchführung der jeweiligen Teilleistung(en) zur Verfügung stehen, durch Vorlage einer entsprechenden Verpflichtungserklärung, § 7 EG Abs. 9, S. 2 VOL/A (siehe Formblatt Verpflichtungserklärungen für andere Unternehmen, Anlage 3). (A-03)

Hinsichtlich der Beurteilung der unter Kapitel 3.2 und 3.3 (entsprechend Abschnitt III.2.2 und III.2.3 der EU-Bekanntmachung) geforderten Eignungsnachweise (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische Leistungsfähigkeit/ Fachkunde) kommt es auf die dem Bewerber und den/m anderen Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit sowie der technischen Leistungsfähigkeit/ Fachkunde erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Nachunternehmer:

Sofern ein Bewerber die Vergabe von Teilleistungen an ein anderes Unternehmen beabsichtigt, ohne sich auf dessen Eignung zu berufen, behält der Auftraggeber sich ausdrücklich vor, von dem Bieter, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll, die entsprechenden in Kapitel 3.1. (Abschnitt III.2.1) der EU-Bekanntmachung) geforderten Verpflichtungserklärungen dieser anderen Unternehmen nach Angebotsabgabe, jedoch vor Zuschlagserteilung, nachzufordern.

Der Bewerber hat in seinem Teilnahmeantrag zu erklären, ob die Vergabe von Teilleistungen an ein anderes Unternehmen beabsichtigt ist und um welche Teilleistung(en) es sich voraussichtlich handeln wird (siehe Formblatt Angaben/ Verzeichnis über Teilleistungen anderer Unternehmen, Anlage 2) (A-02).

Bis zur Vergabeentscheidung sind Erklärungen der nicht eignungsrelevanten Unterauftragnehmer einzureichen, aus denen hervorgeht, dass der Bewerber/ Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sämtliche für die Auftragsdurchführung erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer zugreifen kann.

Sonstige besondere Bedingungen:

Der Auftraggeber beabsichtigt, die nach Abschnitt IV.1.2) der EU-Bekanntmachung max. 5 ausgewählten Bewerber bis zum 15.12.2015 auf Basis eines Eckpunktepapiers zur Abgabe eines ersten Angebotes aufzufordern sowie die übrigen Bewerber über ihr Ausscheiden aus dem Vergabeverfahren zu informieren.

Nach Abgabe dieses oben angesprochenen ersten Angebots, dessen Präsentation in einem Verhandlungstermin und einer ggf. daraufhin erfolgenden Überarbeitung, behält sich der Auftraggeber vor, die Anzahl der Bieter zu reduzieren. Im Anschluss erfolgt eine Aufforderung zu einer Teststellung.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Sollten mehr als fünf (5) geeignete Bewerber ermittelt werden, so werden jeweils fünf (5) Bewerber mit der höchsten Punktsumme bei den Beurteilungskriterien ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Hierzu wird eine Rangfolge der Bewerber nach den erreichten Punkten gebildet. Bei Punktgleichheit auf einem oder mehreren der Plätze 1 bis 5 werden die Bewerber auf den Plätzen 1 bis 5 zur Angebotsabgabe aufgefordert, auch wenn die geplante Zahl von fünf (5) geeigneten Bewerbern dadurch überschritten sein sollte. Geben weniger als fünf (5) geeignete Wirtschaftsteilnehmer einen Teilnahmeantrag ab, so können insoweit auch weniger Unternehmen zur ersten Angebotsabgabe aufgefordert werden.Es werden bei der Beurteilung je (B)-Kriterium jeweils Punkte vergeben und zur Gesamtwertung addiert (einfache Summe).

Zur Beschränkung der Zahl der Unternehmen, die zur ersten Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt die Bewertung wie folgt: Referenzen – max. erreichbare Punkte: 20 Portfolio verfügbarer Fachkräfte – max. erreichbare Punkte: 7. Im Folgenden wird das Vorgehen zur Bewertung im Rahmen der Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, beschrieben: Referenzen: Die Projektreferenzen werden insgesamt mit 1 bis 5 Punkten beurteilt. Die Nichterfüllung der genannten Kriterien wird mit null (0) bzw. mit (1) Punkt bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit fünf (5) Punkten (auch wenn ein Bewerber mehr als eine (1) Referenz einreicht). Diese werden mit dem Faktor 4 gewichtet, es können somit max. 20 Punkte erreicht werden.Dabei werden die Projektreferenzen insgesamt nach folgender Bewertungsstruktur beurteilt:

— 0 bis 1 Punkte: Unzureichende und insgesamt nicht nachvollziehbare Darstellung;

— 2 Punkte: Mangelhafte Darstellung, in der auf wichtige Punkte nicht oder nur teilweise eingegangen wird;

— 3 Punkte: Insgesamt befriedigende Darstellung, die im Wesentlichen an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht;

— 4 Punkte: leicht überdurchschnittliche Darstellung, die im Wesentlichen an die Erwartungen des Auftraggebers entspricht;

— 5 Punkte: Insgesamt hervorragende Darstellung, die den Erwartungen des Auftraggebers voll entspricht.

Die Projektreferenzen der verschiedenen Bewerber werden vergleichend beurteilt. Das Portfolio verfügbarer Fachkräfte wird im Gesamten hinsichtlich Eignung bewertet.Jeder der unten aufgeführten fachlichen Schwerpunkte 1. Implementierung 2. Support (mind. 2 VZÄ) 3. Migration4. Weiterentwicklungen/Software-Anpassung 5. Expertise Bereich Katalog Management Systeme 6. Content Management und Erbringung von abrufbaren Services 7. Service Managementmit ≥ 2 VZÄ wird mit einem (1) Punkt bewertet. Das heißt maximal sind insgesamt bei diesem Kriterium sieben (7) Punkte erreichbar.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2015-12-15 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Sanver

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 8407 0804 0342
Zusätzliche Informationen

Es wird ein Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach Vergabebekanntmachung gemäß § 3 Absatz 3 lit. b und c VOL/A EG durchgeführt.

Die Leistung lässt ihrer Natur, der Art und des Umfangs nach oder wegen der damit verbundenen Risiken und Wagnisse keine vorherige Festlegung des Gesamtpreises zu. Die zu erbringende Dienstleistung ist dergestalt, dass vertragliche Spezifikationen nicht hinreichend genau festgelegt werden können und die Leistung nicht eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben ist, dass eine einwandfreie Preisermittlung zwecks Vereinbarung einer festen Vergütung möglich ist und der Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über Offene und Nicht Offene Verfahren vergeben werden kann.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tagen nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 101a GWB).

Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).

Quelle: OJS 2015/S 207-376146 (2015-10-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-07-05)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Fax: +49 8921081384 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-07-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-07-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 130-233990
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 207-376146
ABl. S-Ausgabe: 130

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Max-Planck-Gesellschaft z. Förderung der Wissenschaften e. V., Generalverwaltung, Hofgartenstr. 8, 80539 München.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Die Kriterien, die in den Vergabeunterlagen aufgeführt sind (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-06-14 📅
Name: jCatalog Software AG
Postanschrift: Lindemannstr. 7
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44137
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB a. F.). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB a. F.). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tagen nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 101a GWB a. F.). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB a. F.).

Quelle: OJS 2016/S 130-233990 (2016-07-05)

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